76
Приложение 3
ПОЛОЖЕНИЕ об адаптации персонала
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Адаптация - процесс ознакомления работника с новой
организацией, приспособления к новому месту коллективу и характеру
деятельности компании, а также изменения его поведения в соответствии с
требованиями и правилами корпоративной культуры новой компании.
1.2. Процесс адаптации включает в себя две взаимосвязанные и
взаимообусловленные стороны: профессиональную и социально-
психологическую.
Профессиональная адаптация выражается в овладении работником
специальностью, профессиональными навыками, появлением чувства
удовлетворенности данным видом деятельности.
Социально-психологическая адаптация - это адаптация к коллективу
и его нормам, к руководству, коллегам и экономическим реалиям.
1.3. Распределение ответственности в проведении адаптационных
мероприятий осуществляется между руководителем отдела кадров и
документационного обеспечения и непосредственным руководителем
сотрудника. В процессе введения в должность при исполнении
индивидуального плана работы сотрудника на время адаптации может
потребоваться обучение новичка, которое проводит внутренний тренер,
наставник или контактное лицо, ответственное за подготовку данного
сотрудника. Каждый из них отвечает за определенный этап (процедуру) в
рамках своей компетенции. Общий контроль за процессом адаптации
осуществляет руководитель отдела кадров и документационного
обеспечения, он же несет ответственность за соблюдение всех
предусмотренных процедур адаптации.
1.4 Адаптационный период составляет 3 месяца и совпадает с
периодом испытательного срока.
2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ
77
2.1. Ускорение процесса вхождения в должность нового сотрудника;
2.2. Достижение необходимой эффективности работы в наиболее
короткие сроки;
2.3. Уменьшение количества ошибок, связанных с включением в
работу;
2.4. Оценка потенциала сотрудника во время прохождения им
испытательного срока;
2.5. Освоение схем взаимодействия с другими подразделениями;
2.6. Освоение основных норм корпоративной культуры и правил
введения;
2.7. Развитие позитивного отношения к работе, удовлетворенности
заботой;
2.8. Снижение текучести кадров и связанных с ней финансовых
потерь;
2.9. Формирование имиджа компании как привлекательного
работодателя.
3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ УЧАСТНИКОВ АДАПТАЦИОННОГО
ПРОЦЕССА
Управление процессом адаптации осуществляется отделом кадров и
документационного обеспечения, руководителями подразделений и
наставниками.
3.1. Функции руководителей подразделений Руководитель
подразделения:
заполняет адаптационный лист, индивидуальный план-график
введения в должность;
ставит цели и задачи на испытательный срок новому сотруднику,
составляет план развития сотрудника на время адаптации;
назначает наставника из числа ведущих специалистов подразделения
78
определяет обязанности и ответственность, рассказывает о
требованиях к качеству выполняемой работы;
объясняет новичку предназначение адаптационного листа,
индивидуального плана-графика введения в должность и разъясняет
запланированные мероприятия;
представляет его коллективу;
отслеживает промежуточные результаты адаптационного периода.
3.2. Функции наставника Наставник:
поздравляет нового сотрудника с началом работы;
сообщает о возможных трудностях и наиболее распространенных
ошибках в работе;
рассказывает о коллегах (особенно о тех, у кого можно попросить
совета и помощи, и о тех, кто обладает трудным характером);
рассказывает о структуре и функциях подразделения,
взаимоотношениях с другими отделами);
рассказывает о правилах корпоративной культуры компании;
оказывает практическую помощь в освоении профессией.
Работа наставника может оплачиваться дополнительно (как правило,
если в подразделении много новичков) либо являться мотивацией на
развитие. В любом случае статус наставника является почетным.
3.3.Функции отдела кадров и документационного обеспечения:
координация и контроль адаптационных мероприятий;
создание групп для проведения ознакомительного тренинга и других
мероприятий;
участие в проведении функциональных мероприятий (инструктаж,
оформление сотрудника и т.д.);
сбор и хранение в течение заданного периода адаптационных листов,
характеристик, индивидуальных планов-графиков введения в
79
должность, планов развития, анкет, тестов и т.д. и после окончания
адаптационного периода.
