12
достаточен. Основываясь на результатах опросов, ответственными за
адаптацию работниками была составлена программа однодневного тренинга,
в которую были включены наиболее важные вопросы из указанных в
процессе опроса сотрудниками компании. Несмотря на то, что в результате
этого время на адаптацию увеличилось, в нее включены все важные вопросы,
с которыми могут столкнуться сотрудники компании.
Далее будут сформулированы общие советы по разработке
эффективной программы по адаптации [5, c. 89].
Прежде, чем работниками HR-отделов начнется разработка новой
программы по адаптации, ими должны быть рассмотрены следующие
вопросы.
- определить объем информации, который необходим сотрудникам о
компании, для комфортной работы и уверенности в своих действиях на
новом месте?
- какое впечатление должна произвести компания на нового сотрудника
в первый день его работы?
- с какими правилами и принципами нужно ознакомить сотрудника в
первый день его работы, чтобы минимизировать возможность критических
ошибок в дальнейшем?
- как необходимо организовать знакомство нового сотрудника с его
коллегами?
- как подготовить рабочее место нового сотрудника, чтобы он
почувствовал свою востребованность в компании?
- какое положительное воспоминание о первом дне вы хотите оставить
в памяти нового сотрудника? Он должен помнить, что компания ценит его.
- Что вы можете сделать, чтобы обеспечить своевременное присутствие
человека, под руководством которого будет работать новенький?
13
Так как первое впечатление всегда является самым важным можно
сформулировать следующие рекомендации для формирования
положительного мнения о компании.
- подготовка к приему нового сотрудника должна начинаться до того,
как он приступит к работе.
- Так же необходимо информировать будущих коллег о новом
сотруднике, и попросить их познакомиться с ним до того, как начнется
адаптация.
- Следует назначить человека, который может показать новому
сотруднику рабочие помещения, представить его другим членам коллектива
и начать обучение. Такой человек должен быть найден заранее, чтобы он мог
адекватно подготовиться.
- Начинать требуется с самого простого.
- Для молодых специалистов целесообразно устроить тренинг или
деловую игру, касающиеся профиля их должности.
- Нужно предоставить новым сотрудникам список часто задаваемых
вопросов, а также контактный телефон и имя человека, который может
помочь.
- Менеджер по персоналу может пригласить нового сотрудника на обед
или попросить его коллег присоединиться к нему за обедом. Будет просто
замечательно, если в первый день новому сотруднику не придется ломать
голову в поисках места, где он может пообедать. Можно пригласить сразу
несколько человек. И постарайтесь сделать все так, чтобы сотрудники не
чувствовали себя скованно или были смущены.
- На время адаптации каждому новому сотруднику необходимо дать
некоторую ответственность. Возможно самостоятельное изучение материала
под определенным контролем.
- Нужно помнить о семье нового сотрудника. Новая работа означает
перемены для всей семьи, особенно если им ради его работы пришлось
14
переехать. Нужно приложить максимум возможных усилий, чтобы их
адаптация на новом месте прошла как можно более гладко и быстро.
- Установление и поддержание обратной связи. После проведения
адаптации необходимо узнать мнение новых сотрудников, которые через нее
прошли. Это позволит сделать соответствующие поправки и дополнения.
Можно опросить нового сотрудника через 2-4 недели после того, как он
начал работу. Следует выяснить, помогли ему знания, которые он получил на
адаптации. Поработав некоторое время, новенький осознает, чего не хватало
в адаптации, что он должен был узнать, но не узнал на ней. Это поможет
постоянно улучшать программу адаптации, чтобы отвечать растущим
нуждам компании. То, что работает сейчас, может перестать работать через
месяц или через год.
Эффективная программа по адаптации — или ее отсутствие —
значительно повлияет на производительность новых сотрудников и может
иметь очень серьезное влияние на всю компанию в долгосрочной
перспективе. Конец последнего дня, последней недели, последнего месяца,
последнего года, так же важны, как и начало. Дайте вашим сотрудникам
понять, что вы хотите, чтобы они пришли на работу завтра, на следующей
неделе и через месяц.
1.3. Формирование эффективной программы адаптации персонала
Для многих первые дни, недели на новой работе - это сильнейший
стресс. Новый коллектив, другие требования, иные деловые отношения,
тонны неизвестной информации. При этом нужно стараться не допускать
глупых ошибок и показать себя с лучшей стороны. К такому мозговому
штурму целесообразно готовится заранее. Поэтому рассмотрим понятие
«адаптация на рабочем месте» с нескольких ракурсов.
15
Адаптацией на новом рабочем месте называется период ознакомления
сотрудника с неизвестной доселе деятельностью, организацией, коллективом,
регуляция своего поведения согласно непривычным требованиям.
По статистике, большинство вновь принятых сотрудников покидают
место работы именно в это время. Причины: сложности процесса адаптации,
несоответствие реальной обстановки своим ожиданиям.
