64
расходы, связанные с упаковкой, складированием и хранением
продукции;
расходы структурных подразделений, занимающихся коммерческой
деятельностью;
расходы на содержание транспортных средств;
страхование имущества;
таможенные процедуры и комиссионные на экспорт.[27,c.320]
Приоритетность в управлении коммерческими расходами и мотивация
менеджеров устанавливается руководством предприятия согласно принятой на
предприятии маркетинговой политики.
Кроме того, в целях повышения качества контрольных мероприятий на
предприятии, и оптимизации части расходов, руководству ГУКП «ПЖД»
особое внимание уделить документообороту общих и административных
расходов.
― В связи с тем, что общие и административные расходы требуют
тщательной проверки руководством предприятия, большинство документов
должно быть подписано руководителем. Ненормированный график
руководителя предприятия приводит к возникновению трудностей получения
необходимой подписи, а, следовательно, помимо увеличения объемов
документооборота, увеличивается и сроки реализации операции по данному
виду документа. Для этого на предприятии следует использовать первичные
документы в электронной форме. В соответствии с законом ПМР «О
бухгалтерском учете и финансовой отчетности»первичные учетные документы
должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование
документа (формы), код формы, дату составления; наименование организации,
от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции,
измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной
операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифр овки.
С принятием закона президента ПМР от 17.05.2004 № 413-З-III «Об
65
электронном документе и электронной цифровой подписи», закон обеспечил
правовые условия использования электронной цифровой подписи в
электронных документах. При соблюдении установленных законом правил,
электронная цифровая подпись в электронном документе признается
равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
― Для упрощения заключения договоров с поставщиками,
профессиональными организациями для непроизводственных нужд, можно
использовать обмен документами посредством почтовой, телеграфной,
телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить,
что документ исходит от стороны по договору (при этом стороны могут
использовать как электронную цифровую подпись, так и любой другой
согласованный способ достоверной идентификации партнера).
― Для повышения качества документируемых решений по
общеадминистративному назначению необходимо воспользоваться одним из
методов сокращения неоправданных документопотоков – повышение качества
самих принимаемых решений. Большой поток документов возникает при
издании некачественных документов, вызывающих массу запросов и
разъяснений. Как упоминалось выше, для осуществления большинства общих и
административных расходов требуются приказы руководителя с указанными
операциями к выполнению, договоры, письма, то возникает вероятность
нечетко определенного задания (поручения), в котором может быть не указаны
ответственные исполнители, что приводит к затруднению контроля
исполнения, идут запросы на уточнение заданий, начинается рассылка
поручений, многочисленные согласования, возникает поток новых документов.
Если в решении какое-либо задание (поручение) не подкрепляется
организационным и ресурсным обеспечением, вновь порождается переписка с
просьбами о корректировке материально-технического снабжения,
перенесении сроков исполнения и т.п.
Текст документа, отражающий управленческое действие, поручение,
решение, должен содержать только необходимую информацию, четко излагать
66
суть рассматриваемого вопроса, определять реальные и обоснованные сроки
исполнения. С этой целью при подготовке документов необходимо
максимально широко использовать унифицированные формы, текст которых
содержит оптимальную структуру и конкретные формулировки.
― Еще одной позицией сокращения документооборота общих и
административных расходов является уменьшение количества дублетных
экземпляров документов при их размножении, копировании и рассылке.
Важным фактором, позволяющим, добиться этого, является определение
оптимального перечня организаций и структурных подразделений организаций,
до сведения которых действительно необходимо доведение заключенной в
документе непроизводственной информации, поручения, решения. Необходимо
исключить случаи, когда рассылка копий документа осуществляется без учета
реальной необходимости и вызвана желанием перестраховаться.
Недостатком учета общих и административных расходов, с точки зрения
внутрихозяйственного анализа предприятия, является отсутствие сводной
группировки данных аналитического учета по счету «Общие и
административные расходов», то есть отсутствие субсчетов по данному счету,
на комбинате предлагаются перечень статей расходов. В связи с тем, что общие
и административные расходы имеют большое количество статей, следует
ввести в рабочий план счетов комбината субсчета и разбить статьи расходов по
этим субсчетам.
