65
также срок исполнения обязательств, автоматическим способом рассылать
письма с предупреждением о наступающих сроках платежей и сведения о
возможных мерах, применимых к должнику в случае нарушения обязательств в
оговоренный срок; автоматически блокировать поставку товаров при
превышении лимита или периода просрочки выполнения обязательств по
прошлой поставке свыше допустимых значений; согласно договорным
условиям рассчитывать суммы по пени и штрафам.
Рекомендуемый способ управления дебиторской задолженности
предлагается осуществлять в Excel. Данные по дебиторам могут выгружаться
автоматически из применяемой в организации ООО «ТракАвто» программы
«1С».
При автоматизации управления дебиторской задолженностью до
внедрения рекомендуется установить, какие данные необходимы менеджменту
при контроле и анализе дебиторской задолженности, учесть планы изменения
методов продаж и условий предоставления отсрочки платежа.
Предлагаемая система последовательного анализа и внутреннего
контроля повысит эффективность организации контроля расчетов с
покупателями и позволит решать менеджерам организации ООО «ТракАвто»
следующие задачи:
- снижение дебиторской задолженности, определение реальности и
обоснованности числящихся на балансе сумм как причитающихся
предприятию;
- своевременное взыскание в судебном порядке просроченных и
неуплаченных сумм задолженности;
- обоснованность списания дебиторской задолженности.
Формирование таких отчетов, организации ООО «ТракАвто» позволят
получать следующую информацию:
следующую информацию:
- данные о выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на
настоящий момент;
66
- время просрочки платежа по каждому из счетов;
- размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности,
оцененной на основании установленных внутренних нормативов;
- кредитную историю контрагента (средний период просрочки, средняя
сумма кредита ).
ООО «ТракАвто» ко всем дебиторам применяет одинаковые штрафные
санкции. Тем самым даже «злостные неплательщики» уплачивают ту же сумму
штрафов и неустоек, что и предприятия, допустившие задержку платежа
впервые.
ООО «ТракАвто» ко всем дебиторам применяет одинаковые штрафные
санкции. Тем самым даже «злостные неплательщики» уплачивают ту же сумму
штрафов и неустоек, что и предприятия, допустившие задержку платежа
впервые. Поэтому ООО «ТракАвто» предлагается система штрафных санкций
за невыполнение договорных обязательств предприятиями-дебиторами,
позволяет не подходить к работе с дебиторами интуитивно, а
дифференцировать их, тем самым, поддерживая уровень «эффективной
дебиторской задолженности». Предлагаемая ниже методика применения
штрафных санкций дает возможность стимулировать контрагентов к
недопущению критических сроков задержки платежа. С целью недопущения
роста просроченной дебиторской задолженности в ООО «ТракАвто», в
договорах целесообразно включать пункты, предусматривающие возложение
на должника дополнительных обременений в виде штрафных санкций в случае
нарушения условий договоров (просрочки платежа ).
В настоящее время наиболее применимыми являются следующие виды
неустоек: договорная, штрафная, альтернативная.
Договорная неустойка устанавливается в тексте договора соглашением
сторон.
При штрафной неустойке организация ООО «ТракАвто» вправе
требовать возмещения в полном объеме причиненных убытков и, сверх того,
уплаты неустойки.
67
Альтернативная неустойка предусматривает право потерпевшей
стороны взыскать либо неустойку, либо убыткиОрганизации ООО «ТракАвто»
предлагается установить определенный размер штрафов для предприятий.
Параметры деления на группы показаны в таблице 18, по признаку: в
зависимости от нарушенных сроков (количества просроченных дней оплаты),
предусмотренных в договорах.
Величина штрафов определяется с учетом количества дней, на которые
задержаны платежи: 0 дн., 0-30 дн., 60-90 дн., более 90 дн.
Таблица 18
Шкала значений по штрафным санкциям, %
0 дн.
0 -30 дн.
30 - 60 дн.
60 -90 дн.
более 90 дн.
0
0,2
0,3
0,4
0,05
Приведенная шкала штрафных санкций устанавливает фиксированную
величину штрафов для каждого предприятия-контрагента в зависимости от
просрочки платежа.