Чтобы адаптация нового сотрудника прошла успешно и безболезненно,
она должна быть двусторонним процессом. Кадровый отдел, руководство,
коллеги должны всячески содействовать «вливанию» новичка в их
организацию, коллектив. В зависимости от оказанной поддержки, помощи,
адаптация на рабочем месте может протекать различными путями:
1. Сохранение индивидуализма - новый работник не отрицает
главные ценности компании, но игнорирует второстепенные (например,
корпоративные традиции, праздники), старается держаться несколько
обособленно.
2. Мимикрия - сотрудник, напротив, поддерживает второстепенные
ценности, а главные отрицает, скрывая это от коллектива. Такие новички
часто уходят с нового места работы.
3. Отрицание - сотрудник не скрывает своей неприязни к
существующим в компании распорядкам. Их он и назовет поводом своего
скорейшего увольнения.
4. Конформизм - работник искренне принимает новые правила,
ценности, обязанности, благополучно становится «винтиком системы».
Разберемся, какие этапы адаптации на новом рабочем месте проходит
сотрудник:
1. Внешняя переориентация. На ней человеку трудно принять новые
ценности и распорядки, он болезненно воспринимает то, к чему не привык, с
чем не согласен. Однако при этом стремится скрыть эти негативные эмоции.
16
2. Постепенное взаимное признание работника коллективом и
наоборот.
3. Восприятие ценностей команды без включения их в свою
систему ценностей.
4. Постепенное принятие новых прав и обязанностей,
корпоративной культуры, а также перестраивание своей личности, поведения
под новые условия.
5. Гармоничное слияние личности с коллективом.
Сбой на какой-либо из этих стадий часто становится поводом к
увольнению по собственному желанию.
Адаптация на рабочем месте делится на две части: первичная и
вторичная. Первая - это появление в коллективе нового работника.
Ее цели:
скорейшее вливание новичка в работу;
перераспределение рабочих обязанностей;
полное замещение ушедшего работника;
социализация в коллективе; профессиональная ориентация.
Вторичная адаптация на рабочем месте настигает сотрудника при
повышении, переобучении, переводе в другой отдел, цех и т. д. Цели этого
периода: стабилизация коллективного климата; достижение полного
соответствия требованиям к новой должности; адаптация к новому статусу;
изменение своей роли в коллективе.
Говоря про способы адаптации на рабочем месте, нельзя не упомянуть
бессознательные приемы, которые психологи выявляют у человека, который
привыкает к новому коллективу:
1. «Встречают по одежке». Первое, на что обращает внимание
новичок, - это внешность, одежда, поведение будущих коллег. Такая
поверхностная оценка на начальном этапе помогает выстроить
17
представление о личности и деловых качествах каждого члена нового
коллектива.
2. Стратификация. Новый сотрудник разделяет коллег на мини-
группы: карьеристы, помощники, неформальные лидеры, чудаки, юмористы,
первые леди, изгои и т. д. Он начинает оценивать их благосостояние, умение
держать себя в коллективе, выстраивать отношения с начальством, степень
расположенности к себе. На основе этого новый член начинает выстраивать с
каждым соответствующую коммуникацию.
3. Групповая идентификация. На этой стадии сотрудник выбирает
для себя одну из определенных им стратегий и начинает выстраивать свою
поведение согласно своему статусу. Принадлежность к определенной
группке создает ощущение защищенности, человек начинает понемногу
чувствовать себя в новом коллективе своим.
4. Межгрупповая дискриминация. Сотрудник возвеличивает «свою»
группу над иными, снисходительно относится к другим, всегда находит
плюсы своего выбора.
Весь процесс адаптации разделяется на четыре группы:
психофизиологический;
профессиональный (ознакомление с профессией);
социально-психологический (знакомство с коллективом);
организационный (ознакомление с самой компанией).
Более детальный их разбор:
1. Организационная адаптация. Успешная деятельность на новом
рабочем месте возможна лишь тогда, когда человек досконально знает все о
своей компании: историю, задачи, цели, перспективы развития, ее
достижения и неприятные моменты истории. Важно иметь представление о
ее структуре, управленцах, ответы на жизненные вопросы: «Где находится
отдел кадров, столовая, служебная парковка?», «Где получить
табуляграмму?», «К кому обратиться с вопросами по трудовой деятельности?
18
» и т. д. Обязанность работодателя - донести до новичка всю эту
информацию в сжатом и структурированном виде, а последнего - постараться
это в короткий срок «переварить».
2. Социально-психологическая адаптация персонала на рабочем месте.
Плотное знакомство с коллективом, нормами корпоративной культуры,
установление межличностной и деловой коммуникации, вливание в
неформальные группы. Новичок не только знакомится с новыми нормами
поведения, он должен уже начать следовать им, в то время как коллектив
относится к нему настороженно, оценивает его, составляет мнение. Поэтому
для большинства эта адаптация является самой трудной.
3. Профессиональная адаптация на рабочем месте. Восполнение
пробелов в знаниях, переобучение, знакомство с новыми стандартами
работы, ее спецификой. Для облегчения этого вида привыкания во многих
организациях практикуются ротации, наставничество, инструктажи,
«ученический» период.
