13
основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и
расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т.д.
Накопительные документы составляются в течение определенного
периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся
операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце
периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных
записей. Следует отметить накопительные документы отличаются от
сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных
документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой
первичный документ, составленный постепенно, путем накапливания
операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты,
двухнедельные или месячные наряды и т. д.
По месту составления документы бывают внутренними и внешними.
Внутренние документы составляются на предприятии для отражения
внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера,
накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т.д.
Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия и
поступают в оформленном виде. К таковым, например, относятся:
накладные, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные
и др.
По порядку заполнения документы можно классифицировать на
созданные вручную или при помощи вычислительной техники. Документы
могут создаваться вручную при помощи пишущей машинки. Документы,
выполненные с помощью вычислительной техники, автоматически
регистрируют информацию о производственных операциях в момент их
совершения.
Основные требования, предъявляемые к учетным документам,
следующие:
4
4
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 №129-ФЗ. Ст. 9.
14
- первичный учетный документ должен быть составлен в момент
совершения операции, а если это не представляется возможным –
непосредственно после ее окончания;
- первичные учетные документы принимаются к учету, если они
составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных
форм первичной учетной документации.
Если специфика деятельности организации предполагает создание
собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в
альбомах унифицированных форм, то они должны содержать следующие
обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном
выражении
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение
хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи
создания документов с применением средств вычислительной
техники).
В зависимости от характера операции, требований нормативных актов,
методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки
учетной информации в первичные документы могут быть включены
дополнительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть
утверждены разработанные на предприятии формы первичного учета.
Применение бланков устаревших и произвольных форм не
допускается.
15
Записи в первичных документах должны производиться чернилами,
химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих
машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими
сохранность этих записей течение времени, установленного для их хранения
в архиве. Первичные и сводные учетные документы можно составлять на
машинном носителе.
Документооборот – это движение документов на предприятии от их
создания или получения от других организаций до принятия к учету,
обработки и передачи в архив.
Можно выделить следующие этапы документооборота:
1. Составление документа на предприятии или получение со стороны.
2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу.
3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в
регистр.
4. Сдача в архив.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных
документов, передачу их в установленные сроки для отражения в
бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных
обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи
их для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность
содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и
подписавшие эти документы.
Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи
их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с
утвержденным в организации графиком документооборота.
Работу по составлению графика документооборота организует главный
бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя
предприятия.
16
Документальный поток может быть входящим (документы поступают
со стороны от других организаций), исходящим (составленные документы
предназначены для внешних пользователей) и внутреннего назначения
(подготовленные работниками данной организации для собственных нужд).
Организация документооборота лежит на главном бухгалтере фирмы. В его
функции входит разработка правил документооборота и технологии
обработки учетной информации, представленных в виде графика
документооборота.
Для систематизации и накопления информации, содержащейся в
принятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные
учетные документы – учетные регистры, которые, в зависимости от степени
автоматизации, могут составляться на бумажных и машинных носителях
информации (в электронном виде). Учетные регистры применяются для
отражения информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской
отчетности.
По внешнему виду учетные регистры подразделяются на:
- книги;
- карточки;
- свободные листы;
- машинограммы (полученные при использовании вычислительной
техники);
- машинные носители.
Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах
бухгалтерского учета в хронологической последовательности и
группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
По видам производимых в них записей учетные регистры бывают:
- хронологические (регистрационный журнал);
- систематические (главная книга счетов);
- комбинированные (журналы-ордера).
17
По степени детализации информации, содержащейся в учетных
регистрах, могут быть:
- синтетическими (главная книга счетов);
- аналитическими (карточки);
- комбинированными (журналы-ордера).
Предметом бухгалтерского учета является хозяйственная деятельность
организации. Объектами или составными частями предмета являются:
- имущество (хозяйственные средства, функционирующий капитал)
организации;
- обязательства организации (источники формирования ее имущества);
- хозяйственные операции, вызывающие изменение имущества и
источников их формирования.
По составу и функциональной роли (характеру использования)
имущество организации подразделяют на две группы: внеоборотные активы
(основной капитал) и оборотные активы (оборотный капитал).
Внеоборотные активы включают в себя основные средства,
оборудование к установке, нематериальные активы, незавершенные
капитальные вложения, долгосрочные финансовые вложения и некоторые
другие.
