53
Ведение аналитического учета по подотчетам подразумевает введение
пояснительной информации, которая отвечает на вопросы: когда, кем,
почему, на основании чего и в каком объеме проводились операции с
подотчетными суммами.
Особую роль занимает внутренний аудит – форма контроля,
отличительными свойствами которой являются системность, независимость
и документированность процедур проверки. В каком направлении, кем, как и
зачем реализуется внутренний контроль на предприятии — определяет роль
и потенциал этого процесса. В настоящее время многие руководители
реструктурируют работу своих служб внутреннего контроля и внутреннего
аудита и отходят от традиционного контроля, где были оценены предыдущие
ошибки. В эпоху нестабильности важно научиться оценивать и
контролировать будущие риски. Однако, многие руководители пытаются
сократить расходы за счет оптимизации расходов службы внутреннего
аудита и контроля. Однако внутренний аудит может быть очень полезен
руководителю для развития системы управления. При правильном подходе
его цель – построение согласованной системы менеджмента, выявление и
своевременное устранение внутренних системных несоответствий,
тормозящих эффективную работу организации.
В случае, если выбор сделан в пользу создания службы внутреннего
аудита, построение функции внутреннего аудита, прежде всего, следует
начинать с подбора кандидатуры руководителя службы. Такой сотрудник
должен быть соответствующего масштаба, поскольку руководителю службы
внутреннего аудита, предстоит заслужить доверие и уважение, как совета
директоров, так и исполнительного руководства компании.
Вторым шагом должно стать определение ожиданий заказчиков и
выработка целей и задач СВА (подбор сотрудников и обучение). Третьим
шагом является разработка модели внутреннего аудита, ключевыми
элементами которой являются оценка процессов управления рисками и
составление стратегического плана работы. Четвертый шаг – разработка
54
структуры и бюджета СВА. И, наконец, пятый шаг – формирование СВА
(подбор сотрудников и обучение). Такие шаги или этапы создания СВА
предложены Институтом Внутренних аудиторов России.
Внутренний аудит, осуществляемый специальной службой
организации, является одним из путей повышения надежности системы
внутрихозяйственного контроля в ООО «Ро-Некс¬. Служба внутреннего
аудита, возглавляемая руководителем, показывают более высокие результаты
и приносят больше пользы своей компании, и одновременно развиваются для
того, чтобы всегда быть в курсе новых потребностей своей организации и
иметь информацию о новых рисках, с которыми сталкивается бизнес.
Предложенные этапы формирования службы внутреннего аудита в
ООО «Ро-Некс¬, представлены на рисунке 3.1.
Рис.3.1. Рекомендуемые этапы формирования службы внутреннего
аудита в ООО «Ро-Некс¬
Более обширная интеграция компьютерного учета в процесс
оформления первичных документов может являться одним из наиболее
эффективных путей совершенствования учета, в связи с этим необходимо
полностью автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами. Это
поможет бухгалтеру облегчить работу с подотчетными работниками,
Подготовка стратегического плана
Разработка стандартов внутреннего
аудита
Разработка положения о службе
внутреннего аудита
Определения структуры (штата) СВА
Подбор сотрудников
Определение
рамок
сотрудничества
с внешними
аудиторами
55
устранить возможные ошибки в процессе перенесения данных из первичных
документов в учетные регистры. Также, повысив уровень автоматизации
данных расчетов, уменьшить количество бумажной документации, что также
способствует эффективной работе бухгалтеров. Этому также способствует
упорядочение первичной документации, повышение уровня механизации и
автоматизации учетно-вычислительных работ.
Сегодня на рынке существует много компьютерных систем,
позволяющих автоматизировать финансовый учет, в том числе учет расчетов
с подотчетными лицами. ООО «Ро-Некс¬ ведет финансовый учет в
автоматизированной программе «1C:Бухгалтерии 8¬. Однако, не смотря на
то, что программа получила широкое распространение, отношение к ней у
специалистов неоднозначное. Одни считают её самой лучшей среди всех
существующих средств автоматизации учёта, другие же находят в ней
множество недостатков и недоработок. Для одних это оптимально
подходящий вариант, но для других – 1С не в состоянии решить все
поставленные задачи.
В последнее время особо востребованной и популярной стала
программа «Инфо-Предприятие: Бухгалтерия¬ для бухгалтерского учета. С
помощью этой программы можно значительно упростить процесс для
большинства видов деятельности в компании или в другой организации. Это
платформа для автоматизации учета в короткие сроки и с минимальными
затратами. Эта современная бухгалтерская программа не требует
специальной подготовки.
Одним из существенных отличий от таких программ, как «1С:
Бухгалтерия¬ является то, что во всех операциях указываются не конкретные
объекты, например, контрагента, номенклатуру или сотрудника, а счет с
произвольным набором аналитик. Это дает возможность без перенастройки
стандартной типовой конфигурации решать почти неограниченный круг
задач. Ключевые особенности программы «Инфо-Предприятие:
Бухгалтерия¬:
56
1. Наличие эффективно функционирующей технической поддержки.
Так, сотрудники помогут быстро предоставить помощь, если возникнут
проблемы в процессе использования, во время настройки, прочее. При этом
очень важен тот факт, что получить помощь можно посредством
специальной формы, по телефону, прочее.
2. Возможность совмещения с другими программами. В случае
необходимости можно переместить данные с одной программы в другую.
При этом никакие информационные данные в процессе потеряны не будут.
3. Различные решения. Программа может быть использована просто
для установки на компьютер. Помимо этого, можно пользоваться и
облачными решениями. Но во втором случае следует обязательно
пользоваться интернетом, дабы можно было бы достичь оптимального
эффекта.
Преимущество по сравнению с другими бухгалтерскими программами
в том, что в её основе лежит «Единый журнал операций¬, содержащий
исходные данные по бухгалтерскому, налоговому и/или управленческому
учету. А также оптимальные по функционалу и стоимости программы для
малого бизнеса, ведения бухгалтерии, расчета зарплаты и других учетных
задач на базе единой платформы, бесплатные версии, качественная
поддержка пользователей, услуги автоматизации.
Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами поможет
организовать в ООО «Ро-Некс¬ необходимый контроль движения средств,
выданных под отчет, их целевого использования, а также позволит избежать
ошибок и недочетов, которые могут привести к претензиям со стороны
контролирующих органов.
57
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенное исследование на тему: «Учет и аудит расчетов с
подотчетными лицами (на примере ООО «Ро-Некс¬)¬, можно
сформулировать следующие выводы и предложения.
Проблема, связанная с расчетами с подотчётными лицами в настоящее
время является очень актуальной и заключается в том, что подотчетное лицо
берет на себя ответственность за полученные им в подотчет наличными
суммы, за проделанную им работу по приобретению материальных
ценностей, а руководство предприятия контролирует и проверяет его
деятельность после окончания работы. Выдача денежных средств под отчет
сотрудникам организации имеет массу нюансов, ошибки в которых могут
привести к налоговым санкциям. И, если компания ведет активную
деятельность, то хорошо организованный контроль и учет подотчетных
сумм, поможет избежать неоправданных расходов и убытков.
Приоритетным направлением деятельности ООО «Ро-Некс¬ является
продажа канцелярских и офисных принадлежностей, расходных материалов
корпоративным клиентам, обеспечивая комплексное обслуживание фирм и
предприятий, а также розничные продажи всего ассортимента товаров
частным лицам.
На сегодняшний день компания представляет собой достаточно
надежный автономно функционирующий экономический механизм,
имеющий определенный запас прочности, четкие программы, слаженную
команду, способную решать свои задачи. Выручка за три года выросла в 2,1
раза. Чистая прибыль в 2018 году выросла к уровню 2017 года в 2 раза, в
2017 году ее рост составлял – 20,9%., что положительно характеризуют ее
экономические показатели.
ООО «Ро-Некс¬ применяет упрощенную систему налогообложения
(УСН) с объектом «доходы, уменьшенные на величину расходов¬, исчисляет
налог по ставке 15% (ст. 346.14, п. 2 ст. 346.20 НК РФ). Учет расчетов с
подотчетными лицами организаций, находящихся на УСН, имеет некоторые
58
отличительные особенности, например, в части учета представительских
расходов. Так, принять в расходы на УСН с объектом «Доходы минус
расходы¬ представительские затраты не разрешается совсем. Тем не менее,
для обеспечения текущей деятельности ООО «Ро-Некс¬ именно через
подотчетных лиц оплачивается достаточно большое количество различных
видов хозяйственных расходов: на приобретение материалов для
хозяйственных нужд, горюче-смазочных материалов и т.д., а также в виде
аванса на командировочные расходы. Для каждого отдельного случая
использования наличности установлены свои правила оформления и
отражения в бухгалтерии компании.
В бухгалтерском учете ООО «Ро-Некс¬ расчеты с подотчетными
лицами отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами¬. Это
активно-пассивный счет, остаток которого показывает состояние расчетов с
подотчетными лицами: дебетовый остаток – сумму задолженности
подотчетных лиц перед компанией, кредитовый остаток – сумму
задолженности компании перед подотчетными лицами. Аналитический учет
ООО «Ро-Некс¬ по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами¬ ведут по
каждой сумме, выданной под отчет.
Основной целью внутреннего аудита ООО «Ро-Некс¬ при проверке
расчетов с подотчетными лицами, является определение сильных сторон
контроля, чтобы убедиться, что существенные ошибки отсутствуют. В ООО
«Ро-Некс¬ нет специально организованной службы внутреннего аудита, а
Регулярные проверки осуществляются главным бухгалтером Ро-Некс с
целью повышения качества учетной информации (примерно, один - два раза
в квартал). Результаты системы внутреннего контроля расчетов с
подотчетными лицами на предприятии показали, что она находится на
низком уровне (66,7% положительных ответов находится в диапазоне «менее
70¬).
В целом, проведенное исследование состояния учета расчетов с
подотчетными лицами в ООО «Ро-Некс¬ показало, что в учете данной
59
группы внутрихозяйственных операций, имеют место случаи нарушения
методологических принципов ведения бухгалтерского учета и требований
нормативных документов. Так, в бухгалтерском учете ООО «Ро-Некс¬
встречаются разнообразные нарушения: связанные как с неверным
документальным оформлением операций, так и с нарушением регламента
выдачи и возврата подотчетных сумм. Такое положение приводит к тому,
что, во-первых, практически отсутствует контроль за выданными под отчет
суммами, а во-вторых, - в бухгалтерской отчетности сальдо по счету 71,
отражающее состояние расчетов с подотчетными лицами, показывается в
«свернутом¬ виде, что искажает реальную картину состояния расчетов. Не
соблюдаются установленные требованиями нормативных документов сроки
сдачи авансовых отчетов по суммам, полученным на командировочные
расходы, отсутствие корпоративного регламента по безналичному подотчету
и другие нарушения.
Выявленные в ООО «Ро-Некс¬ нарушения организации расчетов с
подотчетными лицами, следует рассматривать как следствие низкого уровня
внутреннего контроля за денежными средствами и необходимостью
расширения объема выборки по кассовым операциям в случае аудиторской
проверки. Учитывая ошибки, на которые указывают аудиторские и
налоговые службы, пути совершенствования учета расчетов с подотчетными
лицами в ООО «Ро-Некс¬, можно предложить по нескольким направлениям:
1. Разработать приложения к учетной политике организации, утвердить
список лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет. В этом
документе нужно подробно изложить, что обязательно должно быть
написано на товарных чеках, счетах-фактурах, товарных накладных и других
бумагах, чтобы потраченные на хозяйственные нужды деньги, налоговая
учла в расходах компании, а не поставила в налогооблагаемый доход
сотрудника.
2. Доработать положение, закрепляющее порядок выдачи в
организации наличных денежных средств в подотчет. В данном положении
60
необходимо отразить, на какие цели могут выдаваться денежные средства в
подотчет, каким образом в бухгалтерском учете должны отражаться эти
операции, кто ответственен за их проведение и другие аспекты учета
расчетов с подотчетными лицами. В случае необходимости выдачи
подотчетных денег сотруднику безналичным путем в «Положение о расчетах
с подотчётными лицами ООО «Ро-Некс¬ также нужно включить эту
возможность подотчета и описать ее порядок.
3. Разработать график документооборота. Соблюдение графика
документооборота упрощает контроль фактов хозяйственной жизни,
необходимый бухгалтеру, в том числе, для подготовки отчетности и
снижения налоговых рисков.
4. Установление ответственности подотчетных лиц. При подборе
персонала предприятия необходимо точно определить меру ответственности
конкретных исполнителей за правильное оформление и составление
первичных учетных документов, своевременную передачу их для отражения
в бухгалтерском учете. Для наиболее раскрытого аналитического учета
подотчетных сумм к счету 71 можно открыть субсчета.
5. Перераспределить зоны ответственности за ведение участка учета с
подотчетными лицами. Разработать должностную инструкцию для
бухгалтера по учету расчетов с подотчетными лицами.
6. Внутренний аудит, осуществляемый специальной службой
организации, является одним из путей повышения надежности системы
внутрихозяйственного контроля в ООО «Ро-Некс¬. Полагаем, что служба
внутреннего аудита, возглавляемая руководителем, показывают более
высокие результаты и приносят больше пользы своей компании, и
одновременно развиваются для того, чтобы всегда быть в курсе новых
потребностей своей организации и иметь информацию о новых рисках, с
которыми сталкивается бизнес.
7. Для совершенствования бухгалтерского учета и учета в ООО «Ро-
Некс¬, предлагается внедрение новой автоматизированной информационной
61
системы «Инфо-Предприятие: Бухгалтерия¬ – это новый шаг в развитии
автоматизированных систем бухгалтерского учета на малых предприятиях.
Его преимущество перед такой программой, как «1С: Бухгалтерия 8.3¬,
заключается в том, что в работе пользователь работает не с конкретными
объектами учета, а с произвольным набором аналитиков. Еще одним важным
преимуществом программы является то, что она оптимизирована для учета в
одной базе данных, а не в нескольких отдельных базах данных, где зарплаты,
склады и т.д. Это основа прозрачности бухгалтерского учета и
корпоративной управляемости.
6. Необходимо повышение квалификации персонала в части правил
приемки и отпуска материальных ценностей и денежных средств, технике
составления и оформления первичной учетной документации в соответствии
с положениями и требованиями действующего законодательства.
Профессионализм и опыт сотрудников позволит не только избежать проблем
с разного рода проверками, но и максимально эффективно управлять
бизнесом, взвешенно и своевременно оценивать риски и принимать
безошибочные управленческие решения.
Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами, поможет
организовать в ООО «Ро-Некс¬ необходимый контроль движения средств,
выданных под отчет, их целевого использования, а также позволит избежать
ошибок и недочетов, которые могут привести к претензиям со стороны
контролирующих органов.
62
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30
ноября 1994г. № 51-ФЗ (ред. от 18.07.2019 № 177-ФЗ).
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 26
января 1996г. № 14-ФЗ (ред. от 18.03.2019 № 34-ФЗ).
3. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от
31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 29.09.2019 № 325-ФЗ).
4. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая):
федеральный закон от 05.08.2000 № 117-ФЗ (ред. от 29.09.2019 № 325-ФЗ).
5. Трудовой кодекс Российской Федерации: федеральный закон №
197-ФЗ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (ред. от 02.08.2019 №292-ФЗ).
6. Федеральный закон «О государственной регистрации юридических
лиц и индивидуальных предпринимателей¬ от 08.08.2001 № 129-Ф (ред. от
27.12.2018 № 514-ФЗ)
7. Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники
при осуществлении расчетов в Российской Федерации¬ от 22.05.2003 № 54-
ФЗ (в ред. от 26.07.2019 № 238-ФЗ.)
8. Федеральный закон от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской
деятельности¬ (ред. от 23.04.2018 № 112-ФЗ).
9. Федеральный закон «О бухгалтерском учете¬ от 6 декабря 2011 г. №
402-ФЗ «О бухгалтерском учете¬ (в ред. от 26.07.2019 № 247-ФЗ).
10. Федеральный закон «О внесении изменений в отдельные
законодательные акты Российской Федерации¬ от 03.07.2018 № 192-ФЗ.
11. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об
особенностях направления работников в служебные командировки¬ (вместе с
«Положением об особенностях направления работников в служебные
командировки¬) (ред. от 29.07.2015 № 771).
12. Приказ Минфина РФ от 06.05.1999 г. №33н «Об утверждении
Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации¬ (ПБУ 10/1999)¬
(ред. от 06.04.2015 № 57н).