55
раза в неделю.
В таблице 12
62
приведена оценка частоты использования каналов
коммуникации ОАО «Ляховичский консервный завод» в процессе реализации
системы организационных коммуникаций.
Таблица 12
Средняя оценка частоты использования каналов
коммуникации
Каналы коммуникации
Средняя оценка
Личное общение
3,7
Телефонные переговоры
4,6
Электронная почта
4,6
Обычная почта
1,2
Социальные сети
1,4
Как показал анализ, наиболее часто используемыми каналами
коммуникации являются электронная почта, телефонные переговоры и личное
общение. А такие каналы коммуникации, как социальные сети и обычная почта,
практически не используются. Среди респондентов 78% не используют
социальные сети в системе организационных коммуникаций и не будут
использовать их в перспективе.
Поскольку сбытовая деятельность является одним из важнейших
направлений функционирования предприятия в современных условиях, далее
остановимся на определении доли сотрудников отдела сбыта в
коммуникационно-информационных процессах сотрудников других
структурных подразделений. При этом определялся уровень эффективности
системы организационных коммуникаций с точки зрения сотрудников отдела
сбыта. В проведенном опросе принимали участие все сотрудники отдела
сбыта, что дает возможность избежать искажения полученной информации и
рассматривать полученные данные как достоверные.
Из таблицы 13
63
видно, что наибольшая доля сотрудников отдела сбыта
при осуществлении коммуникационно-информационных процессов
62
Собственная разработка автора.
63
Таблица 13 разработана автором самостоятельно на основе данных, полученных автором в ходе
преддипломной практики.
56
приходится на бухгалтерию (76 %), отдел маркетинга (74 %) и планово-
экономический отдел (72 %).
Таблица 13
Доля сотрудников отдела сбыта ОАО «Ляховичский
консервный завод», вступающих в коммуникацию с другими
отделами предприятия, оценка эффективности коммуникации
Отдел
Доля сотрудников
отдела сбыта
Средняя оценка
эффективности
коммуникации
Бухгалтерия
76%
4,4
Отдел перевозок
26%
4,1
Планово-
экономический отдел
72%
4,3
Отдел маркетинга
74%
4,7
Отдел
делопроизводства и
кадровой службы
7%
4,0
Как видно, оценка эффективности организационных коммуникаций на
уровне отдела сбыта ОАО «Ляховичский консервный завод» выше среднего,
что объясняется небольшими масштабами предприятия, небольшой
численностью сотрудников, невысокими объемами производства и реализации.
Проведенный анализ системы организационных коммуникаций ОАО
«Ляховичский консервный завод» показывает, что налаженная на предприятии
система документооборота претерпевает определенные трудности в связи с тем,
что информационно-техническая служба в основном осуществляет обработку
финансовой документации и документации бухгалтерии. Основные функции
информационно-технической службы сводятся к разработке и составлению
необходимых в установленном порядке форм документов, необходимых для
осуществления внутренней коммуникации.
В процессе осуществления организационных коммуникаций на
вертикальном и горизонтальном уровнях используются такие каналы
коммуникации, как личное общение (совещания, встречи), телефонные
переговоры и электронная почта, обычная почта и социальные сети. Как
показал опрос, наиболее эффективными из них являются личное общение,
электронная почта и телефонные переговоры. Обычная почта практически не
57
используется, не планируется использование в перспективе социальных сетей
в системе организационных коммуникаций.
2.3 Оценка эффективности системы организационных коммуникаций
ОАО «Ляховичский консервный завод»
На современном этапе сформирован положительный имидж ОАО
«Ляховичский консервный завод». Предприятие имеет соответствующее
техническое оснащение, стабильно функционирует, системно развивается,
много внимания уделяет проблеме формирования корпоративной культуры,
заботится о своих сотрудниках, предоставляя им полный социальный пакет.
Привлекательность ОАО «Ляховичский консервный завод» в качестве
работодателя обусловлена следующими факторами:
-
заработная плата у сотрудников предприятия выше средней по
городу;
-
лояльность по отношению к сотрудникам, уважение и
доброжелательность;
-
качество и известность выпускаемой продукции.
