13
акты Российской Федерации¬ от 03.07.2018 № 192-ФЗ. Документ содержит
большое число поправок в Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О
применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных
денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств
платежа¬ [10]. В частности, в кассовых чеках и бланках строй отчетности
(БСО), сформированных при осуществлении расчетов между организациями
и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением
электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:
- наименование покупателя (клиента);
- ИНН покупателя (клиента);
- сведения о стране происхождения товара (при осуществлении
расчетов за товар);
- сумма акциза (если применимо);
- регистрационный номер таможенной декларации – при
осуществлении расчетов за товар) (если применимо).
Таким образом, с 1 июля 2019 года, когда подотчетное лицо
приобретает ценности по доверенности от имени компании, не как
физическое лицо, продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН
покупателя, что окажет существенное влияние на практику налогообложения
[42].
Положение по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации¬ (в
ред. 06.04.2015 № 57н), дает определение терминов, отражает критерии
признания расходов и их оценку, определяет сущность затрат и их отражение
в отчетности. Данный ПБУ отражает взаимосвязь затрат и дебиторской
задолженности в организациях [12].
Общий порядок отражения в бухгалтерском учете хозяйственных
операций предприятий с использованием наличных денежных средств, в том
числе расчетов с подотчетными лицами, устанавливает приказом от
31.10.2000 № 94н, которым утвержден План счетов бухгалтерского учета
финансово-хозяйственной деятельности организаций, а также Инструкции по
14
его применению [13].
Итак, подотчетное лицо в бухгалтерском учете – это сотрудник
организации, которому выдаются денежные средства для оплаты товаров,
работ, услуг, связанных с хозяйственной деятельностью компании. Главным
нормативным документом, регулирующим правила оформления выдачи и
возврата подотчетных средств через кассу, является указание ЦБ РФ № 3210-
У. При иных вариантах выдачи средств подотчетным лицам необходимо
руководствоваться положениями закона «О бухгалтерском учете¬ № 402-ФЗ
от 06.12.2011 года, российскими бухгалтерскими стандартами, внутренними
распорядительными документами предприятия.
1.2. Особенности организации бухгалтерского учета операций с
подотчетными лицами
Неотъемлемой частью финансово-хозяйственной жизни организации,
является работа с подотчетными лицами, которая находит свое отражение на
многих счетах бухгалтерского учета и, следовательно, отражение в статьях
баланса. Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью
кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны абсолютно для
любой организации любой организационно-правовой формы собственности.
Бухгалтерский счет учета 71 «Расчеты с подотчетными лицами¬
используют для отражения в проводках информации о суммах средств,
выданных сотрудникам под отчет. По дебету счета 71 отражается выдача в
подотчет денег на установленные предприятием цели или возмещение
работнику утвержденных руководством расходов, которые ранее были
произведены за его счет. По кредиту счета отражаются утвержденные
расходы подотчетного лица, принятые руководством компании, а также
возврат неизрасходованных средств в кассу или удержание их из зарплаты
подотчетного лица, если им представлено заявление о данном способе
погашение возникшей задолженности [26, с.186].
Отражение операций с подотчетными суммами осуществляются
15
регистрами синтетического учета, одним их которых является главная книга,
Отчет о движении денежных средств и строка бухгалтерского баланса
«прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в
течение 12 месяцев¬, журнал-ордер № 7 и другие регистры учета по счету 71
«Расчеты с подотчетными лицами¬. Порядок осуществления подотчетных
операций, представлен на рисунке 1.2 [34, с.212].
Рис.1.2. Порядок осуществления подотчетных операций
Расчетам с подотчетными работниками в практической деятельности
предприятий, присущ массовый характер, им характерна взаимосвязь с
иными разделами учета. В данной связи, бухгалтерский учет подотчетных
операций имеет широкий спектр возможных проводок.
