35
элементов. Структурно-организационными элементами выступают
функциональные отделы, группы и сектора учетного аппарата, а
технологическими - документация, документооборот, учетная регистрация,
формы учета и отчетности предприятия.
На современном этапе развития системы бухгалтерского учета
взаимодействие этих элементов закреплена на каждом предприятии путем
разработки и издания приказа об учетной политике. Учетная политика должна
содержать информацию раскрытия бухгалтерской процедуры обработки данных
о фактах финансового-хозяйственной деятельности предприятия с помощью
приемов и способов учета - первичного наблюдения, стоимостного измерения,
текущей группировки и итогового обобщения - с соблюдением принципов
финансовой отчетности.
Одним из фактов финансово-хозяйственной деятельности ООО «Авиатор»
является осуществление операций расчетов, поэтому раскрытие бухгалтерской
процедуры обработки данных о них является одной из составных частей учетной
политики предприятия. Раскроем особенности практического использования
методического инструментария бухгалтерского учета, с помощью которого
реализуется его процедура по расчетам с дебиторами.
Организация бухгалтерского учета как динамический процесс зависит от
большого количества различных факторов. Под факторами следует понимать
такие условия, явления и процессы, в непосредственной или косвенной форме
влияют не только на характер осуществления учетного процесса, но и на продукт
труда, выпускаемой в результате его осуществления, - информацию. Причем
факторы, способные изменить (улучшить или ухудшить) течение этого процесса
и качество информации, могут быть как внешнего (например, несвоевременность
поступления товаров, сырья (автозапчастей), материалов, платежей и
документации от контрагентов), так и внутреннего характера (например,
36
применение несовершенной методологии и методики учета, низкий уровень
квалификации рабочих бухгалтерии, несоблюдение графика документооборота и
т.д.).
Учитывая современное состояние научно-технического развития со всей
совокупностью факторов, влияющих на характер проведения учетного процесса
и качество информации, следует отдельно выделить уровень использования
средств автоматизации и электронной связи. Наиболее трудоемкой стадией
учетной процедуры является сбор данных, связанный с отражением
осуществляемых хозяйственных операций в первичных документах. Сокращение
затрат времени и труда на сбор и регистрацию информации в условиях
автоматизированной бухгалтерии достигается благодаря широкому
использованию современных технических средств и программных продуктов.
Использование новых информационных технологий, ориентированных на
сбор сведений, накопление, хранение, обработку и передачу данных с помощью
новейших технических средств, - перспективное направление
совершенствования первичного учета. Они позволяют создавать более
рациональные схемы подготовки и прохождения документов и при этом
сокращать время на их обработку. В перспективе информационные технологии
позволяют перейти от бумажного документа к машинному носителю
информации. Однако в условиях современного хозяйствования полностью
отказаться от бумажного документа невозможно. То есть способ создания и
внешний вид носителя документа может быть бумажным или электронным, что
закреплено на законодательном уровне. Основное условие оформления
документов заключается в том, чтобы он имел все необходимые реквизиты,
которые также указаны в правовых актах.
Согласно требованиям нормативных актов ООО «Авиатор» в
практической деятельности использует документы в форме бланков,
37
утвержденных Госстатистикой, ПБУ или соответствующими отраслевыми
ведомствами. Также им предоставлено право пользоваться самостоятельно
разработанными формами документов (кроме финансовых) при условии, что они
будут иметь все необходимые реквизиты. Поскольку расчеты включают в себя
одновременно двустороннее движение и денежных средств, и товаров, работ,
услуг, то и документы при проведении расчетных операций делятся на две такие
же составляющие: финансовые и товарно-расчетные. Бланки финансовых
документов должны соответствовать форме, утвержденной ПБУ, поэтому в
приказе об учетной политике по отношению к ним в ООО «Авиатор» указан лишь
способ создания. Что касается товарно-расчетных документов, то они могут
иметь как стандартный вид в форме утвержденных бланков, так и бланки,
модифицированные самим предприятием. Также среди документов, создаваемых
самим предприятием в основном с контрольной целью, следует назвать
специализированные реестры: выписанных и полученных документов.
