СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................. 2
Глава 1. Теоретические основы системы организационных коммуникаций
организации ................................................................................................................. 4
1.1 Коммуникации и их значение в процессе деятельности предприятия ............ 4
1.2. Характеристика организационных коммуникаций организации .................. 12
1.3 Особенности управления организационными коммуникациями в условиях
информационного общества .................................................................................... 17
Вывод по первой главе ............................................................................................. 24
Глава 2. Оценка и повышение эффективности системы организационных
коммуникаций ООО «МКК Вайнемёйнен Полярный» ......................................... 26
2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия .................... 26
2.2. Стратегический анализ деятельности организации ........................................ 34
2.3. Оценка эффективности системы организационных коммуникаций ............ 63
Вывод по второй главе .............................................................................................. 74
Глава 3. Совершенствование системы организационных коммуникаций ООО
«МКК Вайнемёйнен Полярный» ............................................................................. 77
3.1. Основные направления совершенствования системы организационных
коммуникаций ........................................................................................................... 77
3.2. Разработка программы организационных изменений, направленных на
повышение эффективности организационных коммуникаций ............................ 79
Вывод по главе 3 ....................................................................................................... 89
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 91
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ............................................... 95
ПРИЛОЖЕНИЯ ......................................................................................................... 98
2
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность исследования. Многочисленные и разнообразные каналы
общения создают коммуникационные потоки организационной структуры,
которые появляются при условии информационных связей. Таким образом, в
организационной структуре функционирует связующий процесс -
организационные коммуникации - с целью передачи необходимой информации
в процессе управления, который обеспечивает взаимодействие работников.
Рассматривая предприятие с его центром коммуникаций,
сосредоточенным в руководителе, как одну из сторон коммуникационного
процесса с внешней средой, то конечным желаемым результатом для
предприятия является получение прибыли или создание условий для
эффективного функционирования, что, в свою очередь, является основой для
получения прибыли. Следовательно, от объекта коммуникаций и способа
осуществления передачи информации непосредственно зависит достижение
предприятием конечного желаемого результата. То есть, по сути,
коммуникационный процесс в разнообразии своих информационных каналов
составляет вектор достижения результата.
Таким образом, складываются организационные коммуникации,
которые определяются как система функционирования информационных
потоков между структурными подразделениями организации, раскрывающая
эффективность коммуникационных каналов и процессов внутри этой системы.
Грамотное управление сводится к построению руководителем
эффективных коммуникаций в организационной структуре и с внешними ее
элементами.
Целью данной работы является анализ и совершенствование системы
организационных коммуникаций на предприятии (на примере ООО «МКК
Вайнемёйнен Полярный»), для достижения поставленной цели были выделены
следующие задачи:
3
- рассмотреть теоретические основы системы организационных
коммуникаций организации;
- провести оценку и повышение эффективности системы
организационных коммуникаций ООО «МКК Вайнемёйнен Полярный»;
- разработать мероприятия по совершенствованию системы
организационных коммуникаций ООО «МКК Вайнемёйнен Полярный».
Объект исследования - ООО «МКК Вайнемёйнен Полярный».
Предмет исследования - анализ и совершенствование системы
организационных коммуникаций на предприятии.
Методы исследования – сравнения, анализа, дедукции, анкетирования,
сравнения.
Структура работы состоит из введения, основной части, заключения и
списка литературы.
Теоретической и методологической базой данной работы послужили
труды российских и зарубежных авторов в области менеджмента, маркетинга,
материалы периодических изданий и сети Интернет.
Практическая значимость исследования заключается в
совершенствование системы организационных коммуникаций ООО «МКК
Вайнемёйнен Полярный».
4
Глава 1. Теоретические основы системы организационных
коммуникаций организации
1.1 Коммуникации и их значение в процессе деятельности предприятия
Вопросы коммуникации в настоящее время являются весьма
актуальными. Ведь они проявляются не только в личных отношениях, но и в
работе сервисной службы, в сфере управления персоналом и т. д. Поскольку все
виды управления построены на коммуникации, ее с полным основанием можно
считать главным связующим процессом. От качества обмена информацией
напрямую зависит степень реализации поставленных задач.
