45
1. Руководитель службы по организации общественных мероприятий
принимает участие в поиске творческой концепции будущего события, а также
утверждает идеи остальных сотрудников;
2. Обязательное присутствие на всех собраниях, начиная с момента
исследования, заканчивая общей оценкой прошедшего мероприятия. Так же,
стоит отметить, что руководитель является главным координатором, чьѐ
присутствие необходимо на каждом мероприятии;
3. Руководитель всегда осведомлѐн о заказчиках и об этапах
подготовки события. Именно руководитель подписывает договора с
подрядчиками и клиентами;
4. Руководитель занимается подбором сотрудников, а также
распределением обязанностей по каждому конкретному мероприятию.
Event- координатора можно также назвать заместителем руководителя
отдела по организации общественных мероприятий в гостинице «Crowne Plаzа
Moscow World Trаde Centre». Координатор проводит встречи на площадке
будущего мероприятия, участвует во всех совещаниях отдела, составляет
графики мероприятий и следит за монтажом и демонтажем реквизита на
площадке мероприятия. Также, координатор утверждает фото и видеоряд,
которые можно отдать в СМИ и отдел маркетинга для будущей рекламы. Event-
координатор является связующим звеном между бухгалтерией и руководством,
так как предоставление отчѐтов и смет является его компетенцией.
Event-менеджер по работе с корпоративными группами в гостинице
«Crowne Plаzа Moscow World Trаde Centre» помимо встреч с заказчиком,
составляет меморандум, который необходимо утвердить со всеми сторонами,
участвующими в процессе организации и реализации. Внутри гостиницы в
первую очередь менеджер согласовывает даты и номера со службой
бронирования; затем, оповещает хозяйственную службу об обязательной
готовности номеров в определѐнные даты. Служба безопасности гостиницы
также должна быть уведомлена о количестве приезжающих гостей и сроках их
46
проживания. Менеджер по работе с корпоративными группами уточняет у
заказчика пожелания по питанию, и составляет с ресторанной службой
отдельное меню для группы. После заезда корпоративной группы, менеджер
круглосуточно регулирует и следит за передвижениями гостей, а также
корректирует всех по времени.
Event- менеджер по работе с постоянными клиентами в гостинице
«Crowne Plаzа Moscow World Trаde Centre», в отличие от остальных менеджеров
своего отдела, не ждѐт нового клиента, а сам звонит и договаривается о встрече.
Главная задача менеджера - продать постоянному клиенту новые услуги в
гостинице. Отношения между менеджером и постоянным клиентом строятся на
доверии, поэтому на этапе планирования мероприятия работник гостиницы
должен не бояться включать в смету новые услуги отеля, которые были
предложены и обсуждены заранее.
Задача event-менеджера, занимающегося деловыми мероприятиями,
состоит в оперативной реализации поставленной цели. Как правило, клиенты,
которые обращаются в гостиницу за организацией любого вида делового
мероприятия, уже знают, сколько будет гостей, какой бюджет и какой формат
им нужен. Менеджеру отеля остаѐтся только внимательно выслушать заказчика
и грамотно воспользоваться тем арсеналом аппаратуры и площадок, которыми
располагает отель «Crowne Plаzа Moscow World Trаde Centre».
Работа событийным менеджером по организации развлекательных
мероприятий считается в гостинице самой творческой и в тоже время сложной.
Заказчики приходят в отель с разными целями, например, проведение свадьбы
на территории гостиницы, празднование дней рождений и юбилеев, творческие
вечера, презентация книги и т.д.
Обязанности менеджера отеля «Crowne Plаzа Moscow World Trаde
Centre» заключаются в:
1. Создании схем и макетов посадки гостей. При грамотном подсчѐте
количества и состава необходимой аппаратуры. То есть, менеджер должен
47
потратить один рабочий день на расстановку света и звука в зале, чтобы в
дальнейшем высчитать стоимость аппаратуры, которая предоставляется в
аренду от отеля.
2. Организации аренды костюмов. Например, при организации такого
праздника, как Новый год, event-менеджер должен найти и арендовать костюмы
для всех актѐров детского представления. В общем и целом в независимости от
праздника и желаний клиента, умение грамотно и не в убыток найти реквизит
всегда приветствуется.
3. Организации мероприятий с участием актѐров, которые требуют
предварительного кастинга и репетиции, которые тоже проводит менеджер по
организации развлекательной деятельности в отеле.
У всех менеджеров по организации мероприятий в отеле «Crowne Plаzа
Moscow World Trаde Centre» есть перечень должностных обязанностей, который
их объединяет, например,:
1. Встреча с заказчиком (также телефонные переговоры и ведение
деловой переписки) для обсуждения деталей события;
2. В случае дезориентированности заказчика в представлении
будущего мероприятия менеджер должен предложить собственный и
уникальный план проведения предстоящего события;
3. Анализ площадок гостиницы для выбора наиболее выгодного
варианта проведения мероприятия;
4. Составление списка необходимых контактов (директор ресторана в
гостинице, флористы, декораторы и т.д.);
5. Подготовка смет для заказчика с указанием цен на все услуги,
которые индивидуально подбираются под каждое мероприятие;
6. Знание всей аппаратуры в инвентаре гостиницы и умение ей
распоряжаться и пользоваться.
