23
содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной
документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих
альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные
действующим законодательством по бухгалтерскому учету.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных
документов, передачу их в установленные сроки для отражения в
бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных
обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Как
показывает практика, нарушения требований по оформлению авансовых
отчетов чаще всего сводятся к следующему [38, с.138]:
- авансовые отчеты не утверждаются руководителем компании;
- не все произведенные расходы, принятые к учету по авансовым
отчетам, подтверждены оправдательными документами (квитанциями,
чеками контрольно-кассовой техники, товарными чеками, транспортными
документами и другими документами);
- подтверждающие документы, прилагаемые к авансовому отчету
(кассовые и (или) товарные чеки), не содержат подробной расшифровки о
приобретенных материальных ценностях;
- списание сумм, выданных работникам под отчет, производится по
расходным кассовым ордерам без оформления авансовых отчетов.
Что касается налогового учета, то здесь необходимо заметить, что
одним из условий признания расходов по налогу на прибыль, является их
документальное подтверждение (ст. 252 НК РФ). Документально
подтвержденными расходами считаются затраты, подтвержденные
документами, оформленными в соответствии с действующим
законодательством.
Таким образом, авансовые отчеты, оформленные с нарушениями
установленных законодательством требований, к учету приниматься не
должны. В этом случае расходы авансовых сумм работника считаются
неподтвержденными и выданная в этом случае сумма под отчет (или ее
24
часть) должна быть включена в его совокупный облагаемый доход, с
последующим удержанием НДФЛ. Кроме того, у компании существует риск
непризнания налоговыми органами подтвержденными подобным образом
затрат расходами в порядке ст. 252 НК РФ. Напомним, что за нарушение
требований по оформлению первичной учетной документации
предусмотрена как налоговая (ст. 120 НК РФ), так и административная
ответственность (ст. 15.11 КоАП РФ) [37, с.83].
3. Несоблюдение предельного размера расчетов наличными
денежными средствами между юридическими лицами. Приобретение
материалов, ГСМ, канцелярских принадлежностей, проведение мелкого
ремонта и технического обслуживания оргтехники и транспортных средств,
как правило, осуществляются компаниями за наличные денежные средства
через подотчетных лиц, посредством чего значительно упрощается процесс
расчетов и существенно повышается их оперативность. При этом, получая
наличные денежные средства под отчет и рассчитываясь ими с
контрагентами за товары, работы или услуги, работники (подотчетные лица)
выступают по доверенности от имени своей компании (юридического лица).
Поэтому при таких платежах нельзя забывать о предельном размере расчетов
наличными денежными средствами между юридическими лицами.
Ограничений не установлено при расчетах юридических лиц с физическими
лицами «наличкой¬ [36, c.58].
4. Приобретенные через подотчетных лиц материалы сразу
списываются на затраты. Как показывает практика, зачастую компании
ошибочно не приходуют материальные ценности, приобретенные
подотчетными лицами, т. е. сразу списывают на счета затрат, не используя
счет 10 «Материалы¬, соответственно приходные ордера, а также документы
при передаче материалов в производство или для управленческих нужд
компании не оформляются. Таким образом, у компании нет достаточных
оснований признавать подобные затраты в составе расходов в порядке ПБУ
10/99 «Расходы организации¬. Кроме того, у компании существует риск
25
непризнания налоговыми органами подтвержденными подобным образом
затрат расходами в порядке ст. 252 НК РФ [43].
Таким образом, аудит расчетов с подотчетными лицами - это
процедура, которую предприятия могут проводить как незапланированно, так
и по плану - каждый год во время ежегодной инвентаризации перед
подготовкой годовых отчетов. Эта проверка предназначена для устранения
любых ошибок в этом разделе учетной записи, а также для выявления
возможных мошеннических программ. Аудит может проводиться
внутренним специалистом компании или представителем аудиторской
организации.
Итак, подытоживая изложенное в данной главе материалу, можно
обосновать следующее:
Подотчетным лицом называют сотрудника фирмы, которому
работодатель авансом выдает денежные средства в целях совершения
покупок, необходимых для ведения своей деятельности, как правило, на
приобретение канцтоваров, хозпринадлежностей, ГСМ, а также на
командировочные и представительские расходы.
