45
выполнен на 144 % (план 59000 руб, факт 85245 руб.). По выручке от
реализации товаров, продукции, работ, услуг план 2016 года выполнен на 123
% (план 88500 руб, факт 108948 руб). Сверхплановая выручка составила 20448
руб.
Сводный отчет о производстве и поставках плодоовощных консервов
представлен в приложении 4 к ВКР. Динамика производства продукции в 2014
- 2016 гг. представлена в приложении 5 к ВКР. Из приложения 5 видно, что в
2015 г. по сравнению с 2014 г. производство продукции упало по всем
наименованиям за исключением фруктовых. В 2016 г. ситуация изменилась:
как овощные, так и фруктовые консервы имеют тенденцию к увеличению
объемов производства. Так производство овощных консервов выросло в 2016 г.
по отношению к 2015 г. на 15,5 п.п., а производство фруктовых консервов
выросло за этот же период на 8,3 п.п. В то же время производство томатных
консервов сократилось на 3,9 п.п.
Основную долю в производстве продукции ОАО «Ляховичский
консервный завод» составляют фруктовые консервы – 50,0 % по итогам 2016 г.
Почти вся продукция предприятия реализуется на внутренних рынках
Республики Беларусь.
На белорусском рынке плодоовощных консервов наблюдается высокая
конкуренция между отечественными и зарубежными производителями в
различных ценовых диапазонах. Доля импортных консервов на рынке имеет
тенденцию к снижению, однако, по-прежнему превышает долю отечественных
производителей. В приложении 6 к ВКР представлен анализ цен основной
продукции крупнейших конкурентов ОАО «Ляховичский консервный завод».
Из приложения 6 к ВКР видно, что цены на продукцию ОАО
«Ляховичский консервный завод» по многим позициям ниже цен конкурентов,
что является большим преимуществом предприятия. В целом стратегия
предприятия направлена на производство доступных по цене плодоовощных
консервов с высокими качественными характеристиками.
Для выявления и сопоставления сильных и слабых сторон предприятия с
46
возможностями и угрозами существования и взаимодействия его с рынком
проведен SWOT-анализ, результаты которого представлены в приложениях 7
и 8. В результате чего для ОАО «Ляховичский консервный завод» выявлены
основные направления развития и основные проблемы с учетом возможностей
и угроз. В качестве сильных сторон, предоставляющих соответствующие
возможности, определены квалификация персонала, контроль качества
входящего сырья, неудачное поведение конкурентов, внедрение
информационных технологий. Слабыми сторонами в деятельности предприятия
являются недостаток финансирования на обновление производственных
фондов, высокая степень износа оборудования, неучастие персонала в
принятии решений и недостаточный контроль исполнения распоряжений.
Таким образом, в настоящее время ОАО «Ляховичский консервный
завод» является известным в Республике Беларусь производителем
плодоовощной продукции. Проведенный анализ показывает, что в деятельности
предприятия за 2014 – 2016 гг. имеет место положительная динамика: в 2014
году процент достижения планируемого уровня прибыли составлял 86,8 %, в
2015 г. – 88,2 %, в 2016 г. – 95,1 %. В 2016 г. выручка на 1 работника составила
619 руб., что выше уровня предыдущего года на 130 руб. или на 127 % (факт
2015 года 489 руб.) Темп роста выручки на 1 среднесписочного работника над
ростом среднемесячной заработной платы составил 1,03 при нормативе 1,05.
Валовая добавленная стоимость в 2016 г. составила 33278 руб., что выше
уровня предшествующего периода на 8233 руб., темп роста добавленной
стоимости составил 130 %.
2.2 Анализ системы организационных коммуникаций предприятия
Основной целью деятельности ОАО «Ляховичский консервный завод»
является обеспечение рентабельности в пределах имеющихся средств и
производственных возможностей на основе всестороннего изучения
требований потребителей и ориентации производства и сбыта на их наиболее
полное удовлетворение. С этой целью очень важно уметь быстро
47
адаптироваться к изменениям, которые происходят на рынке с учетом
поведения потребителей и конкурентов, и своевременно и результативно
осуществлять обмен информацией в рамках организационных коммуникаций.
Основная ответственность за обеспечение организационных
коммуникаций на предприятии ложится на отдел делопроизводства и кадровой
службы, который выполняет функции, связанные непосредственно с системой
делопроизводства и документооборота, а также его деятельность можно
рассматривать с организационной точки зрения. В отделе, деятельность
которого заслуживает пристального внимания, работает три сотрудника.
