75
системы спутникового мониторинга требует выделения отдельной команды по
управлению проектом.
Процесс управления ресурсами проекта внедрения системы мониторинга
движения автотранспорта состоит из выполнения следующих задач:
1) Хранение и анализ информации о ресурсах (формирование базы
данных по ресурсам);
2) Управление базой данных по ресурсам;
3) Планирование и распределение по этапам работ имеющихся
ресурсов (для того, чтобы проект соответствовал плану);
4) Анализ механизма использования ресурсов, ведение статистики по
ресурсам (выявление распространенных и дефицитных ресурсов и т.д.);
5) Построение прогнозов ситуации в соответствии с состоянием
ресурсов.
Описанные процессы находятся во взаимосвязи как друг с другом, так и с
параллельными процессами из других блоков. Рассмотрим общие задачи блока
управления ресурсами более детально.
1) Хранение и анализ данных о ресурсах
Для совершения любых операций с ресурсами необходимо иметь полную
и достоверную информацию о них. Должен быть обеспечен оперативный доступ
ко всем данным о ресурсах, кроме того, ресурсы должны храниться
централизованно. В связи с этим, следует создать базу данных ресурсов, чтобы
обеспечить возможность анализировать информацию о ресурсах объекта, их
наличии, доступности, возможности спрогнозировать ситуацию и т.д.
Добавляя новый ресурс или меняя существующий, необходимо
указывать подробную информацию:
• вид ресурса (трудовой, материальный, финансовый);
• количество единиц (общее количество ресурса);
• доступность ресурса (занят/свободен);
• имя задачи, которой отвечает ресурс;
• трудозатраты (общий объем работы, которая назначается ресурсу);
76
• календарь ресурса (бюджет рабочего времени ресурса);
2) Управление базой данных по ресурсам
В процессе реализации проекта могут происходить изменения как в
профессиональном и численном составе участников команды проекта, так и в
техническом составе. Причинами этого могут быть различные факторы,
например, болезнь сотрудников, техническая поломка. В связи с этим следует
постоянно обновлять базы данных ресурсов, чтобы контролировать
соответствие фактической ситуации с ресурсами на объекте.
3) Планирование и распределение ресурсов по этапам работ
В процессе осуществления проекта, в соответствии с ситуацией, следует
использовать следующие дополняющие друг друга подходы:
• планирование, которое основано на ресурсной потребности;
• планирование, которое основано на наличии ресурсов.
Применение первого подхода целесообразно проводить на стартовом
этапе проекта, когда происходит планирование командой проекта необходимых
для выполнения проекта ресурсов. Далее, в ходе реализации проекта,
происходят различные ситуации, приводящие к изменению численного и
количественного состава ресурсов. Таким образом, команда управления
проектом должна обеспечить распределение ресурсов, имеющихся в наличии,
чтобы запланированные цели были выполнены. Процесс распределения
ресурсов позволяет организовать управление ресурсами так, чтобы активные
задачи были обеспечены необходимыми ресурсами из числа имеющихся в
наличии.
В итоге проведения этих мероприятий определяется динамика изменений
по срокам потребности проекта в различных ресурсах, выявляются так
называемые «узкие места», которые препятствуют реализации проекта или
ставят его реализацию под угрозу.
В процессе реализации проекта внедрения системы мониторинга
движения ресурсы подвергаются двум основным видам ограничений, которыми
77
являются технические и количественные ограничения. К количественным
ограничениям относятся:
• Трудовые ресурсы;
• Материальные ресурсы;
• Оборудование.
В процессе построения календарного плана проекта следует принимать
во внимание наличие ресурсов, поскольку одновременное (параллельное)
осуществление отдельных работ из-за ограничений, которые связаны с
материально-техническими, трудовыми или иными видами ресурсов, может
стать невозможным. Для этого необходимо построить календарный план
ресурсов, или бюджет рабочего времени ресурса. Это нужно для того, чтобы в
процессе выполнения операций ресурсы, необходимые для выполнения, были в
наличии.
