25
Процесс осуществления планирования ресурсного обеспечения проекта
является не только важной управленческой задачей, но и средством
перераспределения ресурсов, в результате которого составляется оптимальное
расписание проведения работ.
В соответствии с принятым критерием оптимальности целей, выделяют:
задачи минимизации отклонения от заданных сроков (или
минимизации самих сроков) выполнения самого комплекса работ или группы
комплексов (при условии наличия ограниченных ресурсов);
задачи минимизации потребности в ресурсах (при условии наличия
заданных сроков осуществления работ);
задачи со смешанными критериями
16
.
Решение описанных выше с заданными ограничениями проводится
методом ресурсного анализа. Метод ресурсного анализа служит менеджеру
проекта инструментом принятия решений и позволяет:
провести оценку конкретных сроков, объемов и потребностей в
ресурсах;
выявить проблемные места, где наблюдается превышение
ресурсных потребностей доступного количества ресурсов. Такие превышения
провоцируют дефицит ресурсов и приводят к задержкам начала или завершения
работ;
рассчитать стоимость проекта;
определить лиц, несущих ответственность за осуществление
конкретных работ и сроки выполнения работ
17
.
В целом, ресурсный потенциал предприятия охватывает комплекс
различных видов ресурсов (материальных, трудовых, финансовых,
16
Тоха Х. Исследование операций в экономике. — М.: ИНФРА-М, 2012.
17
Полковников А.В. Управление проектами. Полный курс МВА / А.В. Полковников, М.Ф. Дубовик. — М.:
Олимп-Бизнес, 2013.
26
интеллектуальных), использующихся для достижения заявленной цели или
решения определенных задач в процессе хозяйственной деятельности
18
.
В совокупности всех видов ресурсного обеспечения важнейшую роль
играют трудовые ресурсы. Никакие организационно-технические возможности
предприятия не смогут обеспечить конкурентоспособность на рынке и
продуктивную работу, если на предприятии отсутствует персонал, обладающий
соответствующей квалификацией, готовый реализовать имеющейся в
материально-технической базе предприятия потенциал. Результат деятельности
любой организации находится в прямой зависимости от качества имеющихся в
организации трудовых ресурсов. Понятие «трудовые ресурсы» является
отражением потенциала любой компании. Отличительной особенностью данной
группы ресурсов является тот факт, что сотрудники могут требовать от
работодателя пересмотра условий труда и условий мотивации и оплаты.
Помимо этого, персонал организации может уклоняться или отказываться от
участия в некоторых работам, или вообще уволиться
19
. Следовательно, процесс
использования трудовых ресурсов организации должен быть максимально
продуманным и по возможности деликатным.
В процессе производства происходит использование средств труда. К
основным средствам относится определенная часть имущества организации,
которая используется в качестве средств труда при производстве продукции,
либо для управленческих нужд предприятия на протяжении длительного
периода времени, сохраняющая свою первoначальную форму, но в процессе
постепенного износа переносящая стоимость на вновь создаваемую продукцию.
К числу основных средств можно отнести оборудование, станки,
инструменты, хозяйственно-производственный инвентарь и прочие орудия
труда, которые участвуют в производственных процессах. Средствами труда
18
Грашина М. Н. Основы управления проектами / М. Н. Грашина, В. Р. Дункан. — 2-е изд. — М.: БИНОМ.
Лаборатория знаний, 2011.
19
Апенько С.Н. Формирование профессиональных компетенций команды проекта в контексте проектной
деятельности и внутреннего маркетинга персонала. — Вестник Омского университета. Серия «Экономика».
2013. № 4. С. 108–112.
27
также являются капитальные сооружения, здания, транспортные средства, не
оказывающие прямого воздействия на предметы труда, но создающие при этом
необходимые условия, в которых осуществляется производственный процесс
20
.