4. ЭТАПЫ АДАПТАЦИИ
Процесс адаптации состоит из двух этапов:
Первый этап - знакомство с компанией и оперативное введение в
должность
1. Ознакомление новичка с организацией.
Работнику предоставляется базовая информация о компании:
история, виды деятельности, организационная структура, основные
элементы корпоративной культуры, документы и процедуры, регулирующие
трудовые отношения.
Реализуется отделом кадров и документационного обеспечения.
2. Ознакомить новичка с функциями и особенностями работы
подразделения, стандартами исполнения обязанностей и уровнем
ответственности, правилами организационного поведения, требованиями к
отчетности.
На данном этапе выдается адаптационны лист и план-график
введения в должность индивидуально на каждого работника в зависимости
от специализации, по которой он происходит обучение. Индивидуальный
план- график включает в себя поэтапное освоение оборудования, технологий
и параллельное знакомство со смежными подразделениями.
Реализуется непосредственным руководителем.
Второй этап - выход нового сотрудника на требуемый уровень
профессиональных и личных компетенций, необходимых для
подтверждения соответствия занимаемой должности
Основная задача - ускорение процесса введения в должность и
достижение необходимой эффективности работы в наиболее короткие
сроки.
80
По окончании ознакомления с отделами сотруднику выдается план
развития сотрудника на время адаптации. В нем ставятся цели и задачи
развития нового сотрудника на весь адаптационный период.
В течение установленного срока адаптации руководитель, постоянно
контактируя с самим работником, наставником, коллегами по работе,
выявляет достоинства и недостатки новичка, взаимоотношения в коллективе
и дает заключение о личных и профессиональных качествах работника, а
также дальнейшие перспективы работы с ним.
Реализуется непосредственным руководителем.
5. ВИДЫ АДАПТАЦИОННЫХ ПРОГРАММ И ПРОЦЕДУРЫ ИХ
ИСПОЛНЕНИЯ
Адаптация новых сотрудников начинается с отдела кадров и
документационного обеспечения, где новому работнику на этапе
предварительного собеседования предоставляется базовая информация о
предприятии: виды деятельности, документы и процедуры, регулирующие
трудовые отношения, социальные гарантии. Основной целью собеседования
является выяснить, подходит ли компания сотруднику, а сотрудник -
компании.
На основании принятого решения генерального директора о приеме
на работу сотрудник отдела кадров и документационного обеспечения
представляет нового работника непосредственному руководителю. В
зависимости от должности определяется вид адаптационной программы.
5.1. Программа адаптации рабочих профессий
Программа адаптации рабочих профессий начинается с того, что
руководителем структурного подразделения на основании полученной
информации о знаниях, умениях и навыках нового сотрудника определяется
наиболее приемлемая форма подготовки, закрепляется наставник -
сотрудник, имеющий возможность оказать реальную поддержку и помощь,
работающий, как правило, в одном подразделении с новичком. Составляется
индивидуальный план-график введения в профессию, в котором
81
определяется перечень оборудования и вопросов, необходимых для
изучения в период адаптации и испытательного срока.
Вновь принятому работнику вручаются следующие документы:
- должностная инструкция и квалификационные требования (по
специальности);
- инструкция по охране труда и технике безопасности;
- фирменные стандарты компании;
- адаптационный лист;
- индивидуальный план-график введения в профессию.
5.2. Программа адаптации менеджеров среднего звена
Процесс адаптации менеджеров среднего звена начинается с
представления другим сотрудникам, ознакомления с рабочим процессом и
соответствующими документами, который осуществляет непосредственный
руководитель.
Вновь принятому работнику вручаются следующие документы:
- структура предприятия;
- список служебных телефонов;
- фирменные стандарты компании;
- должностная инструкция и квалификационные требования (по
специальности);
- положение об отделе;
- технологические схемы взаимодействия;
- инструкция по охране труда и технике безопасности;
- адаптационный лист;
- индивидуальный план-график введения в должность;
- план развития сотрудника на время адаптации.