Разграничение функций по направлениям деятельности осуществляется в
следующем порядке:
Функции по осуществлению делопроизводства:
-приѐм и регистрация всевозможной корреспонденции на внутреннем,
входящем и исходящем уровнях;
-подача на подпись документов по основным видам деятельности;
-разработка распоряжений и приказов на предмет осуществления
командировок работников предприятия,
-оформление командировочных удостоверений; отслеживание
соответствия требованиям всех документов, которые предлагаются для
рассмотрения высшему руководству;
-доведение до сведения сотрудников приказов и распоряжений высшего
руководства; ознакомление с приказами исполнителей; составление дел и
подготовка их к сдаче в архив;
-осуществление контроля над осуществлением делопроизводства и
документооборота в отделах.
Организационные функции:
-регистрация счетов и иных финансовых документов с последующей
передачей в бухгалтерию;
-осуществление контроля над исполнением документов; ознакомление с
документами исполнителей; доведение до сведения сотрудников информации о
48
всевозможных совещаниях с руководством высшего звена;
-осуществление внешних коммуникаций посредством оперативной связи
(электронная почта, факс, телефон и т.д.); осуществление учѐта приѐма граждан
и сотрудников высшим руководством предприятия по различным вопросам;
-оформление получения подписных изданий и контроль над их
поступлением.
В таблице 9
58
представлен анализ структуры документооборота по
функциональному признаку.
Таблица 9
Анализ структуры документооборота по функциональному
признаку
Наименование
документа
Период
Абсолют.
изм., шт.
Темп
роста, %
2015
год, шт.
2016 год,
шт.
Входящие
725
1132
407
56,1
Исходящие
1214
1609
395
32,5
Приказы
в том числе:
- по основной
деятельности
- по командировкам
- по личному составу
2082
890
650
472
2211
1004
629
578
129
116
-21
28
6,3
13,3
-3,1
4,9
Внутренние
в том числе:
- финансовые
- служебные
2759
1303
1456
2335
1209
1126
-424
-94
-330
-17,5
-8,3
-31,9
Итого в год:
6780
7287
507
10,7
По функциональному признаку вся документация ОАО «Ляховичский
консервный завод» разделяется на входящую, исходящую, приказы (в том
числе по основной деятельности, по командировкам, по личному составу),
внутренние финансовые и служебные документы. Как видно из проведенного
анализа, наибольший документооборот и в 2015, и в 2016 гг. осуществлялся на
уровне внутренней документации, несмотря но то, что количество внутренних
документов уменьшилось на 424 или 17,5 % в 2016 году в сравнении с 2015
годом.
58
Источник: Собственная разработка автора на основе данных предприятия.
49
В 2016 году увеличивается на 128 количество приказов (6,3 %), что
связано с повышением количества повседневных вопросов, поэтому
руководству высшего звена необходимо осуществлять системное поддержание
сформированных организационных процедур.
Увеличивается количество деловых контактов предприятия с
партнерами, о чем свидетельствует увеличение выручки от реализации
продукции 101,3 % по сравнению с 2015 годом. В результате чего
увеличиваются потоки входящей (56,1 %) и исходящей (32,5 %) документации.
В таблице 10
59
представлен анализ структуры и динамики
документооборота по основным структурным подразделениям.
Таблица 10
Анализ структуры и динамики документооборота по основным
структурным подразделениям
Подразделение
2015 год
2016 год
Кол. шт.
%
Кол. шт.
%
Отдел делопроизводства и
кадровой службы
722
10,9
768
10,5
Бухгалтерия
864
12,8
921
12,6
Планово-экономический отдел
742
10,9
836
11,5
Отдел маркетинга
675
9,9
752
10,3
Отдел материально-
технического снабжения
817
12,0
895
12,4
Отдел сбыта
845
12,6
891
12,2
Отдел перевозок
326
4,8
214
2,9
Административно-
хозяйственный отдел
534
7,9
458
6,3
Информационно-техническая
служба
125
1,8
162
2,3
Отдел закупок
443
6,5
536
7,3
Отдел технического контроля
285
4,3
374
5,1
Техническая лаборатория
112
1,6
152
2,1
Прочие отделы и службы
290
4,2
328
4,5
Итого
6780
100
7287
100
Как показал анализ, наибольшее количество документов приходится на
бухгалтерию, отдел сбыта, отдел материально-технического снабжения и
планово-экономический отдел. Объяснимо, почему большой объем документов
приходится именно на бухгалтерию, поскольку каждый финансовый документ,
в том числе и внутренний, в обязательном порядке должен заверяться
59
Источник: Собственная разработка автора на основе данных предприятия.
