34
Рисунок 10. Программная архитектура ООО «Агентство Сейлконтент»
35
1.3.2 Определение средств автоматизации для решения задачи
исследования
Распределение проектов, их выполнение и контроль выполнения в настоящее
время осуществляется вручную, без применения средств автоматизации. В этом
случае многие аспекты проекта остаются без внимания руководителя, что приводит
к ошибкам со стороны отдела и влечет за собой не только штрафы и неустойки,
которые выплачивает компания клиентам согласно договорам, но и к потере
авторитета. Более того, это приводит к еще большим затратам со стороны клиента,
так как задержка сроков сдачи проектов означает упущенную прибыль, а также
прямые издержки различного рода.
Графическая схема документооборота представлена на рисунке 11.
Остановимся подробнее на проблемах, которые ввиду описанной выше
ситуации необходимо решить компании ООО «Агентство Сейлконтент»:
отсутствие стандартного шаблона графика проекта;
отсутствие понятной системы контроля над сроками реализации
проекта;
отсутствие единых методов анализа и прогнозирования хода
реализации проекта;
отсутствие стандартной отчетности по проекту;
отсутствие контроля над каждой задачей по проекту.
Основной задачей ИС, которую необходимо разработать, является
обеспечение контроля над всеми реализуемыми компанией проектами со стороны
высшего руководства, а также отчетность перед клиентом.
Реализовать описанные выше задачи можно путем внедрения системы
управления проектами.
ИС управления проектами – это важный компонент корпоративной системы
управления проектами, существенным образом повышающая эффективность ПМ в
организации.
36
Рисунок 11. Графическая схема документооборота
Существующий способ учета выполнения проектов с большой
трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к
их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно в
короткий срок получить сведения об общем количестве проектов, количестве
выполняемых проектов каждым сотрудником, провести анализ основных причин
возникновения проблемных вопросов у специалистов.
Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических
отчетов, включающих в себя анализ работы ПМ с разбивкой за каждого
специалиста за определенный период, что очень затруднительно.
Ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 320 минут (более 5
часов) ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы сотрудников
проектного отдела компании, в том числе ПМ. В стоимостном выражении, при
учете того, что заработная плата сотрудника, занимающегося подготовкой
рассмотренных отчетов, составляет 35000 рублей, экономия может составить более
37
20000 рублей ежемесячно.
Кроме того, основными достоинствами автоматизации бизнес-процессов
будут:
централизованное хранение данных;
исключение потери данных;
структуризация данных;
более оперативная обработка данных;
выдача результатов в удобной форме на принтер и экран;
легкое изменение данных;
сокращение времени оформления документов.
Использование ПК для автоматизации учета на предприятии является
важной составной частью всей системы информационного обеспечения офисной
деятельности. Сам по себе учет состоит из множества рутинных операций,
связанных с многократным выполнением одних и тех же арифметических
действий, подготовкой разнообразных по форме отчетных документов и переносом
чисел из одних документов в другие.
Использование программы по автоматизации учета повышает оперативность
и экономичность работы управления предприятия. Своевременное получение
необходимой информации и достоверных данных – основа эффективной работы
предприятия. Автоматизация учета позволяет анализировать и планировать
деятельность организации.
Учитывая, что объем информации имеет тенденцию к росту, можно сделать
вывод о целесообразности использования средств вычислительной техники для
решения данной задачи. Целью использования средств вычислительной техники
при этом будет повышение оперативности решения задачи.
Результатом автоматизации работы менеджера является программа для учета
распределения и учета выполнения проектов, которая должна отвечать следующим
требованиям:
дружественный интерфейс;
отсутствие требований специальных знаний для эксплуатации;
сохранение целостности данных.
38
Кроме того, программа способствует повышению качества и скорости
обработки информации, тем самым снижая временные затраты, а также снижению
трудовых и стоимостных затрат.
1.3.3 Определение уровня защиты информации для исследуемой
задачи
В рассматриваемой компании имеются нормативно-правовые и
организационно-распорядительные документы такие как:
регламент информационной безопасности, определяющий доступ
сотрудников к служебной информации, составляющей коммерческую тайну и
доступ к использованию ПО;
регламенты использования сети Internet и электронной почты.
Обеспечение информационной безопасности и защиты информации на
уровнях:
Программный – Linux Ubuntu 8.04 (Основанная на ядре Linux 2.6.25), Active
Directory:
права доступа (к операционной системе, к приложениям);
права пользователя системы (разграничены права доступа
пользователей в сервер БД, сервер приложений, файловый сервер);
защита паролем, доступ к БД;
ведение логов и так далее (ведется контроль логов, пользователи,
контроль трафика интернет, контроль почты).