Неустойка начисляется в процентах от просроченной суммы за каждый
день просрочки платежа (таким образом, по условиям договора, если
контрагент, производит задержку платежа на срок от 30 до 60 дней, он обязан
уплатить неустойку в сумме 0,03% от просроченной суммы).
После проведения ранжирования дебиторской задолженности по дате
образования и величине целесообразно произвести начисление штрафов на
задолженность контрагентов по тем договорам, по которым произведена
задержка выполнения работ или оплаты.
В целях оптимизации применения штрафов организации ООО
«ТракАвто» предлагается к использованию методики по применению
штрафных санкций, предусматривающая порядок работы с организациями-
контрагентами.
Например, для предприятия, в тексте договора предусматриваются
штрафы при задержке платежа следующим образом:
- при задержке от 0 до 30 дней - 0,02% от просроченной суммы за
каждый день просрочки;
68
- при задержке от 30 до 60 дней – 0,03% от просроченной суммы за
каждый день просрочки;
- при задержке от 60 до 90 дней – 0,04% от просроченной суммы за
каждый день просрочки;
- при задержке свыше 90 дней – 0,05% от просроченной суммы за
каждый день просрочки.
При случаях задержки проведения оплаты просроченной суммы
рассчитывают штрафные санкции. Так, к примеру, когда контрагент
производит задержку предоплаченных работ, суммой 1000 тыс. руб. на срок 30
дней, размер штрафов рассчитывается следующим образом:
1000 тыс.руб. х 0,02% х 30 = 6 тыс. руб.
После производится уведомление контрагента о начислении штрафных
санкций. В случае дальнейшего нарушения условий договора по истечении 60
дней производится пересчет штрафов, в соответствии со шкалой штрафных
санкций. Так, например, в случае если тот же контрагент производит задержку
в сумме 1000 тыс. руб. на срок 60 дней, размер штрафов пересчитывается
следующим образом:
1000 тыс.руб. х 0,03% х 60 = 18 тыс. руб.
Производится повторное уведомление контрагента о начислении
штрафных санкций. В случае дальнейшего нарушения условий договора по
истечении 90 дней производится пересчет штрафов, в соответствии со шкалой
штрафных санкций.
Так, например, в случае если тот же контрагент производит задержку в
сумме 1000 тыс.руб. на срок 90 дней, размер штрафов пересчитывается
следующим образом:
1000 тыс. руб. х 0,04% х 90 = 36 тыс. руб.
Аналогичным образом производится пересчет штрафов по истечении 90
дней.
69
Далее, предприятию-контрагенту направляется претензия, проводится
комплекс мероприятий, направленных на предарбитражное урегулирование
ситуации.
В случае отказа предприятия- дебитора погасить образовавшуюся
задолженность направляется иск в Арбитражный суд о взыскании суммы
основного долга и начисленных штрафных санкций.
Кроме вышеуказанных штрафных санкций приказом руководителя
организации ООО «ТракАвто» целесообразно ввести персональную
ответственность должностных лиц, инициировавших заключение договора с
«ненадежными» контрагентами, повлекшее возникновение просроченной
илибезнадежной для взыскания задолженности
54
(таблица 19). Для этого
необходимо закрепить ответственность сотрудников организации в регламенте
управления дебиторской задолженностью.
Бухгалтерией ООО «ТракАвто» должен проводиться контроль методом
сверки оплаченных сумм и числящейся задолженности. Такой контроль
позволит выявить: уложился ли покупатель в срок, на который ему была
предоставлена скидка (при ее предоставлении); полноту и своевременность
погашения задолженности; неверные записи по статьям дебиторов (ошибки при
вводе данных по дебиторской задолженности покупателей); не учтенную ранее
дебиторскую задолженность покупателей (и, соответственно, неучтенные
поставки.
Так же, ООО «ТракАвто» следует проводить периодический контроль
регистров аналитического учета покупателей (дебиторов), проводимый
методами документальной проверки (сверки), который позволит выявить
превышение критического уровня дебиторской задолженности покупателя, не
учтенное при санкционировании отгрузки, а также просроченную
задолженность, по которой не приняты меры ко взысканию.
54
Трухина Т. Г., Гурлева Е. А., Волченко А. М., Ильина А. В. Управление дебиторской и
кредиторской задолженностью хозяйствующего субъекта // Молодой ученый. - 2017. - №5. - С. 247.