4. Психофизическая адаптация сотрудников на рабочем месте. Это
пристраивании своего организма, привычек к новому режиму труда и отдыха
- сменный рабочий график, командировки, ненормированный рабочий день,
«домашний офис». Сюда же относится приспосабливание к новому рабочему
месту, комнатам отдыха и гигиены, к непривычному маршруту на работу.
Период адаптации на рабочем месте не имеет каких-либо четко
обозначенных границ: кто-то умудряется гармонично влиться в коллектив за
пару недель, кому-то нужны несколько месяцев или даже пара лет.
Оптимальным периодом при этом считаются три месяца -
продолжительность испытательного срока.
Об окончании периода адаптации говорят следующие характеристики
работника: справляется со всеми поставленными перед ним рабочими
задачами, в т. ч. и нестандартными; несет за свои действия ответственность;
хорошо знает структуру компании, ориентируется в среде управленцев и
19
коллег, находится с ними в неконфликтных отношениях; успешно овладел
необходимыми для работы видами техники, оборудования, компьютерных
программ и т. д.; знает систему наказаний и поощрений компании; соблюдает
нормы корпоративной культуры; входит в одну из неформальных групп
коллектива.
Как уже говорилось, адаптация сотрудника на новом рабочем месте -
это двусторонний процесс. В успешной и развивающейся компании новичку
не устроят «курс молодого бойца», а сделают все возможное для его
плавного и безболезненного вхождения в коллектив, привыкания к рабочему
месту. Обычно для этого составляется программа введения в должность. Она
варьируется в зависимости от следующих условий:
особенностей труда новичка;
его статуса и уровня ответственности;
коллектива, куда он попадет;
личностных особенностей будущего работника, выявленных на
собеседовании.
Участвуют в программе следующие лица:
непосредственные руководители;
коллеги, которые могут стать непосредственными наставниками;
работники из других отделов, с которыми будет тесно связана
деятельность новичка;
кадровый отдел.
Программа включает в себя три больших этапа.
Чтобы адаптация на новом рабочем месте прошла быстро и успешно,
перед первым рабочим днем:
1. Проверяется актуальность должностной инструкции.
2. Назначается неофициальный «патрон» новичка.
3. Подготавливается его рабочее место.
20
4. Будущий коллектив оповещается о прибавлении в составе.
5. Формируются все необходимые информационные файлы, пропуска,
распорядительные документы.
6. Совершается звонок будущему сотруднику - узнать о его готовности
к выходу на работу.
Первый рабочий день. В этот период программа предлагает коллективу
предпринять следующее:
1. Разобрать с новичком его должностные обязанности.
2. Подробно ознакомить его с внутренним трудовым распорядком.
3. Рассказать о корпоративных традициях, правилах, частных
моментах.
4. Ознакомить со структурой организации.
5. Провести необходимые инструктажи: техника безопасности,
оказание первой помощи, пожарная безопасность и т. д.
6. Представить список всех возможных коммуникаций, контакты,
которые ему могут понадобиться.
7. Представление правил дресс-кода.
8. Знакомство новичка с непосредственными руководителями,
коллегами.
9. Экскурсия по месту труда: показать столовые, уборные, места
отдыха и т. д.
Остальной адаптационный период. В это время проводятся такие
процедуры, как:
1. Ознакомление с правилами отчетности.
2. Демонстрация требований к труду, его результатам.
3. Знакомство с административно-хозяйственной системой
организации.
4. Разработка индивидуальной системы переподготовки нового
сотрудника.
21
5. Ознакомление со спецификой его работы, нюансами, которые
ему необходимо знать.
Чтобы адаптация на рабочем месте новичка прошла в ускоренном
темпе, многие корпорации используют следующие методы:
1. Неформальное сопровождение - приставление к новому
сотруднику наставника, «патрона».
2. Проведение мероприятий - в честь прихода нового работника
организуется корпоратив, где в непринужденной атмосфере его знакомят с
нормами, правилами, этикетом в организации.
3. Корпоративный PR - разрабатывается универсальный
справочник, содержащий ответы на все вопросы новичков.
4. Командный тренинг - мероприятие проводится, если сотруднику
не удается влиться в коллектив. На нем высказываются мнения обоих сторон,
претензии; пытаются установить диалог.
5. Инструктаж - работник знакомится с новым требованием под
чутким руководством коллег, которые отвечают на все его вопросы.
6. Личный кабинет, личная почта - на эти адреса новичку приходят
письма-инструкции, помогающие ему постепенно разобраться в окружающей
обстановке.
Многие успешные корпорации сегодня уделяют большое внимание
адаптации нового сотрудника в своем коллективе. Это происходит в силу
ряда причин:
чем короче адаптационный период, тем больше отдачи от труда
работника;
негативные отзывы бывших работников, ушедших из-за ряда
сложностей в период адаптации, - серьезный удар по имиджу компании;
наставничество помогает повысить творческий потенциал давно
работающих сотрудников;