Аппаратный – бэкапы (резервное копирование) серверов. В компании
производится постоянный мониторинг наиболее опасных угроз информационной
безопасности:
утечка данных;
халатность служащих;
вирусы;
хакеры;
кража оборудования;
аппаратные и программные сбои.
39
Таким образом в компании обеспечен нормальный уровень защиты
информации.
1.4 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
1.4.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Система управления проектами - это набор организационных и
технологических методов и инструментов, которые поддерживают управление
проектами в организации и помогают повысить эффективность их реализации.
Часто термин система управления проектами трактуют более узко как
автоматизированную или информационную систему управления проектами, т.е.
программу. Организационную и методическую составляющие при этом
вкладывают в термин корпоративная система управления проектами.
qTrack - система управления проектами, которая предоставляет инструменты
для ведения и мониторинга задач с возможностью коммуникаций и обсуждением
задач как непосредственно в сервисе так и по почте. Базовые возможности
предоставляются бесплатно[11].
Мегаплан – CRM система, которая позволяет создавать и отслеживать задачи
и поручения, хранить БД сотрудников, вести историю клиентов и т.д. Продукт
может быть арендован на серверах поставщика в качестве SaaS, либо располагаться
на собственных серверах[12].
Worksection - система управления проектами. Содержит dashboard, задачи с
комментариями, календарь, хранилище файлов, систему учета времени, тэги.
Поддержка SSL, FTP пользователя, субдоменов пользователя. Отличается
простотой и доступностью[13].
Teamtools - система управления бизнесом, которая позволяет вести дела и
задачи, планировать и контролировать проекты, вести базу клиентов, обсуждать
любые объекты, организовать документооборот, настроить оргструктуру и многое
другое[14].
Первая Форма — система управления класса workflow, предназначенная для
автоматизации бизнес-процессов, организации единого информационного
пространства для эффективных коммуникаций, обеспечения безопасного хранения
и использования корпоративных данных.
40
«Первая Форма» содержит богатый инструментарий для настройки
разнообразных бизнес-процессов в самых различных отраслях, таких как торговля,
строительство, производство, консалтинг и многих других. Система разработана в
России и поэтому учитывает все особенности российского бизнеса.
В основе идеологии «Первой Формы» — не «внутренняя социальная сеть» и
не coworking, а автоматизированная система управления задачами и контроля их
исполнения, объединяющая все процессы и подразделения компании. Именно
такой подход отличает «Первую Форму» от других систем и обеспечивает ее
эффективную работу в более чем сотне российских компаний различных
отраслей[15].
Сравнение разработок по основным параметрам представлено в таблице 8.
Таблица 8
Сравнение систем управления проектами
Параметры
qTrack
Мегаплан
Worksection
Teamtools
Первая
форма
Группировка
сотрудников
+
-
+
+
+
Подключение
клиентов в
систему
+
+
-
-
+
Оповещения
по e-mail
+
+
+
+
+
Оповещения
по jabber
+
-
+
+
+
Внутренняя
система
оповещений
+
-
+
+
+
Шифрование
+
+
-
-
+
Наличие
сущности
"Проект"
+
-
+
+
+
Диаграмма
Ганта
+
+
+
+
+
Наличие
сущности
"Задача"
+
-
+
+
+
Вложенность
задач
+
-
+
+
+
Разграничение
доступов
+
+
-
-
+
41
Продолжение таблицы 8
Параметры
qTrack
Мегаплан
Worksection
Teamtools
Первая
форма
Возможность
указать дату
выполнения
+
+
+
+
+
Статусы
задач
+
-
+
+
+
Шаблоны
задач
+
+
+
+
+
Оповещение о
назначенной
задаче
+
-
+
+
+
Оповещение о
просроченной
задаче
+
-
+
+
+
Учет
трудозатрат
+
+
+
+
+
Рассмотренные решения выполняют свойственные такого рода системам
задачи, однако имеют один общий недостаток – избыточность функций и
сложность внедрения и дальнейшего администрирования. Поэтому необходимо
разрабатывать систему управления проектами самостоятельно, с учетом всех
требований внутреннего заказчика на базе системы Первая форма, поскольку она
максимально подходит для реализации требуемого функционала.
