Содержание
Введение ................................................................................................................... 5
Глава 1. Event-менеджмент .................................................................................... 8
1.1 Понятие и сущность event-менеджмента ……………………………………7
1.2 Виды event-мероприятий ................................................................................ 13
1.3 Особенности организации событийных мероприятий ................................ 18
1.4 Управление event-мероприятием как проектом ........................................... 23
2 глава. Этапы реализации проекта «День рождения компании ООО «Принт»
................................................................................................................................. 29
2.1 Планирование проекта «День рождения компании ООО «Принт» ........... 29
2.2 Работа с участниками до начала мероприятия ............................................. 40
2.3 Подготовка проекта «День рождения компании ООО «Принт» ................ 47
2.4 Проведение и координация мероприятия ..................................................... 58
2.5 Экономическая оценка реализованного проекта ......................................... 61
Заключение ............................................................................................................ 65
Список использованной литературы ................................................................... 68
Приложения ........................................................................................................... 72
5
Введение
Тема данной выпускной квалификационной работы: «Event-
менеджмент: реализация проекта (на примере дня рождения компании ООО
«Принт»)».
Event-менеджмент — это совокупность мероприятий, осуществляемых
для создания событий. Отсюда event-менеджмент стал известен по другим
названием – «событийный». Событиями принято называть массовые и
корпоративные мероприятия. Первые призваны оказывать мощную
поддержку рекламным компаниям, а вторые направлены на укрепление духа
внутри компании. Основная задача событийного менеджмента —
организация масштабного события из обычного мероприятия, которое будут
долго помнить и после его окончания.
Первые, так называемые мероприятия, которые известны истории,
уходят глубоко в древние времена, и носят скорее ритуальный характер:
посвящение в воины, рождение ребенка, женитьба, жертвоприношение,
выборы вождя. А их организаторами можно назвать тех, кто знал и создавал
ритуалы, например, шаманы.
Так получается, что новое — это хорошо забытое старое. Спустя века,
годы мероприятия становились организационно более сложными,
изощренными, обретали характер изысканности. Появились коронации,
крупномасштабные религиозные действа, государственные и городские
праздники. Простые люди в близком кругу так же создают событийные
мероприятия: свадьбы, новоселье, дни рождения.
Несмотря на то, что организация мероприятий существует с
незапамятных времен, именно в самостоятельное направление она
определилась значительно недавно. В России, организации, которые
профессионально начали заниматься созданием событийных мероприятий,
появились в 90-е годы XX века. Многие из них до сих пор успешно работают
6
на рынке event-услуг и имеют в арсенале множество удачно проведенных
мероприятий.
И поскольку для России event-менеджмент — явление довольно новое,
поэтому обширны и проблемы, связанные с этим рынком. Event-менеджмент
— молодое и в значительной степени перспективное направление.
Мероприятия данного уровня проходят в городах практически ежедневно.
Исходя из вышесказанного, можно отметить, что тема данной выпускной
квалификационный работы носит современный характер и является
актуальной для исследования.
Объектом исследования в представленной работе является event-
менеджмент, как комплекс мер и действий, направленных на создание
события, а предметом — реализация проекта по случаю дня рождения
компании ООО «Принт».
Цель работы — описать реализацию мероприятия по случаю дня
рождения компании. Задачи — рассмотреть теоретические основы
событийного менеджмента, исследовать возникновение понятия event-
менеджмента, выявить основную направленность таких событий в индустрии
гостеприимства, раскрыть общие принципы организации событийного
мероприятия.
В данной работе были использованы следующие методы исследования:
анализ, синтез, классификация, сравнение. Работа состоит из разделов:
• Введение
• Event-менеджмент
• Понятие и сущность event-менеджмента
• Виды event-мероприятий
• Особенности организации событийных мероприятий
• Управление event-мероприятием как проектом
• Этапы реализации проекта «день рождения компании ООО
«Принт»»
• Планирование проекта «день рождения компании ООО «Принт»»
7
• Работа с участниками до начала мероприятия
• Подготовка проекта «день рождения компании ООО «Принт»»
• Проведение и координация мероприятия
• Экономическая оценка реализованного проекта
• Заключение
• Список использованной литературы
• Приложения
Практическая значимость данной работы заключается в разработке
этапов реализации события на примере дня рождения компании ООО
«Принт», его планирования и проведения, тем самым показывая, каким
образом организуются подобные мероприятия и что необходимо для их
успешного проведения.
8
Глава 1. Event-менеджмент
1.1 Понятие и сущность event-менеджмента
Event — это превращение мероприятия с помощью дополнительных
эффектов в нечто совершенно исключительное с точки зрения посетителей.