Итак, информация - она выступает одним из самых важных средств
управления организации и не только. Делая анализ, а затем посылая сведения,
получая после обратную связь, менеджер планирует, организует, координирует
и мотивирует исполнителей к тому, что в конечном итоге будет эффективное
достижение цели. Именно поэтому менеджеры и исполнители должны
понимать основную суть коммуникационных технологий. Но не нужно
забывать и о способах ее применения и, непосредственно, быть способным
принимать важные решения относительно их применения.
Для того, чтобы повысить эффективность работы по производству
товаров и услуг руководители должны безошибочно управлять информацией и
улучшать свое дело с помощью правильного ее использования. Коммуникации
и называются связующими процессами, потому что все виды управленческой
деятельности основаны на обмене какой-либо важной информации. На
сегодняшний день, процесс коммуникации очень важен, ведь не зря она входит
в число постоянно изучаемых объектов науки об управлении
1
.
Изучением коммуникаций занимаются как российские ученые, так и
зарубежные. А именно, Б.З. Мильнер и Г.Г. Почепцов - российские ученые, а Р.
Бландел и С. Блэк - зарубежные ученые. Утверждение о том, что
организационная коммуникация - это процесс, с помощью которого
1
Бабынина Л.С. Формы стимулирования персонала. Справочник по управлению персоналом. 2016. №8. С. 96.
5
руководители развивают систему подачи информации большому количеству
людей внутри организации и отдельным индивидуумам за ее пределами,
является общим для всех исследований
2
.
Создание и успешное развитие всех видов капитала организации - это
цель самостоятельного вида профессиональной деятельности, выделилась она в
процессе специализации управленческого труда коммуникаций. Именно с
помощью применения специальных коммуникационных технологий, методов,
инструментов и механизмов достигается эта цель
3
.
Понятие «коммуникация», в организационной среде, рассматривается
как процесс и как объект. Если хорошо налажены коммуникации, то
организационная эффективность несомненно обеспечена. Для того, чтобы у
управления фирмы была справедливая сводка в подходящее время и в нужном
виде, чтобы принять какое-то важное решение, должны быть хорошо налажены
коммуникации. Несомненно, в конце концов, применительно относительно к
задачам теории организации первостепенным является сам коммуникационный
процесс.
Думаю, всем известно, что коммуникация - одно из самых основных
факторов жизни человека в обществе. Так вот простым языком, коммуникация -
это процедура общения и передачи информации между людьми. Она может
быть в виде устной и письменной речи, сообщений языка телодвижений.
Что касается самого менеджмента, именно в этом виде
профессиональной деятельности коммуникации можно разделить на два вида -
это внешняя и внутренняя коммуникации. Рассмотрим по отдельности два этих
вида.
Внешняя коммуникация - это коммуникация с миром, т.е. то, что
находится за пределами учреждения, это коммуникация между учреждением и
социумом. Формируется и поддерживается имидж компании именно благодаря
внешним коммуникациям.
2
Бабынина Л.С. Формы стимулирования персонала. Справочник по управлению персоналом. 2016. №8. С. 96.
3
Бабынина Л.С. Формы стимулирования персонала. Справочник по управлению персоналом. 2016. №8. С. 96.
6
Внутренняя же коммуникация представляет собой долю
производственно-хозяйственной активности. Формирование среди
исполнителей поддержки целей и политики проводимой руководством
организации - это и есть тот самый основной план внутренней коммуникации в
управлении.
Благодаря коммуникации персонал приобретает надлежащие знания и
мотивацию. Менеджеру необходимо иметь представление и понятие о
средствах коммуникации, знать как безукоризненно их использовать в ходе
беседы, справляться с коммуникативными преградами недопонимания.
Успешный менеджер - это тот менеджер, который из множества коммуникаций
сумеет бегло остановить выбор на практичных, для процесса управления. Для
этого нужно знать формы коммуникаций, рассмотрим их.