В реестре выписанных документов (по видам) отмечается момент создания
документа и номер присвоенного ему индивидуального кода. Такие реестры
предотвращают злоупотребления по поводу бесконтрольной выписки
документов и принятия их в интересах предприятия. В реестре полученных
документов также проставляется дата передачи документа на предприятие и
непосредственно в бухгалтерию. Такой реестр не удобно вести по всем
полученным документам, поэтому в ООО «Авиатор» его применяют по
полученным счетам и других документах, подлежащих уплате. В этом случае
реестр документов к оплате служит сводным распорядительным документом,
поскольку он представляется на подпись руководителю для получения
разрешения на оплату счетов.
При подготовке реестра документов на оплату, ответственный работник
бухгалтерии проверяет своевременность их поступления, соответствие условиям
38
договоров, правильность цен, тарифов и произведенных расчетов, затем
формирует реестр и представляет его руководителю для решения вопросов по
оплате всего реестра документов или некоторых из них. Такая постановка работы
исключает возможность нецелевого расходования средств, проведения оплаты
счетов, которые не имеют разрешения руководителя, а также усиливает работу
по поводу предыдущей проверки документов на предмет их законности,
целесообразности и достоверности.
Отдельно необходимо остановиться на виде первичных документов,
которые должны пройти все этапы бухгалтерской обработки, а затем храниться
соответствующие сроки в бухгалтерии и в архиве. Этот вопрос также
регулируется выше названными законодательными актами, в которых указано,
что документ независимо от способа изготовления должен быть записан на
материальном носителе - магнитном, бумажном или электронном. Причем
субъекты электронного документооборота должны хранить электронные
документы на электронных носителях информации в том формате, в котором они
были созданы для того, чтобы была возможность проверить их целостность на
этих носителях. То есть это личное дело руководства каждого предприятия,
которые по своему усмотрению должно определить вид первичных документов -
только в том виде, в котором они были созданы, только на бумаге, или на бумаге
и на первичном носителе одновременно.
Принимая такое решение, необходимо обратить внимание на
обязательность выполнения бумажных копий документов по требованию других
участников хозяйственных операций, а также правоохранительных,
контролирующих или судебных органов. Из этого можно сделать вывод, что для
контролирующих органов подтверждением законности и достоверности
операционной является документ только на бумажном носителе. Поэтому в ООО
«Авиатор» хранятся бумажные копии документов для отражения их в
39
бухгалтерском учете, а оригиналы документов на магнитных и электронных
носителях содержатся в первоначальном виде с соблюдением требований,
предусмотренных законодательством. Путь, который проходит документ от
момента выписки до сдачи в архив, называется документооборотом. Все
документы проходят на своем пути следующие этапы: составление (выписка),
прием документа бухгалтерией, регистрация документов в системе учетных
записей, передачи документа в архив. Это основные вехи в жизни каждого
документа. Этапы документооборота в ООО «Авиатор» приведены ниже:
• Составление и оформление документов - составляются первичные
документы в местах возникновения хозяйственной операции или оформляются
документы, принятые от контрагентов через почту
• Принятие документа бухгалтерией - составлены и оформлены по
определенным правилам документы передаются в бухгалтерию
• Движение документов отделами и рабочими местами в бухгалтерию,
их обработка и использование для бухгалтерских записей - делается обработка и
анализ документов, проводятся определенные бухгалтерские пометки и записи,
регистрируются факты осуществления хозяйственных операций в
соответствующих регистрах
• Передача документов на средства вычислительной техники - если
документы были приняты на бумажном носителе, то данные из них заносятся в
компьютерную программу 1С: Бухгалтерия
• Передача документов в архив - после окончания отчетного года
(операционного цикла) документы передаются на хранение в архив предприятия.
