15
компании, является нерелевантной, не имеющей отношения к
непосредственной профессиональной деятельности. Поэтому 60 % из числа
опрошенных сотрудников намерены поменять место работы. Компания в
результате кадровых преобразований должна будет осуществить большие
финансовые вложения в процесс подбора и выявления уровня
профессиональной подготовки персонала. До момента достижения вновь
принятыми сотрудниками уровня «самоокупаемости» (при этом экономический
результат работы вновь принятого сотрудника будет превалировать над
вложенными в его подготовку и адаптацию денежными средствами) должно
пройти от трех до девяти месяцев
16
.
В качестве основополагающих показателей определения эффективности
функционирования системы внутренних коммуникаций необходимо назвать:
непосредственное число каналов коммуникации;
характер каналов обмена информацией;
уровень качества работы, которая осуществляется совместно
несколькими различными подструктурами компании;
число промежуточных участников в информационном потоке;
своевременность доведения информации до получателя;
соответствие используемых каналов коммуникации основному
направлению функционирования компании;
балансовое соотношение между вертикальными и горизонтальными
коммуникационными сетями, выстроенными на предприятии, между
информацией, зафиксированной документально и распространяемой на
вербальном уровне;
уровень микроклимата в коллективе;
степень развитости межличностных отношений;
содержание и количество неформальных коммуникаций, т.е.
распространяемых слухов
17
.
16
Суровцева, Е.С. Актуальные проблемы управления организационными коммуникациями / Е.С. Суровцева //
Вестник ТГУ. – Томск: 2008 – № 2(58), с. 126.
17
Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. – М.: Дело, 2012, с. 237.
16
С целью формирования положительного образа компании важно
соблюдать принцип своевременности донесения необходимой информации до
членов коллектива, в результате чего будут созданы предпосылки для
повышения уровня управляемости предприятием, улучшения показателей
работы, повышения заинтересованности персонала и эффективности
деятельности в условиях рынка, при этом важно помнить о таком направлении
деятельности, как улучшение микроклимата коллектива
18
.
Также необходимо отметить, что наблюдается ряд проблем, которые
испытывают компании в процессе использования организационных
коммуникационных сетей. В первую очередь это обусловлено тем, что в штате
нет сотрудника, которому вменено в обязанности координировать
функционирование системы внутренних коммуникационных сетей на
постоянной основе.
Как показывает практика, компании не осуществляют финансирование
функционирования организационной коммуникационной системы. В
результате чего отсутствует регулярность доведения информации до сведения
сотрудников, информация доводится не на должном эмоциональном уровне,
при этом не учитываются цели бизнеса и масштабы компании
19
.
На современном этапе чрезвычайно необходимо правильно
организовывать деятельность, направленную на создание, функционирование и
поддержание внутренней коммуникационной системы в компании. В процессе
этого важно стремиться к созданию единого информативного пространства,
устранению коммуникационных разрывов, системному стремлению к
установлению обратной связи с персоналом, приобщению членов коллектива к
управленческим процессам в компании, повышению качества принимаемых на
управленческом уровне решений.
18
Орлова, Т. М. Коммуникационный менеджмент в управлении экономическими системами / Т. М. Орлова. –
М.: Изд-во РАГС, 2012, с. 132.
19
Коммуникационный процесс. – [Электронный ресурс]. URL: https://ru.wikipedia.org. (Дата обращения
12.12.2017).
17
1.2 Характеристика организационных коммуникаций предприятия
В структуре предприятия организационные коммуникации (между
подразделениями, коммуникация внутри подразделений по уровням
производства и управления, межличностные коммуникации, неформальные
коммуникации) являются важным направлением деятельности, поскольку
связь между структурными подразделениями осуществляется системно и
регулярно. Осуществляется постоянный обмен отчетностью о реализации
выпускаемой продукции, маркетинговой информацией, информацией и
отчетностью по формированию производственных запасов и т.д.
Наличие системы организационных коммуникаций предполагают
регулярное, планомерное осуществление информирования, инструктажа,
обучения, повышения квалификации, мотивации, управления. Создание и
поддержание организационных коммуникаций на предприятии способствует
осуществлению среди сотрудников различных звеньев выработки и достижения
целей в рамках политики, осуществляемой руководством организации, что
способствует соблюдению прав членов трудового коллектива.
20
В результате
осуществления организационных коммуникаций наряду с решением основных
производственных вопросов осуществляется и формирование корпоративной
культуры. Организационные коммуникации являются важнейшим
инструментом при организации деятельности предприятия и самым
необходимым условием для эффективного развития и совершенствования
корпоративной культуры
21
.
