43
3. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО
«РО-НЕКС¬ И РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ЕГО
РЕЗУЛЬТАТАМ
3.1. Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами в
ООО «Ро-Некс¬
Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится с целью
подтверждения корректности отражения в бухгалтерском учете операций по
расчетам с подотчетными лицами. И представляет собой перечень процедур,
которые необходимо провести аудитору, чтобы убедиться в корректности
отражения фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете и отчетности
предприятия. Аудит подотчетных лиц, как правило, проводится «сплошным¬
методом, то есть проверяются все подряд документы за соответствующий
период. Также проверяются авансовые отчеты с приложенными к ним
подтверждающими документами, списки работников, которые имеют право
получать деньги, правильность оформления командировок, корректность
начисления суточных и другие документы. В идеале все выданные средства
должны полностью и корректно отразиться на других счетах или вернуться
на счет 71, а оправдательные документы должны прилагаться в полном
объеме и в надлежащем виде.
В ходе аудита аудитор должен убедиться, что система бухгалтерского
учета достоверно отражает хозяйственную деятельность аудируемого
субъекта хозяйствования. Система внутреннего контроля помогает построить
такое убеждение. Перед созданием плана и программы аудита аудитор
должен оценить надежность системы внутреннего контроля (СВК), оценить
аудиторский риск, рассчитать степень существенности, проверить
возможность проведения случайных проверок, организовать аудит и
разработать стратегию для его реализации.
В таблице 3.1 представлен тест-вопросник аудитора для оценки СВК и
СБУ по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Ро-Некс¬, который
44
позволит оценить его надежность на предприятии.
Таблица 3.1
Тест-вопросник для оценки системы внутреннего контроля и
бухгалтерского учёта расчетов с подотчетными лицами в ООО «Ро-Некс¬
Вопрос
Да
Нет
1. Имеется ли приказ об установлении списка лиц, которым дано
право на получение денег под отчет?
+
2. Соответствует ли список людей, получивших деньги,
утвержденному руководством списку?
+
3. Учетной политикой определены сроки, на которые выдаются
авансы на хозяйственно-операционные расходы?
+
4. Вовремя ли отчитывались сотрудники по выданным суммам,
соблюдались ли запреты на выдачу денег не отчитавшимся
работникам?
+
5. Соответствуют ли фактические расходы целям, на которые были
потрачены деньги??
+
6. Правильно ли созданы проездные документы и начислены
суточные?
+
7. Денежные средства под отчет выдаются при наличии остатка
неизрасходованного предыдущего аванса?
+
8. Корректно ли отнесены представительские расходы в состав
затрат (транспортировка участников мероприятия, расходы на
питание и т. п.)?
+
9. Наличные денежные средства, полученные с расчетного счета, на
хозяйственно операционные расходы, приходуются в кассу
организации?
+
10. Точно ли оформлены авансовые отчеты и прилагаемые к ним
подтверждающие документы?
+
11. Всегда ли на предприятии издается Приказ по командировке?
+
12. Включены ли новые изменения, принятые в 2019 году
+
Таким образом, 66,7% положительных ответов находится в диапазоне
«менее 70¬, которому соответствует низкий уровень состояния внутреннего
контроля. Таким образом, система внутреннего контроля с с подотчетными
лицами в компании показала, что ее состояние находится на низком уровне.
Результаты тестирования позволили выявить наиболее уязвимые места в
организации учета с подотчетными лицами и за их контролем в ООО «Ро-
Некс¬. Важным элементом аудита расчетов с подотчетными лицами, должна
стать научно обоснованная методика оценки аудиторского риска для
планирования и проведения проверки.
45
Для оценки внутрихозяйственного риска при проведении аудита, были
приняты во внимание следующие факторы, представленные в таблице 3.2.
Таблица 3.2
Факторы оценки внутрихозяйственного риска в ООО «Ро-Некс¬
№
п/п
Фактор оценки
внутрихозяйственного риска
Оценка
Качественная
оценка
Оценка
рисках в
долях
1
Операционные
характеристики и текущее
экономическое положение
отрасли, в которой работает
компания
Отрасль
интенсивно
развивается
Низкий
0,01
2
Особенности деятельности,
осуществляемой компанией
Отсутствуют
Низкий
0,01
3
Честность персонала,
осуществляющего
руководство и ответственного
за ведение учета и подготовку
отчетности
Нет сомнений
в процессе
ознакомления
Низкий
0,02
4
Опыт и квалификация
работников, ответственных за
ведение учета
Опыт большой
Средний
0,1
5
Возможность внешнего
давления на руководителей и
сотрудников предприятия с
целью получения конкретных
показателей финансовой
отчетности любой ценой
Ежемесячная
премия
работника
выплачивается
при
определенной
ставке
доходности.