Руководство предприятия в последний год взялось за строгое
контролирование расходов ГСМ на нужды предприятия.
Предприятием были разработаны карточки по учету топлива, в котором
указываются структурные подразделения, водители, на чье имя были выданы
талоны ГСМ, номера машин, маршрутные листы, вид топлива и количество
расходуемого топлива.
В дальнейшем, предприятие планирует ввести свои собственные
внутренние карточки учета общих и административных расходов, для их
строгого контроля и исключения необоснованных растрат и хищений.
67
Разделение общих и административных расходов по субсчетам дает
возможность легкого представления информации о данных видах расходов и
предполагает улучшения контроля за ними и правильный подход к снижению
управленческих и хозяйственных расходов.
В целях совершенствования анализа, контроля и экономии затрат,
целесообразно предприятию ГУКП «ПЖД» наиболее целесообразно
формирование бюджета коммерческих и косвенных расходов, так как при их
составлении наиболее достоверно определяются затраты, что обеспечивает
своевременность и полноту отгрузки продукции и продвижение ее на рынок в
прогнозном периоде.
3.2 Резервы сокращения косвенных расходов ГУКП «ПЖД»
Как известно, прибыль или убытки от деятельности предприятия
определяются разницей между доходами комбината и их расходами для
осуществления своих целей. Чем ниже расходы, тем выше прибыль, и наоборот.
Для получения большей прибыли необходимо экономное расходование
ресурсов административного характера. Этот путь ориентирует производителей
на снижение затрат.
Снижение расходов или экономное расходование ресурсов косвенных,
общих и административных, возможно только при выявлении резервов. Важное
значение в административно-хозяйственной деятельности имеет группировка
резервов по трем основным направлениям: резервы, связанные с наиболее
полным и эффективным использованием основных средств
непроизводственного характера, предметов труда и трудовых ресурсов. Такая
группировка необходима для сбалансированности резервов по всем видам
ресурсов. Если по какому-либо ресурсу резервов не хватает, в расчет
принимается наименьшая величина, выявленная по одному из них.[25,c.129]
По своей экономической природе и характеру воздействия на результаты
управленческой деятельности резервы делятся на экстенсивные и интенсивные.
68
Резервы экстенсивного характера связаны с использованием для нужд
дополнительных ресурсов (материальных, трудовых, земельных и др.).
Резервы интенсивного типа связаны с наиболее полным и рациональным
использованием новшеств.
По способам выявления резервы делятся на явные и скрытые.
К явным относятся резервы, которые легко выявить по учетным
документам. Они, в свою очередь, могут быть безусловными и условными.
Безусловные резервы связаны с недопущением потерь сырья и рабочего
времени. Они отражаются в отчетности: это – недостача и порча материальных
ценностей и запасов на складах, потери от списания долгов, выплаченные
штрафы и др.
Такие потери являются результатом бесхозяйственности,
расточительства, невыполнения обязательств по договорам и т. п. Чтобы
предотвратить их, необходимо навести порядок в сроках хранения и перевозки
материальных ценностей, организовать действенный учет и контроль,
обеспечить выполнение обязательств перед поставщиками, строго соблюдать
финансовую и расчетную дисциплину и т. д.
К условным резервам относятся перерасходы всех видов ресурсов (по
сравнению с действующими нормами). Условными они считаются потому, что
принятые нормы не всегда оптимальны. Здесь необходимо тщательный
контроль за составлением сметы общих и административных расходов.
Если допустить, что нормы являются оптимальными, тогда условные
потери, которые отражаются в отчетности, свидетельствуют о том, что
организационно-технический уровень организации не достиг
запланированного. Потери вызываются неудовлетворительным состоянием
оборудования, недостаточной квалификацией рабочих, низким уровнем
организации управленческой деятельности, невыполнением плана
административных мероприятий и т. д. Как результат возможны потери
рабочего времени, недостаточно полное использование оборудования и
механизмов, автотранспорта, перерасход сырья и материалов. Для исключения
69
таких потерь следует провести мероприятия по совершенствованию техники,
технологии и организации управления.