Проведенный анализ системы организационных коммуникаций ОАО
«Ляховичский консервный завод» показал, что основными преимуществами
коммуникаций, которые используются в компании являются:
- непосредственное личное общение, обусловленное небольшими
масштабами предприятия, что способствует выработке принятия решения по
вопросам функционирования в результате совместных усилий группы
сотрудников;
- интенсивное использование электронной почты в качестве
коммуникационного канала, в результате чего фиксируется процесс принятия
решения, сохраняется на электронном носителе истории принятия решения,
решение несрочных вопросов, предоставляется возможность рассылки
распоряжений без необходимости обратной связи, одновременное установление
и поддержание контактов с большим количеством сотрудников, возможность
поделиться большими объемами информации и возвращение к ней при
58
необходимости. Однако в связи с использованием электронной почты в
качестве канала организационных коммуникаций у сотрудников возникает ряд
сложностей: необходимость ставить в копии начальников, если информация
отправляется минуя непосредственного руководителя или менеджеру другого
отдела, необходимость информировать всех участников решения данного
вопроса. Однако определенные алгоритмы и правила осуществления
коммуникации посредством электронной почты позволяют облегчить работу;
- телефонные переговоры, которые предоставляют возможность
оперативного решения производственных вопросов;
- информирование сотрудников о делах компании. В результате
донесения информации до сведения сотрудников у руководства высшего и
среднего звена появляется возможность делегирования полномочий и
реализации мероприятий по укреплению корпоративной культуры. С целью
формирования лояльности сотрудников необходимо постоянное и комплексное
осуществление мероприятий с учетом следующих направлений:
- своевременное, регулярное и системное осуществление коммуникаций
на всех уровнях;
- регулярная и систематическая демонстрация доверия сотрудникам в
результате совместного обсуждения производственных новостей различного
характера;
- учитывание мнения сотрудников при обсуждении и разрешении
проблемных ситуаций;
- делегирование полномочий. Часть полномочий руководитель делегирует
своим подчиненным. Данный принцип тесно взаимосвязан с принципом
централизации / децентрализации. Чем больше полномочий передается подчинен-
ным, тем менее централизованным будет управление. По этой причине механизм
функционирования и использования внутрифирменных коммуникаций должен быть
четко отлаженным и действенным.
Также необходимо принимать во внимание, что при осуществлении
организационных коммуникаций значимую роль играют документооборотные
59
процессы, что имеет свои особенности и не всегда носит эффективный
характер. Проведенный анализ структуры документооборота предприятия по
функциональному признаку и по основным структурным подразделениям
показал, что коммуникации между заместителем директора по финансовым
вопросам и главным инженером осуществляются хорошо: перемещение
документопотоков не осложнено. Но при этом в процессе предоставления
заместителю директора по финансовым вопросам отчетности, которая
необходима для формирования производственной программы и осуществления
учета, главный инженер лишен возможности предоставлять эти документы в
необходимом виде, так как отсутствует возможность их надлежащей
обработки. Главный инженер не имеет дополнительного рабочего времени,
чтобы осуществлять подбор необходимой для заместителя директора по
финансовым вопросам информации. При таком положении дел целесообразно
отследить возможность возложения данных функций на отдел сбыта,
сотрудникам которого недостающая информация будет предоставляться
непосредственно начальником данного отдела и передаваться в
информационно-техническую службу.
Основные функции информационно-технической службы можно
обозначить как разработку и составление необходимых в установленном
порядке форм документов, необходимых для осуществления организационной
коммуникации. Вопреки тому, что коммуникации на уровне главного
инженера и информационно-технической службы осуществляются на должном
уровне, у сотрудников этой службы в силу их немногочисленности и
недолжного уровня автоматизации информационнообменных процессов не
всегда достаточно времени, необходимого для надлежащего осуществления
операций по поручениям главного инженера. Поэтому назревает насущная
необходимость увеличения количества сотрудников информационно-
технической службы хотя бы на одну штатную единицу.