Высокий
0,2
6
Возможность контролировать
деятельность предприятия его
владельцами
Отсутствует
Высокий
0,2
ИТОГО
0,54
Таким образом, внутрихозяйственный риск оценен как средний – 0,54.
Для нахождения искажений нужно рассчитать уровень
существенности, а для расчета нужно:
1. Выбрать первоначальные показатели бухгалтерской отчетности,
принимаемые для расчета уровня существенности. Такие как:
- выручка от продажи;
- валюта баланса;
46
- собственный капитал;
- себестоимость продаж;
- чистая прибыль.
2. Выбрать доли от этих базовых показателей.
3. Закрепить порядок.
4. Приказ или распоряжение руководителя.
Расчеты уровня существенности проводим на основе данных
отчетности предприятия ООО «Ро-Некс¬, по данным таблицы 3.3.
Таблица 3.3
Расчет уровня существенности ООО «Ро-Некс¬
Базовые показатели
Значение
базового
показателя, тыс.
руб.
Доля, %
Значение, применяемое для
нахождения уровня
существенности, тыс. руб.
1
2
3
4
Прибыль до
налогообложения
4 911
5
145,55 (min)
Выручка без НДС,
акцизов и других
платежей
25 501
2
510,02
Валюта баланса
14 511
2
290,22
Собственный
капитал (итог разд.
III баланса)
6 101
10
610,1 (max)
Общие затраты
предприятия
13 900
2
278,00
Далее определим среднеарифметический размер от долей базового
показателя, при этом отбросим при следующем расчете те доли базового
показателя, которые более чем на 60 % отличаются от среднего, как
нехарактерные. У остальных показателей найти среднеарифметическое, и
округлить по правилу округления до двух нулей.
В расчете вычислений уровня существенности получим следующее:
Среднее значение, применяемое при нахождении уровня
существенности:
(145,55 + 510,02 + 290,22 + 610,1 + 278) : 5=366,78 тыс. руб.
47
Найдем отклонение наименьшего значения от среднего:
(Ср – Min) : Ср ∙ 100 % (3.1)
где Ср – среднее арифметическое значение столбца 4,
Min – минимальное значение в столбце 4.
Меньшее значение отличается от среднего на:
(366,78 – 145,55) : 366,78 ∙ 100 % = 60,3 %
Найдем отклонение наибольшего значения от среднего:
(Max – Ср) : Ср ∙ 100 %, (3.2)
где Max – максимальное значение столбца 4
(610,1 – 366,78) : 366,78 ∙ 100 % = 66,4 %.
Поскольку наименьшее и наибольшее значение существенно
отличаются от среднего значения, то отбрасываем такие значения как 145,55
тыс. руб. и 610,1 тыс. руб., и не используем их при следующем усреднении.
Найдем новую среднюю величину:
510,02 + 290,22 + 278,00 = 1078,24 (тыс. руб.)
Эту величину разрешается округлить до 1100 тыс. руб., и можем
использовать его как значение уровня существенности.
Различие между значением уровня существенности до и после
округления составляет:
(1100 – 1078,24) : 1078,24 ∙ 100 % = 2,02 %, что находится в пределах
5 %.
Данная величина и является единым показателем уровня
существенности, который можно использовать аудитору в своей работе.
Итак, расчеты с подотчетными работниками – это постоянный про-
цесс. Средства очень часто выдаются работникам, а потому соответствующие
расчеты сложно поддаются аудиту. Рассмотрим ошибки, которые
обнаружены при аудите ООО «Ро-Некс¬:
- предоставление наличных лицам, которых нет в перечне под-
отчетных сотрудников;
- имеются просроченные долги подотчетных лиц, что приводит к
48
увеличению дебиторской задолженности;
- отсутствие подтверждающих документов, имеется ввиду
достоверность оправдательных документов, приложенных к авансовому
отчету (товарных накладных, счетов-фактур, квитанций и др.).
