45
ГЛАВА 3. МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
УПРАВЛЕНИЯ ЗАТРАТАМИ ПРЕДПРИЯТИЯ
3.1. Комплексные предложения по проблемам управления затратами
Каждая компания, для производства и сбыта продукции и услуг,
должна нести расходы. Финансовый успех компании зависит от того,
насколько эти расходы сопоставимы с доходами. На руководителей
предприятия влияет уменьшение размера этих затрат, с целью увеличения
разницы между затратами, понесенными на производство и реализацию
продукции, и доходами в процессе внедрения продукции. Эта задача состоит
в том, чтобы следить за финансовым управлением компании через процесс
управления затратами: планирование, организация и контроль [24, с. 206].
Анализ процесса управления затратами и финансово-хозяйственной
деятельности предприятия был проведен во второй главе данной работы. В
настоящей главе рассмотрены варианты оптимизации процесса управления
затратами и сокращения мероприятий. Для того, чтобы снизить затраты,
необходимо комплексно адаптироваться к процессу управления –
необходимо воспользоваться всеми этапами процесса управления затратами,
необходимо вовлечь в процесс управления максимум персонала, только в
этом случае можно достичь эффективных результатов [25, с. 42-44].
В связи с привлечением сотрудников к планированию и учету затрат в
компании уже сделано немало: центры финансовой ответственности
закреплены, финансовый директор – начальник сметы расходов в
соответствии с прогнозируемыми потребностями в материалах, сырье,
услугах и других расходах в месяц и год, инженерного отдела – за
работниками в производственных цехах. Есть попытки отладить процесс
учета и контроля, но в этой области есть проблемы, которые нужно решать.
Компании необходимо разработать комплексную программу снижения
затрат, которая должна периодически обновляться в связи с постоянными
изменениями внешней и внутренней среды компании. В программе должны
46
учитываться все факторы, влияющие на себестоимость продукции, должны
быть прописаны процессы управления затратами [26, с. 139-141].
В целом программа должна включать следующие пункты:
1. Мероприятия по оптимизации использования материальных
ресурсов.
2. Мероприятия по поддержанию оптимального размера предприятия и
оптимального объема производства.
3. Мероприятия по оптимизации использования завода.
4. Мероприятия по оптимизации рабочей силы и повышению
производительности труда.
Для реализации программы необходимо сначала настроить учет затрат
в компании, как учет затрат, так и методы расчета затрат. Затем необходимо
провести плановые и нормативные затраты, рассчитать себестоимость
продукции на основе выбранных методов учета затрат, разработать методы
контроля отклонений и возможных реакций на отклонения. Далее
рассмотрим некоторые предложения по изменениям на каждом этапе
процесса управления затратами, которые необходимо внедрить в систему
управления затратами компании, что позволило бы увеличить планирование,
учет и контроль затрат до более высокого уровня, чем сейчас в компании.
Планирование затрат [27, с. 145]. По состоянию на конец периода
планирование расходов компании осуществляется на основе планирования
движения денежных средств. В компании выделены центры, отнесенные к
финансовой ответственности руководителя центров, отнесенные к
финансовой ответственности, определены расходование средств и
закреплены за ответственными лицами. Планирование суммируется по
позициям за год, затем, создается на основе годового плана, ежемесячный
план, учитывающий запросы определенного сырья, материалов и услуг на
основе средних цен, наконец, создается на основе месячной стоимости плана,
и оплата счетов-фактур производится ежедневным платежным регистром.
47
Планы расходов пересматриваются на предмет их согласования с
планами поступлений наличных средств, а в случае отклонений от планов
ввода в эксплуатацию и расходов расходы корректируются в консультации с
руководителями центров финансового управления. План прямых затрат
рассчитывается на основе планируемого объема продаж, опосредованно, в
зависимости от потребностей подразделений в текущих затратах, например,
на плановые работы [28, с. 725].
Подход, основанный на движении денежных средств, имеет как
преимущества, так и недостатки. Из преимуществ можно назвать
относительную простоту планирования. Основным недостатком является то,
что расходование денежной части затрат этого временного периода,
материалов и сырья может наступить позже и может быть использовано для
производства продукции следующих периодов. Поэтому из-за движения
денежных средств невозможно с достаточной достоверностью рассчитать
фактические затраты.
