3
АННОТАЦИЯ
Выпускная квалификационная работа на тему: «Учет и аудит расчетов
с подотчетными лицами (на примере ООО «Ро-Некс¬)¬ состоит из введения,
трех глав, заключения, списка литературы и приложений.
Цель выпускной квалификационной работы состоит в анализе практики
организации учета и аудита расчетов с подотчетными лицами с целью
совершенствования их организации. Постановка указанной цели, определила
ряд взаимосвязанных задач исследования, которые содержатся в работе.
В первой главе рассмотрены теоретические и методические аспекты
организации учета и аудита расчетов с подотчетными лицами.
Вторая глава посвящена анализу практики организации учета расчетов
с подотчетными лицами в ООО «Ро-Некс¬. В третьей главе представлен ряд
направлений по совершенствованию организации учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами в ООО «Ро-Некс¬.
Практическая значимость проведенного исследования заключаются в
том, что обоснованные в работе выводы и предложения, представляют собой
комплексную методику построения бухгалтерского учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами в ООО «Ро-Некс¬. Предложенный порядок
организации бухгалтерского учета и аудита, позволит избежать
существенных ошибок в расчетах с подотчетными лицами, и снизить
зависимость ведения бухучета от человеческого фактора.
Выпускная квалификационная работа объемом 66 страниц, включает в
себя 11 таблиц, 6 рисунков, список литературы из 44 источника, 6
приложений.
Ключевые слова: малый бизнес, наличные денежные средства,
подотчетная сумма, организация, расходы, подотчетное лицо, учет, аудит,
внутренний контроль.
4
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .............................................................................................................. 5
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЕТА И АУДИТА РАСЧЕТОВ С
ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ .............................................................................. 8
1.1. Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными
лицами ...................................................................................................................... 8
1.2. Особенности организации бухгалтерского учета операций с
подотчетными лицами .......................................................................................... 14
1.3. Методика аудита расчетов с подотчетными лицами.......................... 19
2. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО
«РО-НЕКС¬ ............................................................................................................ 26
2.1. Организационно-экономическая характеристика ООО«Ро-Некс¬ ... 26
2.2. Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в
ООО «Ро-Некс¬ ..................................................................................................... 31
2.3. Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными
лицами в ООО «Ро-Некс¬ ..................................................................................... 35
3. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «РО-НЕКС¬
И РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ЕГО РЕЗУЛЬТАТАМ .................... 43
3.1. Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами в
ООО «Ро-Некс¬ ..................................................................................................... 43
3.2. Меры по совершенствованию учета расчетов с подотчетными
лицами в ООО «Ро-Некс¬ ..................................................................................... 49
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ..................................................................................................... 57
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ........................................... 62
ПРИЛОЖЕНИЯ ..................................................................................................... 67
5
ВВЕДЕНИЕ
Целью любой компании является получение прибыли. Однако, чтобы
компания была прибыльной, необходимо точно знать, сколько денег
поступает на счета компании, где они расходуются, насколько эффективны
эти расходы, сколько денег выплачивается государству в виде налогов и
многое другое. Всю эту информацию можно получить только с помощью
правильно организованного учета.
Расчеты с подотчетными лицами представляют собой важную область
бухгалтерского учета, которая не обходит ни одну компанию и, независимо
от юридической формы, вида деятельности, выдает денежные средства своим
сотрудникам под отчет. Прежде всего, наличные денежные средства
используются для оплаты командировочных расходов: для покупки билетов,
оплаты проживания и т. д. Кроме того, для выполнения повседневных задач
работникам предприятия неизбежно необходимы канцелярские товары,
служебный и производственный инвентарь. Оплата таких расходов
различными службами, как правило, осуществляется самими работниками за
наличные средства, которые им выдаются в кассе под отчет.