Само собой разумеется, что в процессе осуществления коммуникаций
главного бухгалтера с вверенным ему в непосредственное подчинение отделом
60
в лице бухгалтерии, а также главного бухгалтера с заместителем директора по
финансовым вопросам процессы документооборота осуществляются весьма
слаженно, при этом принимаются во внимание и «прямые», и «обратные»
связи. Бухгалтерия больше других управленческих служб испытывает на себе
тяготение документооборота, что подтверждается данными таблицы 10. По
этой причине информационно-техническая служба выполняет бухгалтерские
расчеты. При этом необходимо отметить, что коммуникации главного
бухгалтера и бухгалтерии с информационно-технической службой не всегда
носят четкий характер. Выражаясь другим языком, информационно-
техническая служба осуществляет попытки контактирования практически со
всеми структурами, но ни одна из связей в системе организационных
коммуникаций не является в полной мере эффективной.
Таким образом, можно сделать вывод, что нарушения в осуществлении
организационных коммуникаций посредством документооборота обусловлены
неэффективной работой информационно-технической службы, поскольку это
структурное подразделение в основном осуществляет обработку финансовой
документации и документации бухгалтерии. По этой причине актуальной
является оптимизация данной структуры путем увеличения количества
сотрудников информационно-технической службы хотя бы на одну штатную
единицу, а также осуществление автоматизации документооборотных
процессов.
В результате опроса, проведенного среди руководителей среднего звена,
сделан вывод о том, объем получаемой информации удовлетворяет
требованиям осуществления руководства на среднем уровне. Система
организационных коммуникаций на вертикальном и горизонтальном уровнях
включает достаточное количество эффективных коммуникационных каналов. В
числе их были отмечены личное общение (совещания, встречи), телефонные
переговоры и электронная почта. Основным коммуникационным каналом
является электронная почта. Это дает возможность информировать коллег и
подчиненных, перерабатывать большой объем информации, принимать
61
коллективные решения. По мнению руководителей отделов, электронная почта
не всегда является оперативным коммуникационным каналом, но другие ее
преимущества дают основания причислить этот канал к первостепенным.
Также руководители отделов отметили, что сайт предприятия как средство
организационных коммуникаций ими не используется.
Рядовые сотрудники из числа опрашиваемых также отметили, что объем
получаемой информации является вполне достаточным для выполнения
определенной работы. Однако при этом 23% сотрудников из числа
опрашиваемых было указано на недостаток материалов и оборудования,
необходимых в работе. Вместе с тем наряду с частым получением информации
и достаточностью ее объемов со стороны 32% сотрудников было отмечено,
что необходимая информация предоставляется не вовремя. Большинство таких
сотрудников работает на предприятии больше года. Это носит в основном
технический характер, поскольку нет открытого доступа к базе основных
документов
Чаще всего сотрудники получают официальную информацию от
непосредственного руководителя. Также источниками официальной
информации являются руководитель отдела, отдел делопроизводства и
кадровой службы, коллеги (на уровне горизонтальных коммуникаций). В
качестве источника официальной информации сайт предприятия
рассматривают только 15% сотрудников из числа опрашиваемых. Это
сотрудники отдела сбыта, которые работают в компании более года. А такие
каналы коммуникации, как социальные сети и обычная почта, практически не
используются. Среди респондентов 78% не используют социальные сети в
системе организационных коммуникаций и не будут использовать их в
перспективе.
Как показал опрос, 19% сотрудников из числа опрашиваемых в
процессе выполнения своих должностных обязанностей испытывали
сложности, связанные с реализацией организационных коммуникаций:
62
- возникает необходимость несколько раз повторять задания и
дублировать запросы;
- имеет место задержание писем, содержащих точные указания;
- имеет место продолжительное ожидание ответа при принятии решения
по работе с поставщиками сырья, при согласовании документов, договоров с
юристами;
- нечасто, но имеют место случаи потери документов, что требует
осуществления повторно запроса и пересылки;
- необходимость обращения за помощью к непосредственному
руководителю или руководителю отдела для решения возникшей проблемы;
- отсутствие обратной связи от бухгалтерии и логистической службы.
