65
необходимых для осуществления внутренней коммуникации. Нарушения в
осуществлении организационных коммуникаций посредством
документооборота обусловлено неэффективной работой информационно-
вычислительного центра.
Выводы по главе 2.
ОАО «Ляховичский консервный завод» является известным в
Республике Беларусь производителем плодоовощной продукции. Предприятие
производит 98 наименований овощных, томатных и фруктовых консервов.
Отличительной особенностью и своего рода сдерживающим фактором является
сезонный характер заготовок сырья, для чего необходимо привлечение
кредитов на заготовку. Производственные мощности предприятия
используются на 140 % с учетом трехсменного режима работы.
Проведенный анализ показывает, что в деятельности предприятия за
2014 – 2016 гг. имеет место положительная динамика: в 2014 году процент
достижения планируемого уровня прибыли составлял 86,8 %, в 2015 г. – 88,2 %,
в 2016 г. – 95,1 %. В 2016 г. выручка на 1 работника составила 619 руб., что
выше уровня предыдущего года на 130 руб. или на 127 % (факт 2015 года 489
руб.) Темп роста выручки на 1 среднесписочного работника над ростом
среднемесячной заработной платы составил 1,03 при нормативе 1,05. Валовая
добавленная стоимость в 2016 г. составила 33278 руб., что выше уровня
предшествующего периода на 8233 руб., темп роста добавленной стоимости
составил 130 %.
По производству продукции в действующих ценах за 2016 год план
выполнен на 144 % (план 59000 руб, факт 85245 руб.). По выручке от
реализации товаров, продукции, работ, услуг план 2016 года выполнен на 123
% (план 88500 руб, факт 108948 руб). Сверхплановая выручка составила 20448
руб.
С каждым годом происходит увеличение себестоимости реализованной
продукции. В 2016 г. по сравнению с 2015 г. себестоимость увеличилась на 13,1
%, что является следствием увеличения цен на сырье и материалы. В то же
66
время расходы на заработную плату в 2016 г. по сравнению с 2015 г.
уменьшились на 11,1 %. Кроме этого уменьшились в этом периоде и расходы
на амортизацию на 16,1 %, а уровень материалоемкости зависит напрямую от
объемов выпуска продукции.
В результате проведенного SWOT-анализа выявлены основные
направления развития предприятия и основные проблемы с учетом
возможностей и угроз. В качестве сильных сторон, предоставляющих
соответствующие возможности, определены квалификация персонала,
контроль качества входящего сырья, неудачное поведение конкурентов,
внедрение информационных технологий. Слабыми сторонами в деятельности
предприятия являются недостаток финансирования на обновление
производственных фондов, высокая степень износа оборудования, неучастие
персонала в принятии решений и недостаточный контроль исполнения
распоряжений.
Цены на продукцию ОАО «Ляховичский консервный завод» по многим
позициям ниже цен конкурентов. В целом стратегия предприятия направлена
на производство доступных по цене плодоовощных консервов с высокими
качественными характеристиками.
ОАО «Ляховичский консервный завод» при создании и
функционировании системы организационных коммуникаций использует все
возможные каналы обмена информацией между структурными
подразделениями. Информационно-техническая служба, которая выполняет
координационную функцию при осуществлении организационных
коммуникаций, обеспечивает взаимосвязь и обменно-информационные
процессы практически со всеми структурами, но ни одна из связей в системе
организационных коммуникаций не является в полной мере эффективной в
связи с тем, что информационно-техническая служба в основном осуществляет
обработку финансовой документации и документации бухгалтерии. Основные
функции информационно-технической службы сводятся к разработке и
составлению необходимых в установленном порядке форм документов,
67
необходимых для осуществления внутренней коммуникации. Нарушения в
осуществлении организационных коммуникаций посредством
документооборота обусловлено неэффективной работой информационно-
вычислительного центра.