Указаниями, на какие цели можно выдавать подотчетные суммы
служит законодательная база, к которой относятся [19, с.36]:
- во-первых, оплата служебных командировок и аналогичных поездок;
- во-вторых, оплата за услуги или работы;
- в третьих, покупка материалов и товаров;
- в четвертых, совершение представительских расходов;
- в пятых, другие аналогичные расходы.
Организация может закрепить направления, на которые подотчетные
лица имеют право тратить выданные им суммы при помощи издания
«Положения о подотчете¬. Наиболее часто используемые при расчетах с
Выдача
денежных
средств
подотчетному
лицу
Оформление
авансового
отчета
Возврат остатка
подотчетной
суммы
Выдача
перерасхода
Информация о
выданном
авансе
Рассчитанная
сумма остатка
Рассчитанная
сумма
перерасхода
Покупка ТМЦ по чеку
Расчеты с поставщиками
Отнесение на затраты
16
подотчетными лицами проводки представлены в таблице 1.1 [16, с.102].
Таблица 1.1
Учет расчетов с подотчетными лицами
Корреспонденция счетов
Описание операции
Первичные документы
Дебет
Кредит
71
50
Выдача денег под отчет из
кассы предприятия
Расходный кассовый ордер
20, 23, 25,
26, 44
71
Списание затрат в расходы
предприятия согласно
представленному авансовому
отчету
Авансовый отчет, чеки,
накладные, акты приемки-
сдачи услуг или работ,
другие документы,
подтверждающие
произведенные расходы
10, 15, 41,
07, 08, 11
71
Оприходованы
материальных ценности на
основании авансового
отчета
Товарные чеки, кассовые
чеки, накладные, иные
документы,
подтверждающие
материальные расходы
подотчетного лица
28
71
Средства, направленные на
устранение брака
производства или
гарантийное (пост-
гарантийное) обслуживание
Договор о гарантийном
обслуживании, гарантийный
талон, акт выполненных
работ, чек, иные документы
68
71
Оплата налоговых платежей
через подотчетное лицо
Чеки, квитанции об оплате,
банковские платежные
документы
91
71
Отражение прочих расходов
предприятия, оплаченных
подотчетным лицом
Первичные документы,
подтверждающие расходы
50
71
Возврат неиспользованных
подотчетным лицом средств
в кассу предприятия
Приходный кассовый ордер,
авансовый отчет с расчетом
суммы остатка средств,
подлежащих возврату в
кассу
Расчеты с подотчетными лицами, а также учет данных операций
зависят от порядка их организации, условий окончательного расчета по
подотчету (авансовому отчету), статуса работодателя и применяемой им
системы налогообложения. Расходы, оплачиваемые из подотчетных сумм,
списывают согласно утвержденному авансовому отчету и предъявленным
документам следующим образом: Дебет 10 «Материалы¬, 15 «Заготовление и
приобретение материальных ценностей¬, 41 «Товары¬, Кредит 71 Расчеты с
17
подотчетными лицами¬ - оприходованы соответствующие материальные
ценности. Дебет 20 «Основное производство¬, 25 «Общепроизводственные
расходы¬, 26 «Общехозяйственные расходы¬, Кредит 71 «Расчеты с
подотчетными лицами¬ - отражены соответствующие расходы. На
предприятиях розничной торговли через подотчетное лицо могут быть
понесены расходы на продажу, в учете это отражено записью между
кредитом 71 счета и дебетом 44.
В случае, если сумма выданных средств не была израсходована
полностью, ее остаток может быть возвращен, учет указанных операций
представлен в таблице 1.2 [32, с.55].
Таблица 1.2
Учет операций возврата средств наличными через кассу
Дебет
Кредит
Описание
Документ
50
71
Возврат средств сотрудником
наличными через кассу
Приходный кассовый ордер
52
71
Зачисление остатка средств на
специальный банковский счет
Банковская выписка
55
71
Зачисление остатка средств в
иностранной валюте
Банковская выписка
Учет операций по командировочным расходам через подотчетных лиц,
представлен в таблице 1.3 [33, с.96].
