45
формирование короткого списка (обычно четыре – пять) из
наиболее перспективных поставщиков;
подготовка запрос по расценкам и рассылка по короткому
списку;
коммерческая оценка предложений, сравнение расходов и других
условий;
подготовка предварительных встреч с оставшимися
поставщиками для обсуждения возможной сделки;
выбор поставщика, который в наибольшей степени соответствует
предполагаемому заказу.
Рассмотрим оптимальные технологии поставок, которые используют
в своей работе специалисты по закупкам отдела снабжения ООО
«Красмикс»:
«партия за партией» размер и срок поставки соответствует сроку
возникновения и величине потребности в товарах. Запасы товаров не
создаются. Обычно применяют для дорогостоящих товаров, где хранение
дорого, а затраты на поставку невелики; экономически оптимальная партия
– объем поставки производится с минимальными затратами для каждой
позиции товаров;
политика «постоянных интервалов» – партии разной величины на
интервалах времени одинаковой продолжительности. Поставка не
поступает, пока не возникает потребность;
политика «фиксированного ритма» – заказы разной величины
делаются ритмично, обычно для товаров с постоянным спросом.
Непостоянная поставка материалов вызывает простои оборудования,
трату рабочего времени впустую, появляются сверхурочные работы.
Простои, не вызванные виной рабочих, будут оплачены в полной мере по
тарифной ставке, а сверхурочные работы будут оплачивается в
46
повышенном размере. Все это вызывает увеличение себестоимости
выпускаемой продукции, что в свою очередь ведет к снижению прибыли
предприятия.
Компания ООО «Красмикс» осуществляет закупки МТР, опираясь на
стандартную систему процесса приобретения необходимых материалов.
Выделяются следующие стадии процесса приобретения материалов,
которые представлены на рисунке 14.
Рис. 14. Этапы процесса закупок материалов
Каждый этап в процессе приобретения материалов для предприятия
требует тщательного и своевременного контроля.
Правильно выполненный процесс закупок с надлежащим контролем
предотвратит предприятие от различного рода затрат и задержек по
срокам.
составление
заявок
анализ заявок
выбор
поставщиков
размещение
заказов
контроль за
выполнением
заказов
завершение
процесса
приобретения
47
Таблица 6
Краткая характеристика процессов закупок МТР
Составление
заявок
Сотрудники предприятия составляют заявки на закупку
материально-технических ресурсов. В такой заявке
указывают информацию о материалах и прочих ресурсах,
их количество, сроки ожидания этих ресурсов на складе.
Такая заявка обязательно подписывается человеком,
который ее составляет.
Анализ заявок
Заявка рассматривается специалистом отдела МТО, после
чего решается какие материалы стоит закупить.
Выбор
поставщиков
Критерии:
- надежность поставщика
- возможность поставок необходимых ресурсов должного
качества и в заявленный срок
- доставка МТР по возможно-минимальным ценам
- расстояние от поставщика до потребителя.
Размещение
заказов
Закупка материалов осуществляется различными
методами исходя от видов материалов.
Контроль
выполнения
заказов
Все заказы, которые были сделаны специалистами отдела
МТО, должны контролироваться на всем протяжении
срока выполнения заказа.
Завершение
процесса
приобретения
Предприятие должно получить свой заказ в полном
соответствии с условиями прописанными в контракте.
Большую роль играет приемка продукции, в процессе которой
необходимо удостовериться, что поставлен материал в соответствии с
указанными требованиями, описанных в договоре поставок материально –
технических ресурсов для предприятия (рисунок 15).
Рис. 15. Требования к закупкам
Необходимые условия поставок ресурсов
Поставки нужного
качества
В нужном
количестве
В заявленные
сроки
За указанную
цену
48
Оформление поставок сопровождается получением от поставщика
информации об отгрузке и приложенного сопроводительного письма, где
указывается объемы поставляемых товаров и точное время поставки.
Материалы, поступившие на склад, должны быть оформлены по
накладным, а так же их должны зафиксировать в книге регистрации
товаров.
Оформление поставок сопровождается получением от поставщика
информации об отгрузке и приложенного сопроводительного письма, где
указывается объемы поставляемых товаров и точное время поставки.
Проблемы поставок отрицательно влияют на своевременную и
качественную работу предприятия. Именно из-за проблем с поставками и
закупками ресурсов, предприятие теряет свой имидж и становится
неконкурентоспособным.