Для скорейшей адаптации менеджеров среднего звена,
задействованных в производственном процессе, организуется обучение
технологий (для менеджеров по продажам - дополнительное обучение по
теории и практике продаж, технике эффективного общения и т.д.).
82
Внимание к процессу адаптации менеджеров среднего звена должно
быть достаточно высоким, т.к. эта рабочая позиция требует мобильного
выполнения большого объема разнообразных, достаточно сложных
функций. Если человек плохо ориентируется в тонкостях своих
разносторонних обязанностей, от этого страдает рабочий процесс, и новичок
разочаровывается в новой работе раньше, чем сумеет осознать, что при
соответствующей подготовке и помощи может справляется с трудностям"
Адаптационный период должен нести функцию удержания, этому
способствует расширение сроков адаптационного периода, когда работа
менеджеров подкрепляется контролем руководителя более высокого звена и
соответствующей помощью.
5.5. Процесс адаптации руководителей
Руководитель структурного подразделения вводится в должность и
представляется коллективу генеральным директором. Происходит осмотр
подразделения, знакомство с сотрудниками и ознакомление с предприятием
в целом.
Вручаются следующие документы:
-правила внутреннего трудового распорядка
- штатное расписание;
- план цехов, подразделений;
- список служебных телефонов;
- структура предприятия;
- фирменные стандарты компании;
- должностная инструкция;
- положение об отделе;
- технологические схемы взаимодействия;
- инструкция по охране труда и технике безопасности;
- адаптационный лист;
- индивидуальный план-график введения в должность;
- план развития сотрудника на время адаптации;
83
- пакет документов, регламентирующих деятельность данного
структурного подразделения и необходимые для понимания работы
организации (положения, приказы, должностные инструкции и
квалификационные требования подчиненных и т.д.).
Руководитель отдела кадров и документационного обеспечения
помогает новому руководителю влиться в коллектив, предоставляет всю
необходимую информацию о традициях коллектива, потенциале каждого
работника, об особенностях социально-психологического климата,
сложившегося в коллективе.
6. КОНТРОЛЬ И ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ ПРОЦЕССА
АДАПТАЦИИ
Контроль процесса адаптации проводится с целью выявления и
своевременного решения проблем, возникающих у новичков, а также
устранения факторов, негативно влияющих на успешность адаптационных
программ.
Первый срез проводится по результатам исполнения
индивидуального плана-графика введения в должность. Анализируется
объем полученной информации новым сотрудником, и оценка
руководителей отделов, участвовавших в данном этапе адаптации.
Последующие срезы осуществляются с помощью анкет и
собеседований, которые позволяют проанализировать на данном этапе
объем эффективности и результативности процесса адаптации, установить
отрицательные факторы адаптации и принять оперативные меры по их
устранению.
По окончании испытательного срока систематизируется и
анализируется весь объем полученной информации, на основании
полученных результатов процесса адаптации и принимается обоюдное
окончательное решение: работодатель определяет, устраивает ли его
работник, а работник - устраивает ли его условия работы в данном
коллективе.
84
7. ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Процесс адаптации новых сотрудников является прямым
продолжением процесса отбора персонала. Основные причины увольнения
работников - несовпадение реальности с ожиданиями и сложность
интеграции в новую организацию. Помочь сотруднику успешно влиться в
новую среду - важнейшая задача его руководителя и сотрудников отдела
кадров и документационного обеспечения.
Использование комплекса профессиональной и психологической
адаптации новому специалисту оказывается более эффективным и
экономичным, чем неудачное завершение испытательного срока, поиск,
оценка и обучение новых кандидатов на освободившуюся вакансию.
25
25
Положение об адаптации персонала (2) – [Электронный ресурс] Открытый ресурс Интернет – режим
доступа: http://hr-portal.ru