Типологию коммуникаций можно представить в виде рисунка 2
22
.
Анализ показывает, что коммуникации могут осуществляться в горизонтальном
и вертикальном направлениях. Внутриорганизационные коммуникации
20
Трудовой кодекс Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. №296-3 (в ред. Законов Республики Беларусь от
17.07.2009 № 48-3) // Нац. центр правовой информ. Республики Беларусь. – [Электронный ресурс]. URL:
http://www. pravo.by. (Дата обращения 12.12.2017).
21
Орлова, Т. М. Коммуникационный менеджмент в управлении экономическими системами / Т. М. Орлова. – М.
: Изд-во РАГС, 2012, с. 132.
22
Разводов, С. Построение внутренних коммуникаций в компании / С. Разводов // Кадровик. – 2008. – №2, с. 29.
18
включают в себя: нисходящий и восходящий уровни вертикальных
коммуникаций, а также осуществление коммуникационных связей по
горизонтали, между руководителем и подчиненными, между формальными и
неформальными группами. Внутренние коммуникации направлены на
предоставление информации, необходимой для принятия решений на
различных уровнях. В процессе управления предприятием определение более
значимого вида коммуникаций зависит от основных задач деятельности и
стратегических целей предприятия.
Рисунок 2. Типология коммуникаций
Наиболее значимыми видами организационных коммуникаций являются
вертикальные и горизонтальные коммуникации. Вертикальные коммуникации.
Вертикальные коммуникации основаны на отношениях руководства и
подчинения
23
. Как видно из рисунка 2, они подразделяются на коммуникации
по восходящей и коммуникации по нисходящей.
Коммуникации по нисходящей – это коммуникации сверху вниз, от
высших уровней руководства к низшим. Главной целью нисходящих
23
Совершенствование управления общественными отношениями на основе развития организационных
коммуникаций. – [Электронный ресурс]. URL: http://cyberleninka.ru/article. (Дата обращения 15.12.2017).
Коммуникации
Внешние
коммуникации
Внутренние
коммуникации
Вертикальные
коммуникации
Горизонтальные
коммуникации
Коммуни
кации по
нисходящ
ей
Коммуни
кации по
восходящ
ей
Коммуни
кации
между
подразде
лениями
Коммуни
кации
между
руководи
телем и
подчинен
ным
Коммуни
кации
между
руководи
телем и
группой
Коммуни
кации
между
исполнит
елями
19
коммуникаций является доведение до нижестоящих сотрудников информации
об их непосредственных должностных действиях в рамках выполнения общей
производственной задачи. Руководство высшего и среднего звена информирует
подчиненных о задачах в рамках выполнения текущих и стратегических
планов, используемых действенных методах, наказаниях и поощрениях, обо
всех изменениях, которые происходят на организационном, нормативном и
технологическом уровнях
24
. Таким образом руководством предприятия
осуществляется управление структурными подразделениями в выполнении
поставленных задач, достижении основополагающих организационных целей,
внесение коррективов в поведенческую парадигму исполнителей на уровне
функционирования всех структурных подразделений и соотношение их
действий. Все действия такого рода направлены на укрепление авторитета
руководства и сохранение рабочих мест.
25
Если проводить количественный
анализ осуществления коммуникаций управленцами, то почти 50% контактов
менеджеры осуществляют на уровне подчиненных, а другие 50% приходятся на
начальников, коллег и внешних субъектов.
В современных условиях многие предприятия и организации
непроизводственной сферы сократили число коммуникационных уровней в
процессе обмена информацией, это создает предпосылки для существенного
сокращения количества коммуникационных ошибок в осуществлении процесса
управления. Общепризнанным считается, что потери в коммуникациях по
нисходящей в четырехуровневой иерархии должны сократиться до 19 из 100
единиц, это повлечет за собой увеличение общей эффективности
коммуникаций до 73 %»
26
. Коммуникации руководитель – подчиненный,
руководитель – рабочая группа.
Коммуникации такого типа рассматриваются у М. Мескона. Этот вид
24
Производственный менеджмент. Управление предприятием: учеб. пособие / С.А. Пелих [и др].; Под ред.
проф. С.А. Пелиха. – Минск: БГЭУ, 2013, с. 76.
25
Закон Республики Беларусь от 15.06.2006г. № 125-3 (ред. от 04.01.2010г., с изменениями от 15.10.2010г.) «О
занятости населения Республики Беларусь». – [Электронный ресурс]. URL: http://bel-kodeksy.com. (Дата
обращения 17.12.2017).
26
Литвак, Б.Г. Разработка управленческого решения: учебник / Б.Г. Литвак. – М.: Дело, 2013, с. 65.