Процесс календарного планирования ресурсов проекта требует, чтобы
руководители проекта проводили его классификацию по критерию ограничения
времени реализации проекта или по критерию ограничения по количеству
ресурсов. Планирование с условием ограничения по времени предполагает, что
время (продолжительность выполнения проекта) фиксировано, а ресурсы могут
варьироваться, в то время как планирование с условием ограничения по
ресурсам предполагает, что ресурсы фиксированы, а временные рамки
варьируются, т.е. объем доступных для реализации проекта ресурсов не может
быть превышен
37
.
Данные ограничения являются альтернативными друг друга и
взаимоисключающими. Процесс календарного планирования, учитывающего
ресурсное обеспечение проекта, находится в зависимости от конкретных целей
менеджеров, контролирующих ход выполнения проекта. Рассмотрим
возможные ограничения и вероятные случаи их применения более детально.
1) Проект ограничен по времени.
37
Дейпека А. В. Управление персоналом: Учебник. — М.: Издательство: Дашков и К°, 2010.
78
Ограничение по времени означает, что окончание проекта должно
произойти в точно запланированные сроки, а процесс реализации должен
соответствовать графику. Потребность в материально-технических, финансовых
и трудовых ресурсах, может изменяться в процессе реализации проекта. В
случае, когда потребность в определенном типе ресурсов меняется, затрудняется
управление ресурсами, и эффект использования ресурса может быть
недостаточным.
Решение данной проблемы возможно путем использования метода
выравнивания ресурсов. Данный метод способствует уравниванию или
сглаживанию ресурсных потребностей. В итоге, задача оптимального
ресурсного распределения при реализации проекта оказывается задачей
оптимизации потребности в ресурсах.
Рассмотрим данный метод более подробно. Реализация проекта
предусматривает выполнение основных и дополнительных этапов. Каждый этап
проводится в течение определенного заданного времени и требует наличия
некоторого объема ресурсов (в том числе и людских ресурсов). Помимо этого,
основные и дополнительные этапы проекта выполняются в определенной
последовательности (последовательность этапов приведена в таблице 19).
Таблица 19
Описание этапов проекта
Операция (этап)
Продолжительность
Потребность в
ресурсе, чел.
A
0
2
B
5
3
С
0
2
D
7
3
E
3
2
G
2
3
H
1
2
I
2
7
79
K
5
5
L
6
6
На основании описания этапов проекта и технологической
последовательности работ выполним календарное планирование ресурсов
(таблица 20). План ресурсов построен с учетом того, что некоторые операции
(A,С,E,G,H,K) являются некритическими операциями, то есть могут
выполняться с допуском по срокам.
Таблица 20
Календарный план ресурсов (ранний)
Операция
Продолжительность
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
A
0
0
B
5
5
5
C
0
0
D
7
7
7
E
3
3
G
2
2
2
H
1
1
I
2
2
2
2
2
2
2
K
5
5
5
5
5
L
6
6
6
6
6
6
5
5
5
10
10
7
10
10
9
7
7
2
2
6
6
6
6
6
6
Ресурсный профиль раннего плана
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
Продолжительность
80
Рисунок 4 — Ресурсный профиль проекта (ранний календарный
план)
Ресурсный профиль проекта (рисунок 4) отражает потребность в
ресурсах в каждый момент времени. Построенный ресурсный профиль
показывает неравномерность распределения ресурсов в ходе реализации
проекта.
Ранний календарный план имеет неровности в использовании ресурсов,
что на практике может повлечь ряд проблем.
Таблица 21
Календарный план ресурсов (поздний)
Операция
Продолжительность
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
A
0
0
B
5
5
5
C
0
0
D
7
7
7
E
3
3
G
2
2
2
H
1
1
I
2
2
2
2
2
2
2
K
5
5
5
5
5
L
6
6
6
6
6
6
81
5
5
5
7
10
10
2
2
2
2
4
4
4
6
11
11
11
12
12
Рисунок 5 — Ресурсный профиль проекта (поздний календарный
план)
Рассмотрим уровень распределения данных ресурсов при позднем
календарном планировании. Поздний календарный план ресурсов представлен в
таблице 21, ресурсный профиль позднего календарного плана построен на
рисунке 5.
Заявленные потребности в ресурсах критической операции D
свидетельствуют о том, что для реализации проекта необходимо по меньшей
мере 7 человек. При раннем календарном плане некритических операций
максимальная потребность в ресурсах составляет 10 человек, а при позднем –
12. Данный пример демонстрирует наглядно зависимость максимальных
потребностей в ресурсах от того, как используются резервы времени
некритических операций.
Вне зависимости от того, как распределены эти резервы, максимальная
потребность в трудовых ресурсах для анализируемого проекта не может быть
ниже 10 человек, поскольку период времени, в рамках которого возможно
Ресурсный профиль позднего плана
1
2
1
0
8
6
4
2
82
выполнение операции E, совпадает с периодом критической операции D.
Построение хода проекта таким образом, чтобы потребность в трудовых
ресурсах была максимально равномерной в течение всего времени реализации
проекта, является наиболее предпочтительным для проекта. Указанный метод
способствует отсрочке выполнения некритических операций, что снижает пик
потребностей и способствует восполнению их нехватки. В случае наличия
соответствующих ресурсов, путем задержки некритических операций (при
использовании простоев) до минимального уровня потребностей возможно
увеличить качественное использование ресурсов.
График потребности в трудовых ресурсах при раннем календарном
планировании возможно «улучшить» путем выбора поздних календарных
сроков для операции G и назначения выполнения операции H сразу после
выполнения операции K. Сдвиг некритической операции в том или ином
направлении, но в рамках ее полного резерва времени, позволяет снизить
максимальную потребность в ресурсах. Таким образом, можно добиться
выполнения проекта более или менее постоянным составом рабочей группы в
отличии от случая, когда потребности в трудовых и других ресурсах резко
изменяются при переходе от одного временного промежутка к следующему.
Новый план потребности в трудовых ресурсах, (приведен в таблице 22)
способствует более равномерному распределению ресурсов.
Таблица 22
Календарный план ресурсов (выровненный)
Операция
Продолжительность
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
A
0
0
B
5
5
5
C
0
0
D
7
7
7
E
3
3
G
2
2
2
H
1
1
I
2
2
2
2
2
2
2
83
K
5
5
5
5
5
L
6
6
6
6
6
6
5
5
5
7
10
10
2
2
2
2
4
4
4
6
11
11
11
12
12
Рисунок 6 — Ресурсный профиль проекта (выровненный план)
2) Проект ограничен по ресурсам.
В ходе осуществления проекта иногда возникают ситуации, в которых
необходимо не только обеспечить равномерность использования ресурсов, но и
ограничить максимальную потребность в них фиксированным лимитом.
Рассмотрим следующий пример (таблица 23, рисунок 7):
Таблица 23
Ранний календарный план ресурсов
Операция
Продолжительность
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
A
2
2
B
2
2
2
2
2
2
C
2
2
2
2
D
1
1
E
1
1
F
1
1
1
1
G
1
1
Ресурсный профиль выровненного плана
1
0
8
6
4
2
0
84
Общая загрузка
2
2
5
5
4
4
4
4
1
1
1
1
В том случае, если количество трудовых или материально-технических
ресурсов неспособно удовлетворить пик потребностей, и эти ресурсы получить
в большем количестве не представляется возможным, нужно грамотно
выстроить приоритеты и перераспределить ресурсы так, чтобы минимизировать
задержку проекта.
Рисунок 7 — Ресурсный профиль проекта (выровненный план)
Рассматривая график загрузки ресурса, отметим, что лишь две операции
имеют резерв, который возможно использовать для сокращения пика, – это
операции B и D. Каждая из них может быть задержана, для того, чтобы
сократить пик потребности в ресурсах от 5 до 4.
Ресурсы, необходимые для реализации проекта, были сокращены с 5% до
4%. Использование ресурсов возросло с 57% до 71%. Помимо этого, график был
Ресурсный профиль раннего
плана
5
4
3
2
1
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Продолжительность