24
Работа над проектом начинается с анализа, в дальнейшем анализу
подлежат все элементы проекта: сроки выполнения работ, степень риска,
финансы, кадры, качество результатов и т.д.
13
Планирование является основополагающей функцией в деятельности
по управлению процессом реализации проекта. Планированию подлежат
выполнение проектных работ, закупка технологии, материалов и
оборудования, строительные и монтажные работы и т.д. Исходными
предпосылками для планирования реализации проекта являются
стратегические плановые решения, заложенные в концепцию проекта:
• основные цели проекта;
• базовые сроки и максимальные уровни издержек осуществления
проекта;
• потенциальные участники;
• принципы нейтрализации факторов риска;
• месторасположение проведения и т.д.
На контрактной фазе реализации проекта в ходе подготовки
предложения по заключению контракта подрядчик конкретизирует
стратегические плановые решения заказчика. В ходе этой конкуренции:
• определяются участвующие в проекте организации;
• уточняются контрольные сроки осуществления проекта;
• составляется календарный план проекта в качестве элемента
контрольной документации.
Содержание плана реализации проекта (плана проекта) в значительной
степени зависит от характера самого проекта, в том числе от типа
создаваемых событийных мероприятий и месторасположения их проведения.
Например, план проекта по проведению масштабного корпоративного
мероприятия должен включать следующие разделы: основные цели проекта;
финансовый план проекта; план заключения субконтрактов;
13
Титова Н.В. Концепция развивающихся проектов как ответ на необходимость повышения адаптивности
методологии проектного управления / Н.В. Титова, С.А. Титов // Фундаментальные исследования. - 2015. -
№ 9-2. - С. 389-393.
25
функциональный план проекта; анализ факторов выполнения проекта;
приложения к плану проекта. Основные цели проекта определяются исходя
из концепций проекта и корпоративных целей его участников.
Финансовый план проекта представляет собой сводную смету затрат по
проекту и график их расходования. План заключения субконтрактов
определяет совместную стратегию организаций: заказчика, генерального
подрядчика, субподрядчиков и поставщиков, с помощью которой
увязываются производственные цели этих организаций. Функциональный
план проекта определяет структуру функциональных комплексов работ,
сроки и особенности их выполнения. К функциональным комплексам
относятся: проектно-конструкторские работы; материально-техническое
снабжение; строительство; контроль качества; сдача проекта в эксплуатацию
и освоение производственных мощностей.
14
Функциональный план проекта состоит из следующих типовых
документов:
• основного календарного плана проекта;
• календарных планов отдельных (краткосрочных) работ;
• функциональных планов работ.
На стадии проектирования и строительства составным элементом
методологии управления проектами является календарное планирование. В
ходе реализации проекта применяются различные типы календарных планов,
которые можно классифицировать следующим образом:
• по уровню планирования — календарные планы проекта,
функциональные календарные планы работ;
• по глубине планирования — перспективные графики,
ежемесячные, еженедельные и т.д.;
• по форме представления — логические сети, графики и т.д.
Для календарного планирования работ применяют три типа
14
Романова М.В. Управление проектами: Учебное пособие / М.В. Романова. - М.: ИД ФОРУМ: НИЦ Инфра-
М, 2014. - 256 с.
26
1) графики Ганта;
2) графики, построенные методом PERT;
3) графики, построенные методом критического пути.
Графики Ганта — это линейные графики, достаточно наглядные, но
имеющие недостатки. По ним трудно оценить узкие места, фактические
объемы выполняемых работ, причины задержек и др.
Метод PERT позволяет приближенно оценивать вероятное время
завершения работ. Этот метод рекомендуется для проектов с существенной
неопределенностью.
Метод критического пути — пошаговая методика управления
проектами для определения действий на критическом пути. В этом подходе к
планированию проекта проект разбивается на несколько рабочих задач,
которые отображаются в виде блок-схемы, а затем вычисляется
продолжительность проекта на основании оценки продолжительности
каждой задачи. Он позволяет определить задачи, критические в отношении
времени для завершения проекта. Этот метод имеет ряд преимуществ:
• обеспечивает взаимосвязь и последовательность работ;
• учитывает ограничения и препятствия;
• определяет узкие места;
• дает возможность применять методы оптимизации.
Важнейшим направлением планирования является оценка стоимости
проекта. Для планирования стоимости проекта применяется четыре типа
оценок, которые последовательно уточняют стоимость проекта в
зависимости от степени готовности проектных работ:
1) оценка жизнеспособности (предварительная оценка на основе
статистики по объектам-аналогам);
2) факторная оценка, которая разрабатывается практически в самом
начале работ по инжинирингу;
3) приближенная оценка, определяющаяся на основе сведений об
объемах работ при известной стоимости материалов и оборудования;
27
4) окончательная оценка, которая выполняется на основании
примерно 40% готовности проектных работ, уточненной стоимости
оборудования и материалов.
Все оценки в той или иной мере основываются на статистической
информации, которая поступает от разных проектов.