20
связей является основным в процессе осуществления внутренних
коммуникаций руководителем. «По данным некоторых исследователей, 2/3
этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми»
27
. Со
стороны руководителя осуществляется мотивация, организация подчиненных
на достижение поставленной цели. Способами его управленческого
воздействия являются письменное или устное распоряжение либо анализ
отчетности.
Руководитель должен использовать механизмы мотивации и поощрения,
что способствует совершенствованию и развитию способностей подчиненных.
При этом системно осуществляется сбор информации о влиянии внешней
среды на внутреннее состояние отдела и организации. В процессе
осуществления такого рода коммуникаций важным является предупреждение
подчиненного о предстоящих изменениях, а также получение сведений об
идеях, усовершенствованиях и предложениях
28
.
Подобная разновидность коммуникаций представляет важность, потому
что основные коммуникации в процессе осуществления производственной
деятельности имеют место чаще всего между непосредственным
руководителем и работником.
Информационный обмен осуществляется на уровне руководитель –
рабочая группа. Коммуникации с рабочей группой в целом предоставляют
возможность руководителю устанавливать доверительные отношения с
членами малого коллектива, что способствует повышению показателей
деятельности вверенных ему лиц. Так как в обменно-информационном
процессе задействованы все члены малого коллектива, каждый из которых
наделен правом вносить предложения по внедрению мероприятий,
направленных на повышение эффективности совместной деятельности
сотрудников отдела. Наряду с этим малая группа имеет возможность без
присутствия руководителя обсуждать насущные проблемы, грядущие перемены
27
Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. – М.: Дело, 2012, с. 386.
28
Кибанов А.Я. Управление персоналом организации. М.: ИНФРА-М, 2011. – с.175.
21
и т.д. Очевидно, что подобного рода партнерские отношения могут
способствовать повышению уровня удовлетворенности сотрудников
29
.
Особая разновидность – коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх,
их можно рассматривать как обратную связь в процессе управления. В
результате чего руководство высшего звена имеет возможность овладевать
информацией о насущных проблемах, мероприятиях по выполнению текущих
планов в каждом структурном подразделении, это дает возможность
осуществлять системную корректировку и осуществлять мониторинг
поведения сотрудников нижестоящих уровней. Этот вид коммуникаций могут
использовать и подчиненные для доведения до сведения руководства высшего
звена информации о насущных проблемах структурных подразделений и
отдельных их работников. При этом необходимо помнить о том, что статусные
различия создают предпосылки для непреднамеренного искажения
информации. Подчиненные стремятся преувеличить свои достижения и скрыть
пробелы в работе, стараются не подавать данных, которые, на их взгляд, могут
не совсем положительно повлиять на их продвижение по служебной лестнице
или оказать негативное влияние на размер их поощрения. С целью
осуществления контроля за достоверностью предоставляемой информации
практикуется проведение выборочных проверок и анализ данных из
независимых источников.
Основными задачами деятельности в области менеджмента является
создание и совершенствование коммуникаций по восходящей. Это
способствует более полному использованию профессионального и личностного
потенциала сотрудников.
Горизонтальные коммуникации.
Практически одинаково разнообразным количеством авторов
определяются горизонтальные коммуникации, которые «осуществляются
между сотрудниками на одном иерархическом уровне: заместителями
29
Кибанов А.Я. Управление персоналом организации. М.: ИНФРА-М, 2011. – с.141.
22
генерального директора, руководителями отделов человеческих ресурсов и
продаж, инженерами конструкторского бюро».
По мнению Л.А. Бургановой, горизонтальная коммуникация – это
коммуникация, которая «устанавливается между равноуровневыми,
равноправными сотрудниками и подразделениями организации»
30
В. Спивак отмечает, что такие коммуникации «реализуются в виде
обмена информацией на совещаниях высших руководителей, руководителей
среднего уровня, низшего звена управления, на собраниях исполнителей, а
также неформальных коалициях, кружках коллег, в ходе трудовой деятельности
и т.д.»
31
. Горизонтальные коммуникации – это такой вид обмена информацией
в рамках деятельности предприятий или организаций сферы услуг, при котором
коммуникации устанавливаются между субъектами одного иерархического
уровня в организации. Основной отличительной особенностью такого рода
коммуникаций является то, что они связывают равноправные элементы
организации, формируя между ними отношения кооперации и координации.
Горизонтальные коммуникации более устойчивы к искажениям передаваемой
информации, поскольку обмен осуществляются на уровне сотрудников,
имеющих одинаковый статус в организации. Чаще всего сотрудникам одного
уровня свойственны схожие взгляды, а это снимает преграды на уровне
понимания
32
.