Отдельные правила бухгалтерского учета расчетов с подотчетными
лицами периодически изменяются, и связаны с учетом или
документооборотом, кроме того, из-за невнимательного или небрежного
ведения бухгалтерского учета, а также из-за отсутствия контроля за
расчетами с работниками по выданным им денежным средствам, нередко в
организациях допускаются различные виды ошибок в расчетах с
подотчетными лицами.
Учитывая, что при определении налогооблагаемой базы по налогу на
прибыль (командировочные расходы, представительские расходы), через
подотчетных лиц могут оплачивать расходы, размеры которых нормируются,
необходимо тщательно подходить к определению их величины. Зачастую в
организациях, к искажению, допускается неправильное выведение остатков
на конец отчетного периода сумм с подотчетными лицами, а отсутствие
6
постоянного контроля за состоянием расчетов с подотчетными лицами, и
несвоевременное принятие мер к взысканию просроченной задолженности,
неизбежно приводит к тому, что в распоряжении подотчетных лиц довольно
длительный срок находятся очень значительные суммы. Поэтому аудиторы
приписывают данный участок к зоне повышенного контроля и уделяют
особое внимание их проверке. В этой связи, актуальность данной темы
заключается в необходимости изучения учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами с целью выяснения типичных ошибок при учете таких
расчетов, а также дает возможность оценить способы избежания ошибок,
допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами. Таким образом,
сказанное определяет выбор темы выпускной квалификационной работы,
цели и задачи исследования.
Цель выпускной квалификационной работы состоит в анализе практики
организации учета и аудита расчетов с подотчетными лицами с целью
совершенствования их организации (на примере ООО «Ро-Некс¬).
Для достижения указанной цели в выпускной квалификационной
работе последовательно решены следующие задачи:
- осветить теоретические аспекты учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами;
- провести анализ организации учета расчетов с подотчетными лицами
на предприятии;
- провести аудит и обосновать меры по совершенствованию учета
расчетов с подотчетными лицами.
Предметом исследования являются теоретические, методологические и
практические аспекты финансового, налогового и оперативного учета и
аудита расчетов с подотчетными лицами.
Объект исследования – Общество с ограниченной ответственностью
«Ро-Некс¬ (далее ООО «Ро-Некс¬).
Теоретической основой работы послужили законодательные, а также
нормативные акты, научные достижения ученых в области бухгалтерского
7
учета, периодические издания по теме исследования, а также труды
выдающихся ученых, таких как В.П. Астахов, Л.И. Баранова, И.Н. Богатая,
Н.И. Будакова, Л.Н. Вещунова, К.М. Гарифуллин, С.Н. Гулиева, Е. Диркова,
В.Р. Захарьин, Н.П. Кондраков, Н.И. Матвеева, С.Е. Нестеров, Ю.В.
Севастьянова, Н.Л. Шелестова, Н. Яковлева и многие другие.
Информационная база: годовая бухгалтерская отчетность организации,
а также первичная документация по расчетам с подотчетными лицами в ООО
«Ро-Некс¬.
В процессе исследования применялись общенаучные методы: научная
абстракция, анализ, синтез, сравнение, группировки, балансовые обобщения,
моделирование, методы индукции и дедукции и др.
Практическая значимость проведенного исследования заключаются в
том, что обоснованные в работе выводы и предложения, представляют собой
комплексную методику построения бухгалтерского учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами в ООО «Ро-Некс¬. Предложенный порядок
организации бухгалтерского учета и аудита, позволит избежать
существенных ошибок в расчетах с подотчетными лицами, и снизить
зависимость ведения бухучета от человеческого фактора.
Цели, задачи и логика исследования, определи структуру выпускной
квалификационной работы, состоящую из введения, трех глав, заключения и
списка литературы и нормативных источников, приложений.
8
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЕТА И АУДИТА РАСЧЕТОВ
С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
1.1. Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными
лицами
Финансово-хозяйственная деятельность компаний сопровождается
приобретением значительных ценностей, оплатой различных услуг и работ,
как по безналичному расчету, так и наличными. В этом случае
предусматривается выдача наличных работнику в под отчет, что позволяет
ему выполнять определенные действия от имени компании.