Но даже на основе планирования денежных потоков можно разработать
меры по сокращению расходов. Например, вы должны использовать
обратную связь при планировании расходов нужно учитывать остатки
материалов и запасных частей при планировании, как это сейчас делается на
сырье. По некоторым позициям необходимо учитывать планирование на
квартал и полугодие, в некоторых случаях это позволит снизить
транспортные расходы, обеспечить ценовое преимущество по размеру
партии.
На данный момент в компании существуют жесткие планы, т.е. год и
месяц создается статичный бюджет расходов и доходов на основе планов
продаж и производства. Если фактические денежные доходы отличаются от
запланированных, компания сталкивается с профицитом или нехваткой
денежных средств.
Поэтому необходимо внедрить гибкое бюджетирование, которое
обеспечивало бы прогнозируемые данные, скорректированные на изменение
48
уровня выпуска (или любой другой метрики). Если вы потеряете и
анализировать разные варианты, можно выбрать оптимальный объем продаж
или производства.
Гибкий бюджет - это бюджет, показатели которого могут
регулироваться в зависимости от уровня активности. Гибкий бюджет основан
на знании поведения доходов или затрат в ряде изменений и предоставляет
менеджерам данных возможность исследовать влияние изменений доходов
или затрат. Помогает в принятии решений при планировании объемов
продаж, а также в анализе фактических данных [29, с. 512].
Для исключения помех в работе подразделения, необходимо дать
руководителям доступ к операционной исполнения бюджета сведения и
бюджетную корректировку, так как в случае несоблюдения планов для
оплаты некоторых счетов, как правило, инженерной службы, находится под
угрозой, и в случае работы сотрудников инженерной службы может быть
оплата парализовано, что приводит к снижению производительности труда и
перерывов в производстве. После того, как руководители будут
проинформированы о неисполнении бюджета, они могут пересмотреть свои
расходы на компоненты и запасные части, скорректировав приоритеты
платежей и изменив планы работы подразделения обслуживания.
В любом случае организуйте для себя более детальное планирование
результатов финансовой деятельности предприятия, планирование затрат и
себестоимости продукции. Во-первых, на основании технических условий
необходимо рассчитать нормативные производственные затраты по
переменным затратам, так как, исходя из отклонения переменных затрат от
нормативных затрат, можно быстро выяснить причины этих отклонений и
своевременно разработать управленческие решения, позволяющие избежать
подобных ситуаций. Также необходимо рассчитать неизбежные нормативные
потери в производстве, организовать непрерывный поиск решений по их
снижению [30, с. 101].
49
Например, при переключении линии розлива ПЭТ с пива "Жигулевское
11%" объемом 1,5 литра на "Бражка вишневая" объемом 1 литр возникают
следующие необратимые потери:
1. Когда машина проходит перенастройку, то всегда возникает брак
тары, в виду того что установка сделана вручную путем подгонки параметров
до получения необходимых качества и характеристик.
2. При переходе с одного типа на другой в трубах и в линиях розлива
остатки продуктов остаются.
3. В начале розлива идет часть готовой продукции, поскольку
оборудование переключается на другую емкость контейнера.
Такие проблемы можно решить или хотя бы снизить стоимость
различными способами [31, с. 68-72]:
1. Технической службой необходимо разработать технические
решения, позволяющие избежать потерь при обмене продукции и объема
контейнера.
2. Необходимо увеличить количество партии, но следует понимать, что
компания имеет около 40 SKU и ограниченный срок хранения продукции.
Если партии будут слишком большими, увеличатся затраты на складскую
логистику, возникнут проблемы со временем хранения.
3. Уменьшение SKU-количества было бы частично разрешено
проблема с переустановкой оборудования, уменьшит пространство для
хранения и оборот. Это также снизит стоимость материалов ПОС: ценников,
этикеток. Но необходимо учитывать интересы продаж - так как география
продаж довольно обширна – Казахстан и практически вся Россия, в разных
регионах выявлены разные предпочтения по названию.
Поэтому должен быть золотой центр номера SKU, который учитывает
возможные потери продаж при сокращении количества SKU и возможном
снижении производственных потерь.
Организация учета затрат. Компания производит несколько
принципиально разных технологических видов продукции:
50
1. Пиво и напитки пиво.
