85
выровнен, значит, управлять процессом стало легче. Однако этот метод
представляется достаточно трудозатратным для осуществления.
Распределение ресурсов для осуществления операций должно быть
построено таким образом, чтобы минимизировать риск отставания проекта от
намеченного срока. Для этого можно использовать два способа:
1. Минимизировать резерв времени операции.
2. Минимизировать продолжительность выполнения операции.
Реализация этих способов требует использование метода итерации.
Процесс начинается в начальной точке проекта, далее пошагово исследуется
сетевой график, определяются необходимые операции, которые должны
начаться в данном промежутке. В том случае, если выполнение двух или более
определенных подобным образом операций требует одних и тех же ресурсов,
применяются критерии приоритетности выделения ресурсов, таким образом,
первой операцией графика станет операция с наименьшим резервом времени. В
том случае, если все операции имеют одинаковый резерв времени, приоритет в
выполнении имеет задача с наибольшим риском, таким образом, первой
операцией на графике станет операция с наименьшей продолжительностью и
т.д. Когда лимит ресурсов будет исчерпан, будет задержано раннее начало
операций, еще не внесенных в график. На протяжении последующих периодов
процедура будет повторяться до тех пор, пока не будет построен график всего
проекта
38
.
Для того, чтобы продемонстрировать работоспособность и преимущества
описанного метода, применим вышеуказанную процедуру к примеру.
Пусть количество ресурсов на заданном этапе ограничивается тремя
единицами техники. Обозначим через ES (early start) ранний старт ресурса, через
TF (total float) полный резерв времени ресурса.
Рассмотрим последовательность действий алгоритма.
38
Армстронг М. Практика управления человеческими ресурсами. — СПб.: Издательство:Питер,
2010.
86
1 Приемлема только операция А. Она требует 2 единицы ресурса.
Вносим операцию А в график.
2 Нет приемлемых операций для внесения в график.
3 Приемлемы операции B, C, D. Операция С имеет наименьший
резерв времени (0). Вносим операцию С в график. Далее, вносим операции В с
резервом 2, однако, отмечаем, что для ее выполнения не хватает ресурса.
Откладываем ранний старт операции В (ES = 3, TF = 1).
Следующая приемлемая операция D. Для ее выполнения требуется одна
единица ресурса. Вносим операцию D в график.
4 Операция B является приемлемой, однако превышает лимит 3
единицы ресурса. Проведем коррекцию старта операции В (ES = 4, TF = 0).
5 Операция B является приемлемой, однако превышает лимит 3
единицы ресурса. Проведем коррекцию старта операции В (ES = 5, TF = -1).
Задержим операцию G (ES = 11, TF = -1).
6 Операция B является приемлемой, однако превышает лимит 3
единицы ресурса. Проведем коррекцию старта операции В (ES = 6, TF = -2).
Задерживаем операцию G (ES = 12, TF = -2).
7 Операции B, E, F являются приемлемыми с резервами -2, 2, 0
соответственно. Вносим операцию В в график (критерий 1). Затем в график
вносим операцию F (критерий 1). Лимит ресурсов достигнут. Задерживаем
операцию E (ES = 7, TF = 1).
8 Лимит достигнут. Задерживаем операцию E (ES = 8, TF = 0).
9 Ресурсов в наличии нет. Задерживаем операцию E (ES = 9, TF = - 1).
10 Ресурсов в наличии нет. Задерживаем операцию E (ES = 10, TF = -
2).
11 Операция Е приемлема. Вносим операцию Е в график.
12 Нет приемлемых операций.
13 Операция G приемлема. Вносим операцию G в график.
Таблица 24
87
Календарный план ресурсов
Операция
Продолжительность
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
A
2
2
B
2
2
2
2
2
2
C
2
2
2
2
D
1
1
E
1
1
F
1
1
1
1
G
1
1
Общая загрузка
2
2
3
3
2
2
3
3
3
3
3
3
1
1
Таким образом, в результате корректировки проекта с ограничением по
количеству ресурсов, равным трем, мы получили календарный план ресурсов с
новым временем начала и окончания операций и общей длительностью проекта
14 единиц времени (таблица 24).
4) Анализ использования ресурсов, создание статистики ресурсов
В ходе реализации проекта происходит неравномерное использование
его ресурсов. В отличие от материально-технических ресурсов, распределенные
трудовые ресурсы подлежат нормированию. Поэтому необходима статистика
использования ресурсов.
Статистика использования ресурсов отражает временной период, в
течение которого ресурс был занят или свободен, название задачи, которая
использует тот или иной ресурс. На основе данной статистики будет
возможность сделать выводы о том, какие ресурсы наиболее востребованы,
какие являются дефицитными
39
.
5) Прогнозирование ситуации в зависимости от состояния ресурсов
В зависимости от ситуации рекомендуется применять:
1. распределения ресурсов для оптимизации потребности в них;
39
Нутайбеков Р.А. Корпоративная система управления проектами: От методологии к практике. — М.: Альптина
Паблишер, 2015.
88
2. распараллеливание ресурсов для ограничения потребности
40
.
Первый метод рекомендуется применять в начале реализации проекта.
На данном этапе реализация проекта идет в согласовании с графиком, также
предполагается завершить проект в срок. Факт наличия ресурсов на объекте при
старте работ соответствует действительности, так как техника и оборудование
находятся в рабочем состоянии.
Применение второго метода возможно в ходе реализации проекта, когда
выясняется несоответствие реального наличия ресурсов на объекте
запланированному, и происходит отставание от графика. Использование
данного метода необходимо для того, чтобы провести коррекцию параметров
ведения проекта в зависимости от их приоритета, продолжительности
реализации отдельных участков и потребности в ресурсах.
Применение вышеуказанных методов управления ресурсами позволяет
корректировать процесс реализации проекта, а также прогнозировать ситуацию
в зависимости от состояния ресурсов.
Выводы по главе 2:
Предлагаемый проект связан с внедрением на базе ООО «ТК
«Комтехтранс» системы спутникового слежения (посредством GPS-трекера).
Цель проекта состоит в переходе на новую систему учета движения
транспортных средств и сокращении расходов на топливо.
Проект состоит из 5-и основных стадий (этапов):
40
Виленский П.Л. Оценка эффективности инвестиционных проектов: Теория и практика: учебник для вузов /
П.Л. Виленский, В.Н. Лившиц, С.А. Смоляк. — М.: Дело, 2011.
89
1. Подготовка проекта (формирование концепции, формирование
команды проекта)
2. Анализ (поиск поставщиков, выбор поставщиков
3. Разработка и тестирование (заключение договора, выбор пакета
услуг, план-график внедрения СМДА, включение расходов в бюджет,
согласование бюджета, разработка новой системы оплаты труда, обучение
сотрудников)
4. Развертывание (оплата по договору, поставка оборудования и
монтаж, установка программного обеспечения, определение дополнительных
обязанностей, ответственности сотрудников)
5. Опытная эксплуатация (учет движения транспортных средств по
СМДА)
Чтобы обеспечить равномерный ход проекта, который будет вписываться
в первоначальные рамки, предложена иерархическая структура работ проекта,
построена диаграмма Ганта, сетевая диаграмма, ресурсные профили.
На весь проект будет затрачено 3 764 700 рублей (банковский кредит под
12,3% на 3 года). Такие образом, проведенные затраты на внедрение системы
смогут окупиться уже на третий год.
Полное внедрение системы СМДА позволит сэкономить компании до 1
956 220 рублей в год при условии нормального функционирования.
По завершении первоначально запланированного срока проекта от
заемных средств банка и сэкономленных средств останется 312 286 рублей, а
также долговые обязательства перед банком на сумму 2 134 894 рублей. Таким
образом, для того, чтобы не выйти из ограничений проекта по бюджету и
погасить долговые обязательства перед банком, необходимо продлить
финальную фазу проекта еще на год.
Схема реализации этапов проекта, в которой предусмотрено наиболее
равномерное распределение потребности в трудовых ресурсах в течение всего
срока проведения проекта, является наиболее привлекательной для данного
проекта. Данный метод приводит к отсрочке исполнения некритических
90
операций для снижения пика потребностей и восполняя их нехватку. Если
имеются соответствующие ресурсы, то путем задержки некритических операций
(используя простои) до минимального уровня потребностей можем повысить
использование ресурсов.
91
Заключение
В данной выпускной квалификационной работе был рассмотрен проект
по внедрению в работе ООО «ТК «Комтехтранс» системы GPS мониторинга
движения транспортных средств.
Предлагаемый проект решает задачу оптимизации расходования
материально-технических и трудовых ресурсов организации.
В ходе работы:
была изучена терминология и базовые принципы управления
проектами;
проведен анализ основных экономических и технико-финансовых
показателей деятельности ООО «ТК «Комтехтранс» за период 2017-2019 гг.;
разработан устав проекта, в котором прописаны назначение и
обоснование проекта, измеримые цели проекта и критерии успеха, требования к
проекту высокого уровня, описание проекта высокого уровня, расписание
контрольных событий (ключевые вехи), риски высокого уровня, сводный
бюджет, требования к одобрению, перечень заинтересованных сторон,
назначенный менеджер проекта и уровень его полномочий, полномочия
спонсора проекта;
разработан базовый план по содержанию проекта, в рамках этого
описаны свойства и функции, которые характеризуют продукт проекта и его
результат, стоимости проекта, а также работы, которые необходимо выполнить
чтобы получить требуемый продукт;
определено детализированное содержание проекта, ИСР, определен
метод обновления и уточнения плана управления содержанием проекта;
разработан базовый план по времени реализации проекта, проведено
календарное и сетевое планирование проекта, построен его ресурсный профиль;
разработан базовый план стоимости проекта;
разработан алгоритм управления ресурсами в проектной среде.
92
В процессе проведения исследования были выявлены следующие
проблемные моменты в работе ООО «ТК «Комтехтранс»:
проектный подход в работе организации используется слабо,
функционал участников проекта расписан не полностью, отсутствует механизм
четкого администрирования проектов, в связи с чем нередки случаи задержек и
сбоев в работе;
недостаточно проработан механизм распределения нагрузки, в
результате чего сотрудники одних подразделений задействованы чрезмерно, в
то время как выполняемый функционал мог быть реализован сотрудниками
других подразделений.
Препятствием эффективному управлению перевозками грузов от
зарубежных поставщиков к российским клиентам на предприятии ООО «ТК
«Комтехтранс» являются выявленные проблемы:
возникновение непредусмотренных расходы при неизменных
объемах грузоперевозок;
отсутствие возможности выявления фактов совершения водителями
поездок в личных целях или по маршруту, не зарегистрированному в путевом
листе;
сложность фиксирования местоположения транспортного средства в
промежутке между посещениями концевых точек маршрута, отмеченных в
накладных;
невозможность точного определения реального пробега
транспортного средства и количества израсходованного топлива.
Добиться уменьшения расходов на топливо и проследить за ведением
учета можно с помощью внедрения системы мониторинга движения
автотранспорта (СМДА).
По самым скромным оценкам по данным опыта других компаний
система спутникового мониторинга помогает сэкономить до 25% затрат на
автопарк.
93
В результате внедрения системы контроля транспорта в процессе
осуществления международных грузоперевозок возможно добиться следующих
результатов:
отслеживать, управлять и анализировать текущее состояние
объектов контроля;
контролировать транспорт в части соблюдения рабочего режима;
повысить эффективность использования автотранспортных
средств и специальной техники ООО «ТК «Комтехтранс»;
предотвращать возможность хищения и других манипуляций с
топливом;
снизить затраты на ремонт автотранспорта;
выявить недобросовестных водителей и других работников;
повысить эффективность планирования маршрутов и безопасности
перевозок;
накопить и систематизировать всю информацию в сводной базе
данных.
Экономический эффект от внедрения системы GPS мониторинга
достигается за счет следующих оптимизационных процессов:
снижение пробега автотранспорта достигается, во-первых, за счет
более эффективного оперативного управления перевозками, транспортной
логистики, исключение необоснованных простоев.
снижение расхода ГСМ (топлива), во-первых, за счет уменьшения
пробега. Во-вторых, при подключении датчика уровня топлива в системе
отражается вся информация о том, какое количество топлива, было заправлено
(или слито), с указанием места и времени заправки (или слива). Именно этот
фактор и позволяет добиться наиболее ощутимого экономического эффекта.
эффективное управление персоналом. После установки системы
GPS слежения и ее работы в течение месяца, руководство автопредприятия
проводит серьезную профилактическую работу среди водительского состава.
94
В более масштабном плане экономический эффект от внедрения
системы GPS мониторинга транспорта обнаруживается в повышении качества
обслуживания клиентов, снижении себестоимости услуг (и цен на них). Итогом
этого является повышение конкурентоспособности компании на рынке
грузоперевозок, за счет этого выход на лидирующие позиции в своем сегменте,
рост оборотов и, соответственно, рост прибыли.
Анализ использования ресурсов показал, что в процессе реализации
проекта ресурсы используются неравномерно. Промежутки труда и отдыха
должны соответствовать нормам законодательства, а труд работников должен
быть нормированным, в отличие от использования оборудования и техники.
Поэтому необходима статистика использования ресурсов.
Данная статистика содержит время, которое ресурс был занят/свободен,
название задачи, используемой ресурс. На основе данной статистики будет
возможность сделать выводы о том, какие ресурсы наиболее востребованы,
какие являются дефицитными.
Для того, чтобы проводить грамотное прогнозирование ситуации в
соответствии с состоянием ресурсов, необходимо использовать методики:
1. распределения ресурсов, позволяющие оптимизировать потребности
в них (данный метод желательно применять в начале реализации проекта);
2. распараллеливания ресурсов для того, чтобы ограничить
возникающие потребности.
На данном этапе реализация проекта идет в согласовании с графиком,
также предполагается завершить проект в срок. Наличие ресурсов на объекте в
начале работ должно соответствовать проекту, т.к. оборудование и техника
находятся в рабочем состоянии.
Второй метод применим в процессе реализации проекта, когда наличие
ресурсов на объекте не соответствует плановому и наблюдается отставание от
графика. Для того, чтобы перепланировать выполнение задач в зависимости от
их приоритета, продолжительности выполнения и потребности в ресурсах,
необходим данный метод.