Подотчетными лицами признаются все без исключения постоянные
работники организации (работающие по трудовому договору), получившие
авансовые платежи из кассы. Как правило, денежные средства выдаются на
предстоящие командировочные расходы, а также на оплату канцелярских,
почтовых расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по
мелкому опту в розничной торговле, в том числе, и на другие хозяйственные
нужды. В результате сотрудники компании получают деньги под отчёт,
чтобы решить некоторые определенные задачи предприятия. Именно в этот
момент на предприятии или фирме возникают расчёты с подотчётными
лицами [7, с.7].
В научной литературе можно выделить такие основные направления
бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами [23, с.56]:
1) в части реализации кассовой дисциплины;
2) по видам расходов (командировки, приобретение инвентаря и т. д.);
3) анализ влияния на результаты налогообложения и другие вопросы.
Гораздо реже изучаются составляющие элементов учетной политики,
показателей финансовой отчетности, напрямую связаны с результатами
формирования хозяйственной деятельности.
Структура расходов, оплачиваемых через подотчетных лиц,
представлена на рисунке 1.1 [18, с.66].
9
Рис.1.1. Структура расходов, оплачиваемых через подотчетных лиц
Различные вопросы, связанные с выдачей подотчетных сумм и
оформлением расчетов по ним, регламентируются отдельными нормативно-
правовыми актами, но не в одном из них не содержится определение
подотчетных сумм. Согласно толкованию термина «подотчетные лица¬ в
энциклопедическом словаре экономики и права, подотчетные лица – это
лица, получившие денежные суммы под отчет для предстоящих расходов [20,
с.265].
В финансово-кредитном энциклопедическом словаре вышеуказанное
толкование раскрывается более полно следующим образом: «подотчетными
лицами являются сотрудники компании, которые получили авансом
наличные финансовые средства на будущие расходы (хозяйственные и по
служебным командировкам). То есть экономическое содержание понятия
«подотчетные лица¬ в финансово-кредитном энциклопедическом словаре
уточняется тем, что подотчетными лицами являются именно работники
организации. Кроме того, можно дополнить содержание такого понятия, как
«подотчетные лица¬ раскрытием направлений использования получаемых
подотчетными лицами финансовых средств, к примеру, по служебным
командировкам, на различные хозяйственные расходы.
Виды расчетов с подотчетными лицами
Расчеты по хозяйственно-
операционным расходам
Приобретение хозяйственного
инвентаря и спецодежды
Приобретение ГСМ
Оплата работ, услуг
Расчеты по командировочным
расходам
Компенсация за проезд
Оплата суточных
Компенсация за проживание
10
Учёт расчётов с подотчётными лицами строго регламентирован
законодательством, и ведётся в соответствии с нормативно-правовыми
актами разных уровней. Однако, одни имеют обязательный характер, другие
– рекомендательный. Правильное ведение и оформление учета расчетов с
подотчетными лицами, поможет избежать не только появления негативных
моментов и ошибок при ведении своей хозяйственной деятельности, но и
конфликтных ситуаций, способных возникнуть между руководителем
предприятия и его работниками.
С 1 июля 2019 года действуют новые правила для подотчетных лиц
и оформления подотчетных документов. Это связано с изменениями
в формировании чеков ККТ – в них появились дополнительные реквизиты.
Также вышли из оборота типографские формы бланков строгой отчетности
[41].
Рассмотрим наиболее важные нормативно-законодательные акты,
регулирующие данные расчёты: Федеральный закон от 6 декабря 2011 г.
«№402-ФЗ «О бухгалтерском учете¬; Налоговый Кодекс Российской
федерации (главы 21, 23, 25 НК РФ); Трудовой Кодекс Российской
федерации (ТК РФ); Порядок о ведении кассовых операций №3210-У;
Указания Центрального Банка №3073-У; Положение по бухгалтерскому
учету №10/99 «Расходы организации¬. Рассмотрим их подробно.
