56
- независимости. Субъекты внутреннего контроля при выполнении
обязанностей должны быть независимы от объектов внутреннего контроля;
- системности. Исполнение контрольных процедур всех сторон
деятельности объекта внутреннего контроля и его взаимосвязей в структуре
управления;
- ответственности. Каждый субъект внутреннего контроля обязан
нести полную ответственность в случаях ненадлежащего выполнения
контрольных функций, согласно законодательству России.
Благодаря системе внутреннего контроля обеспечивается:
- максимальная точность, открытость и полнота документации
бюджетного учета;
- соблюдение всех установленных требований законодательства;
- вовремя подготовленная и достоверная бюджетная отчетность;
- профилактика и предотвращение разных ошибок и искажений
данных;
- реализация приказов и исполнение распоряжений руководителя
Управления;
- надлежащая сохранность объектов имущества Управления.
Система внутреннего контроля позволяет следить за эффективностью
работы структурных подразделений, отделов, добросовестностью
выполнения сотрудниками возложенных на них должностных обязанностей.
Выделяют такие методы внутреннего контроля:
документальное оформление:
– ведутся записи в регистрах бюджетного учета, они проводятся основываясь
на первичных учетных документах (в том числе на бухгалтерских справках);
– должны быть включены в бюджетную отчетность все существенные
оценочные значения;
- согласно установленным требованиям объекты и документы
должны соответствовать;
57
- соотнесение оплаты материальных активов с их поступлением в
учреждение;
- должны санкционироваться все сделки и каждая проведенная
операция;
- обязательна и сверка расчетов Управления с поставщиками и
подрядчиками, а также иными дебиторами и кредиторами для подтверждения
сумм дебиторской и кредиторской задолженности;
- сверяются остатки по счетам бюджетного учета наличных денежных
средств с остатками денежных средств по данным кассовой книги;
- разграничиваются все полномочия и происходит ротация
обязанностей;
- процедуры контроля фактического наличия и состояния объектов (в
т. ч. инвентаризация);
- мониторинг правильности сделок, а также учетных операций;
- связанные с компьютерной обработкой информации:
– регламент доступа к компьютерным программам, информационным
системам, данным и справочникам;
– порядок восстановления данных;
– обеспечение бесперебойного использования компьютерных
программ (информационных систем);
– логическая и арифметическая проверка данных в ходе обработки
информации о фактах хозяйственной жизни. Исключается внесение
исправлений в компьютерные программы (информационные системы) без
документального оформления;
Внутренний финансовый контроль в учреждении подразделяется на
три вида: предварительный, текущий и последующий.
Предварительный контроль проводится перед началом
хозяйственной операции. Именно благодаря ему определяется
целесообразность и правомерность предстоящей операции.
58
Предварительный контроль проводят с целью предупреждения
различных нарушений еще на стадии планирования любых расходов и
последующего заключения контрактов или договоров.
Предварительный контроль проводят руководитель учреждения, его
заместители, главный бухгалтер.