1.4.2 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации комплекса задач
Жизненный цикл ИС – это совокупность действий от определения и
формализации решения об использовании ИС до момента, когда ИС уже будет
использоваться в компании. Есть следующие способы приобретения ИС:
создание (самостоятельно или на заказ);
покупка системы (отечественной или зарубежной ИС);
покупка и последующая доработка (самостоятельно или на заказ);
аренда.
При покупке готового ИС важно выбрать такое решение, которое сможет
100% соответствовать схемам построения бизнеса. Это довольно сложно,
поскольку большинство таких систем изначально перегружены лишним
42
функционалом, за который в любом случае надо платить, либо система является
каркасом для реализации решения под отдельного потребителя. Купленная ИС
также не подходит из-за ряда недостатков и минимального функционала,
сложность будущего развития ИС, длительного срок адаптации под требования
предприятий и необходимости постоянного обращения в службу поддержки.
Заказ разработки у другой ИТ-компании дает возможность получить ИС,
которая будет удовлетворять бизнес-правилам компании в настоящий момент. Но в
процессе изменения бизнес-процессов может потребоваться ее переработка, что
выльется в дополнительные затраты на переработку уже созданной ИС.
Покупка и доработка имеет место, если объем доработки не так велик,
подобная доработка становится возможна в рамках модели ядра ИС, что может
вызвать затруднения из-за отсутствия полноценной документации. Вариант с
арендой ИС имеет следующие преимущества:
оптимизирует инновационные возможности компании благодаря
взаимодействию с поставщиками мирового уровня, которые уже накопили
огромный интеллектуальный потенциал и имеют богатый опыт разработки;
поддерживает большую гибкость компании в момент очередного
изменения рыночной ситуации или потребительских предпочтений;
ускоряет процесс приобретения новых ресурсов и навыков;
дает возможность подробнее останавливаться на тех операциях,
которые реализуются внутри самой компании, а также тех, которые лучше
изначально сохранить под ее контролем.
Однако в таком случае компания рискует вывести за свои пределы
значительную часть деятельности и как следствие возникнет риск утечки
конфиденциальных данных пользователей.
Поэтому ИС будет создаваться в компании собственными силами, поскольку
в штате фирмы есть квалифицированные сотрудники, способные разработать и
внедрить данную ИС. Создание собственной системы обязывает компанию иметь
специалистов, способных реализовать анализ бизнес-процессов, спроектировать и
внедрить систему для их автоматизации. Полученная в итоге ИС будет сочетать в
себе необходимый функционал, учитывать основные особенность работы, а также
пожелания и требования сотрудников компании, поскольку будет изначально
43
являться уникальным продуктом, позволяющим оперативно дорабатывать
функциональность в соответствии с требованием сотрудников компании.
1.4.3 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Сейчас есть две ключевых стратегии автоматизации: подгонка текущего ПО
под бизнес-процессы организации, изначальная реорганизация бизнес-процессов и
последующая автоматизации уже более простой структуры. Выбор стратегии
автоматизации исходит из цели развития компании-заказчика и ее долгосрочных
экономических возможностей.
Выделяют такие типы автоматизации, как:
Автоматизация хаотичная становится одним из самых неэффективных видов
расходования средств для развития компании. Под автоматизацией часто
понимается стратегический план разработки и развития. При этом процесс
внедрения ИТ выражается в локальных сиюминутных задачах, и не связан с
реальными потребностями бизнеса. В этом случае компания получает
разрозненные прикладные системы, цена объединения которых зачастую сравнима
с комплексным решением.
Приняв эту стратегию реально сэкономить время и средства на внедрение
системы. Но при дальнейшей модернизации, затрагивающей полную
автоматизацию, работа системой будет не рациональным и экономически
невыгодной.
Автоматизация по участкам включает в себя процесс автоматизации
конкретных производственных или управленческих единиц компании,
объединенных по функциональному признаку. Такой подход автоматизации
используется, когда компания не имеет достаточно средств на автоматизацию в
полном объеме, либо же приведенные участки дают большой экономический
эффект. Часто данная автоматизация применяется на производстве.
Автоматизация по направлениям включает автоматизацию выделенных
направлений деятельности компании. Отличительной чертой от автоматизации по
участкам выступает то, что работа подразумевает участие в этом процессе всех
отделов, деятельность которых связана с автоматизируемым направлением. Итогом
автоматизации по направлениям становится часто полная автоматизация компании.
Полная автоматизация определяет систему, состоящую из огромного