Взаиморасчеты с подотчетными сотрудниками записываются
проводками по счету 71 счету «Расчеты с подотчетными лицами¬: выдача
учитывается в Дебете 71 - Кредит 71 отражает израсходованные суммы.
Выдача денежных средств под отчет сотрудникам организации имеет массу
нюансов, ошибки в которых могут повлечь за собой налоговые санкции.
Целью аудита расчетов с подотчетными лицами, являющегося
неотъемлемой частью внутрихозяйственных расчетов, является
формирование мнения о достоверности финансовой отчетности с точки
зрения показателей, отражающих обязательства в области внутренних
расчетных операций и соответствия методов бухгалтерского учета и
налогообложения действующим нормативным документам.
26
2. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО
«РО-НЕКС¬
2.1. Организационно-экономическая характеристика
ООО«Ро-Некс¬
ООО «Ро-Некс¬ занимается продажей канцелярских и офисных
принадлежностей, компьютерных аксессуаров, хозяйственных товаров и
спортивных товаров для школ, наглядных пособий для детей дошкольного и
школьного возраста, а также розничные продажи всего ассортимента товаров
частным лицам.
Миссия ООО «Ро-Некс¬:
- максимальное удовлетворение потребностей компаний, связанных как
основной, так и дополнительными видами деятельности;
- обеспечение надежной основы для принятия верных управленческих
решений;
- формирование долгосрочных партнерских отношений, которые
обеспечивали бы высокое благосостояние и развитие бизнеса клиентов и
самой компании.
Основная цель ООО «Ро-Некс¬ - добиваться соответствия продаваемой
продукции запросам потребителей, партнеров благодаря постоянному
улучшению качества продукции. Налаженная система работы, позволяет
компании всегда соответствовать самым высоким требованиям потребителей
и оперативно реагировать на постоянно растущий спрос на рынке.
ООО «Ро-Некс¬ – это объединенный общими целями сплоченный
коллектив профессионалов, имеющий собственные традиции и внутреннюю
культуру. Компания чутко реагирует на динамичные изменения современных
технологий, и способна обеспечить потребителям решение комплексных
задач любого уровня сложности.
Для ООО «Ро-Некс¬ характерна линейно-функциональная
организационная структура, представленная на рисунке 2.1.
27
Рис.2.1. Организационная структура ООО «Ро-Некс¬
Существующая организационно-управленческая структура ООО «Ро-
Некс¬ является линейно-функциональной по принципу своего построения и
сильно централизованной. При такой структуре управления каждое
подразделение выполняет четко определенные функции в общей цепочке
производственного процесса.
Непосредственное управление компанией осуществляет генеральный
директор. В его подчинении находятся юридическая служба, служба отдела
продаж и финансовая служба. Основная ответственность за реализацию
бизнес-процессов по продаже товаров со склада лежит на начальнике отдела
продаж, который отвечает за покупку товаров и их продажу. Ему были
поручены функции поиска поставщиков и создания клиентской базы, а также
функции ведения переговоров и заключения контрактов.
Обязанности бухгалтерской службы в ООО «Ро-Некс¬ состоят в
организации бухгалтерского учета осуществляемой компанией хозяйственно-
финансовой деятельности, контроле экономного расходования трудовых,
финансовых, материальных ресурсов, а также обеспечении сохранности
Генеральный директор ООО
«Ро-Некс¬
Отдел
маркетинга и
рекламы
Маркетолог
Специалист по
рекламе
Начальник
отдела продаж
Менеджер по
закупкам
Склад
Торговые
точки
Менеджеры по
продажам
Товаровед
Финансовая
служба
Бухгалтерия
Юрист-
кадровик
28
собственности компании.
ООО «Ро-Некс¬ самостоятельно планирует свою торгово-
хозяйственную и иную деятельность, а также социальное развитие
коллектива и непрерывно развивается, о чем свидетельствуют основные
финансово-экономические показатели, представленные в таблице 2.1.
Таблица 2.1
Основные финансово-экономические показатели ООО «Ро-Некс¬
за 2016-2018 гг.