При проведении предварительного внутреннего финансового
контроля необходимо провести:
- проверку финансово-плановых документов (должна быть
рассчитана финансовая потребность, бюджетная смета и прочее) главным
бухгалтером, их визирование, согласование и урегулирование разногласий;
- проверку законности и экономической обоснованности, визирование
проектов договоров (муниципальных контрактов), визирование договоров и
прочих документов, из которых происходят денежные обязательства,
специалистами и главным бухгалтером;
- контроль за принятием обязательств Управления в рамках
доведенных лимитов бюджетных обязательств;
- проверку проектов приказов руководителя Управления;
- проверку документов до совершения любых операций в
соответствии с графиком документооборота, проверка расчетов перед
выплатами;
- проверку бюджетной, финансовой, статистической, налоговой и
другой отчетности до утверждения или подписания;
При проведении текущего внутреннего финансового контроля
необходимо провести:
- проверку расходных денежных документов до их оплаты. Фактом
контроля считается разрешение документов к оплате;
- сверку первичных документов, отражающих факты хозяйственной
жизни учреждения;
- мониторинг наличия денежных средств в кассе, в том числе
контроль за соблюдением правил осуществления кассовых операций,
59
оформления кассовых документов, установленного лимита кассы, хранением
наличных денежных средств;
- контроль полноты оприходования полученных в банке наличных
денежных средств;
- проверку у подотчетных лиц наличия полученных под отчет
наличных денежных средств, а также оправдательных документов;
- контроль за взысканием дебиторской и погашением кредиторской
задолженности;
- сверку аналитического учета с синтетическим (оборотная
ведомость);
- проверку фактического наличия материальных средств;
- мониторинг расходования лимитов бюджетных обязательств (и
других целевых средств) по назначению, оценка эффективности и
результативности их расходования;
- анализ главным бухгалтером (бухгалтером) конкретных журналов
операций, в том числе в обособленных подразделениях, на соответствие
методологии учета и положениям учетной политики учреждения;
Текущий контроль ведется на постоянной основе. Он проводится
специалистами отдела финансов и бухгалтерии, а также сотрудниками отдела
плановой службы.
Проверку первичных учетных документов проводят сотрудники
бухгалтерии, они и принимают документы к учету. В каждом документе
обязательно проверятся:
- соответствие формы документа и хозяйственной операции;
- наличие обязательных реквизитов, если документ составлен не по
унифицированной форме;
- правильность заполнения и наличие соответствующих подписей.
60
На документах, которые прошли контроль, ответственные
сотрудники ставят отметку «проверено», дату, документ заверяется
подписью и ставится расшифровка подписи.
Последующий контроль проводят по итогам завершения той или иной
хозяйственной операции. Проверяется и анализируется бухгалтерская
документация, отчетность, проводится инвентаризация имущества и
обязательств, а также другие нужные процедуры.
Последующий контроль направлен на выявление случаев
незаконного, нецелесообразного расходования денежных и материальных
средств, а также на поиск причин выявленных нарушений.
Для проведения последующего внутреннего финансового контроля
необходимо провести:
- проверку наличия имущества учреждения, в том числе:
инвентаризацию имуществ и обязательств, внезапную ревизию кассы;
- анализируется исполнение плановых документов;
- проверяются все поступления, денежные средства учреждения,
имеющиеся в наличии и их использование;
- к тому же проверяются материально ответственные лица, в том
числе тех, кто осуществляет закупки за наличный расчет с внесением
соответствующих записей в Книгу учета материальных ценностей, должна
проверяться и достоверность данных о закупках в торговых точках;
- отвечают ли всем нормам расходы материальных запасов;
- документальные проверки финансово-хозяйственной деятельности
учреждения и его обособленных структурных подразделений;
- проверяются достоверности отражения хозяйственных операций в
учете и отчетности учреждения.
С помощью плановых и внеплановых проверок проводится
последующий контроль. Плановые проверки носят периодический характер,
они проводятся в соответствии с установленным графиком проведения
61
внутренних проверок финансово-хозяйственной деятельности. В такой
график должны быть включены:
- объект проверки;
- период, за который проводится проверка;
- срок проведения проверки;
- ответственных исполнителей.
К объектам плановой проверки относят:
- соблюдение законодательства России, регулирующего порядок
ведения бюджетного учета и норм учетной политики;
- правильность и своевременность отражения всех хозяйственных
операций в бюджетном учете;
- полнота и правильность документального оформления операций;
- своевременность и полнота проведения инвентаризаций;
- достоверность отчетности.
В ходе проведения внеплановой проверки осуществляется контроль
по вопросам, в отношении которых есть информация о возможных
нарушениях.
Лицами, которые несут ответственность за проведение проверки,
осуществляется анализ установленных нарушений, определяются причины и
разрабатываются предложения для последующего принятия мер по их
устранению и недопущению в будущем.
После проведения предварительного и текущего контроля его
результаты должны быть оформлены в виде протоколов проведения
внутренней проверки. К данным протоколам могут быть приложены
перечень действий необходимых для устранения недостатков и нарушений, в
случае выявления таковых, и рекомендации по недопущению возможных
ошибок в будущем.
По результатам проведения последующего контроля оформляется
акт. Акт включает в себя данные:
62
- программа проверки, которая утверждается начальником
Управления;
- характер и состояние систем бухгалтерского учета и отчетности,
- виды, методы и приемы, применяемые в процессе проведения
контрольных мероприятий;
- анализ соблюдения законодательства России, регламентирующего
порядок осуществления финансово-хозяйственной деятельности;
- выводы о результатах проведения контроля;
- описание принятых мер и перечень мероприятий по устранению
недостатков и нарушений, выявленных в ходе последующего контроля,
рекомендации по недопущению возможных ошибок.
Сотрудники Управления, которые допустили ошибки, недостатки,
искажения информации и иные нарушения, в письменной форме должны
представить начальнику Управления разъяснения по вопросам, относящимся
к результатам проведения проверки.
По результатам проведения проверки главным бухгалтером
Управления разрабатывается план мероприятий с целью устранения
выявленных недостатков и нарушений. В плане указываются сроки и
ответственные лиц, которые утверждаются руководителем.
По истечению установленного срока, главный бухгалтер в
обязательном порядке информирует руководителя Управления о выполнении
мероприятий или их невыполнении, где указываются причины.
Для обеспечения эффективности внутреннего контроля комиссия по
проведению внутренних проверок имеет право:
- проверять соответствие финансово-хозяйственных операций
действующему законодательству;
- проверять правильность составления бухгалтерских документов и
своевременного их отражения в учете;
- входить (обязательно присутствие главного бухгалтера) в
помещение проверяемого объекта, в помещения, используемые для хранения
63
документов (архивы), наличных денег и прочих ценностей, компьютерной
обработки данных и хранения данных на информационных носителях;
- проверять в кассе Управления наличие денежных средств и
документов, а также бланков строгой отчетности, проверять правильность
применения ККМ. Из сроков проверки исключается период выплаты
заработной платы сотрудникам учреждения;
- проверять все учетные бухгалтерские регистры;
- проверять планово-сметные документы;
- ознакомляться со всеми учредительными и распорядительными
документами (приказами, распоряжениями, указаниями руководства
учреждения), регулирующими финансово-хозяйственную деятельность;
- ознакомляться с перепиской подразделения с вышестоящими
организациями, деловыми партнерами, другими юридическими, а также
физическими лицами;
- обследовать производственные и служебные помещения, с целью
проверки в том числе противопожарного состояния объекта, а также оценки
рациональности используемых технологических схем;
- использовать методы моментальных фотографий, фотографировать
рабочее время, хронометрировать и проводить иные мероприятия научной
организации труда для того, чтобы оценить напряженность норм времени и
норм выработки;
- проверять состояние и сохранность товарно-материальных
ценностей у материально ответственных и подотчетных лиц;
- контролировать в каком состоянии находятся объекты основных
средств, а также их наличие и эффективность пользования;
- проверятся правильность в оформлении операций, а также
правильность начислений и своевременность уплаты налогов в бюджет и
сборов в государственные внебюджетные фонды;
64
- комиссия может запрашивать от руководителей подразделений
справки по расчетам и запрашивать объяснения по проверяемым фактам
хозяйственной деятельности;
- на иные действия, которые обуславливаются спецификой
деятельности комиссии.
Таблица 11
Карта внутреннего финансового контроля Управления
финансов
Характеристика контрольных
действий
Процесс
Наименование
операции
(действия по
формированию
документов,
необходимых
для выполнения
внутренней
бюджетной
процедуры)
Долж
ностн
ое
лицо,
ответс
твенн
ое за
выпол
нение
опера
ции
(долж
ность
Ф.И.О.
)
Периодич
ность
выполнен
ия
операции
Должно
стное
лицо,
осущест
вляюще
е
контрол
ьное
действи
е
(должн
ость,
Ф.И.О.)
Метод
контроля
Спосо
б
прове
дения
контр
ольны
х
дейст
вий
Периодичность
осуществления
контроля
1 2 3 4 5 6 7 8
I. Составление и предоставление бюджетных смет
Составление расчета
плановых сметных
показателей
сметных
показателей для
бюджетной сметы
Раз в год
Контроль по
уровню
подчиненност
и
Сплошн
ой
По мере
формирования
документов
Составление
бюджетной сметы Раз в год
Контроль по
уровню
подчиненност
и
Сплошн
ой
По мере поступления
документов
Внесение изменений
в бюджетную смету
По мере
необходимости
в течение года
Контроль по
уровню
подчиненност
и
Сплошн
ой
По мере поступления
документов
Представление
бюджетных смет
ГРБС Раз в год
Контроль по
уровню
подведомстве
нности
Сплошн
ой
По мере поступления
документов
Составлен
ие,
утвержде
ние,
ведение
бюджетны
х смет
Представление
бюджетных смет с
внесенными
изменениями
По мере
необходимости
в течение года
Контроль по
уровню
подведомстве
нности
Сплошн
ой
По мере поступления
документов
65
Продолжение таблицы 11
1 2 3 4 5 6 7 8
II. Ведение бюджетного учета, в том числе принятие к учету первичных учетных документов
(составление сводных учетных документов), отражение информации, указанной в первичных
учетных документах и регистрах бухгалтерского учета
Составление
расчетно-платежной
ведомости
Не реже 2 раз в
месяц
Контроль по
уровню
подчиненност
и
Выборо
чный
По мере
формирования
документов,
необходимых для
выполнения
внутренней
бюджетной процедуры
Отражение
первичных
бухгалтерских
документов в
бухгалтерской
программе
"Бухгалтерия"
Не реже 2 раз в
месяц
Контроль по
уровню
подчиненност
и
Выборо
чный
По мере
формирования
документов,
необходимых для
выполнения
внутренней
бюджетной процедуры
Формирование
заявок на кассовый
расход на
перечисление
зарплаты на счета
сотрудников,
алиментов, НДФЛ,
страховых взносов
Не реже 2 раз в
месяц
Контроль по
уровню
подчиненност
и
Сплошн
ой
По мере
формирования
документов,
необходимых для
выполнения
внутренней
бюджетной процедуры
Расчет и
выплата
заработно
й платы
(в том
числе
откускные
, пособия
по
временно
й
нетрудосп
особности
, другие
выплаты),
перечисле
ние
удержани
й,
начислен
ий на
заработну
ю плату
во
внебюдже
тные
фонды
Формирование
заявок на
авансирование и
окончательный
расчет в
соответствии с
условиями контракта
По мере
поступления
Контроль по
уровню
подчиненност
и
Сплошн
ой
По мере
формирования
документов,
необходимых для
выполнения
внутренней
бюджетной процедуры
Проверка
поступающих
документов на
основные средства и
материальные
запасы, отражение
их в бухгалтерской
программе
"Бухгалтерия"
По мере
поступления Самоконтроль
Сплошн
ой
По мере поступления
документов
Заполнение
инвентарных
карточек
По мере
формирования Самоконтроль
Сплошн
ой
По мере
формирования
документов,
необходимых для
выполнения
внутренней
бюджетной процедуры
Отражение
безвозмездно
полученных
основных средств в
соответствии с а
ктом
(ф.0504101)
По мере
поступления Самоконтроль
Сплошн
ой
По мере
формирования
документов,
необходимых для
выполнения
внутренней
бюджетной процедуры
Отражение
поступлений
основных средств,
приобретенных в
соответствии с
контрактом
По мере
поступления Самоконтроль
Сплошн
ой
По мере
формирования
документов,
необходимых для
выполнения
внутренней
бюджетной процедуры
Учет
основных
срд
еств, в
том числе
поступлен
ие,
внутренне
е
перемеще
ние,
выбытие
Отражение
поступлений
основных средств
ответственному лицу
По мере
поступления Самоконтроль
Сплошн
ой
По мере
формирования док,
необходимых для
выполнения
внутренней
бюджетной процедуры