Организационный аспект документирования - это бесспорно разработка и
выполнение графика документооборота по каждому звену учетной работы, для
бухгалтера и в целом по предприятию. Для того, чтобы движение документов
действительно имело упорядоченный характер, в графике документооборота
40
необходимо предусмотреть как можно большее количество позиций
относительно процесса создания и обработки первичных документов. Особенно
это становится важным с внедрением электронных документов, в связи с чем
появилась необходимость в освещении новых позиций прохождения документов,
которые касаются особенностей создания и передачи электронных документов, а
также использование электронной цифровой подписи.
В ООО «Авиатор» графике документооборота отражают следующие
позиции:
• название документа;
• вид документа (внутренний / внешний) и структурное подразделение,
которое его создает;
• основание для создания документа;
• должностное лицо, которое подписывает документ;
• условия использования цифровой подписи, сертификата ключа;
• срок создания документа;
• срок отправки или получения документа (по условиям договоров);
• условия отправки или получения или передачи документа (средства
информационно-телекоммуникационной связи: факс, электронная почта, сеть
Интернет, почта);
• срок проведения в учете;
• структурное подразделение, к которому передается документ;
• учетный регистр, в котором отражается или с каким сопоставляется
документ;
• срок хранения документа.
Обязательным является утверждение и оформление приложением к
учетной политике перечня лиц, имеющих право подписывать документы и
ознакомление с ним работников бухгалтерии, занимающихся их обработкой. В
41
этом же приложении приводятся указания по применению факсимиле для
отдельных документов, основной и дополнительных печатей предприятия, его
штампов.
В графике документооборота ООО «Авиатор» утверждены основные
принципы по организации инвентаризации, оформления ее результатов и
проведения их в учете. Один из главных аспектов проведения инвентаризации -
это, прежде всего, создание инвентаризационной комиссии. По поводу
инвентаризации состояния расчетов в состав такой комиссии входят главный
бухгалтер, бухгалтер, занимающийся учетом расчетов с дебиторами и
кредиторами, ответственный работник, занимающийся подписанием договоров.
В учетной политике указаны дополнительные сроки проведения инвентаризации
задолженности. Ее проводят ежемесячно по определенному графику, несмотря
на необходимость выявления дебиторской задолженности и подтверждение ее
сомнительности, принятия своевременных мер по взысканию долгов.
Для обеспечения своевременного и качественного проведения
инвентаризации расчетов бухгалтер по финансово-расчетным операциям в конце
каждого месяца составляет Акт сверки задолженности и отсылает его
контрагентам. Вышеупомянутый Акт готовится как выписка из аналитической
карточки расчетов с контрагентом и содержит следующие данные: наименование
контрагента его реквизиты; сальдо расчетов начальное (подтверждено
результатами предыдущей сверки) дебетовый и кредитовый обороты в разрезе
каждого договора, номера и даты первичного документа; сальдо расчетов на
конец месяца по данным нашего учета, разногласия по данным учета
контрагента. В Акте в отдельной колонке выделена сумма налога на добавленную
стоимость и указан номер и дату накладной, которая его подтверждает, а также
факт ее получения или неполучения.
42
Введение такой информации в Акт сверки задолженности позволяет
бухгалтеру проконтролировать наличие налоговых документов на предприятии,
а в случае их несвоевременного поступления предупредить о необходимости
применения соответствующих мер: корректировка суммы НДС, взыскания
документов от поставщика или сотрудника, который обязан своевременно
передавать документы в бухгалтерию.
Рассмотренная постановка учетной работы по отражению расчетов и
подтверждению их состоянию на отчетную дату имеет следующие
преимущества:
- достоверность - в бухгалтерии формируется проверена достоверная
информация о состоянии задолженности с контрагентами;
- предупреждение появления сомнительных и безнадежных долгов -
усиливается степень контроля за погашением задолженности и принятием
своевременных соответствующих мер по взысканию сомнительной
задолженности;
- правильная оценка задолженности - появляется возможность
качественного проведения резервирования сомнительной задолженности.