К скрытым относятся резервы, связанные с внедрением достижений
НТП и передового опыта. Для их выявления необходимо сделать
сравнительный внутрифирменный анализ (сравнение с достижениями
передовых участков, работников), межхозяйственный (с достижениями
ведущих организаций хлебопекарной сферы), а в некоторых случаях – анализ
мирового опыта. И хотя эти резервы не отражаются в отчетности в виде
перерасхода ресурсов в сравнении с возможностями отечественной и
зарубежной практики, запаздывание в их выявлении и использовании может
привести к значительно большему снижению эффективности, чем перерасход
ресурсов относительно планового уровня.[36,c.154]
Предприятие располагает значительными резервами снижения расходов
общих и административные, которые могут быть выделены в следующие
направления:
Разработка и внедрение технологически новых и
усовершенствованных продуктов (продуктовые инновации) приведет к
увеличению общих и административных расходов, но при использовании
инноваций в производстве, снизит себестоимость продукции. За счет этого
увеличится размер прибыли, за счет которой погашаются общеуправленческие
расходы.
Совершенствование планирования управленческой деятельности.
Разработка и внедрение новых или усовершенствованных методов
управления, методов по обслуживанию непроизводственной сферы.
В традиционном представлении важнейшими путями снижения затрат
является экономия всех видов ресурсов, потребляемых в управленческой
деятельности: трудовых и материальных.
Экономия материалов может быть за счет:
1) рационализации логистических схем перевозки, хранения и
расходования материалов на непроизводственные нужды;
70
2) ликвидация непланируемых потерь;
3) использование менее качественного (и более дешевого) сырья;
4) ограничение употребления электричества, воды, бумаги и других
ресурсов.
Так как значительную долю в структуре общих и административных
ресурсов занимает оплата труда администрации, актуальна задача снижения
трудоемкости в области управления, роста производительности труда,
сокращения численности административно-обслуживающего персонала.
Важное значение для повышения производительности труда имеет надлежащая
его организация: подготовка рабочего места, полная его загрузка, применение
передовых методов и приемов труда и др.
Снижение данных расходов можно получить за счет:
1) снижения текучести кадров, то есть результат ухода одних
работников и прихода других на работу в организацию. Она может довольно
дорого обходиться работодателю. Расходы на текучесть включают: растущие
затраты на социальную безопасность и пособия по безработице, оплату
промежуточных отпусков, выходных пособий, затраты на набор и отбор. Кроме
того, снижается производительность, поскольку требуется время, чтобы
«новички» достигли уровня опытных работников, ушедших с производства.
Работники, не приносящие пользы предприятию, должны переучиваться или
увольняться и т.д.;
2) обоснование нормирование численности работников отдельных
категорий, профессий, специальностей и уровней квалификации;
3) построение эффективной системы материального стимулирования
персонала, тесно увязанной с основными результатами деятельности
предприятия и экономией ресурсов;
4) использование системы депремирования работников при нарушении
ими трудовой или технологической дисциплины.[49,c.147]
Сокращения расходов по амортизации оборудования можно достигнуть
путем лучшего использования этих фондов, максимальной их загрузки.
71
Получение дополнительных денежных средств от использования
основных фондов должно осуществляться через продажу излишнего
оборудования и другого имущества или сдачу его в аренду. Имущество, которое
не удалось сдать в аренду или реализовать, необходимо законсервировать,
составить акт о консервации и представить его в налоговую инспекцию, что
позволит исключить это имущество из расчета налогооблагаемой базы.
― Оптимизация управления кредиторской задолженностью.
Подразумевает получение различных уступок со стороны кредиторов, к
примеру, сокращение суммы задолженности или уменьшение процентной
ставки по кредиту в обмен на различные активы.
Также необходимо разграничение выплат кредиторам по степени
приоритетности для уменьшения оттока денежных средств, которое
предполагает ранжирование поставщиков и профессиональных организаций в
зависимости от степени их важности.
Критически важные кредиторы должны быть в центре внимания;
целесообразно интенсифицировать контакты с ними, чтобы укрепить
взаимопонимание и стремление к сотрудничеству.
