15
1.3 Процесс движения товарных запасов на предприятии
Процесс движения материальных средств производства в ресторане
состоит из следующих этапов:
непосредственно закупочной деятельности; складирования/хранения;
отпуска сырья, полуфабрикатов и товаров для реализации в
производственные цеха; приготовления блюд и готовой продукции;
реализация гостям в торговом зале
5
.
Крайне важным аспектом при оценке значимости грамотно выстроенной
системы закупок в ресторанном и гостиничном бизнесе является зависимость
от качества поставляемого сырья, а значит и выбор надежных поставщиков.
Вдобавок к этому, специфика бизнеса в подавляющем большинстве случаев
предусматривает заключение договоров поставки не напрямую с
производителями, а с посредниками. Это обусловлено наличием в
ассортиментной матрице поставщика большего ассортимента продукции, тогда
как сами поставщики зачастую работают с большим количеством
производителей.
В работе любого ресторанного предприятия существует особая
специфика функциональных областей логистики. Компании должны
контролировать не только качество сырья, но и право выбирать поставщиков,
которые могут обеспечить необходимое сырье в определенное время. В
большинстве случаев покупки представляют собой скоропортящиеся продукты,
полуфабрикаты, поэтому вам необходимо планировать определенное
количество сырья с минимальной суммой потерь в случае вынужденного
распоряжения. Все это свидетельствует о необходимости более тщательного
выбора поставщиков и внедрения логистических концепций и методов в
5
Родионова Н.С. Организация производства и логистика предприятий общественного питания (магистратура):
Учебное пособие/ Н.С. Родионова; ВГУИТ, Кафедра сервиса и ресторанного бизнеса. - Воронеж: ВГУИТ, 2016.
С.125
16
области поставок в работе ресторанной компании.
При учёте логистических издержек на пути движения материального
потока получается картина формирования затрат, связанных с выполнением
заказа. Одним из способов повышения качества услуг и сокращения затрат на
общественное питание является использование концепции логистики
поставщика. Деятельность поставщиков оказывает большое влияние на
производительность, качество и конкурентоспособность обслуживающих
предприятий. В этом случае выбор поставщика, который отвечает всем
требованиям заказчика, позволяет избежать таких проблем, как: отказ в
поставке (у сторон нет времени для предоставления конечного срока); низкое
качество продукции поставщиков и т. д. Такие сбои в ресторанном и
гостиничном бизнесе приводят к экономическим потерям организации
(упущенная выгода в краткосрочной и долгосрочной перспективе).
Далее рассмотрим более подробно один из этапов управления закупочной
деятельности в ресторане, а именно выбор методов закупок, обозначив их
основные особенности в нижеприведённой таблице 1. (см. таблицу 1 ниже).
Таблица 1
Сравнение методов закупок
6
Основные
методы
Краткая
характеристика
метода
Преимущества
Недостатки
Закупка
товара
одной
партией
Поставка товара
большой партией за
один раз (оптовая
закупка)
-упрощение
документооборота
-гарантия поставки всей
партии
- «скидка от объёма»
-наличие
складских
помещений
-замедление
оборачиваемости
капитала
Поставки
осуществляются
партиями в течение
определённого
периода
-увеличивается
скорость
оборачиваемости
капитала
- экономия на
-необходимость
оплаты всех
товаров в заказе
Продолжение таблицы
6
Дроздов П. А. Управление запасами в цепях поставок: учебно-методическое пособие / П. А. Дроздов. Минск:
ИБМТ БГУ, 2014. С.25
17
Основные
методы
Краткая
характеристика
метода
Преимущества
Недостатки
складских площадях
-сокращение
ресурсов,
затраченных на
сопутствующий
документооборот
В практической деятельности часто встречается комбинация различных
методов закупок, поскольку разные группы товаров и сырья, необходимые для
обеспечения деятельности предприятия, требуют разного подхода в закупочной
политике. Так, например, часть расходных материалов из периода в период
имеет примерно одинаковый расход и может восполняться на складах по
методу регулярных закупок товаров мелкими партиями или же одной партией.
Основная статья расходов, а именно продукты и полуфабрикаты, в
большинстве случаев поставляются по мере необходимости.
Выбор метода закупок - это важный этап в построении системы
закупочной логистики предприятия. Каждый из методов имеет свои
достоинства и недостатки, исходя из специфики работы предприятия,
руководитель отдела снабжения делает выбор в пользу метода,
способствующего снижению издержек в сочетании с минимизацией временных
затрат.