Таблица 1.3
Учет операций по командировочным расходам через подотчетных лиц
Корреспонденция
счетов
Описание
Дебет
Кредит
50
71
Выдано из кассы на командировочные расходы (выдан аванс)
71
51
Выдано на командировочные расходы через расчетный счет
20 (23, 25,
26, 44, 08)
71
Списаны командировочные расходы
19
71
Выделен НДС со стоимости проездного билета или
оказанных услуг
50
60 (76)
Получены билеты в кассу компании (приобретены для
командированных сотрудников)
71
50-3
Выданы из кассы проездные билеты
18
Для того чтобы налоговая служба признала понесенные затраты в
качестве представительских расходов, необходимо обеспечить наличие
помимо первичной документации следующее:
1) это приказ о проведении мероприятия, подписанный руководителей
организации;
2) это смета расходов;
3) это отчёт о проведенном мероприятии (подробный, с приложением
программы и списка участников).
В бухгалтерском учете расходы могут быть учтены в составе расходов
по обычном видам деятельности предприятия (п. 5–8 ПБУ 10/99 «Расходы
организации). В этом случае представительские расходы учитываются на
счетах 26 «Общехозяйственные расходы¬ или 44 «Расходы на продажу¬ в
корреспонденции со счетами:
- 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками¬;
- 71 «Расчеты с подотчетными лицами¬;
- 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами¬.
Учет операций представительских расходов через подотчетных лиц,
представлен в таблице 1.4 [35, с.24].
Таблица 1.4
Учет операций представительских расходов через подотчетных лиц
Корреспонденция счетов
Содержание операции
Дебет
Кредит
71
50
Выдача в подотчет на организацию обеда в ресторане
26, 44
71
Принят авансовый отчет по представительским расходам
76
51
Оплачен счет за транспортное обслуживание
26, 44
76
Транспортные услуги по доставке участников к месту
встречи учтены в качестве представительских расходов
76
51
Оплачен счет за оказание услуг переводчика
26, 44
76
Услуги переводчика учтены в качестве
представительских расходов
При оформлении расчетов с подотчетными лицами основные ошибки,
которые образуются в организациях, объединены с неисполнением
19
общепризнанных норм оформления оправдательных документов,
подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием требуемых
первичных документов, регламентирующих суммы производственных
расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные
расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении
налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ и
страховыми взносами.
Итак, бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется с
целью осуществления контроля финансовых трат и освоения выданной
наличности. Для учета расчетов с подотчетными лицами планом счетов
предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами¬. Аналитика по
данному счету осуществляется по каждой подотчетной сумме.
В бухгалтерском учете проводка по выдаче наличных денежных
средств подотчетному лицу выглядит следующим образом: Дебет 71 Кредит
50, выдача наличных денежных средств осуществляется на основании
расходного кассового ордера. Выдача подотчетной суммы безналичными
денежными средствами учитывается проводкой Дебет 71 Кредит 51.
1.3. Методика аудита расчетов с подотчетными лицами
Аудит – одна из обязательных процедур почти для всех коммерческих
предприятий и имеющих иную организационно-правовую форму. Основным
законодательным актом, в соответствии с которым необходимо будет
осуществлять проверку предприятия, является Федеральный закон от
30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности¬ (в ред. от 23.04.2018 №
112-ФЗ) [8].
Проверка соблюдения действующего законодательства и правильности
организации бухгалтерского учета в области расчетов с подотчетными
лицами – цель аудита расчетов с подотчетными лицами. И поскольку,
расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами
учета и, как правило, носят массовый характер, то проверки подотчетных
20
сумм со стороны контролирующих органов осуществляются сплошным
способом. В процессе проверки расчетов с подотчетными лицами решаются
следующие основные задачи [22, с.27]:
1) проводится проверка документации;
2) проводится проверка инвентаризационных работ, отражение в учете
результата;
3) проверка организации бухгалтерского учета отчитывающихся лиц;
4) контроль за организацией бухгалтерского учета аналитического
характера; проверка соблюдения всех правил бухгалтерской дисциплины.
