3
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
4
Глава 1. Теоретические основы использования информационных
технологий для управления предприятием
7
1.1 Классификация информационных технологий управления
7
1.2 Операции технологического процесса обработки информации
13
1.3 Автоматизированное рабочее место (информационные
технологии конечного пользователя)
18
Глава 2. Анализ финансовой эффективности применения
информационных технологий в управлении ООО «Аверст» г.
Набережные Челны
23
2.1 Характеристика организационной структуры и услуг
предприятия
23
2.2 Анализ финансовой эффективности управления предприятием
26
2.3 Информационные технологии, применяемые на предприятии
38
Глава 3. Совершенствование управления деятельностью ООО
«Аверст» с использованием информационных технологий
50
3.1 Направление совершенствования использования
информационных технологий
50
3.2 Техническое обеспечение. Описание процесса
53
3.3 Экономическая эффективность
65
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
71
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
75
4
ВВЕДЕНИЕ
Темой выпускной квалификационной работы, по которой собирался
материал по преддипломной практике, является «Анализ финансовой
эффективности применения информационных технологий в управлении
предприятием, на примере ООО «Аверст» г. Набережные Челны».
При использовании существующих на предприятии технологий связь
между головным офисом и транспортным средством осуществлялась через
телефон водителя, которые регулярно докладывал о своем месторасположении
на пути следования по маршруту. Однако в последнее время участились случаи,
когда водители не выходят на связь в связи отсутствия доступа к сети при
следовании по маршруту вне города, что накладывает риски на контроль
прохождения маршрута, особенно при перевозке ценных грузов. Выход из зоны
контроля Компании транспортного средства не позволяет ей вовремя принять
решение при стечении неблагоприятных обстоятельств. В этой связи возникла
потребность обеспечить постоянный контроль над автотранспортом,
следующим по маршруту.
Появившиеся на рынке спутниковые навигационные технологии
слежения позволяют решить возникшую проблему Компании.
Предположительно, при установке навигационных устройств на автомобили
Компании, которые она сдает в аренду и использует сама для перевозок грузов,
будет обеспечен непрерывное наблюдение за транспортом и определение его
точных географических координат. Данная информация позволит Компании
своевременно доставлять грузы по назначению, снизив риски выхода за
штатную ситуацию.
Возникает вопрос об экономической эффективности внедрения новой
технологии спутникового мониторинга автотранспорта. Качественно
рассуждая, можно ожидать следующие выгоды и преимущества:
- Во-первых, в настоящее время нечасто, но бывают случаи выхода в
нештатную ситуацию, что сильно ударяет по репутации Компании. Миссия
5
Компании – доставлять грузы точно в срок и безопасно – требует гарантий
того, чтобы все обязательства были Компанией выполнены. В этой связи
требование повышения безопасности грузоперевозок достаточно очевидно.
- Во-вторых, использование спутниковой навигационной системы позволит
привлечь Компании новых клиентов, так как главным фактором,
стимулирующим появление клиентов, будет повышенная гарантия сохранности
ценных грузов. Следовательно, можно ожидать и увеличение прибыли за счет
увеличения оборота.
- В-третьих, ожидается уменьшение издержек на мобильную связь с
водителями за счет экономии и эксплуатации системы, а также уменьшения
количества обслуживающего персонала в офисах Компании, ответственных за
контроль маршрутов.
Следовательно, нам нужно рассчитать стоимость внедрения системы в
Компании, и ожидаемый эффект использования системы спутниковой
навигации и расчетную экономию денежных средств.
Тема актуальна, т.к. в настоящее время применение информационных
технологий в управлении предприятием, просто необходима для осуществления
контроля и передачи необходимой информации.
Целью выпускной квалификационной работы является анализ
финансовой эффективности внедрения новой информационной технологии
управления на предприятии ООО «Аверст».
Поставленная цель предопределила решение следующих задач:
- Исследовать теоретические основы использования автоматизированных
информационных систем для управления предприятием;
- Изучить организацию, структуру, сферу деятельности ООО «Аверст»,
характер предоставляемых услуг, используемые информационные технологии;
- Выявить недостатки работы отдела продаж, их причины и предложить
использование новой ИТ;
- Предоставить техническое описание новой ИТ, а также процесс её
функционирования;
6
- Рассчитать экономическую эффективность внедрения новой ИТ;
- Внести предложения по улучшению работы отдела продаж.