70
Таблица 19
Регламент управления задолженностью в организации
ООО «ТракАвто»
Этап управления
дебиторской
задолженностью
Процедура
Ответственное лицо
или подразделение
1 этап на котором
критический срок
оплаты не
наступил
Заключение договора
Менеджер по
продажам
Контроль поставки
Начальник отдела
продаж
Выставление счета
Бухгалтер
Уведомления о поставке
Уведомление о сумме и расчетных
сроках погашения дебиторской
задолженности
За 2-3 дня до наступления
критического срока оплаты - звонок с
напоминанием об окончании периода
отсрочки, а при необходимости -
сверка сумм
2 этап при
котором
просрочка до 7
дней
При неоплате в срок - звонок с
выяснением причин, формирование
графика платежей
Менеджер по
продажам
Прекращение поставок (до оплаты)
Начальник отдела
продаж
Направление предупредительного
письма о начислении штрафа
Бухгалтер
3 этап при
котором
просрочка от 7 до
30 дней
Начисление штрафа
Бухгалтер
Предарбитражное предупреждение
Юрист
Ежедневные звонки с напоминанием
Менеджер по
продажам
Переговоры с ответственными лицами
4 этап при
котором
просрочка от 30
до 90 дней
Направление в командировку
ответственного менеджера, принятие
мероприятий для досудебного
урегулирования
Менеджер по
продажам
Официальная претензия (заказным
письмом)
Юрист
5 этап при
котором
просрочка более
90 дней
Подача искового заявления в
арбитражный суд
Юрист
Организация управления дебиторской задолженностью требует
осуществления предварительного, текущего и последующего этапов контроля
(рисунок 13).
71
I этап
II этап
III этап
Рисунок 13. Последовательность управления дебиторской
задолженностью в организации ООО «ТракАвто»
Организации ООО «ТракАвто» предлагается на основании выше
предложенных отчетов по критическому сроку погашения дебиторской
задолженности контролировать ситуацию по расчетам.
1) Расчет критического срока оплаты по выставленным счетам
2) Формирование досье покупателя
3) За 2 дня до наступления критического срока оплаты произвести
звонок с напоминанием об окончании периода отсрочки, произвести
сверку сумм
Предвари
тельный
контроль
4) Проверка полноты и точности отражения фактов реализации
товаров покупателям
5) Сверка оплаченных покупателями сумм и числящейся
задолженности
6) По истечении критического срока проводиться рассылка
уведомлений (напоминаний об оплате) и составление ежемесячного
внутреннего отчета о состоянии расчетов с покупателями
Текущий
контроль
7) Подписание акта сверки в рамках проводимой инвентаризации
расчетов с покупателями
8) Признание задолженности безнадежной или сомнительной и
списание ее по истечении 45 дней со дня критического срока
9) Контроль списанной задолженности покупателей
Последую
щий
контроль
72
Для эффективного управления дебиторской задолженностью функции
по определению лимитов и непосредственно продаже должны быть
распределены между разными подразделениями. Например, лимиты
оцениваются сотрудниками финансовой службы, а за продажи несут
ответственность менеджеры отдела продаж.
Финансовая служба должна определиться с основными принципами
контрольных мероприятий по дебиторской задолженности: размеров лимитов,
предоставляемых сроков, условий предоставления кредитных средств,
контролем погашения. В случае просрочки более 30 дней, то сведения
подлежат передаче начальнику отдела продаж для контроля. На определенном
этапе должна составляться претензия, с подключением юриста.
По таким отчетам должен проводится контроль методом сверки
оплаченных сумм и числящейся задолженности. Такой контроль позволит
выявить:
- уложился ли покупатель в срок, на который ему была предоставлена
скидка (при ее предоставлении);
- полноту и своевременность погашения задолженности;
- неверные записи по статьям дебиторов (ошибки при вводе данных по
дебиторской задолженности покупателей);
- не учтенную ранее дебиторскую задолженность покупателей (и,
соответственно, неучтенные поставки.
3.2. Направления оптимизации движения кредиторской задолженности
организации
Организация ООО «ТракАвто» реализует товары: автомобильные
детали, узлы и принадлежности, которые производят 20 различных
организаций. Основные поставщики доставляют около 95 процентов объемов
продаж. Кредиторскую задолженность перед основными поставщиками
предлагается планировать более детально, а по остальным поставщикам –
приблизительно.