48
7. Выбор тематики события, оформление помещения в соответствии с
пожеланиями заказчика, а также умение работать в паре с декоратором и
дизайнером;
8. Обеспечение гостей мероприятия печатной продукцией: листовки,
брошюры, визитки с контактами гостиницы для будущей связи;
9. Контроль за всеми процессами в ходе мероприятия;
10. Составление отчѐтности по итогам прошедшего мероприятия и
предоставление его начальству;
11. Ведение документооборота и контроль оплат по всем услугам;
12. Привлечение спонсоров, журналистов и написание пресс-релизов.
Офис-менеджер в гостинице «Crowne Plаzа Moscow World Trаde Centre»
- крайне важная должность, так как в его обязанности входят: приѐм звонков и
заявок по организациям мероприятий и их распределение к нужным
специалистам, сбор документов для первичной встречи с event-менеджером,
рассылка всех новых предложений о предстоящих мероприятий постоянным и
потенциальным гостям.
Для наглядного рассмотрения взаимосвязей службы по организации
общественных мероприятий с другими смежными подразделениями отеля стоит
обратиться к рисунку 4.
49
Рисунок 4. Взаимосвязь отдела по организации общественных
мероприятий с другими службами в гостинице«Crowne Plаzа
Moscow World Trаde Centre»
Исходя из рисунка 4, можно сделать следующие выводы:
1. Коммуникация с отделом маркетинга необходима для службы по
организации общественных мероприятий, так как без рекламы и грамотного
продвижения, ни один гость не будет знать о предстоящих событиях и акциях;
2. Связь со службами административного хозяйства и банкетной -
одна из самых важных, так как помимо развлекательной программы гость
должен отдохнуть в специально приготовленном для него номере, а также
поужинать блюдами, выбранными в индивидуально разработанном для него
меню. Тем более, главными задачами гостиницы является предоставления
проживания и питания;
Служба по
организац
ии
обществен
ных
мероприят
Банкетн
ая
служба
Служба
безопасно
сти
Служба
приѐма,
размещения
и выписки
гостей
Отдел
бронирова
ния
Администрат
ивно-
хозяйственна
я служба
Служба
маркетинг
а и
продаж
50
3. В ходе работы службы бронирования с отделом по организации
общественных мероприятий корректируется процент загрузки номерного фонда
в гостинице;
4. Перед каждым мероприятием отдел по организации общественных
мероприятий документально уведомляет службу безопасности о предстоящем
событии, чтобы вторая повысила контроль за гостями во избежание
чрезвычайных ситуаций.
5. Служба приѐма и размещения также предупреждается о будущем
заезде большой группы гостей на мероприятие в гостиницу. От службы приѐма,
размещения и выписки гостей требуется готовность быстро заселить гостей, при
этом соблюдая ту последовательность забронированных номеров и размещения
гостей, которую служба по организации общественных мероприятий
утверждала с заказчиком.
Одним из каналов взаимодействия служб является ежедневная планерка,
проводимая генеральным менеджером, на которой присутствуют все
руководители подразделений. Здесь они получают поручения от первого лица
компании и далее сообщают служащим своих отделов.
51
2.3. Технология работы службы по организации
общественных мероприятий гостиницы «Crowne Plаzа Moscow
World Trаde Centre»
Гостиница «Crowne Plаzа Moscow World Trаde Centre» является
структурным подразделением Публичного акционерного общества «Центр
международной торговли». ПАО «ЦМТ» осуществляет деятельность в сфере
международного въездного туризма, внутреннего туризма. Гостиница
выступает как организатор деловой жизни компаний, является открытой,
общедоступной для широкой аудитории площадкой, успешно выполняет свою
бизнес-деятельность. Большое значение в деловом мире имеет возможность
осуществления мероприятия, которое проводится с применением инструментов
событийного менеджмента в самой гостинице. Такими мероприятиями
являются:
конференции и презентации, встречи, лекции, выставки и корпоративные
и др.
В гостинице «Crowne Plаzа Moscow World Trаde Centre» самый большой
конференц-зал вмещает в себя полторы тысячи человек. Несмотря на
разнообразие форм гостиничных мероприятий, методика и подготовки и
проведения в своей основе – общая практически для всех. Гостиница «Crowne
Plаzа Moscow World Trаde Centre» гарантирует 2-часовойиответ на
первоначальный запрос о мероприятии. Офис-менеджер связывается с
заказчиком и сообщает о наличии свободных мест и дате проведения
предварительной встречи с менеджером. Заказчик получает подробное
индивидуальное предложение о проведении мероприятия в течение 3 рабочих
дней. Независимо от того, предоставляет ли заказчик творческие идеи
для своего
уникального мероприятия или следит за важными деталями, в отеле
«Crowne
Plаzа Moscow World Trаde Centre» работают преданные,
высококвалифицированные и опытные люди, на которых можно положиться.
52
Менеджер отдела, как и директор отдела по организации общественных
мероприятий уполномочен сделать все возможное, чтобы соответствовать
расписанию заказчика. Директор службы проводит ежедневный опрос, чтобы
убедиться, что встреча заказчика с его личным event-менеджером идет в
нужном направлении, также, директор помогает с любыми изменениями в
последнюю минуту. Личный менеджер держит заказчика в курсе расходов,
чтобы мероприятие оставалось в рамках бюджета.
Создание структуры, выяснение общих потребностей, выбор места,
получение информации о бюджете заказчика, и организация менеджера с
подробными заметками при подготовке к встрече. Для успешного создания
структуры собрания в первую очередь необходимо определить цель и масштаб
мероприятия. Существует пять основных вопросов, на которые нужно
ответить заказчику, прежде чем отель «Crowne Plаzа Moscow World Trаde
Centre» приступит к организации мероприятия:
● Почему заказчик встречается с отелем?
Заказчику необходимо определить причину и цель проведения
мероприятия. Идет ли речь об обучении, анонсировании или демонстрации
продуктов или об увеличении членства в ассоциации? Цель помогает отделу по
организации общественных мероприятий определить потребность и установить
задачи для реализации;
● Что повлечет за собой эта встреча?
Заказчик должен понимать сферу охвата мероприятия (является ли оно
международным, национальным, региональным, государственным или
местным?) и, исходя из цели мероприятия, определить наиболее подходящий
тип или формат (семинар, выставка, конференция, ежегодное собрание
компании или ассоциации, или заседание совета директоров).
● Кто будет присутствовать на мероприятии?
Необходимо чѐтко указать сегмент гостей, которые будут
присутствовать на мероприятии (сотрудники, руководители, клиенты,
53
руководители отрасли, приглашенные спикеры, супруги или дети). Заказчик
должен быть уверен в том, что приглашенные ораторы соответствуют целям, а
повестка дня лаконична и применима;
● Где должно состояться мероприятие?
Заказчик должен представлять, какое место наиболее подходит для
мероприятия (конференц-зал, холл для выставок и открытий и т.д..). Удобство
для участников, как правило, является главной заботой, но и комфорт тоже.
Трансфер участников на место проведения мероприятия и обратно должно быть
максимально простым и недорогим;
● Когда пройдѐт мероприятие?
Гостиница сделает всѐ возможное для проведения мероприятия в
нужные для заказчика даты, однако второй должен лояльно отнестись к
возможному переносу даты. Это может повысить шансы на получение
первоклассных гостиничных услуг в рамках бюджета.
Заказчику необходимо чѐтко выразить свои требования по отношению к
будущему мероприятию. Один из лучших способов выяснить требования -это
разработать предварительный график работы. Отдел по организации
общественных мероприятий составляет расписание, в котором описано, что
произойдет и в какое время. Следующий список соображений помогает
менеджеру по организации мероприятия продумать эти вещи. Для создания
точного расписания заказчику необходимо ответить на следующий перечень
вопросов:
● Как большинство посетителей доберутся до отеля?
● Если на машине, то сколько парковочных мест необходимо?
● Когда прибудут участники? Например, доберутся ли участники до
отеля утром в день проведения мероприятия или накануне вечером?
● Сколько раз гостинице необходимо накормить участников?
● Будут ли все блюда планироваться или некоторые блюда будут на
выбор?
54
● Нужно ли включать в программу какие-либо развлекательные
мероприятия, такие как осмотр достопримечательностей или спортивные
прогулки?
● Примерно, когда участники уйдут? После обеда? Ближе к вечеру?
Вечером? Это влияет на время регистрации отъезда, питание, организацию
поездок и так далее.
Для успешного проведения встречи важно правильно выбрать место
проведения, и это невозможно переоценить. Имея представление о требованиях
и бюджете встречи. Менеджеры переходят к индивидуальным особенностям
планирования. После получения подробной информации, менеджер гостиницы
начинает непосредственную организацию мероприятия. Безусловно, каждое
событие имеет свою специфику, определяемую тематикой, формой, целевой
аудиторией, поставленной задачей.
В целом специалисты гостиницы «Crowne Plаzа Moscow World Trаde
Centre» придерживаются следующих этапов при подготовке Мероприятий в
гостинице:
1. Для того, чтобы мероприятие было максимально проработанным и
эффективным в рамках большой темы выбирают конкретную. Определяется
форма предстоящего события (выставка, презентация, конференция, встреча и
т.п.). Важно учесть соответствие тематики и формы. После этого, любому
мероприятию дается название и ставится цель, ориентирующаяся на конечный
результат. Организаторы гостиницы «Crowne Plаzа Moscow World Trаde Centre»
составляют план, определяют ход и содержание события, анализируют и
подбирают музыкальный ряд, подготавливают раздаточный материал, реквизит.
Главным в подготовке и проведении мероприятия является составление и
оформление сценария, определение места, времени и даты проведения, а также
согласование с администрацией и решение организационных вопросов,
утверждение сметы. Также руководящий процессом event-менеджер занимается
поиском дополнительных источников финансирования, привлекает спонсоров,