50
сотрудниками бухгалтерии. Сокращение документооборота бухгалтерии в
процентном соотношении (на 0,4 %) в 2016 г. по сравнению с 2015 г.
обусловлено большой долей автоматизации, хотя это не достаточно высокий
показатель.
На отдел сбыта в 2016 году пришелся 891 документ или 12,2 %.
Сокращение процентного показателя документооборота по этому отделу по
сравнению с 2015 г. на 0,4 % связано с увеличением количества сотрудников
отдела.
В отделе материально-технического снабжения количество документов
в течение 2016 г. увеличилось с 817 до 895, что обусловлено дополнительными
закупками сырья и комплектующих в связи с увеличения объемов производства
и отсутствием в отделе информационных программ, на основе которых можно
было бы ускорить процессы документооборота. Ни один из участков планово-
экономического отдела в 2016 году не был автоматизирован. Это связано с тем,
что в информационно-технической службе предприятия небольшое количество
сотрудников, которые не успевают выполнить все мероприятия по
автоматизации.
Исходные данные для анализа объема документооборота предприятия в
течение 2016 года представлены в таблице 9.1 приложения 9 к ВКР
60
.
Как показал анализ объема документооборота ОАО «Ляховичский
консервный завод» за 2016 г., наибольший поток входящих документов
приходится на январь, февраль, апрель и июль. Ответственность за
осуществление планирования и учета результатов деятельности ОАО
«Ляховичский консервный завод» несет зам. директора по финансовым
вопросам, который контролирует получение сведений от главного инженера и
главного бухгалтера и передачу их в планово-экономический отдел, где и
должны проводиться необходимые расчеты.
При передаче информации заместителю директора по финансовым
60
Собственная разработка автора на основе данных предприятия.
51
вопросам главный инженер обращается в информационно-техническую службу
предприятия с целью придания полученным данным необходимых расчетных
форм. Основные функции информационно-технической службы сводятся к
разработке и составлению необходимых в установленном порядке форм
документов, необходимых для осуществления внутренней коммуникации.
Проведем анализ осуществления организационных коммуникаций на
ОАО «Ляховичский консервный завод». С этой целью использовался такой
метод, как опрос. Важным было выявление общих для всех структурных
подразделений проблем в осуществлении коммуникаций. Опрос проводился
среди руководства среднего звена, также были задействованы и рядовые
сотрудники отделов. Важно было выявить недостатки при осуществлении
вертикальных и горизонтальных коммуникаций внутри предприятия,
смысловой разрыв между отправляемой и получаемой информацией.
Как показал опрос руководителей отделов, в процессе осуществления
организационных коммуникаций используются такие каналы коммуникации,
как личное общение (совещания, встречи), телефонные переговоры и
электронная почта. Коммуникация руководителей этого звена носит объемный
и частый характер на вертикальном и горизонтальном уровне (с высшим
руководством, подчиненными и с коллегами из других структурных
подразделений). По мнению руководителей среднего звена, такое количество
коммуникации является достаточным. Устраивает и объем получаемой
информации, отсутствует потребность в дополнительной информации. Нет
проблем с ее получением, так как кабинеты руководители отделов находятся в
одном управленческом корпусе, только на разных этажах.
Основным коммуникационным каналом является электронная почта.
Это дает возможность информировать коллег и подчиненных, перерабатывать
большой объем информации, принимать коллективные решения. По мнению
руководителей отделов, электронная почта не всегда является оперативным
коммуникационным каналом, но другие ее преимущества дают основания
причислить этот канал к первостепенным. Также руководители отделов
52
отметили, что сайт предприятия как средство организационных коммуникаций
ими не используется.
Обмен информацией на уровне рядовых сотрудников тоже является
достаточно частым и объемным. Здесь используются те же коммуникационные
каналы, что и на уровне руководители отделов. При этом необходимо отметить,
что такой канал коммуникации, как личное общение, для данной категории
сотрудников доступен в меньшей степени из-за выстроенной организационной
иерархии. Наряду с преимуществами электронная почта относительно рядовых
сотрудников имеет и свои недостатки, сопряженные с рядом сложностей,
возникающих в процессе работы: необходимость ставить в копии начальников,
если информация отправляется вышестоящему руководству или сотруднику
другого отдела, при этом необходимо информировать всех сотрудников,
задействованных в решении конкретных производственных вопросов. Однако
неоспоримо, что определенные алгоритмы и правила осуществления
организационных коммуникаций с использованием электронной почты
позволяют значительным образом облегчить работу.