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию системы
организационных коммуникаций ОАО «Ляховичский
консервный завод»
3.1 Разработка рекомендаций по совершенствованию системы
организационных коммуникаций ОАО «Ляховичский консервный завод»
В результате проведенного анализа было выявлено, что в рамках
функционирования системы внутренних коммуникаций ОАО «Ляховичский
консервный завод» имеет место неэффективность деятельности
информационно-технической службы в вопросах осуществления
документооборота. Поэтому необходимо ввести в штат информационно-
технической службы специалиста – системного администратора по
координации коммуникационных процессов – и внедрить систему
электронного документооборота Галактика ECM на платформе DIRECTUM.
Для эффективной работы специалиста по координации
коммуникационных процессов ОАО «Ляховичский консервный завод»
необходимо оборудовать рабочее место с необходимой для работы мебелью и
выделить денежные средства на покупку ЭВМ. А также разработать общие
положения, права и должностные обязанности системного администратора по
координации коммуникационных процессов.
Общие положения о деятельности (далее системный администратор):
1) Системный администратор по координации коммуникационных
процессов является сотрудником информационно-технической службы;
направляет и обеспечивает согласованную работу других сотрудников
предприятия, связанных с осуществлением документооборота, составлением
отчетности;
2) Специалист по координации коммуникационных процессов
68
назначается на должность, перемешается и освобождается от этой
должности приказом руководителя предприятия в установленном порядке по
представлению начальника информационно-технической службы;
3) Специалист по координации коммуникационных процессов
должен иметь высшее экономическое, инженерно-экономическое или
техническое образование;
4) Специалист по координации коммуникационных процессов должен
знать: действующие законодательство, регулирующее соответствующую сферу
деятельности; методы сбора, хранения, обработки, анализа маркетинговой и
статистической информации; методику осуществления обмена
информационными потоками, мониторинга и диагностики рынка; технико-
эксплуатационные характеристики, конструктивные особенности
оборудования, правила его работы, основы организации комплексной защиты
информации, способы предупреждения несанкционированного доступа к
информации;
5) Специалист по координации коммуникационных процессов должен
уметь: организовывать доступ к локальной и глобальной сетям; в
установленном порядке поддерживать необходимые связи с другими
структурными подразделениями предприятия; осуществлять мониторинг сети,
разрабатывать предложения по совершенствованию и развитию
инфраструктуры сети; обеспечивать сохранность и конфиденциальность
информации.
6) Специалист по координации коммуникационных процессов
непосредственно подчиняется начальнику информационно-технической
службы.
Функции специалиста по координации коммуникационных процессов.
1) Организация и обеспечение бесперебойного функционирования сети.
2) Консультация и обучение пользователей работе в сети, с
компьютерами, ведению архивов.
3) Обеспечение сохранности и конфиденциальности информации.
69
Следующим предложением по совершенствованию деятельности ОАО
«Ляховичский консервный завод» и функционированию системы
организационных коммуникаций является внедрение системы электронного
документооборота Галактика ECM на платформе DIRECTUM.
ОАО «Ляховичский консервный завод» приходится работать с
десятками контрагентов, большим объемом товаров и серьѐзными денежными
суммами, что требует контроля над отчетностью, регулярного анализа
полученных результатов и постоянного своевременного обмена документацией
в системе внутренних коммуникаций. Система электронного
документооборота Галактика ECM создаст возможность по-иному
осуществлять взаимодействие между структурными подразделениями ОАО
«Ляховичский консервный завод» и его клиентами.
Система электронного документооборота организована таким образом,
что теперь автоматически осуществляется обработка и рассылка необходимой
документации в соответствующие отделы. Внедрение этой системы является
правильным решением в области управления бизнесом, а не технологий.
Решение руководства предприятия о совершенствовании системы управления
документацией будет иметь непосредственное практическое значение в виде
более качественного и оперативного сервиса, более эффективного
использования рабочего пространства и завоевания преимущества перед
конкурентами.
