35
- потеря доверия потребителей своей продукции из-за поставок
недоброкачественных материалов.
Вследствие этого менеджер по закупкам «Palmira Business Club»
постоянно изучает и ищет новых поставщиков. Для изучения поставщиков и их
возможностей менеджер следит за каталогами, прайс-листами производителей.
Для установления связей с поставщиками продовольственного снабжения
представляется более подходящим поиск через ярмарки, выставки или рынки.
Менеджер старается найти поставщика самостоятельно, не используя
посреднические услуги. Однако это не всегда получается в связи с
требованиями «Palmira Business Club» в небольших объемах и калибровке
продукта.
Таким образом, главной проблемной задачей отдела снабжения является
поиск местных поставщиков, предлагающих уникальную продукцию, и
налаживание хозяйственных связей без участия посредников. Невыполнение
поставленных перед отделом задач может привести к снижении
конкурентоспособности и прибыли.
2.3 Проблемы управления товарными запасами компании «Palmira
Business Club» и предложения по его совершенствованию
Ниже представлен перечень ключевых проблем в закупочной
деятельности гостиницы «Palmira Business Club», в связи с нерешенностью
которых наблюдаются значительные излишние издержки:
1. Отсутствие адекватной системы управления запасами. Менеджер по
закупкам лишь корректируют заказ с учетом остатков продукции на складе.
Данную модель формирования заказов можно считать интуитивной, и нередки
случаи как нехватки ресурсов, так и, напротив, создания излишних запасов, что
в обоих случаях приводит к необусловленным потерям (иммобилизации
денежных средств, лишним затратам на хранение, порче, дефициту и т.д.) и. в
конечном итоге, к потере клиентов и упущенной выгоде.
36
2. Частая инвентаризация. Вторая проблема вытекает из первой, из-за
того, что процесс учета не автоматизирован, появляется необходимость частой
проверки наличия некондиционного товара (с истекшим сроком годности).
3. Отсутствие отработанного подхода к управлению группами товаров.
Кроме разделения запасов по категориям в соответствии с их назначением, в
организации нет какой-либо иной группировки товаров, т.е. не анализируются
стабильность спроса.
4. Накопление заявок. Подразделения предприятия не всегда вовремя
подают заявки на приобретение товаров, в результате чего все поставки могут
быть назначены на один день, что затрудняет работу отдела снабжения, так как:
во-первых, затягивается процедура приемки товара на склад, во-вторых, товар
не может быть отпущен со склада без оформления всех необходимых
документов.
1.Создание документа, полностью регламентирующего закупки
ответственных лиц, оформление документов и прописанные права и
обязанности сторон.
2. Расширения отдела закупок товаров и снабжение данного отдела
специалистами высокого уровня. Это поможет наладить «чистую работу» и
упростит процедуры по снабжению компании материальными ресурсами в
компетенции одного подразделения - отдела закупок, что позволит эффективно
организовать движение материального потока ресурсов от поставщиков к
потребителям.
3. Формирование системы регулирования запасов на складах. Создание
ALPтаблиц для грамотного и своевременного заказа товаров. Также таблицу
ALPдля общей информации о поставщиках. Для потока постоянно
используемых ресурсов (регулярных заказов) следует использовать
релаксационную систему (с фиксированным размером заказа), а для потока
специфических ресурсов (нерегулярных, новых) - систему максимум-минимум.
Ниже будут представлены предложения по совершенствованию
управления товарными запасами Palmira Business Club.
37
1.Целевая группа, для которой разрабатывается регламент по движению
учета ТМЦ в Palmira Business Club – это сотрудники, трудовая деятельность
которых связаны с движением ТМЦ. Цель данного регламента – разъяснить
сотрудникам, трудовая деятельность которых связана с движением ТМЦ, в
соответствии с их должностными обязанностями, процесс движения ТМЦ.
Задачей данного регламента является:
повышение прибыльности и снижение издержек предприятия;
контроль и оптимизация деятельности предприятия;
предотвращение хищений и прочих злоупотреблений персонала.
ТМЦ, поступающие в Palmira Business Club принимает лицо, материально
ответственное за склад, на который поступает товар. Приемка ТМЦ происходит
по накладным поставщика в установленной форме ТОРГ – 12 или УПД
(Универсальный передаточный документ) (минимальное количество- 2
экземпляра), либо по форме, утвержденной руководителем компании
поставщика при наличии обязательных реквизитов, согласно статье 9,
Федерального Закона «о бухгалтерском учете» от 22.11.11. Примеры накладных
по описанным формам представлены в приложении №3, №3.1.
Унифицированная форма ТОРГ-12 применяется для оформления продажи
(отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Основная
сфера действия документа — оптовая торговля.
Оформляет товарную накладную продавец. Для него она является
документом, на основании которого отражается списание и реализация товаров.
Для покупателя накладная ТОРГ-12 является одним из документов,
подтверждающих приобретение ТМЦ, и служит основанием для их
оприходования.
При приемки ТМЦ МОЛ в обязательном порядке должен проверить
правильность оформления товарно – сопроводительных документов
поставщика по следующим критериям:
38
наименование документа (акт, если принимаются услуги, товарная
накладная по форме);
дата составления документа (должна быть не позже и не раньше даты
получения);
наименование организации получателя с адресом доставки;
присутствие синей печати поставщика, ФИО, должность, подпись
лица, ответственного за выдачу ТМЦ
Также в комплекте с накладной от поставщика должны быть переданы
оригинал счета на оплату и счет- фактура (исключения поставщик на УСН и в
документах указаны цены без НДС)
К комплекту документов на ТМЦ поставщики должны предоставлять
следующие документы на качество ТМЦ, а именно:
К мясной, молочной продукции и яйцу поставщики предоставляют
ветеринарное, качественное удостоверение и копию сертификата о
соответствии. Для остальных ТМЦ предоставляются только качественные
удостоверения и сертификат соответствия.
После проверки документов, МОЛ осуществляет прием ТМЦ, обращая
особое внимание на:
количество в накладной и количества по факту (сравнивая упаковки,
штуки, граммы и килограммы);
нарушение упаковки;
оставшийся срок годности ТМЦ, который не может превышать срок
треть от срока годности от всего ТМЦ;
цвет, запах и внешний вид ТМЦ.
О неполной или испорченной поставки ТЦМ, МОЛ ставит в известность
руководителя по снабжению.
Если все документы оформлены верно, а ТМЦ получен в
соответствующем количестве и качестве, МОЛ ставит на всех экземплярах
сопроводительных документов печать, дату, должность, свою подпись с
39
расшифровкой. После подписания, один экземпляр товарно- сопроводительных
документов передается поставщику, а второй экземпляр и сертификаты
остаются у МОЛ. Далее документы обрабатываются и отправляются в офис.
2. Планирование закупок это первый и самый важный этап во всей
цепочки обеспечения компании необходимыми ресурсами. От того на сколько
эффективно выстроена и оптимизирована система планирования и обеспечение
предприятия необходимыми качественными ТМЦ, во многом зависит
эффективность производственной деятельности и бизнеса в целом.
Сбор потребностей. Необходимо использовать полную и актуальную
информацию о текущих и планируемых потребностях. Это поможет
закупать точно в срок те ТМЦ, которые действительно необходимы.
Согласование плана закупок. Принимать обоснованные решения при
согласовании планов закупок по каждой из тысячи позиций.
Принимать во внимание дополнительную информацию, такую как
сведения о расходе за предыдущие периоды, остатки на складах,
предстоящая загруженность гостиницы.
Корректировка плана закупок. Своевременно корректировать план
закупок исходя из оперативной информации, изменение технологий
производства и производственного планов.
Оптимальный выбор формы поставок или логического канала имеет
большое экономическое значение. От него зависят скорость продвижения
товаров, а также уровень совокупных запасов и оборачиваемость вложенных в
них средств.
3. Для регулирования складских площадей и запасов на складах
необходимо создать ALPтаблицы для грамотного и своевременного заказа
товаров. В данной таблице отражается следующая информация:
дата составления;
наименование товара;
дополнительное описание товара (вид упаковки);
40
вес упаковки;
поставщик;
цена за единицу (кг, л, упаковка, шт.).
Использование в работе всех вышеперечисленных пунктов, поможет
избежать проблем с управлением товарными запасами компании Palmira
Business Club и существенно усовершенствует управление товарными запасами
предприятия. Данные пункты можно использовать для оптимизации ТМЦ с
настоящего момента, но это не даст долгосрочных и стопроцентных
результатов. В следующей главе будет описано предложение по оптимизации
товарных запасов в более долгосрочной перспективе, но ее осуществление
потребует времени и вливания дополнительных денежных средств. Пример
таблицы ALPпредставлен в приложении №2.
2.4.Меры по повышению эффективности управления материальными
ресурсами и товарными запасами
2.4.1 Предложение по оптимизации складских запасов предприятия
«Palmira Business Club»
Предлагаю к рассмотрению несколько идей для оптимизации складских
запасов на основе аккуратного расхода на производстве.
За последние несколько лет представление о складе изменилось. Логисты
стараются максимально сократить время пребывания товара на складе. На
полках больше не принято держать пыльные товары. Как же максимально
избежать потерь и постараться минимизировать расходы на складские
операции? Предлагаю рассмотреть несколько вариантов аккуратного
производства.
Все они могут быть разделены на три части:
1. Техническая и технологическая часть склада (разгрузочные и погрузочные
комплексы, системы хранения и перевозки грузов, техника для этого, места и
т.д.).
41
2. Организация эффективной работы операционных действий (обработки
информации сотрудниками склада, а также скорость обработки и принятия
решений для получения и отправки груза со склада).
3. Системы контроля и координации с идентификации грузов, как уже было
предположено.
Часть 1: Лучший способ оптимизации хранения товаров – это отсутствие
«залежей» на складе. Выработка лучшей стратегии для этого поможет изменить
количество и структуру запасов, а так же смоделировать требуемые для
хранения площади.
Часть 2: Должно затрачиваться как можно меньше времени на одну
единицу заказа. Для этого можно применить несколько инструментов,
помогающих использовать более точные способы для получения и размещения
материалов.
1. База данных поступления и расхода товаров со склада и на склад.
2. Минимизировать количество людей, задействованных в
операции.
3. Совершать сделки электронным способом без личного
присутствия.
4. Использовать штрих код для верификации товара (уточнение
цены, количество на остатки и местонахождение).
Часть : можно увеличить эффективность логических операций, если товар
будет иметь универсальную маркировку и упаковку, что исключит
необходимость нумеровать и маркировать упаковку. Тем самым упрощается
отслеживание товаров, и работник аккуратного склада точно знает, где что
хранится и не тратит драгоценные часы на поиски той или иной единицы.
Для оптимизации мест хранения товаров на складе, необходимо их
классифицировать на подгруппы. Например, Зона «A»: товара с наивысшим
спросом; Зона «B»: товары с высоким спросом; Зона «C1»: товары с низким
спросом; Зона «C2»: товары с очень низким спросом; Зона «D», как
представлено на Рисунке 3 (стр 42). Все перечисленные идеи и способы на
42
Рисунке 3, оптимизируют складские запасы, помогут управлять складским
помещением и располагающимися там товарами.
Рисунок 3. АВС – анализ классификация товаров
2.4.2. Предложение по оптимизации приобретения товаров и материалов
«PalmiraBusinessClub»
Изначально компании, которые преуспели в оптимизации закупок,
уделяют много времени на обучение и работу с персоналом, развивают
специалистов по снабжению и одновременно, с целью объединить всех
сотрудников организации, трудиться на благо общей цели организации.
Далее данные компании ставят перед собой глобальные задачи, при
разработке которых учитываются не только стратегия и общая концепция
будущего развития, но разрабатываются конкретные пути, ведущие к
намеченным результатам.
Ну и наконец, компании уделяют особое внимание, чтобы снабжение
соответствовало спросу и стратегическим целям компании.
На пример, из- за неэффективной работы одна заграничная компания
более чем на пару лет отстала от конкурентов в области разработки новых
43
продуктов, что в последствии сделало сотрудничество с отделом закупок в
области инноваций невозможным. Иногда из-за незнания того или иного языка,
приводит к тому, что невозможно сотрудничать из-за географического фактора,
а не из-за качества и ассортимента предлагаемых товаров. Поэтому такая
компания не может оптимизировать базу поставщиков, с целью уменьшения
расходов, а сотрудники практически не приобретают новых знаний и опыта в
области закупок и не могут завоевать доверия у внешних клиентов.
В решении поставленных задач специалисты по закупкам могут
содействовать с другими подразделениям напрямую. Уже сегодня существуют
целые центры снабжения, в качестве базы увеличения объемов продаж в
странах с низкими издержками.
Пример:
Семга подешевела по отношению к телятине. Специалисты могут быстро
составить новое меню, в котором блюда из семги будут представлены в более
широкой линейке ассортимента по отношению к телятине и наоборот. Тем
самым компания имеет возможность во- время реагировать на происходящее
изменение в предложение поставщиков, воздействуя на спрос своих гостей к
управлению продажами, позволит увеличить прибыль и тем самым уменьшить
риски с возможными перебоями в поставках основных ингредиентов.
2.4.3. Предложение по оптимизации работы с поставщиками на
предприятии «Palmira Business Club»
В долгосрочной перспективе, для более существенного и весомого вклада
в оптимизацию работы с поставщиками на предприятии Palmira Business Club
будет намного выгоднее сделать свое хозяйство, которое обеспечит гостиницу
поставки свежих, экогологически чистых и натуральных продуктов и
разносолов.
Проблема нынешних поставщиков - плохое качество продуктов. В
большинстве случаев фермеры, продающие свежие продукты своего
44
производства либо не справляются с объемом необходимых товаров, либо
пытаясь увеличить урожайность добавляют различные удобрения, в следствии
чего натуральность и полезность сводится к минимуму. В условиях
гостиничного бизнеса, где в целях оптимизации финансовых расходов
стараются экономить на всем и в тоже время поддерживать репутацию, очень
трудно найти баланс цены и качества.
Делая выводы из вышеперечисленных заключений, становиться
очевидным, что для поддержания уровня и марки гостиницы Palmira Business
Club, самым выгодным решением будет создание собственной фермы.
Многие гости, предпочитающие останавливаться в такой гостинице, как
Palmira Business Club, имеют достаток выше среднего и далее. С позиции
маркетинга, ориентируясь на потребности большинства гостей, необходимо
держать планку качественно предоставляемых услуг общепита. Но со стороны
бухгалтерии, учитывая цены на качественные продукты, чаще не целесообразно
иметь такие расходы.
В итоге выбирают самых выгодных поставщиков и стандартную линейку
продуктов. Позже шеф- повар должен превратить их в невероятно красивые и,
главное, полезные блюда. Отсюда вытекают конфликты внутри коллектива и
соответственно не все гости положительно воспринимают качество
предоставляемых услуг.
В этой главе я опишу решение описанных выше проблем. Кроме того,
мое решение существенно поднимет репутацию гостиницы и привлечет больше
гостей высокого уровня, а также поможет привлечь более платежеспособных
гостей, которые всегда будут рады вернутся снова за несомненным качеством.
Palmira Business Club необходимы экологически чистые продукты по
приемлемой цене.
Для осуществления и воплощения в жизнь задумок о ферме, необходимо
сделать:
Взять землю в аренду за пределами Москвы, в области, в месте с
минимальной загазованностью относительно города.