Не менее значимым процессом является получение или приёмка
поставляемой продукции. К ней относятся также действия по сопутствующему
ведению документооборота, проверке качества и количества поступаемого на
предприятие товара (сырья). На этапе непосредственной приёмки
контролируется качество и количество товара, наличие всей необходимой
сопроводительной документации. Также контролируются цены на отгруженные
товары; за их соблюдением, как правило, следят сотрудники отдела закупок,
либо бухгалтерии (исходя из объёмов предприятия и наличия соответствующих
штатных единиц).
18
Для оптимизации процесса приёмки товаров рекомендуется учитывать
следующие практические аспекты:
рекомендуется составить график погрузочно-разгрузочных работ,
согласованный со всеми поставщиками;
разграничить поставку групп товаров по производственным
подразделениям и соотнести время поставки с занятостью ответственных за
приёмку сотрудников с их занятостью на основном производстве;
оптимизировать расположение складских помещений в максимально
возможной близости с зоной разгрузки и удобным сообщением с помещениями
основного производства;
обеспечить приёмщиков товара необходимым инвентарём.
На момент приёмки товара ответственный сотрудник должен убедиться в
наличии и правильном оформлении всей сопроводительной документации,
включая:
приходную накладную; счёт-фактуру; сертификат соответствия;
качественное удостоверение;
ветеринарная справка (для отдельных категорий товаров).
Далее приведём таблицу, отображающую методы приёма и контроля
товаров, способствующие обеспечению качества принимаемых товаров:
Таблица 2
Методы приёма и контроля товаров
7
Методы приёмки товаров
Методы приёмочного
контроля товаров
Сплошной контроль
Выборочные методы:
- приёмочный и выборочный контроль
по качественным признакам;
Апробация установленной
поставщиком системы методов и
операций по обеспечению качества.
Апробация применяемой
- непрерывный выборочный контроль
по качественным признакам;
- приёмочный выборочный контроль
по качественным признакам;
- ревизионный выборочный контроль.
поставщиком методики контроля
качества закупаемых товаров. Учёт и
определение улучшения качества
показателей продукции данного
поставщика. Сравнительная оценка
качества продукции различных
поставщиков.
7
Родионова Н.С. Организация производства и логистика предприятий общественного питания (магистратура):
Учебное пособие/ Н.С. Родионова; ВГУИТ, Кафедра сервиса и ресторанного бизнеса. - Воронеж: ВГУИТ, 2016.
С.35
19
При работе с поставщиками следует ориентироваться на долгосрочные
договорные отношения. Если ассортиментная матрица используемого в
ресторане сырья позволяет минимизировать количество контрагентов, то это
позволит уменьшить накладные расходы и позволит сэкономить время на
ведение документооборота и коммуникацию. «Формирование прочных и
долгосрочных взаимоотношений с поставщиками, чтобы совместно добиваться
снижения издержек и экономии для обоих партнёров. Этого можно достичь за
счёт целенаправленных усилий покупателя по удовлетворению ожиданий
поставщика по следующим позициям:
бесперебойность заказов; справедливая цена и маржа прибыли;
согласованные корректировки цены по мере необходимости,
точные прогнозы спроса;
стабильные и обоснованные спецификации;
минимальные изменения по заказу;
отправки заказов без временных задержек;
оперативные платежи.
Процесс хранения и перемещения закупленных товаров/сырья требует
тщательно отлаженной системы и пристального контроля со стороны
руководства. При поступлении продукции на склад, она должна быть учтена в
полном объеме.
Все перемещения на этапах производства, включая поступление в
производственные цеха, должны надлежащим образом фиксироваться и
учитываться в актах перемещения. Справляться с этими повседневными
задачами помогает использование автоматизированных систем управления,
которые автоматически проводят все операции при перемещении продукции с
основного склада в производственные цеха, а затем на реализацию в момент
продажи готовых блюд гостям ресторана.
В системе, как правило, детально указывается ответственное лицо, и
чётко разграничиваются возможности доступа к хранящейся в базе
информации во избежание возможных злоупотреблений со стороны персонала.
20
Одно из основных направлений оптимизации расходов через управление
технологиями питания заключается в увеличении сроков хранения
скоропортящихся продуктов без добавления химически активных
консервирующих добавок. Например, использование технологии вакуумного
кипячения, при котором текстура продуктов не нарушается. Применение
различных технологий для увеличения сроков хранения продуктов дает
предприятию ряд преимуществ, которые выражаются в возможности хранения
продуктов питания без добавления консервантов в 5-15 раз дольше, что в
результате может в разы увеличить объём производства при сокращении
производственного персонала.
Таким образом, несмотря на то, что предприятия гостиничного бизнеса
существенно отличаются от предприятий розничной торговли, в своей
деятельности они применяют основные логистические принципы. Для
обеспечения бесперебойного производства поставки должны быть
своевременными, бесперебойными и надлежащего качества. В случае
несоблюдения этих принципов процесс производства может быть частично
приостановлен, что, в свою очередь, негативно скажется на потребительской
лояльности и приведёт к снижению экономической эффективности
предприятия в целом. Нерациональное использование ресурсов и
производственных мощностей также приведёт к уменьшению доходов
деятельности ресторана или гостиницы.
1.4 Особенности управления материальными ресурсами и товарными
запасами в ресторанном/гостиничном бизнесе
Рассматривая управление закупочной деятельностью важно понимать,
что для ресторанного бизнеса свойственна высокая интенсивность
оборачиваемости закупаемого сырья. В сочетании с повышенными
требованиями к качеству продукции, а также возможностью своевременной
оперативной доставки эти ограничения во многом формируют закупочную
21
политику организаций. Существенное влияние на снабжение ресторанов и
других предприятий ресторанного и гостиничного бизнеса оказали
экономические потрясения последних лет, когда с введением
продовольственного эмбарго, превалирующее большинство из них было
вынуждено существенно скорректировать свою деятельность вплоть до
кардинальной смены концепции. В частности, речь идёт об узконаправленных
заведениях, меню которых основывалось на национальных блюдах зарубежной
кухни и, соответственно в значительной мере зависело от импортных поставок
сырья и полуфабрикатов.
«Управление закупками - это обеспечение организации продукцией
заданного качества и количества из правильного источника, доставленной
вовремя, в нужное место по правильной цене»
8
.
Управление закупками на любом предприятии является звеном в
логистической цепи материальных потоков. В классическом и наиболее
распространенном варианте управленческой структуры на предприятии это
входит в сферу ответственности менеджера отдела снабжения, тесно
взаимодействуя с управляющим ресторана и финансовым и бухгалтерскими
отделами в лице финансового контролера, бухгалтера-калькулятора, главного
бухгалтера.
Один из важнейших принципов успешного существования любого
бизнеса - способность оперативно реагировать на любые внешние факторы -
играет большую роль для предприятий гостиничного бизнеса. В данном случае
под внешними факторами стоит понимать сезонное увеличение/снижение
потребительского спроса, актуальные тенденции и другие подобные аспекты.
Чем оперативнее реагирует руководство заведения на колебания внешней
среды, тем выше его возможность выгодно выделяться среди конкурентов.
Инновационные системы управления бизнес-процессами на предприятии в
совокупности с принципами рационализации рабочего процесса также
8
Игнатьева, И. Ф. Организация туристской деятельности: учебное пособие / И. Ф. Игнатьева. – Санкт-
Петербург: Питер, 2015. С.38
22
способствуют его успешной деятельности в значительной мере. Получение
актуальной информации о новых тенденциях развития бизнеса и средствах
оптимизации рабочего процесса происходит по различным каналам
(профильные Интернет-ресурсы, тематические выставки, активные продажи
поставщиков услуг и другие).
Оптимизация логистических расходов и сопутствующих им трудозатрат
могут быть скорректированы с помощью грамотно выстроенной системы.
Исходя из различных факторов, таких как финансовые и технические
возможности, специфика предприятия и масштабность его деятельности, выбор
системы поставок и транспортировки необходимых товаров существенно
различаются. Влияние оказывают и внешние факторы, в частности, более
пристальное внимание контролирующих государственных служб,
необходимость ведения «прозрачного» документооборота и прочие подобные
аспекты. Ещё около десяти лет назад многим предприятиям было удобнее
иметь в своём штате водителя-экспедитора, который в течение буквально
нескольких часов мог «добыть» всё, начиная от свежей говяжьей вырезки с
главного фермерского рынка города, заканчивая внезапно закончившейся
бумагой для принтера в кабинете главного бухгалтера. Штатный экспедитор
обходился предприятию сравнительно недорого, но при этом способствовал
решению многих возникающих текущих задач, как правило, с минимально
возможной задержкой во времени. Тогда как привлечение аутсорсинговых
посредников требует больших временных затрат, связанных с коммуникацией и
ведением сопутствующего документооборота. Система закупок, используемая
водителем- экспедитором, не предполагала жестких требований к наличию
сопроводительной документации и отчётных ведомостей, зачастую в
бухгалтерию достаточно было предоставить чеки, а на производство - сырьё.
Подобный алгоритм работы диктовал большую свободу в выборе контрагентов
и поставщиков, с которыми заведение заключало договора на сотрудничество.
Это позволяло не зависеть от объёма минимальных партий,
регламентированных поставщиком и необходимых для отгрузки заказа.
23
Немаловажным плюсом такой системы поставок - это также и быстрое
реагирование на колебание потребительского спроса, когда закончившееся
блюдо из-за отсутствия ингредиентов довольно оперативно восполнить
посредствам быстрой доставки его составляющих.
Превалирующее количество сетевых предприятий ресторанного бизнеса
имеют в своей собственности транспортные средства и водителя-курьера,
зачастую даже не одного. Но в данном случае их назначение - доставка готовой
продукции до конечного потребителя. Поскольку с ростом темпа жизни
современное общество всё больше стремится экономить своё время на
удовлетворении базовых потребностей, сервисы по доставке еды и напитков
развиваются весьма активно. В случае, когда на доставку в ресторане
приходится небольшая доля от общего количества всех заказов, на
предприятии, как правило заключаются договора с подрядчиками курьерских
услуг или компаниями-агрегаторами. Среди наиболее известных, на данный
момент: Delivery-club, Yandex-еда.
Обращаясь к вопросу ограничений в вопросах закупочной деятельности
организаций ресторанной сферы, стоит отдельно выделить действующие
экономические санкции. В ответ на запрет поставок в Россию ряда
продовольственных товаров многими странами, в соответствии с указом
президента РФ, многие государства не могут ввозить в нашу страну фрукты,
овощи, мясную, рыбную и молочную продукцию. Это диктует определённые
условия в вопросе управления закупками на предприятиях. Многие заведения
существенно пересмотрели в связи с этим свою концепцию, отдав
предпочтение блюдам, базирующимся на локальных, местных продуктах. Это
вызвало значительный рост объёма потребления продукции отечественного
производства, активное распространение концепции импортозамещения.
Многие рестораторы активно ищут различные местные фермерские
хозяйства и индивидуальных производителей подобной продукции. В
частности, последнее время стало популяризироваться большое количество
частных производств молочной продукции и сыров, освоивших опыт
24
производства импортной продукции.
Все управленцы работают сегодня в одинаковых условиях жёсткой
конкурентной борьбы за клиента. Поэтому компании - поставщики
предоставляют возможности рассрочки или отсрочки платежа, небольшой
предоплаты, гибкие системы скидок или индивидуальные предложения. Для
особо значимых клиентов существуют фиксированные прайс-листы, иные
льготные договорные условия, в зависимости от величины компании, срока
работы с поставщиком, объёма заказа.
Преимущества работы с крупными поставщиками - возможность
работать по безналичному расчёту. Проблемами работы с фермерами является
достаточно высокая цена, малые объёмы производимой продукции, не всегда
имеется возможность произвести закупки сырья в нужном количестве, нет
стабильности поставок в течение года из-за отсутствия инфраструктуры
отсутствия площадей для хранения. Кроме того, фермеры не могут
предоставить полного пакета документов, подтверждающих качество
продуктов и необходимых в соответствии с требованиями Роспотребнадзора.
Таким образом, особенности управления материальными ресурсами и
товарными запасами в ресторанном/гостиничном бизнесе зачастую
продиктованы большим количеством факторов, как внутренних, так и внешних.
Выводы по 1 главе
В результате закупочной деятельности, осуществляются процессы по
обеспечению ресторана или гостиницы сырьём (продуктами, полуфабрикатами
и пр.), товарами на реализацию или перепродажу (как правило, сюда относится
значительная часть барного ассортимента, тематические товары для продажи
гостям заведения и пр.), а также сопутствующие расходные материалы и
инвентарь, необходимый для организации процессов производства на
предприятии. Все вышеперечисленные действия должны реализовываться с
учётом постоянного мониторинга рыночных цен и предложений поставщиков.