В ООО «Ро-Некс¬ нет специально организованной службы
внутреннего аудита, так как руководство считает нецелесообразным
создавать такую службу, связанную с дополнительными расходами на ее
содержание. Между тем, эффективная система внутреннего контроля
является критически важным компонентом управления ООО «Ро-Некс¬ и
основой для обеспечения безопасности и устойчивости финансового учета.
Основной целью внутреннего аудита ООО «Ро-Некс¬ при проверке
расчетов с подотчетными лицами, является определение сильных сторон
контроля, чтобы убедиться, что существенные ошибки отсутствуют.
В рамках внутреннего контроля принимаются во внимание все
авансовые отчеты и документы, подтверждающие понесенные расходы
(счета-фактуры, товарные, кассовые чеки, накладные, акты закупок,
проездные билеты, счета гостиниц и т. д.). Затем данные аналитического
учета для каждой отчетной единицы сравниваются с представленными
предварительными отчетами за определенный период. Одновременно
сверяется соответствие месячных оборотов по кредиту счета 71 «Расчеты с
подотчетными лицами¬ с дебетовыми оборотами по счетам учета
материальных запасов, затрат и прибыли. Важным условием успешного
контроля за осуществлением расчетов с подотчетными лицами является
наличие в ООО «Ро-Некс¬ графика документооборота, тем не менее, в
компании отсутствует график документооборота.
Правильная организация расчетов с ответственными лицами должна в
первую очередь обеспечивать ликвидацию и предотвращение просроченной
задолженности работников компании (во избежание штрафов со стороны
налоговых органов и повышения эффективности управления
задолженностью). Борьба с непогашенными долгами ответственных лиц
49
должна привести к улучшению качества культуры расчетов в компании и ее
финансового положения.
В ходе анализа организации учета и аудита расчетов с персоналом по
подотчетным операциям в ООО «Ро-Некс¬ предложены основные
направления совершенствования учета и внутреннего аудита.
3.2. Меры по совершенствованию учета расчетов с подотчетными
лицами в ООО «Ро-Некс¬
Выдача и контроль подотчетных сумм - непростой участок для
бухгалтера. Тем не менее, законодательством предоставлено большое поле
для совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами путем
формирования удобного и точного ведения учета и контроля на основании
разработанных внутренних документов. Расчеты с подотчетными лицами -
тот участок, где от бухгалтера требуется внимание и контроль сразу по трем
позициям:
- работа с сотрудниками - организация контроля своевременной и
правильной отчетности, целевого расходования денежных средств,
предоставления правильно оформленных оправдательных документов;
- контроль наличия и оформления всех необходимых первичных
документов, подтверждающих факт хозяйственной операции для налогового
учета;
- правильное оформление и безошибочное ведение бухгалтерского
учета.
Основные ошибки, возникающие в ООО «Ро-Некс¬ при оформлении
расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм
оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы
подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов
регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности
подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или
случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете
50
налогов на прибыль.
На предприятиях малого бизнеса, каким является ООО «Ро-Некс¬,
применение всего арсенала аудиторских процедур ограничен, поскольку их
объем (например, размер выборок) обычно невелик и выполнение не
занимает много времени. Однако в малых экономических субъектах
дополнительный риск средств контроля возникает в области использования
систем компьютерной обработки данных, который может быть устранен
применением большего объема аудиторских процедур.
Искажения в расчетах с подотчётными лицами, могут быть совершены
из-за невнимательности, арифметической или логической ошибки в учетных
записях и т. д., либо из-за корыстных целей, в таком случае они считаются
преднамеренными. Также необходимо в аудиторском заключении отразить
существенность ошибки. Ошибка считается таковой, когда данные
бухгалтерской отчетности изменяются так, что пользователь может принять
неправильное решение на основании используемых отчетных данных. В
любом случае, при выявлении искажений в бухгалтерской отчетности
аудитор должен это отразить в аудиторском заключении.
Для решения обозначенных проблем, необходима оптимизация учета и
контроля расчетов с подотчетными лицами, в качестве главных
инструментов в которой предусмотрены внедрение регламентов,
совершенствование контрольно-ревизионных мероприятий (особое внимание
уделить алгоритму действий для ревизоров при проведении инвентаризации
указанных расчетных операций).