73
Организация ООО «ТракАвто» предлагается составлять
детализированный план закупок по контрагентам и данным по условиям
оплаты (таблица 20).
Таблица 20
Планируемый объем закупок в денежных единицах и условия
оплаты
№
п/п
Наименование
организаций-
поставщиков
Планируемый объем закупок,
тыс.руб.
Условия
оплаты
I
квартал
II
квартал
III
квартал
IV
квартал
1
ООО «Завод
«Автозапчастей»
1014,55
1241,15
1281,32
1242,18
Постоплата
2
АО
«Ярославский
моторный
завод»
551,05
556,2
597,4
721
Предоплата
3
АО «Кордиант»
731,3
798,25
726,15
715,85
Постоплата
4
«AVANTECH»
718,94
723,06
716,88
773,53
Постоплата
5
ООО «Фортуна»
125,66
113,3
87,55
97,85
Постоплата
6
другие
174,07
144,2
164,8
175,1
Постоплата
Итого
3315,57
3576,16
3574,1
3725,51
-
В результате сформированного плана закупок, можно исключить
поставщика – организацию АО «Ярославский моторный завод», работающую
по предоплате. Поскольку, если не нарушать условия договора с данной
организацией, то по ней кредиторская задолженность не образуется.
По остальным организациям собраны сведения из договоров поставки об
условиях отсрочки платежей, типе договора (таблица 21).
Таблица 21
Отсрочка платежей в днях и тип договоров
№
п/п
Наименование
организаций-
поставщиков
Отсрочка платежа, дней
Тип
договора
I
квартал
II
квартал
III
квартал
IV
квартал
1
ООО «Завод
«Автозапчастей»
30
30
45
45
Рублевый
2
АО «Ярославский
моторный завод»
-
-
-
-
-
3
АО «Кордиант»
15
30
30
30
Рублевый
4
«AVANTECH»
45
45
45
45
валютный
5
ООО «Фортуна»
10
10
10
10
Рублевый
6
другие
30
30
30
30
Рублевый
74
Так как, организации ООО «ТракАвто» поставляют и импортные товар,
расчеты производятся в валюте, поэтому необходимо учесть курсовые разницы.
Для этого прогнозируются изменения валюты на будущий период. Так, можно
предположить, что курс валюты договора по отношению к рублю должен
увеличиться на 5 процентов в каждом квартале.
Далее, устанавливается прогноз суммы кредиторской задолженности по
всем рублевым поставщикам (таблица 22).
Таблица 22
Расчет прогнозного значения кредиторской задолженности
№
п/п
Наименование
организаций-
поставщиков
Сумма кредиторской задолженности, руб.
На I
квартал
На II
квартал
На III
квартал
На IV
квартал
1
ООО «Завод
«Автозапчастей»
337,84
414,06
640,66
621,09
2
АО«Ярославский
моторный завод»
-
-
-
-
3
АО «Кордиант»
121,54
265,74
242,05
238,96
4
«AVANTECH»
368,74
370,8
367,71
396,55
5
ООО «Фортуна»
14,42
12,36
9,27
11,33
6
Все остальные
57,68
48,41
54,59
58,71
Итого
900,22
1111,37
1314,28
1325,61
По валютному поставщику, оборот задолженности по которому два раза
в квартал, необходимо скорректировать на курсовую разницу. Так, в I квартале
с учетом проведенной корректировки прогнозная сумма кредиторской
задолженности «AVANTECH» составит 368,74 тыс. руб. ((718 тыс. руб. : 90
дн. × 45 дн. × (100 % + 5 %: 2)).
Так же, организации ООО «ТракАвто» предлагается прогнозировать
сумму авансов от покупателей в будущем периоде (сумму кредиторской
задолженности по статье «Авансы полученные» в бухгалтерском балансе). Для
этого составляются в таблице данные объемов будущих продаж на условиях
предоплаты и отражается информация об этих условиях.
Организации предлагается делать выборку по крупнейшим покупателям,
и составлять детализированный расчет, а по остальным мелким покупателям –
приблизительный. В таблице 23 представлен расчет прогнозной суммы