Основная проблема поставок в организации сводится к их
планированию и своевременному выявлению возмущающих факторов,
связанных со сбоем во взаимодействии предприятия с поставщиками, а
также с эффективной деятельностью.
В ходе исследования проблем в закупочном процессе ресурсов, было
выявлено, что компания ООО «Красмикс» неоднократно сталкивалась с
данной проблемой.
Далее в процессе закупок была установлена немаловажная проблема,
которая проявлялась в отсутствии необходимых ресурсов у фирм –
поставщиков, что влияло на своевременное начало работ.
В связи с тем, что МТР закупаются для компании в ближайших
регионах, руководство не учитывает фактор форс-мажорных ситуаций,
таких как задержка отправки поставщиками, погодных и дорожных
условий, и риска бракованных материалов.
Все указанные проблемы являются рисками в системе поставок МТР
на предприятие. Для оптимизации налаженной работы отдела снабжения и
49
контроля закупок материально – технических ресурсов были разработаны
рекомендации для повышения эффективности данной системы.
Внедрение слаженной системы контроля на предприятие поможет
избежать издержек и сохранить клиентов, поддерживать
конкурентоспособность среди предприятий.
Система контроля закупок является одной из самых основных и
решающих в процессе. Отсутствие контроля закупок на предприятии
является серьезным отрицательным фактором для эффективной
деятельности.
Учитывая данные факторы, можно предложить разработать
оптимальную систему контроля закупок материально – технических
ресурсов.
Данная система будет включать контроль на 4 этапах процесса
закупок, которые представлены на рисунке 16.
Рис. 16. Система контроля закупок для ООО «Красмикс»
1) Контроль на складах поставщика должен включать в себя
визуальный контроль, сертификаты и паспорта качества материалов,
осмотр технологий производства МТР.
2) Контроль после доставки материалов так же должен содержать
визуальный контроль и проверку документов.
контроль на
складах
поставщика
контроль после
доставки
материалов
контроль качества
в ходе
производства
контроль над
качеством
материалов
50
3) Контроль качества в ходе производства должен отвечать за
деформацию материалов, потерю качества МТР под погрузкой, под
климатическими режимами различных зон хранения и естественный износ
(сроки).
4) Контроль за качеством материалов в ходе ограниченности сроков
по договору должен отвечать за заявленное качество.
Эффективность работы отдела снабжения в компании оценивается
следующими показателями:
отсутствие дефицита товаров на складе;
минимизация общих логистических издержек;
рентабельность, оборачиваемость товаров.
Определение размера заказа осуществляется специалистом по
закупкам вручную по каждой номенклатурной позиции в специально
разработанной и установленной программе «OtdZak», пользуясь отчетом
«Анализ остатков».
Отчет «Анализ остатков» представлен в виде графика, где отражены
такие экономические показатели как, оборачиваемость, рентабельность,
средние продажи за месяц, остаток на складе, резервы, в основу этого
отчета заложен метод комбинации АВС и XYZ анализа. Это выявление
безусловных лидеров (группы АХ) и аутсайдеров (группы СZ). Роль
показателей объема и уровня товарных запасов на складах.
51
Рис. 17. График отклонения
Проведя анализ графика, можно сказать, что процесс планирования
на предприятии работает не эффективно (рисунок 17).
2.3 Оценка системы управления товарными запасами
на предприятии
Недостатком в управлении закупками и поставками товаров является
отсутствие автоматизированной системы управления закупками и
поставками. Принятие решений о закупках товаров по ручному анализу
остатков и продаж весьма затруднительно, что приводит к упущенной
выгоде или убыткам, не исключены человеческие ошибки. Электронная
система закупок и поставок позволит уменьшить бумажный
документооборот, сократит время на закупочные процедуры,
минимизирует человеческие ошибки, повысит эффективность и
прозрачность всего цикла закупок и поставок товаров.
Темп роста поставки некачественных товаров рассчитывается
следующим образом:
Стоимость реализованного товара в 2012 году, руб.
-15,0
-10,0
-5,0
0,0
5,0
10,0
15,0
20,0
25,0
январь февраль март апрель май июнь июль август сентябрь октябрь ноябрь декабрь
Месяц
Отклонение плана от факта, %
52
(1)
где
– доля товаров ненадлежащего качества в общем объеме
поставок текущего периода;
– доля товаров ненадлежащего качества в общем объеме
поставок предшествующего периода.