Выявленные в ООО «Ро-Некс¬ нарушения организации расчетов с
подотчетными лицами, следует рассматривать как следствие низкого уровня
внутреннего контроля за денежными средствами и необходимостью
расширения объема выборки по кассовым операциям в случае аудиторской
проверки. Учитывая ошибки, на которые указывают аудиторские и
налоговые службы, пути совершенствования учета расчетов с подотчетными
лицами в ООО «Ро-Некс¬, можно предложить по нескольким направлениям:
51
1) организация предельно четкого порядка выдачи и возврата
подотчетных сумм;
2) особый контроль над оформлением авансовых отчетов и
оправдательных документов;
3) правильное ведение бухгалтерского учета подотчетных сумм.
Чтобы упростить работу бухгалтера ООО «Ро-Некс¬ и иметь
обоснование на учет хозяйственных операций, в разработанном Положении о
расчетах с подотчетными лицами, нужно оговорить сроки, на которые могут
выдаваться подотчетные средства, а при необходимости - лимит денежных
средств на определенные цели. Необходимо также разработать правила
составления авансовых отчетов, порядок, сроки их проверки и утверждения.
Бухгалтер может предложить на утверждение руководителю
самостоятельно разработанную упрощенную форму отчета, содержащую все
необходимые реквизиты (ст. 4. закона «О бухгалтерском учете¬).
Чтобы быть уверенным в своих действиях, бухгалтеру нужно иметь
список лиц, которые могут получать деньги в подотчет. Для этого
руководителю нужно издать приказ, утверждающий такой перечень. Каждый
сотрудник из этого списка должен быть ознакомлен с приказом под подпись.
Приказ желательно иметь отдельный - только для перечня подотчетных лиц,
без включения в него других вопросов, так как при возникновении
необходимости в изменении списка подотчетных лиц, проще будет издать
новый приказ, касающийся только этого вопроса.
Бухгалтеру рекомендуется во время выдачи подотчетных сумм на
расходы компании инструктировать сотрудника о том, какие документы он
должен сдать в бухгалтерию вместе с отчетом, чтобы он был принят.
Для совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами можно
разработать инструкцию для подотчетных лиц. В этом документе нужно
подробно рассказать, что обязательно должно быть написано на товарных
чеках, счетах-фактурах, товарных накладных и других бумагах, чтобы
потраченные на хозяйственные нужды деньги, налоговая учла в расходах
52
компании, а не поставила в налогооблагаемый доход сотрудника.
Бухгалтеру ООО «Ро-Некс¬ следует ответственно относиться к
первичным документам, которыми подтверждается факт оплаты, так как
неправомочное уменьшение налогооблагаемой прибыли повлечет за собой
нежелательные последствия в виде штрафов. Документы не только должны
содержать все необходимые реквизиты, но и соответствовать дате и цели
выданного аванса.
Следуя закону, бухгалтер должен вести аналитический учет для каждой
потраченной суммы. В целях улучшения расчетов с подотчетными лицами
рекомендуется создать журнал учета бухгалтерских сумм в хронологическом
порядке в разрезе лиц, сообщающих информацию, и условий отчета.
Бухгалтер должен тщательно изучить основные документы, предоставленные
подотчетным лицом, чтобы правильно отделить расходы за счет чистой
прибыли от расходов, связанных с затратами на производство. Не стоит
упрощать их и списывать расходы, минуя счет по подотчетным лицам. Это
нарушение регистрации факта хозяйственной деятельности, которое может
привести к ошибке в расчетах с подотчетными лицами. Поэтому каждый
бухгалтер имеет право разрабатывать и применять эту аналитическую
систему учета и отчетности, которая полностью раскрывает информацию о
расчетах с подотчетными лицами. Это нарушение фиксирования самого
факта хозяйственной деятельности, которое может привести к совершению
ошибки в расчетах с подотчетными лицами. Для наиболее раскрытого
аналитического учета подотчетных сумм к счету 71 можно открыть субсчета.
Например:
- 71-1-1 «Расчеты по проездным¬;
- 71-1-2 «Расчеты по командировочным расходам¬;
- 71-1-3 «Расчеты по прочим расходам¬;
- 71-2-1 «Расчеты с собственными сотрудниками¬;
- 71-2-2 «Расчеты с сотрудниками по договору гражданско-правового
характера¬ и др.