Информацией для исследования служит учебно-методическая литература,
периодические издания, источники сети Интернет.
Предметом исследования является отдел продаж ООО «Аверст» (г.
Набережные Челны).
Объектом исследования является внедрение новой информационной
технологии управления на предприятии ООО «Аверст» (г. Набережные Челны).
7
Глава 1. Теоретические основы использования информационных
технологий для управления предприятием
1.1 Классификация информационных технологий управления
В хозяйственной практике производственных и коммерческих объектов
типовыми видами деятельности, которые определяют функциональный признак
классификации информационных систем, являются: производственная,
маркетинговая, финансовая, кадровая.
Производственная деятельность связана с непосредственным выпуском
продукции и направлена на создание и внедрение в производство научно-
технических новшеств.
Маркетинговая деятельность включает в себя:
- анализ рынка производителей и потребителей выпускаемой продукции, анализ
продаж;
- организацию рекламной кампании по продвижению продукции;
- рациональную организацию материально-технического снабжения.
Финансовая деятельность связана с организацией контроля и анализа
финансовых ресурсов фирмы на основе бухгалтерской, статистической,
оперативной информации.
Кадровая деятельность направлена на подбор и расстановку необходимых
фирме специалистов, а также ведение служебной документации по различным
аспектам.
Указанные направления деятельности определили типовой набор
информационных систем:
- производственные системы;
- системы маркетинга;
- финансовые и учетные системы;
- системы кадров (человеческих ресурсов);
8
- прочие типы, выполняющие вспомогательные функции в зависимости от
специфики деятельности фирмы.
Тип информационной системы зависит от того, чьи интересы она
обслуживает и на каком уровне управления.
1
Из рисунка 1.1. видно, что чем выше по значимости уровень управления,
тем меньше объем работ, выполняемых специалистом и менеджером с
помощью информационной системы. Однако при этом возрастают сложность и
интеллектуальные возможности информационной системы и ее роль в
принятии менеджером решений. Любой уровень управления нуждается в
информации из всех функциональных систем, но в разных объемах и с разной
степенью обобщения.
Рис. 1.1 Типы информационных систем в зависимости от
функционального признака с учетом уровней управления и
квалификации персонала
Основание пирамиды составляют информационные системы, с помощью
которых сотрудники-исполнители занимаются операционной обработкой
данных, а менеджеры низшего звена - оперативным управлением. Наверху
пирамиды на уровне стратегического управления информационные системы
изменяют свою роль и становятся стратегическими, поддерживающими
1
Володько В.Ф. Основы менеджмента / В.Ф. Володько. – М.: ИНФРА-М, 2014. -304с.
9
деятельность менеджеров высшего звена по принятию решений в условиях
плохой структурированности поставленных задач.
Информационная система оперативного уровня поддерживает
специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета,
накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Назначение ИС на
этом уровне - отвечать на запросы о текущем состоянии и отслеживать поток
сделок в фирме, что соответствует оперативному управлению.
Задачи, цели и источники информации на операционном уровне заранее
определены и в высокой степени структурированы. Решение
запрограммировано в соответствии с заданным алгоритмом.
Пример. Информационные системы оперативного уровня: бухгалтерская,
банковских депозитов, обработки заказов, выплаты зарплаты и т.д.
Информационные системы специалистов помогают специалистам,
работающим с данными, повышают продуктивность и производительность
работы инженеров и проектировщиков. Задача подобных информационных
систем - интеграция новых сведений в организацию и помощь в обработке
бумажных документов.
В этом классе информационных систем можно выделить две группы:
- информационные системы офисной автоматизации;
- информационные системы обработки знаний.
Информационные системы офисной автоматизации применяют
работники средней квалификации: бухгалтеры, секретари, клерки. Основная
цель - обработка данных, повышение эффективности их работы и упрощение
канцелярского труда.
2
ИС офисной автоматизации связывают воедино работников
информационной сферы в разных регионах и помогают поддерживать связь с
покупателями, заказчиками и другими организациями. Их деятельность в
основном охватывает управление документацией, коммуникации, составление
2
Володько В.Ф. Основы менеджмента / В.Ф. Володько. – М.: ИНФРА-М, 2014. -304с.
10
расписаний и т.д.