Мониторинг состояния основных средств является одним из важнейших
элементов аналитической работы, поскольку именно основные средства
считаются главным фактором повышения продуктивности любого
производства.
Для того, чтобы правильно оценить производственный потенциал
компании, необходимо проанализировать данные об износе, наличии и
движении основных средств. Текущее состояние основных средств влияет на их
техническую пригодность для дальнейшей эксплуатации. Организации
необходимо осуществлять оперативный контроль степени изношенности своих
основных средств, своевременное обновление и их модернизацию. Если
основные средства организации находятся в хорошем состоянии, и рабочий
производственный процесс идет без накладок, то происходит снижение
себестоимости конечной продукции, а прибыль организации повышается
21
.
Одним из важнейших аспектов аналитической работы менеджера
является анализ состояния и уровня использования основных средств,
поскольку основные средства являются фактором повышения эффективности
производства
22
.
Ключевыми характеристиками, отражающими эффективность
использования основных средств, являются показатели фондоотдачи
(отношение стоимости товарной продукции к среднегодовой стоимости
основных производственных фондов), фoндоемкости (обратный показатель
20
Романова М.В. Управление проектами: Учебное пособие / М.В. Романова. — М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-
М, 2013.
21
Цай Т.Н. Конкуренция и управление рисками на предприятиях в условиях рынка: учебник / Т.Н. Цай, П.Г
Грабовый., Марашда Бассам Сайел. — М.: Дело, 2011.
22
Александрова Т.В., Дубинин А.В. Особенности управления проектами в условиях риска // Экономика и
бизнес: теория и практика. 2019. №3-1.
28
фондоотдачи), фoндорентабельности (отношение прибыли к среднегодовой
стоимости основных средств).
Алгоритм ресурсного планирования включает в себя три основных шага:
на первом шаге формируется последовательность порядка
выполнения операций;
на втором шаге выбираются критерии ресурсного планирования и
формируется перечень требуемых ресурсов, в соответствии с выбранными
критериями;
на третьем шаге проводится анализ графика проведения работ в
контексте выявления вероятных противоречий между ресурсными
потребностями и доступностью этих ресурсов.
23
.
Все работы, входящие в сетевую модель, целесообразно на протяжении
всего жизненного цикла проекта рассматривать как конкретный ресурс
определенного качества и объема.
Так как важнейшим фактором управления проектом является наличие
требуемых для реализации проекта ресурсов, то разработка реального плана
руководителем возможна только в том случае, если есть описание набора
имеющихся ресурсов
24
.
В процессе назначения ресурсов происходит распределение
необходимых ресурсов для каждой операции и рассчитывается достаточное для
достижения результатов проекта их количество.
В процессе ресурсного планирования в условиях ограничения по времени
фиксируется дата завершения проекты, а периоды перегрузок «укрепляются»
дополнительно выделяемыми ресурсами.
Процесс ресурсного планирования в условиях ограничения по ресурсам,
базируется на идее неизменности первоначально заданного количества
имеющихся ресурсов, что и является ограничением проекта. Данный подход
23
Дитхелм Г. Управление проектами. В 2 т. Т. II: пер. с нем. — СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2004.
24
Ильин В.В. Проектный менеджмент: практическое пособие. — М., Издательство: «Альфа-Пресс», 2007.
29
предполагает, что фиксированный объем ресурса не меняется, а разрешить
потенциальные конфликтные ситуации возможно путем смещения даты
завершения работ.
Получаемые на основе применения этих методов данные дают
менеджеру проекта основания для проведения переговоров с собственным
руководством, представителями заказчика и другими заинтересованными
лицами относительно сроков начала и завершения работ по проекту, типа
ресурсного обеспечения работ.
Задачей управления содержанием проекта является включение в проект
тех и только тех работ, которые необходимы и достаточно для успешной
реализации проекта.
Управление содержанием проекта напрямую зависит от определения,
понимания и контроля того, что входит и что не входит в проект.