2. Минеральная и питьевая вода.
3. Сладкая газированная вода.
4. Квас.
Самый длительный технологический процесс, который затрагивает
весь бизнес компании в пиве и напитках на основе пива. Эти напитки
проходят все 4 цеха - пивоварение, ферментацию, хранение и розлив. Так как
пивной квас проходит через все 4 цеха, то продолжительность цикла
производства кваса меньше, чем пивного.
Производство сладкой газированной воды относится только к двум
компаниям - пивоварне и бутилированию, а производство минеральной и
питьевой воды - только к резервуарам.
При производстве алкогольной продукции компания несет
дополнительные расходы по поставке дополнительного учета для
обеспечения работоспособности системы ЕГАИС (Единая государственная
автоматизированная информационная система), которая отражает онлайн-
данные компании о производстве, реализации, возврате алкогольной
продукции.
Поэтому надо четко разделить косвенные затраты для правильного
расчета себестоимости продукции. Например, мы рассчитали примерную
стоимость дополнительных расходов, предназначенных для производства
алкогольной продукции. Для отражения факта производства и доставки в
ЕГАИС необходимо 4 оператора с годовой.
ФЗП около 1200000 рублей, которые работают, потому что отгрузка
осуществляется круглосуточно и без отражения факта отгрузки в ЕГАИС,
компания не имеет права. Операторы ЕГАИС обязаны ежегодно обучаться в
лицензированных центрах стоимостью 27000 рублей на человека, а с учетом
транспортных и командировочных расходов сумма составляет около 50000
рублей на одного сотрудника в год. Помимо операторов ФЗП можно
частично рассмотреть работников ФЗП по бухгалтерскому учету при
51
подготовке и составлении отчетности, связанной с производством и
реализацией алкогольной продукции, на сумму около 300 000 рублей.
Система ЕГАИС требует поддержки организации, имеющей лицензию на
оказание таких услуг, стоимость поддержки составляет 22000 рублей в
месяц. Автоматизированная система измерения и выставления счетов
(АСИиУ), которая предназначена для выставления счетов продукции,
состоит из счетчиков и блока управления, которому также нужно регулярное
техническое обслуживание. Для учета алкогольной продукции и
декларирования требуется специальное программное обеспечение, которое,
как правило, дороже традиционных систем учета. Рассчитываем долю
косвенных затрат на литр продукции для этого приводим данные по
косвенным затратам, применяемым только к производству алкогольной
продукции в виде таблицы 5.
Таблица 5
Дополнительные косвенные затраты на производство
алкогольной продукции
Затрата
Сумма в год, рублей
ФЗП операторов
1200000
Обучение операторов
200000
ФЗП вспомогательного персонала
(бухгалтерия, инженеры)
420000
Обслуживание АСИиУ
500000
Обслуживание ЕГАИС
264000
Амортизация вспомогательного
оборудования для алкогольной продукции
500000
Программное обеспечение
70000
3154000
Косвенные затраты, которые относятся только к алкогольной
продукции, но распределяются по всей продукции, составляют 0,34 руб. Для
безалкогольной продукции, например, для минеральной воды в ПЭТ –
объеме 1,5 л, при отпускной цене около 13 тыс. руб., косвенные затраты,
которые относятся только к алкогольной продукции, составили 4,6% в
52
стоимостной доле. Такие ошибки могут привести к неправильным
управленческим решениям.
Кроме того, все косвенные затраты распределяются на объем
выпускаемой продукции и полуфабрикатов по всем ревизиям, что сильно
искажает картину.
Компания имеет более 40 наименований SKU выпускаемой продукции,
и для более точного принятия управленческих решений и цен помимо
расчета общей стоимости, необходимо вести счет-фактуру сокращенных
затрат, т.е. с системой "direct costing".
Если у вас ограниченная стоимость, вы можете управлять такими
задачами, как оптимизация ассортимента продукции, адекватность
маркетинговых кампаний по ценам ниже нормальной цены, покупка
полуфабрикатов на странице, например пивного сусла в ограниченных
количествах при производстве пива, можно использовать для питания
пивоварни, чтобы превысить оптимальный размер номера продукта,
определить выбор и замену оборудования и другое.
Необходимо также уменьшить и назначить количество статей затрат,
используемых для расчета затрат. На данный момент их более сотни. За счет
оптимизации их количества упрощается учет и контроль затрат.
При неполной загрузке производственных мощностей и использовании
системы прямого ценообразования существует иной подход к
ценообразованию. Во время рецессии, особенно зимой, когда
производственные мощности завода загружены менее чем наполовину,
можно устанавливать цены ниже общих затрат, которые ориентированы
только на предельные затраты, потому что даже при продажах ниже общих
затрат это позволит снизить распределенные косвенные затраты на единицу
продукции. Такой подход может быть использован для выхода на новые
рынки сбыта при участии сторонних оптовых посредников. Кроме того,
система "прямого калькулирования себестоимости" может оправдывать
производство низкодоходных или убыточных товарных позиций, поскольку
53
косвенные затраты, которые включаются в общую себестоимость убыточных
товарных позиций, распределяются между другими товарами и увеличивают
их себестоимость. Компания использует программное обеспечение 1С "Пиво
безалкогольный комбинат" - это мощная ERP-система, позволяющая
использовать учетную политику и варианты расчета затрат, которые
отличаются от используемых в бухгалтерском учете, так что компании не
придется полностью переходить на систему "прямого костинга", а только в
контексте управленческого учета.
Для учета затрат компании используется более 100 статей затрат. Для
прочих расходов, на которые выделяется доля 7,64% в 2017 году и 11,21% в
2018 году более 30 статей расходов, многие затраты повторяются в том
смысле. Чтобы исключить ошибки учета и искажения данных, необходимо
оптимизировать список статей затрат в организации для принятия
административных решений.
3.2. Автоматизация управления и оптимизация затрат
В настоящее время, когда события развиваются достаточно быстро и
задержки в принятии решений могут стоить компании миллионов убытков и
недостаточной прибыли, в управлении затратами необходимо использовать
новые эффективные инструменты. Это автоматизация и компьютеризация
планирования, учета и контроля при управлении затратами [32, с. 70].
В компании работает около 400 человек, около 150 из которых имеют
рабочие места, оборудованные персональными компьютерами, ноутбуками
или смартфонами. Между всеми сотрудниками существуют огромные потоки
информации, которые необходимо анализировать, контролировать и
принимать на основе этих данных решения.
Необходимо максимально увеличить обработку и анализ информации в
автоматизированных системах, стандартизировать формы передачи и
хранения информации, что позволит ускорить большую часть процессов в
связи с передачей, обработкой и анализом информации.
54
Еще одним предварительным условием автоматизации является то, что
необходимы большие объемы информации, которые не могут быть
обработаны вручную для принятия более эффективных решений [33, с. 233].
В настоящий момент первичная информация о произведенных
количествах продукции, количествах полуфабрикатов, переданных из цеха в
цех, выставочных материалах и сырье со склада осуществляется путем
ручного заполнения первичной документации, данные о которой будут
включены в информационную базу данных в дальнейшем. Такая схема
документооборота, несомненно, приводит к ошибкам в счете-фактуре,
обусловленным человеческим фактором, за задержку анализа оперативных
данных с производства на несколько дней до месяца. Чтобы исправить
ошибки в обработке первичной информации и ускорить подготовку данных к
дальнейшей обработке, необходимо организовать передачу данных с
измерительного прибора, который используется в производстве, в единую
информационную систему предприятия, обработать ее и проанализировать.
Общая автоматизация процессов, не только в связи с управлением
затратами, но и всех бизнес-процессов, которые выполняются в компании,
снизит вероятность ошибок и отклонений от разработанных бизнес-
процессов, сократит время сотрудников, пойдет на дублирование операций,
снизит стоимость канцелярских принадлежностей, так как потребность в
бумажных документах практически исключена [34, с. 135].
Важным преимуществом компьютеризации бухгалтерского учета
является оперативность контроля. Автоматизированные системы учета
позволяют не только оперативно создавать планы на основе анализа данных
прошлых периодов, но и производить оперативный контроль затрат в
среднем по записям затрат, расчетам, сметам, спецификациям, финансовым
центрам. При правильной настройке программного обеспечения можно
получить предварительный расчет затрат в любое время, в отличие от
ручного расчета, если затраты рассчитываются только в конце месяца, что