Информационные системы обработки знаний, в том числе и экспертные
системы, вбирают в себя знания, необходимые инженерам, юристам, ученым
при разработке или создании нового продукта. Их работа заключается в
создании новой информации и нового знания.
Информационные системы уровня менеджмента используются
работниками среднего управленческого звена для мониторинга (постоянного
слежения), контроля, принятия решений и администрирования. Основные
функции этих информационных систем:
- сравнение текущих показателей с прошлыми;
- составление периодических отчетов за определенное время;
- обеспечение доступа к архивной информации и т.д.
На этом уровне можно выделить два типа информационных систем:
управленческие (для менеджмента) и системы поддержки принятия решений.
Управленческие ИС. Основное их назначение состоит в отслеживании
ежедневных операций в фирме и периодическом формировании строго
структурированных сводных типовых отчетов. Информация поступает из
информационной системы операционного уровня.
Системы поддержки принятия решений обслуживают частично
структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать
заранее. Они имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими
моделями. Информацию получают из управленческих и операционных
информационных систем. Используют эти системы все, кому необходимо
принимать решение: менеджеры, специалисты, аналитики и пр.
3
Стратегические информационные системы. Развитие и успех любой
организации (фирмы) во многом определяются принятой в ней стратегией. Под
стратегией понимается набор методов и средств решения перспективных
долгосрочных задач.
В последнее время информационные системы стали расцениваться как
3
Дятлов, А.П. Системы спутниковой связи с подвижными объектами / А.П. Дятлов. – М.: ИНФРА-М, 2013.-96с.
11
стратегически важные системы, которые влияют на изменение выбора целей
фирмы, ее задач, методов, продуктов, услуг, позволяя опередить конкурентов, а
также наладить более тесное взаимодействие с потребителями и поставщиками.
Появился новый тип информационных систем - стратегический.
На рисунке 1.2. показано воздействие на фирму внешних факторов:
Рис. 1.2 Внешние факторы, воздействующие на деятельность
фирмы
- конкурентов, проводящих на рынке свою политику;
- покупателей, обладающих разными возможностями по приобретению товаров
услуг;
- поставщиков, которые проводят свою ценовую политику.
Фирма может обеспечить себе конкурентное преимущество, если будет
учитывать эти факторы и придерживаться следующих стратегий:
- создание новых товаров и услуг, которые выгодно отличаются от
аналогичных;
- отыскание рынков, где товары и услуги фирмы обладают рядом
отличительных признаков по сравнению с уже имеющимися там аналогами;
- создание таких связей, которые закрепляют покупателей и поставщиков за
данной фирмой и делают невыгодным обращение к другой;
- снижение стоимости продукции без ущерба качества.
Информационные системы стратегического уровня помогают высшему
звену управленцев решать неструктурированные задачи, осуществлять
долгосрочное планирование. Основная задача - сравнение происходящих во
внешнем окружении изменений с существующим потенциалом фирмы.
В настоящее время еще не выработана общая концепция построения
12
стратегических информационных систем вследствие многоплановости их
использования не только по целям, но и по функциям. Существуют две точки
зрения: одна базируется на мнении, что сначала необходимо сформулировать
свои цели и стратегии их достижения, а только затем приспосабливать
информационную систему к имеющейся стратегии; вторая - на том, что
организация использует стратегическую ИС при формулировании целей и
стратегическом планировании. По-видимому, рациональным подходом к
разработке стратегических информационных систем будет методология синтеза
этих двух точек зрения.
В любой фирме желательно иметь несколько локальных ИС разного
назначения, которые взаимодействуют между собой и поддерживают
управленческие решения на всех уровнях. На рисунке 1.3. показан один из
таких вариантов.
Рис. 1.3 Примеры информационных систем, поддерживающих
деятельность фирмы
Между локальными ИС организуются связи различного характера и
назначения. Одни локальные ИС могут быть связаны с большим количеством
работающих в фирме систем и иметь выход во внешнюю среду, другие связаны
только с одной или несколькими родственными. Современный подход к
организации связи основан на применении локальных внутрифирменных
компьютерных сетей с выходом на аналогичную ИС другой фирмы или
подразделение корпорации. При этом пользуются ресурсами региональных и
глобальных сетей.
4
4
Могилев, А.В., Пак, Н.И., Хеннер, Е.К. Информатика/ А.В. Могилев, Н.И. Пак, Е.К. Хеннер. – М.: Academia, 2013. - 336 с.