Традиционный стиль работы с документами на бумажном носителе в
значительной степени увеличивает расходы на бумагу и расходные материалы,
площади, занимаемые офисами, нерационально используются как архивы
подшивок печатных СМИ, распечатанной с электронных носителей
корреспонденции. При этом тратится значительно большее количество времени
на создание и поиск необходимых документов.
Внедрение системы электронного документооборота влечет за собой ряд
преимуществ:
- скорость предоставления информации;
70
- снижение себестоимости информационно-обменных процессов;
- значительная экономия временных ресурсов, необходимых для поиска,
обработки, обмена документами и их хранения;
- увеличение скорости документообменных процессов и точности
поиска необходимой документации;
- отсутствие временных затрат на передачу документов и обмен ими
между структурными подразделениями, доступность документов всем
сотрудникам, кто имеет к ним право доступа, возможность коллективной
работы над документами;
- увеличение скорости бизнес-процессов в результате их автоматизации,
регламентации действий пользователя, при внедрении автоматизированной
системы документы сразу же после их исполнения передаются в следующую
инстанцию;
- совершенствование и повышение эффективности управленческих
процессов на предприятии;
- совершенствование и упрощение контроля над исполнением
документов;
- повышение сохранности документов и удобства их хранения;
- прозрачность процесса согласования и утверждения документов в
режиме on-line;
- сокращение до минимума времени для подготовки стандартных
отчетов о движении документов и объеме документооборота;
- возможность удаленной работы с документами;
- укрепление корпоративной культуры предприятия, возрастание его
авторитета и формирования доверия потребителей;
- повышение оперативности и качества принимаемых решений в
результате более полного и объективного представления об управленческой
модели.
Эффект от внедрения системы электронного документооборота
представляет собой сложную величину, которая достаточно легко
71
рассчитывается:
- В результате использования документов для внутреннего пользования
в электронном виде сокращается объем документов на бумажном носителе, что
влечет за собой снижение затрат на осуществление копирования документов,
способствует экономии рабочего времени сотрудников и предоставляет
возможность более рационального его использования.
- Снижение объема документов на бумажном носителе способствует
снижению затрат на хранение документов в архиве.
- Повышение оперативности принятия решений за счет сокращения
сроков согласования документов и доведения их содержания до исполнителей в
результате оперативной доставки электронных копий.
- Повышение исполнительской дисциплины при работе с документами в
результате осуществления тщательного контроля за исполнением.
- Оптимизация управленческих процессов за счет облегчения процесса
управления потоками документов.
- Обеспечение надежности и защищенности конфиденциальной
информации.
- Наличие свободного доступа работников к общим нормативно-
распорядительным документам предприятия влечет за собой резкое снижение
количества запросов документов на бумажном носителе и их копий,
значительным образом освобождает сотрудников от лишней работы.
Высвобождается около 15% рабочего времени, которое раньше затрачивалось
на поиск необходимых документов.
- Автоматизация составления всех аналитических отчетов по
осуществлению документооборота высвобождает до 20% времени сотрудников
отдела делопроизводства.
Как видно, ОАО «Ляховичский консервный завод» необходимо
необходимо ввести в штат информационно-технической службы специалиста –
системного администратора по координации коммуникационных процессов – и
внедрить систему электронного документооборота Галактика ECM на
72
платформе DIRECTUM.
Все предложенные мероприятия направлены на повышение
эффективности внутрифирменных коммуникаций ОАО «Ляховичский
консервный завод» и принесут соответствующий экономический эффект.
3.2. Оценка эффективности предложенных мероприятий
Рассчитаем экономический эффект от внедрения всех предложенных
мероприятий. Изначально произведем расчет затрат на доплату
администратору за обслуживание программного продукта. Затраты на доплату
администратору за обслуживание программного продукта определяем исходя
из данных в таблице 14
64
.
Таблица 14
Исходные данные для расчета доплаты администратору
Показатель
Обозначение
Единица
измерения
Значение
Количество работников
Ч
чел.
