54
Продолжение таблицы 10
Операция
Материалы
Услуги
сторонних
организаций
Трудовые
затраты
Прочие
Согласование
условий с
подрядчиками
Менеджер
проекта – 10 ч
1000
Определение
бюджета праздника
Бухгалтер 8 ч,
директор 2 ч
1000
Заключение
договоров с
подрядчиками
Бухгалтер 2 ч
1000
Контроль задач,
выполняемых
подрядчиками
обеспечение
квеста 10000
руб.
Менеджер
проекта – 10 ч
1000
Оповещение
сотрудников
Менеджер
проекта – 1 ч
1000
Контрольная
проверка готовности
мероприятия
Менеджер
проекта – 5 ч
1000
Проведение
мероприятия
Проживание –
2000 р/чел,
Отель
«Солнечный»
1000
Услуги
кейтеринга –
30000 руб.,
ООО «Кейтер
плюс»
Продукты и
спиртные
напитки для
банкета – 2000
р/чел
Отель
«Солнечный»,
ООО «Кейтер
плюс»
Подарки и
сувениры –
20 000 руб.
ООО
«Дизайн»
Музыкальное
сопровождение
– 25000 руб.
ИП Смирнов
А.В.
Транспортные
услуги –
40 000 руб.
ИП Коркунов
А.Ю.
Полученные данные заполняем в выполняющемся проекте в листе
ресурсов. При этом заработную плату относим к трудовым ресурсам, прочие
затраты – к материальным. Результаты представлены в виде таблицы 11.
55
Таблица 11 – Лист ресурсов проекта
Название
ресурса
Тип
Единицы
измерения
материало
в
Краткое
название
Групп
а
Макс.
едини
ц
Стандартна
я ставка
Обеспечение
квеста
Материальны
й
Квест
10 000,00р.
Проживание
Материальны
й
Проживани
е
100
000,00р.
Кейтеринг
Материальны
й
Кейтеринг
30 000,00р.
Продукты и
напитки
Материальны
й
Продукты и
напитки
100
000,00р.
Подарки и
сувениры
Материальны
й
Подарки
20 000,00р.
Музыкальное
сопровождени
е
Материальны
й
Музыка
25 000,00р.
Транспортные
услуги
Материальны
й
Транспорт
40 000,00р.
Прочие
затраты
Материальны
й
Прочее
1 000,00р.
После этого проводим назначение соответствующих ресурсов для
каждого этапа проекта, для чего отмечаем необходимый вид ресурсов для
этапа в диалоговом окне (рис. 8).
Рисунок 8 - Диалоговое окно для ввода ресурсов по этапам
56
В итоге получаем расчет суммы всех затрат по проекту (табл. 12).
Таблица 12 - Расчет полных затрат по проекту
Название задачи
Длительность
Начало
Окончание
Названия
ресурсов
Затраты
День рождения
компании
62 дней
Пн
11.06.1
8
Вс
02.09.18
388
000,00р.
Подготовка
мероприятия
60 дней
Пн
11.06.1
8
Пт
31.08.18
71
000,00р.
Разработка и
согласование
концепции праздника
5 дней
Пн
11.06.18
Пт
15.06.18
Прочие
затраты[1];У
слуги event-
агентства[1]
51 000,00р.
Разработка и
согласование
подробной
программы
мероприятия
5 дней
Пн
18.06.18
Пт
22.06.18
Прочие
затраты[1]
1 000,00р.
Сбор
информации о
количестве
участников
7 дней
Пн
11.06.18
Вт
19.06.18
Прочие
затраты[1]
1 000,00р.
Выбор места
проведения
7 дней
Пн
25.06.18
Вт
03.07.18
Прочие
затраты[1]
1 000,00р.
Выбор
подрядчиков
7 дней
Ср
20.06.18
Чт
28.06.18
Прочие
затраты[1]
1 000,00р.
Согласование
условий с
подрядчиками
7 дней
Ср
04.07.18
Чт
12.07.18
Прочие
затраты[1]
1 000,00р.
Определение
бюджета праздника
3 дней
Пт
13.07.18
Вт
17.07.18
Прочие
затраты[1]
1 000,00р.
Заключение
договоров с
подрядчиками
7 дней
Пт
13.07.18
Пн
23.07.18
Прочие
затраты[1]
1 000,00р.
Контроль задач,
выполняемых
подрядчиками
28 дней
Вт
24.07.18
Чт
30.08.18
Обеспечение
квеста[1];Пр
очие
затраты[1]
11 000,00р.
Оповещение
сотрудников
1 день
Чт
30.08.18
Чт
30.08.18
Прочие
затраты[1]
1 000,00р.
Контрольная
проверка готовности
мероприятия
1 день
Пт
31.08.18
Пт
31.08.18
Прочие
затраты[1]
1 000,00р.