Объектом проверки расчетов с подотчетными лицами являются
следующие документы:
1) авансовые отчеты;
2) заявление о регистрации авансовых отчетов;
3) приказы, связанные с отправкой сотрудников в командировку;
4) список лиц, имеющих право на получение денежных средств из
кассы предприятия;
5) сметы, отражающие все представительские расходы;
6) приказы, подтверждающие смету представительских расходов.
Также уделяется максимально пристальное внимание синтетическому
учету. В первую очередь это касается следующего:
- во-первых, баланса предприятия;
-во-вторых, основной книги учета операций;
-в-третьих, отчета о движении всех денежных средств;
-в четвертых, специальный журнал-ордер №7 (объединяет в себя сразу
два различных вида учета – синтетически и аналитический).
Разработка самого общего плана всегда осуществляется на основании
полученных предварительно данных об экономическом субъекте,
результатах проведенных аналитических процедур. Методика может
несколько различаться в зависимости от разных факторов, но общий план
выглядит следующим образом [27, с.144]:
21
- составляется специальный перечень наиболее важных нормативных
документов;
- описываются альтернативы различным решениям;
- создаются первичные документы для учетных разделов;
- ведутся реестры аналитического и синтетического учета, отчетности;
- - составляются классификации нарушений различных видов;
- составляется вопросник для последующего создания программы
проверки;
- составляется описание контрольных процедур.
В качестве источника информации выступают:
- во-первых, бухгалтерская, налоговая отчетность;
- во-вторых, правовые и нормативные документы;
- в третьих, документы учетного характера;
- в четвертых, материалы инвентаризованные; учетные регистры.
Учетные регистры - источники информации при проведении
внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами, представлены в
таблице 1.5 [28, c.28].
Таблица 1.5
Учетные регистры - источники информации при проведении
внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами
Номер синтетического
балансового счета
Регистры журнально-ордерной формы, в которых отражаются
операции:
по дебету счета 71
по кредиту счета 71
Счет 71
журнал - ордер N 1, журнал -
ордер N 7
ведомость N 7 (помещена на
обороте журнала - ордера N 7),
журнал-ордер N 7
счет 71
журнал - ордер N 3
журнал - ордер N 3
счет 76
Форма N В-5
«Ведомость учета расчетов и
прочих операций¬
Форма N В-5
«Ведомость учета расчетов
прочих операций¬
В программу аудиторской проверки обычно включаются следующие
пункты:
- проверка документальной информации;
22
- проверка отражения в соответствующей отчетности процедуры
инвентаризации;
- проверка организации бухгалтерского учета аналитического
характера;
- контроль за организацией учета расчетов между предприятием и
подотчетными лицами;
- сверка данных;
- проверка синтетического учета.
Рассмотрим наиболее типичные ошибки, допускаемые при учете
подотчетных сумм [40].
1. Отсутствие документов, устанавливающих порядок выдачи и
возврата подотчетных сумм. Как показывает практика, большинство
компаний порядок расчетов с подотчетными лицами закрепляют в своей
учетной политике. Перечисленных в приказе сотрудников, получающих
наличные денежные средства под отчет, обязательно нужно ознакомить с
утвержденным в компании порядком выдачи и возврата подотчетных сумм.
Заметим, если в компании не определен срок выдачи подотчетных сумм
каким-либо распорядительным документом, и период, на который выданы
наличные деньги под отчет, не установлен, значит и расчеты по этим суммам
должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Отсутствие
указанных документов в компании в первую очередь свидетельствует о
недостаточно эффективной системе внутреннего контроля, поскольку не
позволяет осуществлять должный контроль за движением и использованием
подотчетных сумм и их целевом использовании [39, с.48].
2. Нарушение требований по оформлению авансовых отчетов.
Согласно ст. 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции,
проводимые организацией, должны оформляться оправдательными
документами. Эти документы служат первичными учетными документами,
на основании которых ведется бухгалтерский учет. При этом первичные
учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме,