33
командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои
доходы в целях налогообложения при условии документального
подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп.
13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Отличительной особенностью является дата включения
командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН
ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата
утверждения авансового отчета. Однако в случае, если работник
израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить
возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент
выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Выдача денежных средств из
кассы оформляется расходным кассовым ордером КО-2. Ордер составляет
главный бухгалтер. Бухгалтер-кассир проверяет расходный кассовый ордер,
сверяет паспортные данные. Если ошибок нет, наличные денежные средства
выдаются из кассы компании.
Авансовый отчет от подотчетного лица, оформляют документом
«Авансовый отчет¬ (см. рисунок 2.4).
Рис. 2.4. Авансовый отчет подотчетного лица ООО «Ро-Некс¬
При авансировании командировки документами, подтверждающими
расходы, могут выступать проездные билеты, квитанции на оплату
34
проживания, т.п. При выдаче средств на хозяйственные нужды подотчетное
лицо вместе с авансовым отчетом предоставляет товарные чеки, квитанции,
прочие документы, подтверждающие совершение хозяйственной операции.
Основанием для возврата неиспользованной суммы выступает авансовый
отчет и документы, подтверждающие расходы (проездные билеты, квитанции
на оплату проживания, чеки на оплату хозяйственных расходов, т.п.).
Необходимость в возврате подотчетной суммы может возникнуть при
отмене командировки в случае, когда средства в виде аванса подотчетному
лицу уже выданы. Возврат подотчетной суммы в кассу в подобных ситуациях
оформляется в следующем порядке:
1. Сотрудник отдела кадров издает приказ об отмене командировки.
Приказ подписывает руководитель организации, после чего документ
передается для уведомления сотруднику, которому ранее был выдан аванс на
командировку.
2. На основании приказа об отмене командировки сотрудник
возвращает в кассу всю полученную ранее подотчетную сумму.
3. Срок возврата средств при отмене командировки – не позже дня,
следующего за днем издания соответствующего приказа.
Возврат денег при отмене командировки оформлением авансового
отчета не сопровождается. Основанием для возврата подотчетной суммы
выступает приказ об отмене командировки. Именно номер и дату приказа
указывает кассир в приходном ордере в качестве основания для возврата
средств, а бухгалтер – при отражении проводок в учете.
Далее отметим, что для любой фирмы важны налаженные партнерские
отношения. Сами по себе они такими не станут, работа над ними – важная
часть управленческой стратегии предприятия. В ходе проведения
переговоров происходят встречи представителей, собрания, приемы. Затраты
на эти мероприятия составляют серьезную расходную статью.
К сожалению, принять в расходы на УСН с объектом «Доходы минус
расходы¬ представительские затраты не разрешается совсем. По данному
35
вопросу Минфин России высказался в письме от 11.10.2004 № 03-03-02-
04/1/22. С тех пор ситуация не изменилась и в п. 1 ст. 346.16 НК РФ так и не
появился пункт о представительских расходах, как не появился и пункт
«прочие расходы¬. Как и прежде, перечень затрат, снижающих налоговую
базу на УСН остается закрытым. И расходы вне перечня не учитываются на
УСН, это в очередной раз подтверждает письмо Минфина РФ от 23.03.2017
№ 03-11-11/16982.
Лимита выдачи подотчетных сумм в законодательстве не содержится.
2.3. Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными
лицами в ООО «Ро-Некс¬
Ведя свою хозяйственную деятельность ООО «Ро-Некс¬ с партнерами
и другими лицами, взаимодействует через своих работников. При этом,
представляя интересы своей компании, эти работники несут расходы, на
которые руководство компании выделяет им деньги в подотчет.
Учет расчетов с подотчетными лицами компания ведет с
использованием счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами¬. Счет
отражается информация о возникновении задолженности работника перед
организацией по выданным ему суммам, а также погашение ее путем
представления расходов по авансовому отчету. Счет также отражает
задолженность компании перед подотчетным лицом, если он потратил
собственные средства на производственные цели. По приказу руководителя
возмещение в утвержденной сумме при принятии авансового отчета.
Для рассмотрения учета операций по отражению сумм подотчетных
лиц ООО «Ро-Некс¬ на счете 71 ««Расчеты с подотчетными лицами¬,
воспользуемся наглядными примерами.
В ООО «Ро-Некс¬ 21.09.2019 года на основании приказа, через кассу
были выданы средства сотруднику отдела продаж Кириллову Ю.С. в сумме
1500 руб. в подотчет на приобретение ТМЦ (см. Приложение 4). В учете
ООО «Ро-Некс¬ были сделаны записи, представленные в таблице 2.2.
36
Таблица 2.2
Учет расчетов с подотчетными лицами на приобретение ТМЦ ООО
«Ро-Некс¬
Дата
Счета
Сумма,
руб.
Описание операции
Первичные
документы
Дебет
Кредит
21.09.2019
71
50.01
1 500
Выданы наличные
средства под отчет
Кириллову Ю.С. на
приобретение
автомобильного масла
Приказ, РКО №
253 от 21.09.2019
22.09.2019
10
71
1 500
Получено на склад
масло автомобильное
«МОБИЛ¬ от
Кириллова Ю.С.
Авансовый отчет,
товарный чек,
кассовый чек на 1
500 руб.
Далее, ООО «Ро-Некс¬ в декабре 2018 года осуществило выдачу
средств под отчет сотруднику Волошину П.И. в сумме 11 500 руб. Деньги
были выданы с целью приобретения канцелярских товаров для нужд
организации. По факту покупки Волошин П.И. предоставил авансовый отчет
и квитанцию об оплате на сумму 9 840 руб. Остаток неиспользованных
средств Волошин П.И. внес в кассу ООО «Ро-Некс¬ - 1660 руб. (см. таблицу
2.3 и Приложение 5-6).
Таблица 2.3
Учет подотчетных сумм через кассу ООО «Ро-Некс¬
Корреспонденция
счетов
Содержание операций
Сумма,
рублей
Документ
Дебет
Кредит
71
50.01
Волошину П.И. выданы
средства подотчет
11 500
Расходный
кассовый ордер
10
71
К учету принята приобретенная
бумага и канцелярские товары
11 500
Авансовый отчет,
квитанция об
оплате
50.01
71
Волошиным П.И. возвращена
сумма неиспользованных
средств в кассу
1 660
Приходный
кассовый ордер
Операции по поступлению наличности в кассу были оформлены
приходным кассовым ордером, а выдачу средств в подотчет – расходным
кассовым ордером.
37
Расчет командировочных в ООО «Ро-Некс¬ предусматривает выплату
сотруднику следующих сумм:
1) компенсация билетов на проезд всеми видами общественного
транспорта;
2) оплата проживания в гостинице на основании официальных
документов (квитанции, чеки);
3) суточные;
4) прочие расходы, предусмотренные на предприятии в «Положении о
командировках¬.
В связи с отменой ранее действовавших унифицированных документов
для подтверждения расходов бухгалтер ООО «Ро-Некс¬ тщательно проверяет
все чеки и квитанции на экономическую целесообразность включения их в
себестоимость продаж (оказания услуг).
01.08.2019 года издан приказ о направлении менеджера продаж ООО
«Ро-Некс¬ Васюкова И.И. в командировку в г. Тула на 4 дня (06.08.2019 –
09.08.2019). На основании приказа об установлении суммы суточных
расходов на предстоящую командировку были выданы денежные средства в
сумме 6 300 руб., в том числе:
- суточные за 4 дня – 2800 руб. (700 руб. • 4);
- проезд в Тулу и обратно на автобусе – 1200 руб.;
- проживание в Туле (2 сут.) – 2300 руб.
Подотчетные средства выданы Васюкову И.И. 02.08.2019, оформлен
расходный кассовый ордер, в учете отражена проводка: Дт 71 Кт 50.
09.08.2019 года Васюков И.И. вернулся из командировки 10.08.2019
года, и предоставил в бухгалтерию «Ро-Некс¬ авансовый отчет с указанием
фактический расходов в сумме руб., в том числе 6045 руб.:
- суточные за 4 дня – 2800 руб. (700 руб. • 4);
- проезд в Тулу и обратно на автобусе – 1 140 руб.;
- проживание в Туле (2 сут.) – 2 105 руб.
Остаток неиспользованных средств в сумме 255 руб. (6300 руб. – 6045
38
руб.) Васюков И.И. вернул в кассу ООО «Ро-Некс¬ 11.08.2019. Прием денег
кассир оформил приходным кассовым ордером. В учете отражена проводка:
Дт 50 Кт 71.
Так, 12.09.2019 года были выданы наличные средства под отчет
Климову А. И., направленному в командировку в сумме 3000 рублей,
расходы на командировку Климову А. И. составили – 2 500 рублей, остаток
неиспользованных средств, работник вернул в кассу предприятия. Бухгалтер
ООО «Ро-Некс¬ отразил данные проводки, представленные в таблице 2.4.
Таблица 2.4
Учет расчетов с подотчетными лицами по командировке в
ООО «Ро-Некс¬
Дата
Счета
Сумма,
руб.
Описание операции
Первичные
документы
Дебет
Кредит
12.09.2019
71
50.01
3 000
Выданы наличные
средства под отчет
Климову А. И.,
направленному в
командировку
Приказ о
направлении в
командировку,
РКО № 243 от
12.09.2019
15.09.2019
44
71
2 500
Отражены расходы на
командировку Климову
А. И. (менеджера по
продажам)
Авансовый отчет
(чек из гостиницы
на 1 500 руб.,
суточные на 1 000
руб.), приказ об
установлении
суммы суточных
расходов
15.09.2019
50.01
71
500
Возврат Климовым А.
И. неиспользованных
подотчетных средств в
кассу
ПКО № 214 от
15.09.2019
Не возращенные вовремя подотчетным лицом суммы показываются по
кредиту 71 счета в корреспонденции с 94 счетом «Недостачи и потери от
порчи ценностей¬: Дт 94 Кт 71 – списание невозвращенных подотчетным
лицом сумм на недостачи.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 позволяет увидеть процесс
формирования остатков по синтетическому счету в разрезе его аналитики, и
позволяет проконтролировать (см. таблицу 2.5):
39
- входящую и конечную задолженность подотчетных лиц перед
организацией;
- входящую и конечную задолженность компании перед сотрудниками;
- суммы, полученные под отчет;
- суммы, по которым отчитались подотчетные лица.
У менеджера Симонова С. на 01.04.2018 имелся перерасход по одной
сумме, полученной под отчет, в размере 1000 руб. и задолженность по второй
в размере 5000 руб. Срок отчета по ней еще не наступил. Суммы отражаются
на начальных остатках. Во втором квартале Симонов С. получил из кассы
1000 руб. (дебетовый оборот) и составил авансовый отчет на вторую сумму в
размере 4500 руб. (кредитовый оборот). После этого другое подотчетное
лицо Васильев А. получил сумму на хозяйственные нужды – 2800 руб.
(дебетовый оборот).
Конечное сальдо в ведомости в данном случае, примет вид:
Симонов С. – конечное дебетовое сальдо: 500 руб.
Васильев А. – конечное дебетовое сальдо: 2800 руб.
Таблица 2.5
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 за 2 квартал 2018 года
Аналитические
признаки
Начальное сальдо
Обороты по счету
Конечное сальдо
Дебет
Кредит
Дебет
Кредит
Дебет
Кредит
71
4000
3800
4500
3300
Симонов С.
4000
1000
4500
500
Васильев А.
2800
2800
ООО «Ро-Некс¬ производит часть расчетов с помощью банковской
корпоративной карты. Бухгалтерские проводки по корпоративным картам
зависят от их типа (дебетовые или кредитные). В любом случае для учета
безналичных трат и снятия денег через банкомат применяется счет 71
«Расчеты с подотчетными лицами¬. ООО «Ро-Некс¬ в декабре 2018 года
оформила корпоративную карту, на карту перечислены денежные средства в
размере 50 000 руб. Факт выдачи сотруднику платежной корпоративной
40
карточки не отражается в бухгалтерских записях компании. Проводки
составляются при наличии осуществленных операций с использованием
такого типа карт. Все расчеты с применением этих платежных инструментов
показываются на 55 счете.
Данные из отчетов лиц, допущенных к расходованию средств с карт,
заносятся на 71 счет. Аналитика ведется с разбивкой на карточные счета и
отдельно по каждому подотчетному лицу. Далее рассмотрим операции и
проводки по корпоративной карте ООО «Ро-Некс¬:
Николаеву И.И. было поручено приобрести блокноты для флипчарт на
сумму 8000 руб. Товары были закуплены 15 января 2019 года, а 16 января
сотрудник отчитался в бухгалтерии о подотчетных средствах, предоставив
авансовый отчет и накладные, подтверждающие факт покупки. 16 января в
Книге учета доходов и расходов была отображена сумма расходов в размере
8000 руб. В учете ООО «Ро-Некс¬ были сделаны записи, представленные в
таблице 2.6.
Таблица 2.6
Учет расчетов с подотчетными лицами по корпоративным картам ООО
«Ро-Некс¬
Дата
Содержание операций
Корреспонденция
счетов
Сумма,
руб.
Дебет
Кредит
декабрь 2018
года
На корпоративную карту
перечислены денежные средства
55
51
50 000
15.01.2019
Выданы деньги на корпоративную
карту безналичным способом
71.01
55
8 000
16. 01.2019
Оприходованы закупленные
Николаевым И.И. блокноты для
флипчарт
10
71.01
8 000
16. 01.2019
Отражены расходы подотчетного
лица
91.2
71.01
8 000
Что касаемо представительских расходов, то траты, произведенные
ООО «Ро-Некс¬ на организацию официально-деловых встреч с партнерами,
обязательно отражается в бухгалтерском учете, однако, организация может
использовать на представительские траты только средства из чистой
41
прибыли (разницу между доходами и расходами). Предприниматели,
«сидящие¬ на льготных системах налогообложения, каким является в ООО
«Ро-Некс¬, могут использовать на представительские траты только средства
из чистой прибыли (разницу между доходами и расходами). Видимо, по
мнению чиновников, организациям на упрощенке не нужно создавать
бизнес-связи.
Так, стоимость официального приема, проведенного в ресторане
«Полет¬, составила 40 000 руб. (в т. ч. НДС). Оказание услуг подтверждено
актом приемки-сдачи оказанных услуг. В учете ООО «Ро-Некс¬,
представительские расходы в виде затрат на организацию официального
приема для проведения переговоров с представителями контрагентов
организации отражается следующими записями:
- Дебет 44 Кредит 60 - 40 000 руб. - отражены затраты на проведение
официального приема (представительские расходы) (основание: акт приемки-
сдачи оказанных услуг);
- Дебет 60 Кредит 51 - 40 000 руб. – перечислены денежные средства
организации общественного питания (выписка банка по расчетному счету).
В налоговом учете представительские расходы на сумму 40 000 руб.
для целей налогообложения не учитываются.
Ошибками, совершаемыми при ведении расчетов с подотчетными
лицами, не учитывая намеренного хищения и оформления несуществующих
командировок для выдачи средств из кассы ООО «Ро-Некс¬, являются
некорректное их оформление, а также выдача подотчетных сумм
сотрудникам, которые не входят в перечень лиц, уполномоченных получать
данные суммы в соответствии с внутренними документами компании. Также
часто наблюдается неправильное налогообложение командировочных
расходов. Рассматриваемые ошибки могут привести к тому, что возникнет
неразбериха касательно трат предприятия и учета средств, выделяемых на
эти расходы. Сотрудники, наблюдая отсутствие системы отчетности, могут
неправомерно пользоваться средствами предприятия.
42
Кроме того, несмотря на то, что первичные учетные документы
принимаются к учету в соответствии с положением «О документах и
документообороте ООО «Ро-Некс¬, отсутствует график документооборота,
не внесены в документообороте организации новые изменения, в том числе,
касательно командировок. И если по каким-то причинам названные
изменения не были учтены в документообороте организации, связанном с
командировками, данный факт необходимо устранить. Таким образом,
необходимо существенно улучшить порядок организации учета расчетов
через подотчетных лиц. Доработать «Положение о расчетах с подотчетными
лицами ООО «Ро-Некс¬.
Эффективный оборот документов способен повысить качество работы
практически любой организации. Правильная организация документооборота
влияет на всю деятельность компании. От неё зависит успех всех
управленческой деятельности. График будет способствовать организации
эффективного документооборота в том случае, если все связанные с его
исполнением ответственные лица организации в пределах своих
должностных инструкций и предоставленных в иной форме полномочий
будут исполнять обязанности своевременно и в полном объеме.
Итак, выдача денежных средств под отчет работникам ООО «Ро-Некс¬
производится для приобретения материалов для хозяйственных нужд,
горюче-смазочных материалов и т.д., а также в виде аванса на
командировочные расходы. Для каждого отдельного случая использования
наличности установлены свои правила оформления и отражения в
бухгалтерии компании.
В бухгалтерском учете ООО «Ро-Некс¬ расчеты с подотчетными
лицами отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами¬.
Аналитический учет ООО «Ро-Некс¬ по счету 71 «Расчеты с подотчетными
лицами¬ ведут по каждой сумме, выданной под отчет.