1) Определение основных терминов, применяемых в бухгалтерском
учете, дает Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ «О
бухгалтерском учете¬ (в ред. от 26.07.2019 № 247-ФЗ)¬, который определяет
основные принципы ведения и отражения учётного процесса и составления
бухгалтерской отчётности в Российской Федерации. При расчетах с
подотчетными лицами Закон отмечает основное регулирование дебиторской
задолженности в бухгалтерском учете и финансовой отчетности [9].
2) Расчёты с подотчётными лицами непосредственно взаимосвязаны с
налоговой системой РФ. НК РФ характеризует налоговую систему РФ, виды
налогов, их ставки, базу налогообложения, льготы, а также порядок взимания
11
налогов. Данные расчёты взаимодействуют с налогом на добавленную
стоимость, налогом на прибыль и налогом с доходов физических лиц. В НК
РФ тонкости налогового процесса, связанные с расчётами с подотчётными
лицами отражаются в главах 21, 23 и 25 НК РФ. Так, например, в главе 21
«Налог на добавленную стоимость¬ указаны правила отражения НДС при
приобретении материалов, запчастей и т.п. и списания НДС при
осуществлении расходов сумм, выданных подотчёт. Далее, в главе 23
«НДФЛ¬, отражается порядок обложения НДФЛ подотчётных сумм. В главе
25 «Налог на прибыль¬ отражены правила учета расходов подотчётных сумм
при расчете налогооблагаемой прибыли [4].
3) ТК РФ, дает определение терминов, определяет сущность трудовых
отношений, взаимоотношений с подотчётными лицами. В статье 168 ТК РФ,
сказано, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со
служебными командировками, определяются коллективным договором или
локальным нормативным актом, т. е. предприятие само определяет и
утверждает, какие суммы денежных средств он выделяет на командировки
своих работников [5].
4) Порядок ведения кассовых операций установлен единым для всех
хозяйствующих субъектов, будь то организация или ИП, применяющих
общий режим налогообложения, или лицо, применяющее специальные
налоговые системы. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О
порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном
порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями
и субъектами малого предпринимательства¬ (в ред. от 19.06.2017 № 4416-У),
отражает правила работы с наличностью, выдачи денег под отчёт на нужды
предприятия и порядок документального оформления в бухгалтерском учете.
Данный нормативный акт необходим при учете дебиторской задолженности,
при расчетах с подотчётными лицами, которым выдана наличность из кассы
[15].
5) Указания Центрального Банка РФ «Об осуществлении наличных
12
расчётов¬ от 07.10.2013 г. №3073-У, необходимы при осуществлении
расчетов с подотчетными лицами наличными из кассы. В соответствии с
нормативно-правовыми актами РФ предельный размер расчётов с
наличностью по одной сделке не должен превышать 100 000 рублей. Так как
расчёты с подотчётными лицами практически всегда осуществляются
наличным путём необходимо помнить о нормах законодательства и не
превышать данный лимит [14].
И если Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У имеет
всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения
на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-
У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях.
Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов
с подотчетными лицами.
Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго
по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой
последовательности и как выдавать подотчетные средства. Однако последняя
редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ
сделала необязательным.
Одним из заметных результатов активного развития технологий стало
появление в деятельности компаний электронных документов. К
электронным документам относится, в том числе документ, сформированный
на бумажном носителе, но с применением современной техники,
подключенной к онлайн-кассам. Нормы Федерального закона «О применении
контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской
Федерации¬ от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в ред. от 26.07.2019 № 238-ФЗ)
устанавливают, что в определенных случаях субъект предпринимательства
имеет право при расчете с покупателем (получателем услуг) использовать
бланк строгой отчетности вместо кассового чека [7].
Отметим, что с 1 июля 2019 года вступили в силу и отдельные нормы
Федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные