32
Как видно из рисунка 12 на конец расчетного периода наибольшим
удельным весом в структуре совокупных активов обладают оборотные
активы (51,65%). Это свидетельствует о том, что структура активов
довольно мобильна, она способствует ускорению оборачиваемости средств
ООО «Посуда центр №1». К тому же можно отметить положительную
тенденцию к увеличению оборотных активов.
2.2 Анализ системы закупок в ООО «Посуда центр №1»
Закупочная деятельность в ООО «Посуда центр №1» осуществляется
в соответствии утвержденным регламентом отдела закупок
(Приложение 4).
Предусмотрены следующие способы закупок:
1) конкурентные способы закупок:
конкурс;
аукцион / редукцион;
запрос предложений;
запрос котировок.
2) неконкурентные способы закупок:
закупка у единственного поставщика.
Анализ закупочной деятельности организации включает:
динамику и объем закупок по основным товарным группам;
количество наименований поставляемых товаров;
порядок отбора поставщиков для заключения сделок;
методы определения потребности в товарах;
основные этапы планирования закупок;
критерии выбора способа поставки товаров;
долю в объеме оптового оборота.
К должностным обязанностям начальника отдела закупок относят:
33
руководство работой специалистов отдела снабжения;
работу по подбору поставщиков, выбору наилучших условий
поставок необходимых предприятию товаров и услуг;
участие в работе по формированию ассортимента. Определение
объема закупки и участие в ценообразовании;
контроль и организацию работ с производителями и
поставщиками;
распределение среди специалистов отдела ответственности за
определенные товарные группы.
Основными задачами специалиста по закупкам и поставкам товаров
являются:
планирование объема и бюджета закупок;
закуп товаров необходимого количества, качества, по
минимальным ценам и в установленные сроки;
анализ рынка товаров, поиск поставщиков;
участие в ценообразовании.
Функции специалиста по закупкам и поставкам товаров:
прямой поиск новых поставщиков по каталогам, справочникам,
через ресурсы интернет и другими доступными способами;
анализ поступающих коммерческих предложений от
поставщиков;
мониторинг цен поставщиков, являющихся контрагентами, и
новых поставщиков, у которых еще не осуществлялись закупки;
договорная и претензионная работа с поставщиками, ведение
переговоров;
оформление и размещение заказов на товар;
контроль над поставками товаров, соответствия заказанных
номенклатурных позиций и сопровождающих документов;
34
организация и контроль расчетов с поставщиками, дебиторской и
кредиторской задолженности.
Поиск и анализ информации по поставщикам является важным и не
простым процессом, который имеет свои особенности. Как и любое другое
предприятие, ООО «Посуда центр №1» имеет своих поставщиков, которые
являются проверенными и надежными. Поиск потенциальных
поставщиков происходит путем:
объявления конкурса;
просмотр профессиональных журналов, каталогов;
посещения выставок и ярмарок;
переписки, деловых и личных контактов с возможными
поставщиками.
Анализ проводится по следующим критериям:
цена и условия;
качество продукции;
надежность поставок (соблюдение договоров по срокам поставки,
по ассортименту, комплектности, качеству и количеству продукции);
удаленность поставщика от потребителя;
сроки выполнения текущих и экстренных заказов;
хорошая репутация;
удобная и легкая система закупок;
долгосрочная перспектива деятельности поставщика и
возможность формирования долгосрочных отношений.
Процедура выбора лучшего поставщика:
подбор потенциальных поставщиков;
определение список квалифицированных поставщиков, то есть
способных реально поставлять необходимую продукцию;
35
сравнение организаций, вошедших в этот список, и исключение
из него тех, кто по каким-то причинам не устраивает;
формирование короткого списка (обычно четыре – пять) из
наиболее перспективных поставщиков;
подготовка запрос по расценкам и рассылка по короткому
списку;
коммерческая оценка предложений, сравнение расходов и других
условий;
подготовка предварительных встреч с оставшимися
поставщиками для обсуждения возможной сделки;
выбор поставщика, который в наибольшей степени соответствует
предполагаемому заказу.
Рассмотрим оптимальные технологии поставок, которые используют
в своей работе специалисты по закупкам отдела снабжения ООО «Посуда
центр №1»:
«партия за партией» размер и срок поставки соответствует сроку
возникновения и величине потребности в товарах. Запасы товаров не
создаются. Обычно применяют для дорогостоящих товаров, где хранение
дорого, а затраты на поставку невелики; экономически оптимальная партия
– объем поставки производится с минимальными затратами для каждой
позиции товаров;
политика «постоянных интервалов» – партии разной величины на
интервалах времени одинаковой продолжительности. Поставка не
поступает, пока не возникает потребность;
политика «фиксированного ритма» – заказы разной величины
делаются ритмично, обычно для товаров с постоянным спросом.
Непостоянная поставка материалов вызывает простои оборудования,
трату рабочего времени впустую, появляются сверхурочные работы.
36
Простои, не вызванные виной рабочих, будут оплачены в полной мере по
тарифной ставке, а сверхурочные работы будут оплачивается в
повышенном размере. Все это вызывает увеличение себестоимости
выпускаемой продукции, что в свою очередь ведет к снижению прибыли
предприятия.
Компания ООО «Посуда центр №1» осуществляет закупки МТР,
опираясь на стандартную систему процесса приобретения необходимых
материалов.
Выделяются следующие стадии процесса приобретения материалов,
которые представлены на рисунке 13.
Рис. 13. Этапы процесса закупок материалов
Каждый этап в процессе приобретения материалов для предприятия
требует тщательного и своевременного контроля.
Правильно выполненный процесс закупок с надлежащим контролем
предотвратит предприятие от различного рода затрат и задержек по
срокам.
составление
заявок
анализ заявок
выбор
поставщиков
размещение
заказов
контроль за
выполнением
заказов
завершение
процесса
приобретения
37
Таблица 4
Краткая характеристика процессов закупок МТР
Составление
заявок
Сотрудники предприятия составляют заявки на закупку
материально-технических ресурсов. В такой заявке указывают
информацию о материалах и прочих ресурсах, их количество, сроки
ожидания этих ресурсов на складе. Такая заявка обязательно
подписывается человеком, который ее составляет.
Анализ заявок
Заявка рассматривается специалистом отдела МТО, после чего
решается какие материалы стоит закупить.
Выбор
поставщиков
Критерии:
- надежность поставщика
- возможность поставок необходимых ресурсов должного качества
и в заявленный срок
- доставка МТР по возможно-минимальным ценам
- расстояние от поставщика до потребителя.
Размещение
заказов
Закупка материалов осуществляется различными методами исходя
от видов материалов.
Контроль
выполнения
заказов
Все заказы, которые были сделаны специалистами отдела МТО,
должны контролироваться на всем протяжении срока выполнения
заказа.
Завершение
процесса
приобретения
Предприятие должно получить свой заказ в полном соответствии с
условиями прописанными в контракте.
Большую роль играет приемка продукции, в процессе которой
необходимо удостовериться, что поставлен материал в соответствии с
указанными требованиями, описанных в договоре поставок материально –
технических ресурсов для предприятия (рисунок 14).
Рис. 14. Требования к закупкам
Необходимые условия поставок ресурсов
Поставки нужного
качества
В нужном
количестве
В заявленные
сроки
За указанную
цену
38
Оформление поставок сопровождается получением от поставщика
информации об отгрузке и приложенного сопроводительного письма, где
указывается объемы поставляемых товаров и точное время поставки.
Материалы, поступившие на склад, должны быть оформлены по
накладным, а так же их должны зафиксировать в книге регистрации
товаров.
Оформление поставок сопровождается получением от поставщика
информации об отгрузке и приложенного сопроводительного письма, где
указывается объемы поставляемых товаров и точное время поставки.
Проблемы поставок отрицательно влияют на своевременную и
качественную работу предприятия. Именно из-за проблем с поставками и
закупками ресурсов, предприятие теряет свой имидж и становится
неконкурентоспособным.
Основная проблема поставок в организации сводится к их
планированию и своевременному выявлению возмущающих факторов,
связанных со сбоем во взаимодействии предприятия с поставщиками, а
также с эффективной деятельностью.
В ходе исследования проблем в закупочном процессе ресурсов, было
выявлено, что компания ООО «Посуда центр №1» неоднократно
сталкивалась с данной проблемой.
Далее в процессе закупок была установлена немаловажная проблема,
которая проявлялась в отсутствии необходимых ресурсов у фирм –
поставщиков, что влияло на своевременное начало работ.
В связи с тем, что МТР закупаются для компании в ближайших
регионах, руководство не учитывает фактор форс-мажорных ситуаций,
таких как задержка отправки поставщиками, погодных и дорожных
условий, и риска бракованных материалов.
Все указанные проблемы являются рисками в системе поставок МТР
на предприятие. Для оптимизации налаженной работы отдела снабжения и
39
контроля закупок материально – технических ресурсов были разработаны
рекомендации для повышения эффективности данной системы.
Внедрение слаженной системы контроля на предприятие поможет
избежать издержек и сохранить клиентов, поддерживать
конкурентоспособность среди предприятий.
Система контроля закупок является одной из самых основных и
решающих в процессе. Отсутствие контроля закупок на предприятии
является серьезным отрицательным фактором для эффективной
деятельности.
Учитывая данные факторы, можно предложить разработать
оптимальную систему контроля закупок материально – технических
ресурсов.
Данная система будет включать контроль на 4 этапах процесса
закупок, которые представлены на рисунке 15.
Рис. 15. Система контроля закупок для ООО «Посуда центр №1»
1) Контроль на складах поставщика должен включать в себя
визуальный контроль, сертификаты и паспорта качества материалов,
осмотр технологий производства МТР.
2) Контроль после доставки материалов так же должен содержать
визуальный контроль и проверку документов.
контроль на
складах
поставщика
контроль после
доставки
материалов
контроль качества
в ходе
производства
контроль над
качеством
материалов
40
3) Контроль качества в ходе производства должен отвечать за
деформацию материалов, потерю качества МТР под погрузкой, под
климатическими режимами различных зон хранения и естественный износ
(сроки).
4) Контроль за качеством материалов в ходе ограниченности сроков
по договору должен отвечать за заявленное качество.
Эффективность работы отдела снабжения в компании оценивается
следующими показателями:
отсутствие дефицита товаров на складе;
минимизация общих логистических издержек;
рентабельность, оборачиваемость товаров.
Определение размера заказа осуществляется специалистом по
закупкам вручную по каждой номенклатурной позиции в специально
разработанной и установленной программе «OtdZak», пользуясь отчетом
«Анализ остатков».
Отчет «Анализ остатков» представлен в виде графика, где отражены
такие экономические показатели как, оборачиваемость, рентабельность,
средние продажи за месяц, остаток на складе, резервы, в основу этого
отчета заложен метод комбинации АВС и XYZ анализа. Это выявление
безусловных лидеров (группы АХ) и аутсайдеров (группы СZ). Роль
показателей объема и уровня товарных запасов на складах.
41
Рис. 16. График отклонения
Проведя анализ графика, можно сказать, что процесс планирования
на предприятии работает не эффективно (рисунок 16).
2.3 Оценка системы управления товарными запасами
на предприятии
Недостатком в управлении закупками и поставками товаров является
отсутствие автоматизированной системы управления закупками и
поставками. Принятие решений о закупках товаров по ручному анализу
остатков и продаж весьма затруднительно, что приводит к упущенной
выгоде или убыткам, не исключены человеческие ошибки. Электронная
система закупок и поставок позволит уменьшить бумажный
документооборот, сократит время на закупочные процедуры,
минимизирует человеческие ошибки, повысит эффективность и
прозрачность всего цикла закупок и поставок товаров.
Темп роста поставки некачественных товаров рассчитывается
следующим образом:
Стоимость реализованного товара в 2012 году, руб.
-15,0
-10,0
-5,0
0,0
5,0
10,0
15,0
20,0
25,0
январь февраль март апрель май июнь июль август сентябрь октябрь ноябрь декабрь
Месяц
Отклонение плана от факта, %