Для функционирования информационных потоков в организации
разрабатывается целый ряд организационных документов: стандартов
предприятия, процедур делопроизводства, положений, инструкций, – которые
регламентируют осуществление горизонтального обмена информацией.
Необходимость наличия этих документов обусловлена тем, что они являются
основой в процессе кооперации на уровне осуществления управления,
обязательным условием этого является совместная, слаженная работа всех
30
Бурганова, Л.А. Теория управления: учебное пособие / Л.А. Бурганова. - М.: ИНФРА-М, 2012, с. 118.
31
Спивак, В. Современные бизнес-коммуникации. - [Электронный ресурс]: http:// www.ecsocman.edu.ru. (Дата
обращения 12.12.2017).
32
Там же.
23
участников процесса производства. Развитые горизонтальные связи позволяют
работникам развиваться, получая больше информации о деятельности других
отделов, снижает конфликтность, не допускает ситуации, когда каждый отдел
занят достижением исключительно своих целей в ущерб целям организации.
Основной проблемой при осуществлении горизонтальных коммуникаций
является наличие нестандартных вопросов и проблем, которые могут
сформироваться в осуществлении производства, и, к сожалению, разрешение их
не всегда носит регламентированный упорядоченный характер.
Межличностные коммуникации.
Это наиболее распространенный в системе организационных
коммуникаций тип коммуникаций. Обмен информацией между отдельными
людьми и неформальными группами может осуществляться на различных
уровнях: от быта до производства. Основным средством распространения
информации являются каналы неформального общения.
Отличительные особенности межличностных коммуникаций: -
оперативность; - избирательность; - отсутствие регламентированности; -
эффективное установление обратной связи
33
.
Стадии процесса формирования межличностных коммуникаций:
1. Докоммуникативная фаза характеризуется запросами и ожиданиями
аудитории.
2. Коммуникативная фаза отражает процесс непосредственной
реализации запросов.
3. Послекоммуникативная фаза отличается использованием полученной
информации.
Приемы межличностных коммуникаций: слова, рисунки, действие
(невербальное общение). Слова – основной используемый в процессе труда
коммуникативный символ, «многие сотрудники организаций проводят в
состоянии различных форм вербальных коммуникаций более 50 % рабочего
33
Одегов, Ю.Г. Управление персоналом / Ю.Г. Одегов, П.В. Журавлев. - М.:Манускрипт, 2012. - с.36
24
времени. Основная проблема использования слов – их многозначность,
обусловленная тем, что мы пытаемся «отразить» бесконечную сложность мира,
используя ограниченное число слов»
34
.
Система организационных коммуникаций должна соответствовать
требованиям прозрачности, открытости и регулярности. При этом
концептуально важно правильно распределить функции между субъектами
системы организационных коммуникаций. Действенными системными
мероприятиями являются поддержание внутреннего сайта, выпуск
корпоративного журнала, газеты или информационного бюллетеня, проведение
различных корпоративных мероприятий, чем должен заниматься PR-отдел и
отдел информационных технологий. Вопросы адаптации принятых на работу,
повышения уровня корпоративной культуры и эффективности внутренних
коммуникационных сетей, создания благоприятного микроклимата в
коллективе должны быть вменены в обязанности службы персонала (HR-
служба) не без участия топ-менеджмента
35
.
При функционировании системы организационных коммуникаций
большое значение придается неформальным коммуникациям, которым
свойственна спонтанность возникновения и в основу которых положены
личные, не поддающиеся регламентации взаимоотношения. На этот вид связей
организации особое внимание обращается представителями школы
человеческих отношений К. Арджирисом, Э. Мэйо, Р. Лайкертом, Р.
Ротлисбергером, Ч. Барнардом, Д. Мак Грегором и др. Этими исследователями
акцентируется внимание на том, что коммуникационная деятельность
организаций не ограничена исключительно официальным уровнем через
официальные заявления, большой объем и поток информации
распространяется через неофициальные источники
36
.
Использование неформальных коммуникаций дает возможность
охватить большой спектр вопросов, связанных с организационно-
34
Разводов, С. Построение внутренних коммуникаций в компании / С. Разводов // Кадровик. – 2008. – №2, с. 29.
35
Шекшня, С.В. Управление персоналом современной организации / С.В. Шекшня. - М.: «Бизнес-школа
«Интел-Синтез», 2008, с. 118.
36
Бурганова, Л.А. Теория управления: учебное пособие / Л.А. Бурганова. - М.: ИНФРА-М, 2012, - с.95.