Результаты расчетов сводим в таблице 7.
Таблица 7
Показатели качества доставки товаров
Поставщик
Квартал
Доля товара ненадлежащего
качества в общем объеме поставок,
%
Темп роста
поставок, %
ООО «Восток»
3
1,08
102%
4
1,1
ООО «Орион»
3
1,9
103%
4
1,95
В качестве количественной оценки надежности поставки
используется величина среднего опоздания или число дней опоздания,
приходящихся на одну поставку. Размер среднего опоздания определяется
как частное от деления общего количества дней опоздания за
определенный период на количество поставок за тот же период.
Для расчета данного показателя воспользуемся значениями
таблицы 8.
Таблица 8
Данные о динамике нарушений поставщиками установленных
сроков поставок
Кварта
л
Поставщик
ООО «Восток»
ООО «Орион»
Количество
поставок, ед.
Всего
опозданий,
дни
Количество
поставок, ед.
Всего опозданий,
дни
3
3
3
3
2
4
5
4
4
1
53
Результаты расчета показателя надежности поставщика приведены в
таблице 9.
Таблица 9
Показатели надежности поставки
Кварта
л
Поставщик
ООО «Восток»
ООО «Орион»
Среднее
опоздание
Темп роста ср.
опоздания
Среднее
опоздание
Темп роста ср.
опоздания
3
1
40%
0,66
37%
4
0,8
0,25
Для определения рейтинга необходимо найти по каждому
показателю произведение полученного значения темпа роста на вес. Сумма
произведений по каждому поставщику и будут являться искомыми
значениями их рейтингов. Предпочтение следует отдать тому поставщику,
чей рейтинг будет ниже. Результаты расчета рейтинга представлены в
таблице 10.
Таблица 10
Расчет рейтинга поставщиков
Критерий
Вес
критерия
ООО «Восток»
ООО «Орион»
Значени
е, %
Вес*Значение
, %
Значение
, %
Вес*Значение
, %
Цена
0,2
65,781
0,131562
100,549
20,1098
Качество
0,3
102
0,306
103
30,9
Надежность
0,5
40
0,2
37
18,5
Рейтинг
0,637562
69,5098
Проведя анализ управления закупок и поставок товаров в ООО
«Красмикс» были выявлены недостатки, которые рекомендуется
устранить. Для этого рекомендуется провести ряд мероприятий,
направленных на повышение эффективности управления закупок и
поставок товаров на предприятии.
Чтобы в дальнейшем исключить неравномерность поставок и
отсутствие товара на складе рекомендуется использовать закупочную
стратегию, ориентированную на «создание ценностей», которая
54
предполагает снижение количества поставщиков с целью создания
долгосрочных партнерских отношений с оставшимися поставщиками.
2.4. Система бухгалтерского учета приобретения ресурсов на
предприятии
В
дебиторская
силу специфики
процессного
бизнеса, территориального
подход
расположения,
отсутствия
транс
развитой инфраструктуры,
можно
существовавшие на тот
динамика
момент
взаимоотношения ООО «Красмикс» с покупателями можно
охарактеризовать как «личные
тор
продажи», да и схема
суммарный
работы с магазинами
валюта
формата DIY
структуру
приводила к тому,
степень
что наличие
коэффициентом
складского хозяйства
новых
лишь
препятствовало
основе
выполнению бизнес-планов.
Работники
перевозки
складов говорили
посчитать
о необходимости перехода
учетом
на
поэлементный учет
можно
и недельное планирование
описали
и расстановке приоритетов
улучшению
в работе с клиентами. Бухгалтерия
периоде
в ответ заявляла,
почему
что для
конкурентной
ведения учета
«с
общества
отставанием в один
ведения
день» не хватает
генеральный
сотрудников; руководство
функциональные
компании было
прекрасно
вынуждено постоянно
контролю
расширять штат.
На рисунке 7 представлена
статистика
схема логистического
расширении
процесса,
существовавшего
терминальный
на тот момент.
Рис
рабочий
7. Первоначальная схема
более
логистического бизнес-
процесса
вектор
в ООО «Красмикс»
1
1
Источник автора