Итак, коммуникация в малой группе. Именно такая коммуникация дает
шанс активно принимать участие в решении стратегических и текущих задач и
руководителю и подчиненному, ведь в этой коммуникации все могут быть
услышаны, потому что все принимают участие в обсуждении темы.
Следующая - это межличностная коммуникация. Это особо известный
тип внутренней коммуникации, так как идет процесс общения с другим
человеком.
И общественная, или же другими словами массовая. Это коммуникация
в которой происходит процесс оповещения сообщения благодаря техническим
средствам, или же средствам массовой коммуникации. Информация передается
источником локализованной аудитории. Обратной связи просто нет.
Итак, на эффективность коммуникаций оказывают такие
организационные факторы как:
1. Должностное положение.
2. Стиль управления.
3. Разделение труда.
Должностное положение - это самый простейший порядок
анализирования коммуникаций состоит в изучении распоряжений
7
направленных от руководителей высших к низшим, и относящихся к
информации и отчетам направленным от низших руководителей к высшим.
Поэтому этот способ коммуникации не включает в себя средство общения
между персоналом на одном уровне и между исполнителями и управляющими.
Стиль управления - представляет собой какое-либо общение между
исполнителями и управляющими есть двухканальная уведомительная система.
Этот стиль дает возможность на свободное течение оповещения как сверху
вниз так и наоборот. В силу своего должностного положения управляющий
вместе с тем оказывает главное влияние на ориентирование и течение
коммуникаций. Руководитель также имеет возможность ввести правила как
должны передаваться послания, указать определенное направление и
последовательность, это может произойти если появится высокая степень
вероятности появления шумов при передаче самого послания.
Разделение труда - происходит на микро- и макро-уровни. Это дает
облегчение в общении между всем персоналом в компании. Это происходит по
ряду причин: работники лучше понимают свою работу, цели подразделения
являются общими, расстояние между рабочими местами при разделении труда
обычно сокращается. Разработать систему коммуникаций благодаря
рутинности передачи посланий и их содержания можно лишь в организациях, в
которых происходят лишь незначительные технологические и кадровые
изменения, то бишь в стабильных организациях
4
. А вот в динамичной же
организации необходимо тщательно учитывать поток и точность
коммуникаций.
Помимо организационных факторов на коммуникации влияет также
коммуникативная культура. В ее основе лежат общепринятые нравственные
требования к общению, которые неразрывно связанны с признанием
неповторимости и, непосредственно, ценности каждого человека, а именно:
вежливость, корректность, тактичность, скромность, точность,
предупредительность. Каждый термин играет свою роль в коммуникации.
4
Бабынина Л.С. Формы стимулирования персонала. Справочник по управлению персоналом. 2016. №8. С. 96.
8
Вежливость - это приветливая речь, благопристойность манер и
поведения, умение и желание говорить и действовать учтиво в любых
ситуациях.
Корректность - это, при любых обстоятельствах, даже конфликтных,
уметь держать себя в руках, то бишь в рамках приличия.
Тактичность - это чувство меры, которую необходимо соблюдать в
разговоре, в личных и служебных отношениях, умение чувствовать границу.
Скромность - значит умеренный во всех требованиях, тихий в
обращении, не ставящий личность свою наперед.
Точность - то бишь не мямлить. Для успеха деловых отношений это
понятие имеет очень большое значение.
Предупредительность - это стремление одного человека избавить
другого от неприятностей. В коллективе это очень важная ценность.
Итак, из всего сказанного можно сделать следующие выводы:
коммуникации представляют собой контакты, связи с целью обмена идеями,
мнениями и информацией в устном ил письменном виде посредством символов
или действий. Цель коммуникации - добиться от принимающей стороны
точного понимания отправленного сообщения
5
. Также
существуют элементы, без которых коммуникационный процесс просто
невозможен, перечислим их:
- отправитель - это любой индивид, тот же сотрудник, который
формулирует смысл того, какую информацию и зачем он хочет передать
другому участнику процесса коммуникации;
-кодирование - это перевод информации отправителя в комплекс
коммуникационных символов, слов, действий, мимики и т.п.