Процесс управления содержанием проекта состоит из пяти основных
этапов:
1. Сбор требований — механизм определения и документирования
потребностей всех заинтересованных сторон проекта, существенных для
достижения результатов проекта.
2. Определение содержания — процесс подготовки и создания
детального описания проекта и продукта.
3. Создание иерархической структуры работ (ИСР) — процесс
разбиения результатов проекта и его отдельных работ на более мелкие
компоненты для упрощения процесса управления.
4. Подтверждение содержания — формализованный процесс приемки
выполненных результатов проекта.
5. Управление содержанием — это комплексный процесс,
включающий в себя отслеживание статуса проекта и содержания итогового
30
продукта, и управление содержательными изменениями базового плана
проекта
25
.
Рассмотрим данные процессы подробнее.
1. Сбор требований.
От того, насколько тщательно собраны общие требования к проекту и
конкретные требования к конечному продукту, во многом зависит результат и
общий успех проекта.
Требования к проекту представляет собой совокупность количественно
зафиксированных и физически задокументированных потребностей и ожиданий
спонсоров, инвесторов, заказчиков и других заинтересованных в успешной
реализации проекта сторон. Эти требования необходимо выявить,
проанализировать и зафиксировать с необходимой степенью детализации таким
образом, чтобы они были измеримыми после старта реализации проекта.
Процесс сбора требований предполагает деятельность по определению
ожиданий заказчика и управлению ими.
Сбор требований на входе предполагает наличие следующих
документов:
1. Устав проекта необходим для того, чтобы предоставить требования к
проекту высокого уровня и создать описание продукта высокого уровня, что
позволяет разработать детальные требования к продукту.
2. Реестр заинтересованных сторон проекта необходим для того, чтобы
определить все заинтересованные стороны в реализации проекта,
предоставляющие детальную информацию о требованиях к результату.
Результатом управления содержанием на данном этапе является создание
документов по требованиям, плана управления требованиями и матрицы
отслеживания требований. К числу этих документов относятся:
25
Акмаева Р. И. Стратегическое планирование и стратегический менеджмент: учебник / Р. И. Акмаева. — М.:
Финансы и статистика, 2007.
31
бизнес-потребность или возможность, которую необходимо
использовать, с описанием ограничений нынешней ситуации и того, почему
необходима реализация проекта;
функциональные требования;
нефункциональные требования, такие как уровень обслуживания;
производительность, безопасность, надежность, соответствие
нормам, наличие технической поддержки и т.д.;
требования к качеству;
критерии приемки;
требования к технической поддержке и обучению;
допущения и ограничения в отношении требований.
Полученный план управления требованиями предполагает
документирование порядка анализа, документирования и управления
требованиями в течение хода всего проекта.
План управления требованиями может включать в себя помимо прочего:
• порядок планирования, отслеживания и составления отчетов о
действиях в отношении требований;
• действия по управлению конфигурацией, например, порядок
инициирования изменений требований к продукту, услуге или результату,
порядок анализа влияния, его выявления, отслеживания и составления отчетов о
нем, а также уровни полномочий, необходимые для согласования данных
изменений;
• процесс расстановки приоритетов требований;
• используемые показатели продукта и обоснование их использования;
• структуру отслеживания, то есть, совокупность необходимых
параметров требований, отражаемых в матрице отслеживания, и также
совокупность документов проекта, требования к которым также будут
отслеживаться.
Матрица отслеживания требований формируется в виде таблицы,
связывающей требования с их происхождением и отслеживает их в течение
32
всего жизненного цикла проекта.
Использование матрицы отслеживания требований, связывая требования
с целями бизнеса и проекта в целом, подтверждает тот факт, что с каждым
требованием увеличивается ценность бизнеса. Матрица отслеживания
требований является рабочим инструментом менеджера в течение всего
жизненного цикла проекта. Применение матрицы необходимо для того, чтобы
иметь возможность удостовериться в том, заявленные и документально
утвержденные на начальном этапе требования соблюдены в ходе реализации
проекта на конечном этапе. Помимо этого, матрица отслеживания требований
является «скелетом» структуры управления изменениями содержания конечного
продукта.