1
З/п одного работника
з/п
руб.
590
Норма доплаты к з/п согласно
Коллективного договора
Нд
%
10
Тогда затраты на оплату труда определим по следующей формуле
Зот = з/п × Нд × 12 × Ч, (1)
где з/п –– заработная плата;
Нд –– норма доплаты;
Ч –– количество работников.
Итого затраты на оплату труда составляют
Зот = 590 × 0,100 × 12,000 × 1,000 = 708 руб.
Определим начисления на заработную плату
Нфсзн − отчисления в фонд социальной защиты населения − 34 %
Нфсзн = 708 × 0,340 = 240 руб.
Ндр – отчисления страховых платежей от несчастных случаев –– 0,6 %
Ндр = 708 × 0,6/100 = 4 руб.
Итого сумма отчислений из заработной платы составляет
64
Собственная разработка автора
73
Нзп = 240 + 4 = 244 руб.
Итого затраты на доплату (включая налоги)
Зт = 708 + 244 = 952 руб.
Оценка эффективности мероприятия по найму системного
администратора, отвечающего за координацию коммуникационных процессов,
будет произведена совместно с определением эффективности внедрения
системы электронного документооборота Галактика ECM на платформе
DIRECTUM.
Далее произведем расчет затрат на приобретение системы электронного
документооборота Галактика ECM у компании «Бизнес.Ру», так как данная
компания является разработчиком данной программы и эксклюзивным
продавцом.
На предприятии необходимо автоматизировать 3 рабочих места.
Исходя из этого, необходимо закупить три лицензии для каждого
компьютера стоимостью 2900 руб.
Затраты на закупку составят
2900 × 3,0 = 8700 руб.
Установка программного продукта будет производиться на
компьютерах, которые уже установлены и используются на предприятии, будет
произведена закупка одного сервера с уже установленным клиент-сервером
программного продукта. Стоимость сервера составляет 780 руб. (прайс-лист).
Рассмотрим основные статьи затрат по его внедрению.
Расчет затрат на установку и настройку программного продукта.
Для настройки сети для работы системы и настройки программного
продукта для трех пользователей необходимо пригласить наладчика. Затраты
на наладку согласно прайс-листа составят 500,0 р.
Расчет затрат на обучение работников.
Работе с программным продуктом необходимо обучить 3 работников.
Стоимость обучающих курсов составляет 2500 руб., курсы будут проводиться
74
сотрудниками компании-поставщика в течение 1 недели на предприятии,
одновременно могут обучаться 3 человека.
Расчет затрат на установку и наладку сети. На предприятии сеть между
компьютерами уже установлена и функционирует.
В таблице 15
65
представим итоговые данные по расчету капитальных
затрат на внедрение программного продукта в течение 2017 г.
Таблица 15
Сводная таблица капитальных затрат, тыс. р.
Статьи затрат
Сумма, руб.
Стоимость программного продукта для 3 пользователей
8700
Настройка сети и программного продукта для 3 пользователей
300
Установка и наладка сервера
500
Стоимость сервера
780
Стоимость обучающих курсов
2500
Всего
12780
Следовательно, общая сумма капитальных затрат составит 12780 руб.
Расчет эксплуатационных затрат.
В эксплуатационные затраты по обслуживанию программного продукта
входят следующие статьи затрат:
- расчет затрат на доплату администратору (произведен выше);
- расчет затрат на электроэнергию;
- расчет амортизационных отчислений;
- расчет затрат на обслуживание программного комплекса компанией
разработчиком;
- расчет затрат на приобретение аксессуаров.
Расчет затрат на доплату администратору за обслуживание
программного продукта был определен ранее в таблице 16.
Расчет затрат на электроэнергию.
Затраты на потребляемую электроэнергию определим по формуле
Зэл = С × t × Фэ × N, (2)
где С –– стоимость электроэнергии;
65
Собственная разработка автора.