Основными средствами в практике планирования и учета называются
средства труда, за исключением малоценных и быстроизнашивающихся
предметов, к которым относят предметы, служащие менее года, независимо
от их стоимости, а также стоимостью до установленного стоимостного
предела (количество минимальных размеров оплаты труда). Их используют в
различных сферах приложения общественного труда: материального
производства, товарного обращения и непроизводственной. Основные
средства участвуют в процессе производства длительное время, сохраняя при
этом натуральную форму. Их стоимость переносится на создаваемую
продукцию не сразу, а постепенно, частями, по мере износа.
18
Нематериальные активы – это объекты долгосрочного пользования, не
имеющие физической основы, но имеющие стоимостную оценку и
приносящие доход: права пользования земельными участками, природными
ресурсами, патенты, лицензии, ноу-хау, программные продукты,
монопольные права и привилегии, организационные расходы, товарные
знаки и др. Как и основные средства, нематериальные активы переносят свою
стоимость на создаваемый продукт не сразу, а постепенно, частями, по мере
амортизации (износа).
В состав капитальных вложений включают затраты на строительно-
монтажные работы, приобретение оборудования, инструмента, прочие
капитальные работы и затраты (проектно-изыскательские, геолого-
разведочные и буровые работы и др.).
К финансовым вложениям относят инвестиции организации в
государственные ценные бумаги (облигации и другие долговые
обязательства), ценные бумаги и уставные капиталы других организаций,
предоставленные другим организациям займы. Финансовые вложения на
срок более 1 года считают долгосрочными, а на срок до 1 года
краткосрочными. В состав внеоборотных активов включают долгосрочные
финансовые вложения.
Оборотные активы (оборотный капитал) состоят из материальных
оборотных средств, денежных средств, краткосрочных финансовых
вложений и средств в текущих расчетах. В состав материальных оборотных
средств входят сырье и материалы, топливо, полуфабрикаты, незавершенное
производство, животные на выращивании и откорме, расходы будущих
периодов, готовая продукция, предназначенная для реализации, т.е. на складе
и отгруженная покупателям.
Денежные средства складываются из остатков наличных денег в кассе
организации, на расчетном счете и других счетах в банках.
Средства в расчетах включают различные виды дебиторской
задолженности, под которой понимаются долги других организаций или лиц
19
данной организации. Дебиторская задолженность состоит из задолженности
покупателей за закупленную у данной организации продукцию, подотчетных
лиц за выданные им под отчет денежные суммы и пр.
По источникам образования и целевому назначению имущество
организаций подразделяют на собственное (собственный капитал) и заемное
(созданное за счет обязательств).
Собственный капитал – это чистая стоимость имущества, определяемая
как разница между стоимостью активов (имущества) организации и ее
обязательствами.
Собственный капитал может состоять из уставного, добавочного и
резервного капитала, фондов специального назначения, накоплений
нераспределенной прибыли, целевых финансирований и поступлений.
Собственный капитал отражен в первом разделе пассива баланса.
Целевые финансирование и поступления – это средства, полученные из
бюджета, отраслевых и межотраслевых фондов специального назначения, от
других организаций и физических лиц для осуществления мероприятий
целевого назначения.
Нераспределенная прибыль – часть чистой прибыли, не
распределенной между акционерами (учредителями), использованная на
накопление имущества хозяйствующего субъекта.
Нераспределенная прибыль отчетного года определяется вычитанием
из валовой прибыли суммы использованной прибыли. При этом прибыль
представляет собой кредитовое сальдо по счету прибылей и убытков,
отражающее превышение общей суммы прибыли и доходов над общей
суммой потерь и убытков за отчетный период. Использованная прибыль
отражает направление прибыли на уплату налогов и другие платежи в
бюджет, а также расходы прибыли на внутреннее потребление организации,
социальные нужды и материальное поощрение персонала и администрации,
благотворительные и иные цели.
Чистая прибыль – это часть валовой прибыли, оставшаяся в
20
распоряжении организации после уплаты налогов на прибыль (доход) и
отчислений на использованную прибыль.
Как уже отмечалось, часть стоимости имущества организации
формируется за счет собственного капитала, другая – за счет обязательств
организации перед другими организациями, физическими лицами, своими
работниками (заемных средств).
Обязательствами организаций являются краткосрочные и
долгосрочные кредиты банка, кредиторская задолженность, займы и
обязательства по распределению.
Краткосрочные ссуды организация получает на срок до 1 года под
запасы товарно-материальных ценностей, расчетные документы в пути и
другие нужды, а долгосрочные – на срок от 1 года на внедрение новой
техники, организацию и расширение производства, механизацию
производства и другие цели.
Под кредиторской понимают задолженность данной организации перед
другими организациями, которые называются кредиторами. Кредиторов,
задолженность которым возникла в связи с покупкой у них материальных
ценностей, называют поставщиками, а кредиторов, которым предприятие
должно по нетоварным операциям, – прочими кредиторами.
Займы – это полученные от других организаций займы под векселя и
другие обязательства, а также средства от выпуска и продажи акций и
облигаций организации. Займы, полученные на срок до 1 года, называют
краткосрочными, а на срок более 1 года – долгосрочными.
Обязательства по распределению включают задолженности рабочим и
служащим по заработной плате, органам социального страхования и
налоговым органам по платежам в бюджет. Они появляются в связи с тем,
что момент возникновения долга не совпадает со временем его уплаты.
Обязательства по распределению по своему экономическому содержанию
существенно отличаются от других привлеченных средств, так как
образуются путем начисления, а не поступают со стороны.
21
Бухгалтерская отчетность содержит сведения об имуществе,
обязательствах и финансовых результатах по стоимостным показателям.
Составляют ее по данным бухгалтерского учета. В настоящее время
организации представляют в обязательном порядке квартальную и годовую
бухгалтерскую отчетность. Бухгалтерская отчетность включает форму №1 –
«Баланс», и форму №2 – «Отчет о финансовых результатах», а также
приложения, предусмотренные нормативными актами.
Бухгалтерский баланс – это способ экономической группировки
имущества хозяйства по его составу, размещению и источникам его
формирования на определенную дату в денежной оценке. Следовательно, в
бухгалтерском балансе имущество организации рассматривается с двух
позиций: по составу и размещению и по источникам образования.
Баланс составляется на определенную дату, как правило, на начало
квартала, что обусловлено требованиями, предъявляемыми к отчетности, и
показывает состояние средств и их источников на данный момент.
Схематично бухгалтерский баланс представляет собой таблицу,
составленную из двух частей: левая (актив) отражает состав, размещение и
использование средств организации, а правая (пассив) показывает те же
средства, но по источникам их формирования и целевому назначению. Итог
актива равен итогу пассива.
Все имущество (средства) в активе баланса и источники его
образования в пассиве баланса представлены в сгруппированном виде.
Основным элементом бухгалтерского баланса является статья, которая
соответствует виду (наименованию) имущества, обязательств, источнику
нормирования имущества. Статьей бухгалтерского баланса называется
показатель (строка) актива и пассива баланса, характеризующий отдельные
виды имущества, источников его формирования, обязательств организации.
Балансовые статьи объединяются в группы, группы в разделы, исходя
из их экономического содержания.
Если статьи актива показывают, как размещено имущество
22
организации (во что конкретно оно вложено), то статьи пассива баланса
дают сведения о том, какая часть имущества сформирована за счет
собственных источников, а какая – за счет заемных (привлеченных)
источников организации.
Под структурой баланса понимают удельный вес отдельных
хозяйственных средств по их видам и источникам образования и валюты
баланса.
5
По структуре актива баланса можно проанализировать удельный
вес тех или иных активов организации в общей сумме всех средств,
которыми она располагает на дату составления баланса. Структура пассива
баланса отражает в процентах соотношение отдельных источников в
формировании имущества организации.
Баланс имеет большое значение для руководства организации. Он
отражает состояние средств в обобщенной их совокупности на тот или иной
момент времени, раскрывает структуру средств и их источников в разрезе
видов и групп, удельный вес каждой группы, взаимосвязь и
взаимозависимость между собой.
Данные баланса служат для выявления важнейших показателей,
характеризующих деятельность организации и ее финансовое положение. По
данным баланса определяется обеспеченность средствами, правильность их
использования, соблюдение финансовой дисциплины, рентабельность и др., а
также выявляются недостатки в работе и финансовом положении и их
причины. С помощью баланса можно разработать мероприятия по их
устранению.
Благодаря сжатой и компактной форме баланс является весьма
удобным документом. Он дает законченное и цельное представление не
только об имущественном положении организации, но и о тех изменениях,
которые произошли за тот или иной период. Последнее достигается
сравнением балансов за ряд отчетных периодов. Бухгалтерский баланс, как и
всю бухгалтерскую отчетность, составляют на основе проверенных
5
Русалева Л.А. Теория бухгалтерского учета. Учебное пособие. Ростов-на-Дону: «Феникс», 2002. С. 145.