Проводимые мероприятия включают: корпоративные, частные и
некоммерческие праздники, выставки, торговые ярмарки и PR-акции. Event-
менеджмент оказывает полный спектр услуг по организации таких
корпоративных событий, как: корпоративные праздники для клиентов и
партнеров, внутрикорпоративные праздники, юбилеи фирм, приемы,
фуршеты, выездные мероприятия, корпоративные уик-энды, программы team
building и прочее.
Понятия мероприятия и событие мы используем как синонимы, но
событие может включать в себя не одно, а несколько мероприятий разных
форматов, и даже разные церемонии и шоу-программы. На event-рынке
действуют три группы лиц: заказчики, исполнители и подрядчики.
Рассматривая бюджет на событийный маркетинг, компании должны
обдумывать необходимость комплексного подхода, чтобы сохранить свой
собственный стиль и выделить корпоративные ценности. Отдельным, и в
какой-то степени основным пунктом, который либо сужает, либо расширяет
область выбора ивента, является бюджет.
1
Исходя из собственных целей и средств, многие компании
употребляют определенные инструменты событийного маркетинга,
увеличивая спрос одних и уменьшая спрос на остальные. По-прежнему
популярны выставки, конференции, семинары и корпоративные
мероприятия. И в то же время в корпоративном секторе присутствует
тенденция к проведению более креативных и зрелищных мероприятий.
1
Авдюкова А.Е. Организация ивент-мероприятий как направление самостоятельной работы студентов / А.Е.
Авдюкова // Педагогическое образование в России. – 2016. - №8. – С.7-11.
9
Таким образом корпоративные события, как внутренние – для
служащих, так и внешние – для партнеров и клиентов, выходят на первый
план, поскольку в реальный момент особенно принципиально сохранить и
приумножить количество контактов.
Понятию event свойственны следующие устойчивые характеристики:
1) Это мероприятие, которое воспринимается как исключительное
событие.
2) Исключительным событием оно является с точки зрения
посетителей.
3) Позитивное восприятие призывает посетителей к активности.
4) Тщательная организация, планирование и контроль проведения
— залог успеха.
Для event так же характерно:
• Временной интервал (конкретный срок и дата проведения);
• Исключительность (событие проходит единожды и является
уникальным);
• Периодичность (традиционные события).
Этапы проекта:
1. Идея.
2. Инициирование (оформление идеи, подготовка проекта для лиц,
принимающих решения).
3. Принятие решение о проведении мероприятия (либо об отказе от
планирования проекта).
4. Старт (распределение задач, формирование команд,
планирование хода мероприятия, примерное планирование).
5. Принятие решения о подготовке (с данного момента отказ от
проекта влечет за собой ущерб, как финансовый, так и моральный).
6. Подготовка (подготовка и организация мероприятия, задания,
поручения и приглашения).
10
7. Точка не возврата (активизация и предъявление требований к
планированию, последняя возможность для принятия окончательного
решения, т.к. в дальнейшем отступление уже едва ли будет возможно).
8. Пуск (наступление события, активная деятельность по
обустройству места проведения, монтажу сооружений и оборудования,
поставкам).
9. Старт (официальное открытие).
10. Действие (ход event-мероприятия от открытия до закрытия, время
контакта принимающей стороны и приглашенных гостей).
11. Окончание (официальное закрытие).
12. Завершение (прекращение действий и окончательных расчетов).
13. Подведение итогов (заключительные организационные работы,
обработка данных, финансовый отчет).
14. Окончание проекта (проект закрыт).
Цель:
• Цель важно определить, осознать и не упускать из виду;
• Цели должны поддаваться количественным и качественным
измерениям;
• Цели могут быть непосредственно и косвенно ориентированы на
получение прибыли;
• Мероприятие становится успешным тогда, когда достигнута его
цель.
Название мероприятия должно быть заманчиво и изначально
мотивировать всех участников. Если на рекламном буклете заинтересует
название, то будут читать остальное.
2
Этапы маркетинга:
1. Анализ шансов на рынке.
2. Политика в отношении продукта.
2
Афитов Э.А. Планирование на предприятии (организации): учебник по специальности «Экономика и
организация производства» / Э.А. Афитов. – М: ИНФРА-М, 2015. – 344 с.
11
3. Расходы.
4. Кейтеринг (организация питания).
5. Сервис.
6. Риски.
Event-менеджмент — это особая разновидность индустрии
развлечения, туризма и маркетинга, которая за последние несколько лет
значительно выросла. Понятие event в переводе с английского означает некое
событие, мероприятие, которое основано на положительных эмоциях
вовлеченных в это действие людей.
Event-менеджмент — это один из инструментов связей с
общественностью, цель которого создать длительный процесс в
формировании имиджа предприятия и влияния его на интересы и
потребности общества.
Event-мероприятие по сути и есть проект, который требует грамотного
управления. И именно event-менеджмент включает в себя набор тех действий
и мер, необходимых при планировании, организации, контроле и управлении
проектом, или событием. Он необходим для того, чтобы проект (событие)
было исключительным, особенным. У любого ивента должна быть своя
«изюминка», в этом и есть часть успешного проведения мероприятия.
3
Различные действия event-менеджмента можно назвать программой
управления проектом. Потому что как и каждый проект, событие имеет свое
начало и завершение. Начало это всегда обозначение цели, а завершение —
подведение итогов о достижении поставленных целей. Конечно же, в
зависимости от поставленных целей, выстраиваются задачи и способы их
реализации. И если цели тех или иных событий могут иметь сходства и
различия, то каждый новый проект не должен иметь аналогов, в этом и есть
его исключительность. Кроме того, неизменным остается то, что event-
менеджмент — это планирование, организация, контроль и проведение.
3
Ершова Е.Ю. Event-менеджмент: проблемы и перспективы развития / Е.Ю. Ершова // Научно-
методический электронный журнал «Концепт». – 2016. – Т. 45. – С. 17–20.
12
Первые развлекательные мероприятия появились еще в начале XIX
века. В те времена началась продажа билетов на различные соревнования в
профессиональном спорте. Сюда могут быть отнесены, например,
Олимпийские игры в Древней Греции или различные состязания в Древнем
Риме.
Культовым event-менеджером Джо Голдблаттом было доказано, что
профессия организатора различный развлекательных мероприятий берет свое
начало с XX века, когда в 1955 году совершилось открытие «Диснейленда».
Соответственно официальное появление event-менеджмента берет свое
начало отсюда же.
В России event-менеджмент (событийный менеджмент) прижился не
сразу. Еще в СССР данный вид услуг долго предоставлялся государством,
оно же и несло ответственность за организацию и проведение таких
грандиозных праздников, как Олимпиада. Первые профессиональные
компании по оказанию event-услуг в России начали свою деятельность в 90-е
годы XX века.
На постоянно возрастающую потребность event-маркетинга оказали
влияние две основные характеристики современного общества — массовое
производство и потребление. А с развитием корпоративной культуры стал
возрастать спрос не только на event-маркетинг, но и на профессионалов
event-менеджмента. Можно так же сделать предположение, что дальнейшее
развитие данной отрасли предоставляемых услуг неизбежно.
4
Каждое событие создается с конкретной целью, а сам процесс создания
является прикладной частью менеджмента, включающей в себя управление
планированием, проведением и реализацией мероприятий (например,
фестивали, государственные праздники, спортивные соревнования и т.д., а
так же бизнес-мероприятия, встречи, выставки, конференции, форумы,
саммиты, частные мероприятия, такие как свадьбы, юбилеи и пр.).
4
Аньшин В.М. Исследование методологии и факторов ценностно ориентированного управления проектами
в российских компаниях (часть 1) / В.М. Аньшин // Управление проектами и программами. - 2014. - № 2. –
С. 104 - 111.
13
Event-маркетинг оказывает значительное влияние и на общество в
целом. В некоторых странах это большая индустрия, которая помимо
больших поступлений в казну государства в виде налогов, приносит еще и
значительное привлечение туристов. Так, например, ради того, чтобы
посмотреть карнавал в Рио, в страну ежегодно съезжается большое
количество туристов из разных уголков земного шара, что привносит
существенный доход для местных бюджетов. А экономическое развитие
побуждает к проведению различных конференций и выставок, тем самым
способствуя появлению деловых контактов.
Сегодня можно уверенно утверждать, что event-индустрия — одна из
самых стремительно развивающихся отраслей промышленности, сущность
которой проявляется в грамотном управлении организации специальных
мероприятий (событий). Важно отметить, что именно грамотное управление,
а перед этим расстановка целей и планирование, являются главным
критерием для того, чтобы событие по его окончанию получило статус
успешного мероприятия.
5
1.2 Виды event-мероприятий
В предыдущих разделах было описано понятие, возникновение,
функции и сущность event-менеджмента, как отдельного события, и как
полноценной индустрии в целом. Теперь речь пойдет об event-мероприятиях.
Event-мероприятия не всегда организовываются с помощью
специализированных агентств, они могут проводиться собственными силами
компании. Второй способ иногда позволяет существенно сэкономить на
организации события. Event-мероприятия имеют довольно небольшую
продолжительность и проходят от 6-и часов до 4-х дней. Проводятся они в
одном месте для ограниченного круга людей, которые известны организатору
(заказчику) и представляют экономический или политический интерес. Так
5
Инновационный менеджмент / Под ред. С.В. Мальцевой. – М.: Юрайт, 2014. -527 с.