2. Определение содержания.
Определение содержания — процесс разработки подробного описания
проекта и продукта.
Для того, чтобы корректно подготовить подробное описание содержания
проекта, необходимо учитывать основные результаты, допущения и
ограничения, которые были задокументированы на этапе инициации проекта.
Содержание проекта определяется во время планирования и описывается
более подробно по мере поступления информации о проекте.
На входе процесса определения содержания имеются следующие
объекты:
Устав проекта
Документы по требованиям
Активы процессов организации
В процессе определения содержания менеджер может применять
следующие инструменты и методики:
1. Метод экспертной оценки. Данный метод предполагает наличие
источников экспертизы, в числе которых могут быть другие подразделения
данной организации; приглашенные консультанты; заинтересованные стороны
проекта, в том числе заказчики или спонсоры; профессиональные и технические
33
ассоциации; промышленные группы; эксперты по отдельным вопросам.
2. Метод анализа итогового продукта
3. Инструмент поиска альтернатив
4. Проведение специальных семинаров.
Использование описанных инструментов и методов дает конечный
результат этапа определения содержания – описание содержания проекта,
обновление документов проекта.
Описание содержания проекта включает в себя:
Описание содержания итогового продукта,
Критериальные параметры приемки продукта
Результаты проекта
Исключения проекта
Ограничения проекта
Допущения проекта
На основе полученного описания содержания происходит плановое
обновление документации проекта.
3. Создание иерархической структуры работ.
Формирование иерархической структуры работ (ИСР) – это процесс
разбиения конечных результатов проекта и работ по всему проекту на более
мелкие управляемые элементы
26
. Иерархичность структуры разбиения работ
предполагает наличие нескольких уровней, при этом на каждом следующем
уровне ИСР все более детально описывает необходимые работы по проекту.
Иерархическая структура работ служит для определения и организации общего
содержания проекта и включает в себя работы, которые указаны в рабочем
утвержденном описании содержания проекта, полученном на предыдущем
этапе.
На входе этапа создания иерархической структуры работ имеем:
26
Зуб А.Т. Управление проектами: учебник и практикум для академического бакалавриата. — М.: Издательство
Юрайт, 2015.
34
1. Описание содержания проекта
2. Готовые документы по требованиям
3. Активы процессов организации.
При рассмотрении иерархической структуры работ важнейшим понятием
является понятие декомпозиции.
Декомпозицией называется процесс разбиения результатов проекта на
более мелкие и легко управляемые части; данный процесс производится до тех
пор, пока работы и результаты не будут прописаны на уровне пакетов работ.
Низшим уровнем декомпозиции является уровень пакетов работ. Пакет работ
фиксируется в виде точки, в которой стоимость и длительность проводимых
операций можно оценить достоверно, а также является минимальным объектом
управления проектом. Уровень детализации пакетов работ может быть
различным в соответствии с размером и сложностью проекта
27
.
Словарь иерархической структуры работ являет собой сопроводительный
документ, создаваемый параллельно процессу создания ИСР и дополняющий
иерархическую структуру работ. Словарь иерархической структуры работ
включает в себя более подробные описания элементов ИСР. Информация в
словаре иерархической структуры работ включает в себя, помимо прочего:
описание работ;
ответственную организацию;
список контрольных событий расписания;
связанные запланированные операции;
необходимые ресурсы;
оценки стоимости;
требования к качеству;
критерии приемки;
технические ссылки;
контрактную информацию.
27
Арутюнова Д. В. Стратегический менеджмент: учеб. пособие / Д. В Арутюнова. – Таганрог: ТТИ ЮФУ, 2010.