№
Показатели
2016 г.
2017г.
2018 г.
Абс. откл. (+,-)
Относит.
отклонение,
%
2017/
2016г.
2018/
2017г.
2017/
2016г.
2018/
2017г.
1
Выручка тыс. руб.
12 426
14 354
25 501
1 928
11 147
15,5
77,7
2
Себестоимость,
тыс. руб.
10 564
12 102
18 772
1 538
6 670
14,6
55,1
3
Прибыль от
продаж, тыс. руб.
1 862
2 252
6 729
390
4 477
20,9
198,8
4
Прибыль чистая,
тыс. руб.
1583
1916
3902
333
1 986
20,9
103,9
5
Затраты на 1 руб.
выручки, руб.
0,85
0,84
0,74
-0,01
-0,11
-0,8
-12,7
6
Рентабельность
продаж, %
15,0
15,7
26,4
0,7
10,7
х
х
7
Среднегодовая
стоимость
оборотных
активов, тыс. руб.
1 024
3 037
7 322
2 013
4 285
196,6
141,1
8
Среднегодовая
стоимость
основных средств,
тыс. руб.
766
1 295
2 820
529
1 525
69,1
117,8
9
Среднесписочная
численность, чел.
16
22
26
6
4
37,5
18,2
10
Среднемесячная
заработная плата,
руб.
38 831
39 623
40 867
792
1 244
2,0
3,1
11
Выработка на
одного работника
тыс.руб. /чел.
777
662
981
-115
319
-14,8
48,2
Из представленной таблицы 2.1 следует, что предприятие за последние
годы работает достаточно стабильно, выручка от продажи продукции и услуг
29
росла. Так в 2017 году у ООО «Ро-Некс¬ вырос объем продаж на 15,5%, а в
2018 году выручка увеличилась до 25501 тыс.руб., или на 77,7%. Рост
себестоимость продаж в 2017 году составил – 14,6%, в 2018 году – 55,1%, и
не опережает рост выручки. Чистая прибыль в 2018 году выросла к уровню
2017 года в 2 раза, когда ее рост составил – 20,9%.
Таким образом, видно, что компания развивается, выручка и прибыль
увеличиваются, что положительно характеризуют ее экономические
показатели, которые представлены на рисунке 2.2.
Рис.2.2. Основные финансово-экономические показатели
ООО «Ро-Некс¬ за 2016-2018 гг.
Далее отметим, что при снижении выработки на одного работника в
2017 году – на 14,8%, среднемесячная заработная плата выросла – на 2%, тем
не менее в 2018 году выработка подросла – на 48,2%, а средняя заработная
плата на 1 работника выросла – всего на 3,1%. Рентабельность продаж в 2017
году выросла на 0,7 п.п., и составила – 15,7%, в 2018 году поднялась до
26,4%. Компания традиционно поддерживает по отношению к потребителям
политику доступности, используя гибкую систему скидок и специальные
акции.
Среднегодовая стоимость основных средств ООО «Ро-Некс¬ в 2017
12426
14354
25501
10564
12102
18772
1583
1916
3902
0
5000
10000
15000
20000
25000
30000
2016 г. 2017 г. 2018 г.
тыс.руб.
Выручка Себестоимость Чистая прибыль
30
году выросла на 69,1%, среднегодовая стоимость оборотных активов в 2,9
раза, в 2018 году среднегодовая стоимость основных средств увеличилась в
2,1 раза, а среднегодовая стоимость оборотных активов выросла в 2,4 раза.
Организация учетно-аналитической работы ООО «Ро-Некс¬
способствует своевременному выявлению имеющихся на предприятии и в
его подразделениях резервов и нахождению путей их реализации. Все это
требует систематического проведения анализа в определенной
последовательности и повышения его оперативности.
Бухгалтерский учет в ООО «Ро-Некс¬ осуществляется бухгалтерской
службой как структурным подразделением, возглавляемым главным
бухгалтером, а также бухгалтериями структурных подразделений
соподчиненных главному бухгалтеру.