Вопрос оценки расчетов в учетной политике должны быть раскрыты в
соответствии с требованиями, которые определяются ПБУ, и содержать
следующее:
- оценка в текущем учете: дебиторская задолженность - по сумме
погашения;
кредиторская задолженность: нефинансовые и текущие финансовые
обязательства оцениваются по сумме погашения, а долгосрочные финансовые -
по действительной стоимости.
43
- на дату баланса: дебиторская задолженность - по чистой реализационной
стоимости; кредиторская задолженность - по аналогии с оценкой в текущем
учете.
Методологические принципы отражения в учете информации о
дебиторской задолженности регламентировано ПБУ 9/99 «Доходы
организации»
25
, а отражение ее в финансовой отчетности ПБУ 4/99
26
"
Бухгалтерская отчетность организации ".
Учет задолженности в системе управления осуществляется с момента
подписания договора, где указываются суть и условия сделки, обязанности
сторон по выполнению условий соглашения и ответственность сторон в случае
нарушения таких обязательств. Договор считается заключенным при условии его
подписания участниками сделки или, кроме того, заверения подписью нотариуса.
На предприятии составляют несколько видов договоров: договор аренды,
договор на выдачу займов работникам, хозяйственные договоры. Юридическое
заверение сотрудничества договорными принципами на предприятии не
оформляется бухгалтерскими записями и не фигурирует в учетных регистрах, но
относится к этапу первичного учета, поскольку договор содержит сведения о
хозяйственной операции, а также письменным свидетельством, которое
фиксирует и подтверждает хозяйственные операции, включая распоряжения и
разрешения администрации владельца на их проведение.
Бухгалтерские записи формируются в момент перехода права
собственности на товары (работы, услуги), основанием для осуществления
которых являются первичные документы. К первичным источникам
информационного обеспечения учета текущей дебиторской задолженности
25
Приказ Минфина РФ от 6 мая 1999 г. N 32н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Доходы
организации" ПБУ 9/99" (с изменениями и дополнениями)
26
Приказ Минфина РФ от 6 июля 1999 г. N 43н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету
"Бухгалтерская отчетность организации" ПБУ 4/99" (с изменениями и дополнениями)
44
относятся счета-фактуры, счета, акты приема-передачи выполненных работ,
оказанных услуг, товарно-транспортные накладные. Для погашения дебиторской
задолженности или ее обеспечения используют выписку банка, приходный
кассовый ордер. Первичные документы: учетные регистры, бухгалтерские
отчеты и балансы передаются в архив. Передачу их в архив оформляет и
обеспечивает главный бухгалтер. В архиве документы хранятся на полках в
хронологическом порядке. Основными источниками информации для контроля
расчетных отношений по товарным операциям являются первичные документы
по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками, что показан ни в табл. 3.
Таблица 3
Документирование расчетов с покупателями и заказчиками
Расчеты с отечественными
покупателями
Расчеты с иностранными
покупателями
возникновение задолженности
- накладные
- счета-фактуры
- счета
- акты приемки работ, услуг
- налоговые накладные
- товарно-транспортные накладные
(ТТН)
- товарные накладные
- коммерческие документы
- транспортные накладные (CMR -
железнодорожная накладная,
авианакладная, коносамент)
- платежные документы на
перечисление сумм таможенных
платежей и других налогов на счета
таможенных учреждений
- расчеты бухгалтерии о наличии
курсовых разниц
Погашение задолженности
Выписки банка, ПКО, векселя
Выписки банка, векселя, РКО
Проведенный анализ деятельности и учета дебиторской задолженности в
ООО «Авиатор» показал грамотно организованную систему бухгалтерского
учета.