По кредиторской задолженности также следует тщательно
пересматривать необходимость предоставленных ими услуг, поставленных
материальных ценностей.
― Постоянный пересмотр представительских расходов и
командировочных с точки зрения их эффективности. Расходы по данным видам,
которые не получили эффективного результата, следует больше не
осуществлять.
― Обоснование основных направлений экономии общих и
административных расходов способствует максимизации прибыли комбината.
В процессе обоснования таких направлений основное внимание должно
быть уделено поиску и реализации таких резервов, которые связаны со сферой
деятельности, факторов, зависящих от уровня управления данного предприятия.
Поиск таких резервов осуществляется обычно в разрезе отдельных сфер
72
хозяйственной деятельности предприятия.
В составе резервов, связанных с совершенствованием управления
предприятием, наибольший эффект в экономии расходов дают следующие
мероприятия:
1) упорядочение организационной структуры управления
предприятием по функциональному признаку. Приводит к исключению
дублирования функций в структуре управления. Такой принцип означает, что
нельзя возлагать ответственность на несколько служб за выполнение одной и
той же функции. Иногда это неизбежно, но надо стремиться к тому, чтобы
каждой функции соответствовала только одна организационная ячейка.
2) сокращение звенности управления, путем минимального
количества подчиненных у одного руководителя. При меньшем количестве
подчиненных руководителю легче осуществлять контроль за их работой, и
поэтому у него появляется возможность делать это более качественно,
руководитель также может быстрее обмениваться информацией с меньшим
количеством подчиненных. Решение данной задачи дает возможность верхнему
звену управления сконцентрировать внимание на крупных, стратегического
масштаба проблемах, а нижнему звену - на вопросах оперативно-тактического
характера.
Экономия становится эффективной только в том случае, если ей
занимается все предприятие и его работники (начиная с руководителя и
заканчивая уборщиками). При попытках сэкономить только в одном месте,
расходы имеют тенденцию смещаться в другую область. Например, если Вы
будете экономить на выплате суточных работникам, которые были в
командировке, вероятно, возрастут расходы на ночлег, так как работники
попытаются скрыть свои реальные расходы в счетах за отель.[50,c.120]
Руководитель обязан выбирать оптимальное решение обязательно с
учетом необходимых расходов. Народная мудрость гласит: «Скупой платит
дважды». Это особенно актуально для руководителей, у которых недостаточно
продуманное и плохо просчитанное решение может оказаться непоправимо
73
разорительным. И напротив, предусмотрительный, расчетливый взгляд в
будущее обеспечивает многолетнее поступление прибыли.
В общем, наличие эффективного управления общими и
административными расходами, одним из основных звеньев которого является
внутренний аудит, дает предприятию ряд преимуществ:
обеспечивает существование более эффективной системы
внутреннего контроля общеуправленческих расходов, корпоративного
управления и управления рисками;
повышает прозрачность и эффективность хозяйственной деятельности
предприятия в области непроизводственной сферы;
увеличивает надежность финансовой и операционной информации о
данных расходах;
укрепляет деловую этику и моральный климат на предприятии;
способствует повышению престижа предприятия в глазах
общественности, является положительным сигналом для потенциальных
инвесторов и кредиторов, т.к. повышает инвестиционную привлекательность
предприятия.
Служба внутреннего аудита, действительно, очень эффективно бы
сказывалась на результаты предприятия. Но сможет ли предприятие «потянуть»
такие расходы, или экономнее пригласить один раз в год аудиторскую фирму,
которая осуществит контроль и позволит выявить внутренние резервы?
Просчитаем приблизительные расходы на аудиторскую службу за год и
выясним сколько будет стоить работа аудиторской фирмы.
Во-первых, необходимо, чтобы внутренний аудит осуществлял
специальный самостоятельный орган внутри предприятия, руководитель
которого подчинялся бы непосредственно директору.
В штат службы внутреннего аудита необходимо нанимать технически
компетентный персонал, обладающий знаниями в коммерции, имеющий
подтвержденный опыт практики и работы в реальных условиях.[42,c.459]
Так как ГУКП «ПЖД» крупное предприятие с сетью филиалов, имеющее