В отличие от руководителей отделов, рядовые сотрудники отмечают
определенный недостаток информации, то есть ее нехватку. Это носит в
основном технический характер, поскольку нет открытого доступа к базе
основных документов.
Важным вопросом является своевременность и достоверность
получаемой информации, возможность ее использования в процессе
выполнения должностных обязанностей. Отрицательным моментом является
отсутствие подведения итогов и определения рейтингов за определенные
периоды, это лишает сотрудников возможности оценивать их личный вклад в
деятельность предприятия, не способствует формированию корпоративной
культуры. Проведение ежегодных собраний, на которых подводятся итоги
работы, отмечаются лидеры, озвучиваются планы на последующие периоды в
присутствии всех членов коллектива можно рассматривать как средство
мотивации сотрудников.
53
Все опрашиваемые отметили, что в определенной мере до сведения
сотрудников доводится информация об изменениях в компании, но необходимо
осуществлять информирование сотрудников не только на предмет того, кого
приняли на работу, но и о фактах увольнения и их причинах, чтобы эта
информация не рассматривалась на уровне «сарафанного радио». В качестве
основных источников официальной информации названы непосредственно
руководители отделов.
В процессе осуществления организационных коммуникаций значимым
фактором является распределение обязанностей и установление меры
ответственности, знание конкретных сотрудников, к которым можно напрямую
обратиться при возникновении затруднений в процессе решения конкретных
вопросов. На уровне руководителей отделов прослеживается знание структуры
ответственности, что четко обозначено разработанными на предприятии
должностными инструкциями и официальными документами,
регламентирующими осуществление организационных коммуникаций
предприятия.
При этом рядовые сотрудники отмечают, что принятая на предприятии
структура ответственности носит не совсем прозрачный характер, и многие
вопросы, которые значительно быстрее можно было бы решить напрямую,
необходимо решать через непосредственных руководителей, на что тратится
значительно больше рабочего времени. Наибольшую значимость данная
проблема приобретает на уровне коммуникаций отдела сбыта с отделом
транспортных перевозок, отдела делопроизводства и кадровой службы и
бухгалтерии.
Проведение опроса сотрудников ОАО «Ляховичский консервный завод»
позволило изучить систему организационных коммуникаций предприятия
достаточно детально. При проведении опроса учитывался стаж работы
сотрудников на предприятии. В опросе приняло участие 30 сотрудников из
всех отделов. Обязательным было участие руководителей отделов и рядовых
сотрудников. Из числа опрашиваемых со стажем работы менее полугода 9,8 %,
54
от полугода до года – 25,49 %, от года до двух лет – 11,76 %, от 2 до 5 лет –
31,37 %, более 5 лет – 21,57 % (таблица 11
61
).
Таблица 11
Распределение сотрудников, участвовавших в опросе,
по отделам
Отдел
Количество сотрудников
Отдел делопроизводства и
кадровой службы
3
Бухгалтерия
3
Планово-экономический отдел
2
Отдел маркетинга
3
Отдел материально-
технического снабжения
2
Отдел сбыта
4
Отдел перевозок
3
Административно-
хозяйственный отдел
2
Информационно-техническая
служба
2
Отдел закупок
2
Отдел технического контроля
2
Техническая лаборатория
2
Итого
30
Почти третья часть сотрудников, участвовавших в опросе, имеет опыт
работы менее года, и именно эта категория сотрудников в большей степени
испытывает сложности при осуществлении организационных коммуникаций,
чем те сотрудники, которые работают на предприятии больше года. Это связано
с проблемами адаптации новых сотрудников.
Далее проведем анализ каналов, которые используются в системе
организационных коммуникаций ОАО «Ляховичский консервный завод». В
процессе опроса сотрудникам было предложено оценить каналы коммуникации
с точки зрения частоты их использования. Коммуникация у сотрудников,
участвующих в анкетировании, очень насыщенная. Основной обмен
информацией осуществляется непосредственно с начальником отдела и
коллегами не реже одного раза в день, а с высшим руководством реже одного
61
Собственная разработка автора.