Численность работников ООО «Ро-Некс¬ небольшая, всего 26 чел., в
бухгалтерии занято 2 чел., и не подлежит обязательному аудиту. Однако, для
ключевых областей, даже на самых малых предприятиях, целесообразно
внедрять некоторое разделение обязанностей или другую упрощенную, но
эффективную форму контроля.
ООО «Ро-Некс¬ применяет упрощенную систему налогообложения
(УСН) с объектом «доходы, уменьшенные на величину расходов¬, исчисляет
налог по ставке 15% (ст. 346.14, п. 2 ст. 346.20 НК РФ). Это закреплено в
учетной политике ООО «Ро-Некс¬.
Учетная политика организации является основным элементом
документооборота ООО «Ро-Некс¬, а ее элементы организации и ведения
бухгалтерского учета должны соответствовать требованиям Федерального
закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете¬. Первичные
учетные документы принимаются к учету в соответствии с положением «О
документах и документообороте службы бухгалтерского учета и отчетности
ООО «Ро-Некс¬.
Для автоматизации бухгалтерского учета внедрена программа
«1С:Бухгалтерии 8¬ (ред. 3.0).
31
2.2. Документальное оформление расчетов с подотчетными
лицами в ООО «Ро-Некс¬
Порядок документального оформления процедуры выдачи средство
под отчет сотруднику регламентируется внутренними нормативными
документами ООО «Ро-Некс¬, составленными с учетом положений
действующего законодательства. Безусловно, правила признания расходов,
установленные гл. 26.2 НК РФ, имеют некоторые особенности.
В ООО «Ро-Некс¬ применяются следующий порядок организации
учета расчетов с подотчетными лицами, представленный на рисунке 2.3.
Рис.2.3. Порядок организации учета расчетов с подотчетными лицами в
ООО «Ро-Некс¬
Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами в
ООО «Ро-Некс¬ с одной стороны, довольно тесен - это авансовые отчеты,
приказы на выдачу денег из кассы. С иной стороны, состав документов,
сопутствующих данным расчетам, исключительно широк и разновиден,
поскольку данные расчеты связаны со многими другими разделами учета,
скажем, операциями по кассе, расчетами с подрядчиками и подрядчиками,
операциями по движению ценностей. Так как с июня 2019 года выдача денег
в подотчет возможна при наличии непогашенной подотчетным лицом
Вводится перечень подотчетных лиц
Приказ руководителя
Представление в бухгалтерию отчета с
приложением к нему подтверждающих расход
Книга учета доходов и расходов (КУДиР)
Учет расчетов с подотчетным лицом на счете
71
32
задолженности по ранее полученной сумме на аналогичные цели,
инвентаризация расчетов с подотчетными лицами, а именно с подавшим
заявление на выдачу ему суммы, не требуется.
Книга учета доходов и расходов (КУДиР) – это специальный
налоговый регистр учета доходов и расходов, в котором ООО «Ро-Некс¬,
применяющий упрощенную систему налогообложения, отражает
хозяйственные операции с целью формирования налоговой базы для расчета
единого налога.
Действующие правила расчетов с подотчетными лицами регулируются
порядком ведения кассовых операций. Подотчетные суммы в ООО «Ро-
Некс¬ выдаются:
- на оплату служебных командировок и аналогичных поездок;
- на оплату за услуги или работы;
- покупку материалов и товаров;
- другие аналогичные расходы.
В ООО «Ро-Некс¬ приказом руководителя вводится перечень
подотчетных лиц, которым на установленные цели выдаются денежные
средства. После того, как осуществлены мероприятия, на которые
работникам выделялись деньги, осуществляется представление в
бухгалтерию отчета с приложением к нему подтверждающих расход
документов. Если расчеты производятся в безналичной форме, на основании
приказа бухгалтерия ООО «Ро-Некс¬ производит зачисление подотчетных
сумм на банковскую или корпоративную карту. В иных случаях сотрудник
получает деньги под отчет в кассе предприятия, на основании расходного
кассового ордера.
Все первичные документы оформляются автоматизировано в «1С
Бухгалтерия 8.3¬.
При направлении работника в служебную командировку ООО «Ро-
Некс¬, находящаяся на УСН, рассчитывает командировочные расходы так
же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом