55
1. Отдел снабжения:
1.1. Несогласованность с отделом торговли и отделом
профилактической дезинфекции о закупе необходимых препаратов для
проведения обработки на предприятиях и продаже населению, а именно – закуп
продукции осуществляется произвольно, нерегулярно, без учета транспортной
нагрузки в праздники и иные государственные выходные дни, а также в
объемах, не согласованных с требованиями из вышеуказанных отделов.
1.2. Отсутствие четкой, единой и прозрачной системы учета
отпускаемых со склада препаратов для дезинфекторов.
1.3. Отсутствие при проведении инвентаризации учета сроков годности
товаров и препаратов, в результате чего, достаточно частые ситуации с
выявлением просроков среди препаратов и, соответственно, списание их и
дополнительные затраты на утилизацию.
2. Торговый отдел:
2.1. Отсутствие связи (проблема не технического характера) с отделом
снабжения, а именно нет учета отпущенных населению товаров, которые
пользуются спросом или, наоборот, не привлекательны для покупателей.
2.2. Отсутствие системы заранее согласованных распродаж, что влечет
за собой невозможность спрогнозировать необходимость каких-либо товаров, в
результате чего часть из них находится в дефиците, а часть в избытке, но из-за
запоздалого закупа товаров, потребность в них отпадает к моменту их
поступления на склад.
3. Отдел профилактической дезинфекции:
Проблема возникает в отсутствии согласованности потребностей с
отделом снабжения, а именно дезинфекторы не могут составить список
требуемых препаратов и сопутствующих обработке предметов и требуемое их
количество в зависимости от месяца обработки и площади обрабатываемой
территории, из-за чего возникает недопонимание и, как следствие,
невозможность просчитать расход препаратов, что влечет за собой перерасход
и, в результате, увеличение расходов.
56
4. Отдел бухгалтерии:
В данном отделе часть бухгалтеров ранее работала «бумажным»
методом, считая и занося записи вручную, что привело к путанице в
документах и, как следствие, необходимости списания дебиторской
задолженности и увеличению кредиторской, о чем указывалось в работе ранее.
Исходя из необходимости решить ранее озвученные проблемы, следует
предпринять ряд мер, направленных на устранение недочетов в работе отделов,
что влечет за собой потребность в разработке решений по направлениям.
Отделу снабжения следует разработать и утвердить у руководителя
форму для заявки дезинфектора на наименование препаратов, их расход и
требуемое итоговое количество на объекты сроком не менее, чем за три месяца
до месяца, в котором планируется выход на объект. Исходя из данных,
предоставленным дезинфекторами, составить список с необходимым
количеством препаратов и сопутствующих единиц (спец.одежда, респираторы,
ловушки и т.д.) и соотнести это с имеющимся на складе количеством, при
дефиците требуемого – заказать. Со временем, для уменьшения расходов по
транспортным компаниям, следует планировать бюджет на два-три месяца и
заказ продукции делать раз в квартал.
По приходу товара, особенно того, который выставлен на торгово-
выставочной площади, на склад необходимо записывать наименование, номер
партии и срок годности, что позволит отделу торговли заранее продумывать
систему скидок или акций для увеличения продаж товара до истечения им
сроков годности. Эти меры позволят избежать вынужденного списания товара
по причине истечения сроков годности и затрат на утилизацию.
Совместно с торговым отделом необходимо составить срез наиболее
популярной продукции в продаже по месяцам, включив сюда сезонные товары,
а также запланировать предполагаемое количество проданного на основании
статистики по ранее проданным наименованиям. Исходя из полученных
данных делать закуп раз в квартал, в месяце, не совпадающим с закупом для
проф.отдела, что позволит избежать дефицита товаров, а также повышать
57
розничные цены не на основании увеличения цены поставщика, а для избегания
резкого ее увеличения из-за увеличения цен у поставщиков, что, в свою очередь
не отразится негативно на объемах продаж, а постепенное увеличение цены на
партию, взятую заранее, увеличит выручку и, следовательно, доход
организации, что, опять же, повлечет за собой уменьшение кредитной
задолженности.
Торговому отделу, помимо вышесказанного, следует заранее
разработать систему акций на предстоящий год, для прогнозирования
потенциальной выручки, а также иметь список продукции, срок годности
которой менее 6 месяцев для товаров круглогодичного спроса и менее 12
месяцев для товаров сезонного спроса, во избежание необходимости
ликвидации этих товаров, а также увеличению выручки с продаж, пусть и со
скидкой, что поможет, если не увеличить выручку, то хотя бы не увеличить
убыток.
Поскольку в организации появился отдел доставки, отделу торговли
необходимо на основании данных адресов доставки составить оптимальный
маршрут для водителей с учетом дорожной ситуации и расстояния для
уменьшения расходов на топливо и, соответственно, суммы авансовых отчетов.
Отделу бухгалтерии следует пересмотреть систему учета и
стандартизировать ее, подняв все ранние счета за последние 3 года и светить их
с выписками из банка с оплатой за оказанные услуги или товар. Это позволит
не допускать увеличения дебиторской задолженности, что повлечет за собой
уменьшение кредиторской задолженности, поскольку поможет без отсрочки
платежа сразу рассчитываться с поставщиками.
Проведение регулярной ежеквартальной инвентаризации расчетов – еще
одна мера для уменьшения кредитной задолженности. Для подтверждения
реальной величины кредиторской задолженности, наличия всех документов,
необходимо раз в квартал формировать и подписывать акты сверок с
контрагентами. Оформить в двух экземплярах и передать документ вместе с
дезинфекторами, обрабатывающими территорию контрагента. Если сальдо
58
подтверждается, то необходимо оформить акт сверки по взаиморасчетам в
оригинале и передать с сотрудником, водителем на доставке или почтой
России. Также следует отслеживать факт возврата подписанных актов сверок
по взаиморасчетам. Бухгалтеру по учету расчетов с поставщиками следует
запрашивать акты сверок взаиморасчетов у поставщиков или направлять в их
адрес для подписания акты сверок со стороны ООО «Профилактика». При
заполнении реквизитов карточек поставщиков нужно обязательно указывать
номер телефона, адрес электронной почты.
3.3. Оценка эффективности предложенных мер
Для оптимизации работы с кредиторской задолженностью ранее были
предложены различные меры для отделов организации. Следует рассмотреть
подробнее их эффективность.
Начать следует с планомерного распределения закупок. Нами было
рекомендовано, чтобы дезинфекторы составили список расходов препаратов и
сопутствующих единиц товаров на объектах за каждый месяц по каждому
объекту. Рекомендуемая таблица будет выглядеть так (см. таблица 9):
Таблица 9
Рекомендуемый образец списка расходов для дезинфектора
Иванов
март
2 раза в месяц
№
Наименование
объекта
Наименование
препарата
Площадь
обработки, м
2
Расход,
шт/л на м
2
1
ООО «Шоколадка»
Циперметрин
50
0,13
2
«-»
Ловушки
клеевые
50
3
3
«-»
Бродифакум
50
0,24
4
ООО «Сухарики»
Бродифакум
70
0,24
5
«-»
Контейнер-М
70
1
6
«-»
Контейнер-К
70
0,5
Получив эти сведения по каждому дезинфектору, менеджер-кладовщик
составляет общую смету, считает итоговую стоимость и передает ее в
бухгалтерию для оплаты. Общая смета указана в таблице 10:
59
Таблица 10
Рекомендуемый образец списка расходов для менеджера-
кладовщика
Месяц
Март
№
Наименование
Количество
требуемое
Стоимость, руб
Стоимость
доставки,
руб
1
Бродифакум
30 шт по 3 л
5 000
1350
2
Контейнер-М
500 шт
15 000
Х
3
Контейнер-К
200 шт
12 000
Х
4
Циперметрин
15 шт по 0,5л
6 000
Х
5
Фентион
5 шт по 0,5л
9 000
Х
Итого:
48 350 руб.
Данная смета позволит распланировать равномерность закупок, что, в
свою очередь исключит резкие скачки в оплате счетов от поставщиков, а
следовательно, снизится необходимость оплаты товаров в рассрочку или с
отсрочкой платежа «до лучших времен». Это повлечет снижение кредитной
задолженности и, возможно, еще больше, если у поставщиков в системе работы
предусмотрена скидка для надежных постоянных клиентов.
В данный момент, на основании полученных за 2018 г. данных по
закупке товаров, согласно статистике, закуп товаров представлен на рисунке
11:
Рисунок 11. Фактический график закупа товаров на склад
60
Как видно из графика затрат, самые «затратные» месяцы – март, апрель,
май и август. Это объясняется сезонностью и ценой препаратов: препараты для
акарицидной обработки (март, апрель, май) и для дератизации (август), а также
сопутствующие товары (комбинезоны, респираторы, опрыскиватели, перчатки,
контейнеры для раскладывания приманки).
Средняя ежемесячная сумма трат за 2018г составляет 50 084 руб. Эту
сумму (плюс-минус, в зависимости от закупочных цен) следует оставить в
качестве целевой, ориентируясь на которую необходимо составить план
закупок, сопоставляя с тем, что имеется на складе, для оптимизации трат в
сторону уменьшения разницы между месяцами.
Аналогичным образом следует поступать и торговому отделу:
преподнести сведения по месяцам за последние три года о продаваемых
товарах, выделить их удельную долю в общей продаже за месяц.
Таблица 11
Рекомендуемый образец по составлению статистики
потоварных продаж
Месяц
Продано
На сумму,
руб
Доля в продаже за месяц,
%
Январь
Товар1
1500
50
Товар2
200
6,67
Товар3
1300
43,33
Итого январь
3 000
Февраль
Товар4
1200
53,81
Товар5
350
15,7
Товар6
680
30,49
Итого февраль
2230
На основании полученных данных составляется план закупок товаров
для продажи населению для реализации в торгово-выставочном зале.
Поскольку, существует сезонность приобретения (например,
противоклещевые препараты активно покупают март-май, от грызунов –
август), требуется составить предполагаемый объем для избегания дефицита
популярных товаров и избытка малопродаваемых.
61
Для уменьшения дебиторской задолженности нами предложены такие
меры, как, во-первых, составить список актуальных дебиторов с суммой
задолженности и датой самой ранней просрочки.
Для тех дебиторов, у кого срок исковой давности подходит к истечению
или подойдет в текущем году, следует составить акты сверок взаиморасчетов и
через дезинфекторов передать на подпись. Далее, после подписания следует
составить и отправить письмо-рекламацию контрагенту, если после этого
оплаты не поступит, то тогда необходимо подавать в суд для взыскания
задолженностей. При этом следует подготовить акты выполненных работ по
каждому месяцу работы у контрагента.
Таким образом, удастся не упустить сроки исковой давности,
следовательно, задолженность не попадет в категорию безнадежных и не будет
списана. Списание, конечно, технически, приведет к ее уменьшению, но
фактически, организация понесет убытки: услуги оказаны, а выручка не
получена.
Для тех дебиторов, у кого просрочка платежей не наступит в текущем
году, следует составить акт сверки взаиморасчетов и отправить их
контрагентам по электронной почте с указанием номеров и дат неоплаченных
счетов. Если, по данным организации-контрагента, данные не совпадут, то для
уточнения следует подготовить все подписанные контрагентом акты
выполненных работ, что будет являться доказательством об исполнении
условий договора с нашей стороны, и выписку из банка с платежами
контрагента, а отсутствие таковых - невыполнением условий договора со
стороны контрагента.
Дальнейшее распределение всех контрагентов по группам,
предложенным в блоке 3.1, поможет спрогнозировать вероятность неоплаты от
каждого конкретного контрагента, а для надежных контрагентов реализует
вероятность предоставления скидки.
Например, в качестве скидки можно прописать в договоре, что при
отсутствии задолженностей за год, выезд дезинфектора вне графика обработки
62
(а это отдельная платная услуга) на следующий год – со скидкой 50%, что для
большинства малых объектов (магазины на первых этажах жилых домов и
возле них и прочие объекты площадью менее 100 м
2
) является существенной
скидкой, доходящей порой до 70% от ежемесячной оплаты за услуги.
Аналогично, только скидку в 25% на внеплановый выезд специалиста,
можно предоставить контрагентам, у которых задержек оплаты было не более 4
месяцев, не идущих подряд, за прошедший год.
Эти меры следует предпринять в отношении контрагентов из групп В и
Г в качестве стимула к регулярным платежам.
Контрагентам из группы А и Б (крупные объекты) следует предложить
возможность отсрочки платежа с рассрочкой оного после выполнения работ в
текущем месяце до 60 (Группа Б) или 90 (Группа А) дней в зависимости от
регулярности платежей за предыдущий год.
Для расчета сэкономленных средств, которые покупатель получит,
договорившись с поставщиком об отсрочке платежа, можно воспользоваться
следующей формулой на рисунке 12:
Рисунок 12. Формула расчета стоимости отсрочки платежа
В данной формуле ОП – стоимость отсрочки платежа, руб.;
КДО – количество дней отсрочки;
БП – банковский процент заемных средств, %;
СК – сумма контракта, договора, сделки, руб
За банковский процент заемных средств возьмем среднюю ставку
Центробанка за последний месяц (6,25%).
Данные расчетов представлены в таблице 12
63
Таблица 12
Расчет сэкономленных при отсрочке платежа средств
(банковский процент по ставке ЦБ)
Дней
отсрочки
% банка
Сумма
контракта/
месс, руб
Экономия
от
отсрочки
платежа/
мес, руб
Экономия
от
отсрочки
платежа/г
од, руб
Процент
экономии
от суммы
контракта
Контрагент 1А
90
6,25
50 980 785,65 9 427,8 1,54%
Контрагент 2А 70 360 1 084,32 13 011,78 1,54%
Контрагент 3А 76 310 1 176,01 14 112,12 1,54%
Контрагент 4А 129 038 1 988,60 23 863,19 1,54%
Контрагент 1Б
60
48 094 494,12 5 929,40 1,03%
Контрагент 2Б 47 532 488,34 5 860,11 1,03%
Контрагент 3Б 36 790 377,98 4 535,75 1,03%
Контрагент 4Б 58 095 596,87 7 162,40 1,03%
Данные в таблице показывают, какую минимальную сумму рублей и в
эквиваленте % от суммы оплаты по договору контрагент не потеряет на ставке
банка, беря у него заемные средства для оплаты за услуги, если будет
соблюдать условия для предоставления отсрочки платежа. Поскольку мы взяли
ставку Центробанка, которая является минимальной при кредитовании
банками, то в реальности экономия будет больше, поскольку ставки банков
выше (от 9 до 33%) годовых, что показано в таблице 13:
Таблица 13
Сэкономленные при отсрочке платежа средств при
различных ставках кредитования
Сумма экономии, руб
Процент
9%
15%
20%
25%
30%
33%
Контрагент 1А
1 131,34
1 885,56
2 514,08
3 142,60
3 771,12
4 148,23
Контрагент 2А
1 561,42
2 602,37
3 469,82
4 337,28
5 204,74
5 725,21
Контрагент 3А
1 693,45
2 822,42
3 763,23
4 704,04
5 644,85
6 209,33
Контрагент 4А
2 863,58
4 772,64
6 363,52
7 954,40
9 545,28
10 499,81
Контрагент 1Б
711,53
1 185,89
1 581,18
1 976,48
2 371,78
2 608,95
Контрагент 2Б
703,21
1 172,02
1 562,69
1 953,36
2 344,03
2 578,44
Контрагент 3Б
544,29
907,15
1 209,54
1 511,92
1 814,30
1 995,73
Контрагент 4Б
859,49
1 432,49
1 909,98
2 387,48
2 864,98
3 151,47
64
Как видно из данных в таблице 13 фактическая экономия контрагента
составит уже около 8%, что является еще одним доводом в пользу стимуляции
на стремление к выполнению условий для предоставления отсрочки платежа.
При приобретении контрагентами отдельных единиц товаров
(дезинфекционные и моющие средства), можно предоставить скидку на
оптовую закупку, в зависимости от суммы покупки. Также, следует установить
порог для бесплатной доставки для каждого района (в зависимости от
отдаленности). Эта мера позволит эффективнее реализовывать закупленную
продукцию со складов.
Пример подобной скидки приведен в таблице 14:
Таблица 14
Рекомендованная сумма для бесплатной позональной
доставке
Наименование района
Стоимость доставки,
руб
Сумма для бесплатной
доставки, руб
Зона 1
150
1 500
Зона 2
250
2 000
Зона 3
500
4 000
Зона 4
1 000
6 000
Зона 5
1 500
10 000
Возможность бесплатной доставки – это привлекательный элемент в
оказании услуг для клиентов, что замотивирует их увеличить объемы
приобретаемых товаров, что, в свою очередь, будет способствовать разгрузке
складов, а также не приведет к списанию просроченного товара в виду его
реализации.
Все вышеперечисленные меры направлены на регулярное получение
оплаты за оказанные услуги и увеличение объемов поставок и реализации
товара, что, в свою очередь, позволит справиться с дебиторской
задолженностью в максимально возможном объеме, а, следовательно, появится
возможность погасить кредиторскую задолженность перед собственными
поставщиками организации.