Анализ осведомленности сотрудников ОАО «Ляховичский консервный
завод» на предмет распределения обязанностей и установления меры
ответственности на предприятии показал, что не все сотрудники (особенно со
стажем до 1 года работы) знают конкретных сотрудников, к которым можно
напрямую обратиться при возникновении затруднений в процессе решения
конкретных вопросов. Руководство среднего и высшего звена демонстрирует
знание структуры ответственности, что зафиксировано в разработанных на
предприятии должностных инструкциях и официальных документах, на основе
которых регламентируется осуществление организационных коммуникаций
предприятия.
При этом рядовые сотрудники отмечают, что принятая на предприятии
структура ответственности носит не совсем прозрачный характер, и многие
вопросы, которые значительно быстрее можно было бы решить напрямую,
необходимо решать через непосредственных руководителей, на что тратится
значительно больше рабочего времени. Решить данную проблему можно с
помощью разработанных таблиц, в которых будет содержаться информация об
именах и телефонах сотрудников, описание зоны их ответственности и
вопросов, по которым к ним можно обращаться.
63
Поскольку почти третья часть сотрудников, участвовавших в опросе,
имеет опыт работы менее года, и именно эта категория сотрудников в большей
степени испытывает сложности при осуществлении организационных
коммуникаций, чем те сотрудники, которые работают на предприятии больше
года, это дает возможность сделать вывод о назревающей проблеме
адаптации новых сотрудников.
На основе проведенного анализа четко обозначены имеющиеся на
предприятии зоны развития, которые могут быть определены следующим
образом:
- более четкая система постановки задач и разработки планов;
- разработка и принятие стандартов коммуникации с помощью
электронной почты;
- разработка и внедрение информационных программ, использование
которых дает возможность собрать всю или большую часть необходимой для
работы информации в одном месте и обеспечить ее открытый доступ в
пределах возможности;
- большая прозрачность в оценке деятельности и подведении итогов за
определенный период;
- вовлеченность руководства высшего звена в оценку деятельности
медицинских представителей, территориальных и региональных менеджеров за
определенный период;
- расширение возможностей для обучения, повышения квалификации.
Как видно из проведенного анализа,
1) ОАО «Ляховичский консервный завод» является известным в
Республике Беларусь производителем плодоовощной продукции. Проведенный
анализ показывает, что в деятельности предприятия за 2014 – 2016 гг. имеет
место положительная динамика: в 2014 году процент достижения планируемого
уровня прибыли составлял 86,8 %, в 2015 г. – 88,2 %, в 2016 г. – 95,1 %. В 2016
г. выручка на 1 работника составила 619 руб., что выше уровня предыдущего
года на 130 руб. или на 127 % (факт 2015 года 489 руб.) Темп роста выручки
64
на 1 среднесписочного работника над ростом среднемесячной заработной
платы составил 1,03 при нормативе 1,05. Валовая добавленная стоимость в
2016 г. составила 33278 руб., что выше уровня предшествующего периода на
8233 руб., темп роста добавленной стоимости составил 130 %.
В результате проведенного SWOT-анализа выявлены основные
направления развития предприятия и основные проблемы с учетом
возможностей и угроз. В качестве сильных сторон, предоставляющих
соответствующие возможности, определены квалификация персонала,
контроль качества входящего сырья, неудачное поведение конкурентов,
внедрение информационных технологий. Слабыми сторонами в деятельности
предприятия являются недостаток финансирования на обновление
производственных фондов, высокая степень износа оборудования, неучастие
персонала в принятии решений и недостаточный контроль исполнения
распоряжений.
2) ОАО «Ляховичский консервный завод» при создании и
функционировании системы организационных коммуникаций использует все
возможные каналы обмена информацией между структурными
подразделениями. Наиболее эффективными из них являются личное общение,
электронная почта и телефонные переговоры. Обычная почта практически не
используется, не планируется использование в перспективе социальных сетей
в системе организационных коммуникаций.
Информационно-техническая служба, которая выполняет
координационную функцию при осуществлении организационных
коммуникаций, обеспечивает взаимосвязь и обменно-информационные
процессы практически со всеми структурами, но ни одна из связей в системе
организационных коммуникаций не является в полной мере эффективной в
связи с тем, что информационно-техническая служба в основном осуществляет
обработку финансовой документации и документации бухгалтерии. Основные
функции информационно-технической службы сводятся к разработке и
составлению необходимых в установленном порядке форм документов,