57
Продолжение таблицы 12
Название задачи
Длительность
Начало
Окончание
Названия
ресурсов
Затраты
Проведение
мероприятия
2 дней
Сб
01.09.1
8
Вс
02.09.18
317
000,00р.
Проведение
мероприятия
2 дней
Сб
01.09.18
Вс
02.09.18
Кейтеринг[1]
;Музыкально
е
сопровожден
ие[1];Подарк
и и
сувениры[1];
Продукты и
напитки[1];П
роживание[2
];Прочие
затраты[2];Т
ранспортные
услуги[1]
317
000,00р.
Детализация затрат по направлениям представлена на рисунке 9.
Рисунок 9 – Детализация затрат по направлениям
10000
100000
30000
100000
20000
25000
40000
13000
50000
0
20000
40000
60000
80000
100000
120000
58
Итак, основные затраты приходятся на оплату проживания
сотрудников на базе отдыха, а также напитки и продукты питания для
банкета.
Совокупные затраты на реализацию проекта составят 388 тыс. руб.
2.4 Проведение и координация мероприятия
В ходе организации и координации мероприятия возник ряд
определенных сложностей.
Второй день мероприятия предполагал проведение
специализированных игр для улучшения корпоративной культуры. Для этих
целей руководителю ООО «Принт» было предложено пригласить экспертов в
данной области из числа партнеров event-агентства. Однако с целью
экономии директор отказался от данного предложения, поскольку счет, что
он лично и его заместитель вполне компетентны для осуществления функций
координаторов (тренеров).
Это было изначальной ошибкой, поскольку такие специалисты должны
не только обладать серьезным тренерским опытом, но и понимать специфику
работы, а также уметь работать по предложенной программе и вовремя
реагировать на изменения. В подобные проекты мы обычно приглашаем уже
проверенных тренеров, у которых на данный момент есть время на изучение
материалов и возможность прийти на тренировочные встречи.
В связи с этим мы постарались максимально быстро оформить
материалы для изучения и заранее отправили их заказчику на ознакомление.
В результате частично наши опасения подтвердились. Директор и его
заместитель не успели в полной мере усвоить информацию (часто
запрашивали помощь, не соблюдали регламент). Из-за отсутствия опыта
проведения тренингов, осложнялось взаимодействие с группой.
Отсюда следует отметить, что многое в таких мероприятиях зависит от
профессионализма команды тренеров. Для того чтобы проводить большие
59
мероприятия, тренинговые компании часто привлекают специалистов со
стороны, т.к. держать в своем штате 15–20 тренеров на постоянной основе
экономически невыгодно. Однако при использовании аутсорсинга есть риск,
что приглашенный тренер не справится с поставленной задачей.
На этапе разработки концепции тоже было не все гладко. После
общения с директором была поставлена задача: основная задача игры должна
быть прежде всего деловой, а не развлекательной и даже не обучающей. Для
эффективной работы следовало собрать информацию о проблемах на местах,
их причинах и получить от руководителей отделов предложения по их
решению.
Таким образом, за несколько часов нужно было решить три задачи:
повысить уровень коммуникаций в компании, проработать ключевые
ценности (принципы), собрать необходимую бизнес-информацию. При этом
сам формат должен был заинтересовывать и мотивировать людей, создавая
веселую и непринужденную атмосферу.
Из концепций деловых игр в итоге мы с заказчиком остановились на
сценарии, согласно которому команды должны были сходиться в
тренировочных матчах и, выполняя задания, зарабатывать очки.
У каждой команды был свой маршрут и свой перечень задач. Одни
задания были универсальными для всех, другие совпадали частично.
В некоторых кейсах участники должны были определить причины и
последствия проблемы и предложить действия, необходимые для ее решения
и профилактики возникновения в дальнейшем.
Были задания, где участнику команды предоставлялась возможность
взаимодействовать с «сотрудником компании» и обеспечить ему
конструктивную обратную связь, или поставить задачу, или провести
мотивационную беседу либо беседу-благодарность).
Команды зарабатывали очки за качественно выполненные задания
(например, при наличии достаточного количества конкретных предложенных
вариантов) и за обратную связь, полученную от тренера.
60
Надо сказать, что в таких проектах бывают важны любые мелочи,
начиная с выбора принципа деления на команды и заканчивая его внешним
оформлением.
Конечно, не все было идеально — некоторые мелочи мы не смогли
предусмотреть. Например, вызовом стало желание заказчика соответствовать
духу времени и вместо распечатанных заданий и кейсов использовать
планшеты. Задумка была такая: на гаджет капитана команды приходят
задания.
К счастью, опыт вовремя подсказал, что нельзя рассчитывать только на
цифровые устройства. Кроме того, команде из 25 человек было бы просто
неудобно читать задание с одного планшета.
В связи с этим было принято решение продублировать кейс в печатном
виде. Также были предусмотрены и другие риски — сбой программы или
поломка планшета — также тренерам выдали письменные бланки для
внесения результатов в ситуации форс-мажора.
В целом можно подытожить, что заказчик остался доволен работой и
выразил готовность продолжать сотрудничество в других проектах. В свою
очередь, по итогам подготовки и проведения мероприятия мы убедились, что
для качественного выполнения работы необходимо:
- иметь утвержденную концепцию за два-три месяца до начала
мероприятия;
- располагать вариантами площадок до утверждения концепции;
- настаивать на использовании тренеров провайдера, а если это
невозможно, договариваться о присутствии кураторов групп;
- обучение тренеров осуществлять заранее, не позднее трех дней до
начала проведения мероприятия;
- продумывать все детали (вплоть до того, где и как группа, выходя из
конференц-зала, должна найти своего тренера);
- договариваться о присутствии достаточного количества специалистов
технической поддержки;
61
- иметь хорошо подготовленную сплоченную команду.
2.5 Экономическая оценка реализованного проекта
Поскольку «День рождения компании ООО «Принт» является
мероприятием, направленным на повышение уровня корпоративной
культуры в организации, то оценить экономическую эффективность проекта
достаточно сложно. Поэтому выполняется качественная оценка достижения
основной цели проекта, а именно улучшение сплоченности коллектива для
повышения уровня корпоративной культуры организации.
В процессе оценки эффективности мероприятия был применен
экспертный метод. В качестве экспертов выступили руководители
подразделений предприятия. Основным материалом оценивания стало
наблюдение за проведением квеста и корпоративных игр.
При количественном анализе оценок экспертов был использован метод
квалиметрии, который показал достаточный коэффициент вариации (менее
15%).
Критерии оценки мероприятия представлены в таблице 13.
Таблица 13 – Критерии оценки мероприятия
Компонент
Критерий
Коэффициент
вариации (%)
Содержательный
компонент
Четкость и ясность постановки цели и задач
мероприятия
14,0
Логичность порядка проведения заданий
13,1
Подбор оптимальных методов и средств
проведения мероприятия
9,14
Операционно-
организационный
компонент
Материально-техническое обеспечение
мероприятия
14,0
Организация мероприятия (этапы)
12,4
Система определения победителей
10,1
Подведение итогов
11,5
Наглядность для пояснения заданий
15,5
62
Продолжение таблицы 13
Компонент
Критерий
Коэффициент
вариации (%)
Эмоционально-
мотивационный
компонент
Активность всех членов группы в
мероприятии
14,4
Коммуникационная культура, речь, уровень
общения
14,5
Творческий подход и потенциал
14,0
Наличие доброжелательной атмосферы
15,0
В содержательном компоненте (рис. 10) на первом месте отмечен
подбор оптимальных методов и средств проведения мероприятия (9,38±0,86
баллов).
Рисунок 10 – Значения критериев оценки проведения
мероприятия в содержательном компоненте
Следует отметить, что мнение экспертов среди всех критериев в
данном случае было наиболее согласованным (коэффициент вариации
составил 9,14%). На втором месте оказалась четкость и ясность постановки
цели и задач мероприятия (9,13±1,36 баллов).
В операционно-организационном компоненте (рис. 11) на первом месте
оказалось подведение итогов (9,125±1,05 баллов). На втором месте
организация мероприятия (9±1,25 баллов). Отметим, что эксперты
достаточно низко оценили обеспечение наглядности для пояснения задач
(7±2,17 баллов).
9.13
8.75
9.38
8.4 8.6 8.8 9 9.2 9.4 9.6
Четкость и ясность постановки цели и
задач мероприятия
Логичность порядка проведения заданий
Подбор оптимальных методов и средств
проведения мероприятия
63
Рисунок 11 – Значения критериев оценки проведения
мероприятия в операционно-организационном компоненте
В эмоционально-мотивационном компоненте (рис. 12) на первое место
эксперты поставили творческий подход (9,25±1,3 балла). На второе и третье
место соответственно поставили наличие доброжелательной атмосферы
между участниками мероприятия (8,9±1,4 балла) и активность всех членов
команды в мероприятии (8,5±1,2 баллов).
Рисунок 12 – Значения критериев оценки проведения
мероприятия в эмоционально-мотивационном компоненте
Таким образом, можем сделать вывод, что мероприятие было
проведено на достаточно высоком уровнем. Наиболее высокими оценками
8.625
9
8.5
9.125
7
0 2 4 6 8 10
Материально-техническое обеспечение
мероприятия
Организация мероприятия (этапы)
Система определения победителей
Подведение итогов
Наглядность для пояснения заданий
8.5
8.25
9.25
8.9
7.6 7.8 8 8.2 8.4 8.6 8.8 9 9.2 9.4
Активность всех членов группы в
мероприятии
Коммуникационная культура, речь,
уровень общения
Творческий подход и потенциал
Наличие доброжелательной атмосферы