6
;
-сообщение - это информация, которую отправитель передает
получателю, формируется оно в результате кодирования;
- получатель - это индивид, который принимает сообщение от
5
Бенедиктова В.И. О деловой этике и эстетике. - М. 2016. - 264 с.
6
Алиев В.Г. Дохолян С.В. Организационное поведение. — Махачкала ИПЦ Даггосуниверситета 2016. - 154 с.
9
отправителя;
- декодирование - это процесс превращения сообщения в имеющую
смысл форму;
- обратная связь - это может быть любой сигнал получателя
отправителю: кивок, незамедлительное реагирование по электронной почте и
т.д. Обратная связь дает возможность отправителю установить получено ли
сообщение и вызвало ли оно ожидаемую реакцию
7
.
Эффективная межличностная коммуникация крайне важна в
управлении, т.к. решение многих задач в менеджменте строится на
взаимопонимании и взаимодействии людей друг с другом.
В генезисе термина “организационные коммуникации” можно выделить
три ключевых этапа, формирующих различные подходы к исследованию и
управлению даннойпредметной область:
1)организационные коммуникации как процесс (1940 г.);
2)организационные коммуникации как канал, связь (1960 г.);
3)организационные коммуникации как система в масштабах
предприятия (1980 г.).
Наиболее распространенным подходом к определению является первое
определение, что можно объяснить устойчивостью первоначально
возникающей терминологии. Здесь можно привести весьма популярное
определение Роджерса Э. и Агарвала-Роджерса Р.: “Коммуникация есть
процесс, посредством которого некоторая идея передается от источника к
получателю с целью изменить поведение этого получателя”.
Само определение организационных коммуникаций, ставящих во главу
коммуникативный акт, родилось значительно до проекции коммуникативной
тематики на организационную специфику. Родоначальницей такого подхода
является даже не бизнес-коммуникация, хотя в рамках данного направления
уточнялись элементы и содержание коммуникационного процесса, а более
древняя наука - риторика.
7
Алиев В.Г. Дохолян С.В. Организационное поведение. — Махачкала ИПЦ Даггосуниверситета 2016. - 154 с.
10
Вторым пониманием сущности организационных коммуникаций -
является статический аспект, который фигурирует в пересекающихся по
содержанию названиях: канал и коммуникационная (информационная) связь.
Толчком к такому подходу послужили кибернетические работы
рассматривающие необходимость прямых и обратных каналов для управления
(канал как линия связи), вопросы передачи информации и пропускной
способности каналов (канал и линия связи и технология).
Примерно в это же время начинает развиваться и активно
документоведение, одним из существенных направлений которого является
сокращение инстанций прохождения документа, а канал рассматривается как
путь (маршрут) движения документа. Итогом этой работы стало создание
Государственной системы документационного обеспечения управления
(ГСДОУ), которая надолго определила правила документооборота советских
учреждений.
В 60-годы активно развиваются в менеджменте и организационной
науке сетевые исследования, что применительно к коммуникациям делает
ключевой указание к наличию или отсутствию связи между сотрудниками в
компании. Исследования постепенно расширяются от эксперементального
моделирования в рамках малых групп к изучению коммуникационного
взаимодействия в рамках предприятия. Развивается и многообразие подходов
отображения связей, сетей и рассчитываемых характеристик.
Рассмотрение организационных коммуникаций как более сложного
объекта, чем единичный коммуникативный акт, предполагает структурное
описание, где канал выступает в виде маршрута (линии) движения информации
или направления движения информации (вертикальные (направленные вверх
или вниз), горизонтальные каналы), которое предполагает наличие
непосредственных или опосредованных связей между менеджерами и
сотрудниками, между сотрудниками различных подразделений.
Типовым определением данного этапа можно считать дефиницию
данную Каганом М.: “Коммуникация есть информационная связь субъекта с