15
Общие требования, предъявляемые к системе классификации оценок,
следующие:
• система должна покрывать все виды ожидаемых оценок;
• различные отделы фирмы должны быть ответственны за ту или
иную оценку;
• система должна периодически пересматриваться, чтобы избежать
увеличения оценок, излишних, устаревших статистических данных.
При разработке системы оценок необходимо учитывать:
• эффект от внедрения новых технологий;
• различие методов оценки на разных этапах реализации проекта;
• фактор неопределимости для проектов-нововведений;
• точность оценки в сравнении с затратами на информационную
поддержку такой оценки на разных этапах реализации проекта;
• необычные состояния проекта (сложное финансирование,
нестандартная организация, строгие ограничения на ресурсы, политическая
нестабильность и т.д.).
Динамический подход предполагает рассмотрение во времени
процессов, связанных с основной деятельностью по выполнению проекта.
Этот подход связан с логикой развития работ по проекту и определяет так
называемое специальное управление реализацией проекта.
Предметный подход определяет объекты проекта, на которые
направлено управление. Таких объектов в составе проекта по меньшей мере
два:
15
Малкова Т.Б. Оценка реальных проектов: практикум / Т.Б. Малкова. - Иваново: Ивановский филиал РЭУ
им. Г.В. Плеханова, 2014. - 188 с.
28
1) производственные объекты;
2) объекты (элементы), связанные с деятельностью по обеспечению
реализации проекта (финансы, кадры, маркетинг, контракты, риск,
материальные ресурсы, качество, информация).
Еще одним аспектом управления проектами является уровень
деятельности. Этот аспект связан с допустимостью многократного деления
любой системы на подсистемы разных уровней.
16
Выделяют два вида такого
разделения:
1) организационное (проект в целом, межфирменные образования,
организации — участники проекта, отдельные коллективы и т.д.);
2) по масштабности деятельности (здесь используется следующая
концепция декомпозиции понятия «деятельность» по ее масштабности:
Как указывалось выше, управление проектом — это установление и
регулирование связей между элементами проекта, которые должны
устанавливаться и регулироваться также и между участниками проекта. Это
предусматривает организацию ведения проекта, которая включает
организационные формы реализации проекта и структуры управления
проектом.
Подводя итоги первой главы, можно сделать вывод о том, что event-
менеджмент — это особая разновидность индустрии развлечения, туризма и
маркетинга, которая за последние несколько лет значительно выросла. Кроме
того, event-менеджмент оказывает полный спектр услуг по организации
event-мероприятий, которые в свою очередь разделяются по видам, целям и
принципам проведения. Так же важно отметить, что основная
направленность таких событий в индустрии гостеприимства, состоит в
создании имиджа предприятия, привлечения потенциальных клиентов, а в
некоторых случаях даже в развитии туризма.
16
Кузьмин С.В. Предпосылки формирования корпоративной среды предпринимательской структуры / С.В.
Кузьмин. –Казань: КФУ, 2014. –256 с.
29
2 глава. Этапы реализации проекта «День рождения компании
ООО «Принт»
2.1 Планирование проекта «День рождения компании ООО «Принт»
Общество с ограниченной ответственностью «Принт» — это
гостиничный комплекс, осуществляющий деятельность на территории
Московской области.
Гостиница создается и функционирует в соответствии с
законодательством Российской Федерации, договором и уставом. Денежный
фонд гостиницы создан благодаря уставному капиталу одного учредителя.
Предприятие создано с целью получения максимальной прибыли в
результате осуществления предпринимательской деятельности для
удовлетворения интересов участников и социальных потребностей трудового
коллектива общества.
Предметом деятельности ООО «Принт» являются:
- Организации отдыха и профилактического лечения;
- Деятельность, связанная с организацией иностранного туризма;
- Физкультурно-оздоровительная и спортивная деятельность;
- Осуществление и организация пассажирских перевозок и перевозок
грузов, багажа всеми видами транспорта;
- Торговая деятельность в сфере оптовой, розничной торговли и
общественного питания по реализации продовольственных и
непродовольственных, в том числе собственного производства, товаров,
алкогольных напитков и табачных изделий.
Компания была создана в 2013 году, имеет высокие показатели
динамики и зарекомендовала себя как надежный партнер. Численность
персонала – 50 чел.
В сентябре 2018 года планируется празднование 5-летнего юбилея
компании.
30
Руководство компании рассматривало два возможных варианта
организации мероприятия:
- собственными силами;
- с привлечением специализированного агентства.
Основным аргументом в процессе принятия управленческого решения
выступило то, что организация эффективного event предполагает серьезную
работу по синхронизации системы с большим числом элементов. Это
ведущие и гости, охрана, музыканты, кейтеринг и т.д. Однако основная
сложность состоит в том, что основным элементом данной системы являются
люди, спрогнозировать поведение которых довольно сложно. Поэтому с
целью организации данного мероприятия руководством было принято
решение прибегнуть к услугам специалистов, а именно event-агентства.
Таким образом, проект разработки мероприятия составлялся
сотрудником event-агентства.
Между предприятием и event-агентством был заключен договор,
согласно которому event-агентство (исполнитель) обязуется по заданию ООО
«Принт» (заказчик) оказать услуги по организации и проведению культурно-
массового мероприятия, а заказчик обязуется оплатить оказанные по
договору услуги в полном объеме. Договор регулирует такие вопросы как
стоимость услуг и порядок расчетов, права и обязанности сторон, порядок
сдачи и приемки оказанных услуг, ответственность сторон, техника
безопасности, обмен информацией и документацией, форс-мажоры,
разрешение споров, конфиденциальность, срок действия и порядок
расторжения договора.
Стоимость услуг агентства составляет 10% от бюджета мероприятия
(минимальная стоимость услуг – 50 тыс. руб.).
Менеджеру агентства, прежде всего, необходимо было выяснить
потребности и пожелания заказчиков и далее выполнить непосредственно
планирование и реализацию проекта.
31
Общая концепция мероприятия, выраженная через этапы принятия
решений в процессе event планирования представлена на рисунке 1.
Рисунок 1 – Планирование event мероприятия «День рождения
компании»
Цель: проведение
праздничного
мероприятия
Целевая группа:
сотрудникии ООО
"Принт"
Дата события:
1.09.2018 -
2.09.2018
Место:
отель"Солнечный",
Подмосковье
Персонал:
сотрудники базы,
служба кейтеринга
Логистика:
организованная
доставка
арендованным
транспортом
Вид: коллективный
выезд за город
Участники:
сотрудники
компании
Обеспечение
питанием и
проживание: на
территории базы +
кейтеринг
Организация:
event-агентство
Инфраструктура:
номера, банкетный
зал
Бюджет: до 400
тыс. руб.
Суть программы:
мероприятие для
повышения уровня
корпоративной
культуры
Приглашение:
корпоративная
рассылка,
информирование
через
руководителей
отделов
Общественность:
информация о
итогах
мероприятия будет
размещена на сайте
компании
Затраты: лимит
затрат
определеяется
директором
32
Ключевыми этапами планирования event являются следующие:
- определение целей и задач мероприятия;
- разработка концепции мероприятия;
- выбор и подготовка локации (время и место проведения);
- организация работы персонала;
- создание бюджета мероприятия;
- выбор поставщиков и подрядчиков, составление договоров с ними
(услуги, оборудование);
- разработка и утверждение сценария.
Далее перечисленные этапы будут более детализированы.
Итак, цель выбирают с учетом текущих потребностей компании. В
случае ООО «Принт» корпоративное мероприятие организуется с целью:
- помочь новым сотрудникам влиться в коллектив;
- вознаградить сотрудников за успехи в работе, отметить окончание
пятилетнего периода существования компании;
- повысить лояльность сотрудников к компании, сформировать
положительный эмоциональный капитал; мотивировать сотрудников на
работу;
- сплотить коллектив, научить персонал совместно работать над
решением задач; разрешить конфликтные ситуации между сотрудниками;
- оценить перспективы карьерного роста и развития сотрудников,
выявить будущих руководителей, ближе познакомить друг с другом персонал
разных отделов.
Для того, чтобы достичь целей корпоративного мероприятия ООО
«Принт» были сформулированы три основные задачи:
- выбрать формат и идею;
- правильно организовать его, не упустив ничего из виду.
- понять, как потом оценить эффективность.
Алгоритм выбора формата прост: смотрим на цель – и выбираем
программу, наиболее подходящую для её достижения.
33
Поскольку целей у мероприятия несколько, то необходимо определить
какой из вариантов проведения будет максимально соответствовать всем
заявленным целям.
Для достижения целей укрепления корпоративного духа, адаптации
новых сотрудников и решения других коллективных проблем целесообразны
такие варианты как командные игры или другие мероприятия, в которых
добиться результата можно только совместными усилиями. Например,
театрализованные постановки – в процессе подготовки сотрудники долго
работают в команде, а успешное выступление создает ощущение
причастности, люди разделяют друг с другом положительные эмоции.
Для достижения целей повышения вовлечения и мотивации персонала
могут использоваться квесты и творческие праздники, в том числе мастер-
классы, подразумевающие создание чего-либо своими руками. Сотрудников
вовлекает благотворительность, например, можно совместно развозить
подарки по детским домам или домам престарелых.
Для цели поощрения и вознаграждения сотрудников оптимальным
будет вариант банкета/ фуршета с интересной программой. Как вариант –
проведение конкурсов с последующим поощрением лучших сотрудников на
мероприятии. Конкурсы проводятся в течение какого-то времени до
мероприятия, а на нем происходит объявление победителей. Или же по
итогам года (или, например, пятилетнего периода в нашем случае) самым
эффективным членам коллектива вручить подарки или объявить о
начислении им премии.
Оптимальный вариант при наличии нескольких разноплановых целей –
выездное мероприятие/тимбилдинг плюс фуршет. Для руководителей такой
формат предпочтительнее, так как решает максимум задач.
Исходя из вышеперечисленного день рождения компании ООО
«Принт» планируется отмечать в форме выездного мероприятия в
Подмосковье длительностью 2 дня. Программа мероприятия включает
официальную часть – выступления руководства, подведение итогов за время