26
причины отклонений.
Значимость рассматриваемого процесса в целом для банка заключается в
необходимости наличия оперативных данных для принятия управленческих
решений о развитии деятельности. Рассматриваемый бизнес-процесс
осуществляется сотрудниками учетно-операционного управления.
Результатными показателями процесса являются:
Перечень материальных потоков;
Значения отклонения учетных показателей от плановых.
Результатные показатели отражаются в отчете по результатам анализа
учетных и плановых данных о движении материальных потоков.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Для того, чтобы дать обоснованное решение о необходимости
использования средств вычислительной техники для решения поставленной
задачи, необходимо проанализировать трудозатраты текущей организации
формирования документооборота процесса анализа учетных и плановых данных
о движении материальных потоков банка.
В процессе контроля технического состояния оборудования используются
следующие документы:
1. Первичная документация.
2. Бюджет доходов и расходов.
3. Таблица сравнения учетных и фактических данных.
4. Отчет по результатам анализа.
Первичная документация и бюджет доходов и расходов поступают в
учетно-операционное управление в виде бумажных документов. Отчет по
результатам анализа формируется специалистами учетно-операционного
управления в виде таблицы в табличном процессоре MS Excel. Процесс
формирования перечисленных документов отражен на схеме документооборота,
представленной на рисунке 6.
Специалист административно-
хозяйственного управления
Специалист учетно-операционного
управления
Сбор
учетных
данных
Сбор
фактических
данных
Сравнение
учетных и
плановых
данных
Процесс
Оформление
отчета
Первичная
документация
Таблица сравнения
учетных и
фактических данных
Бюджет доходов
и расходов
Руководитель учетно-
операционного управления
Первичная
документация
Отчет по
результатам
анализа
Бюджет доходов и
расходов
Отчет по
результатам
анализа
Рисунок 6. Схема документооборота
Следующим шагом в обосновании необходимости автоматизации
процесса является расчет трудозатрат на формирование документооборота по
существующей схеме. Трудозатраты на анализ учетных и плановых данных о
движении материальных потоков включают в себя:
запрос документов из административно-хозяйственного
управления;
ввод учетных и плановых данных в таблицу;
расчет показателей;
формирование отчета.
Характеристика документооборота по существующей схеме представлена
в таблице 3.
Таблица 3
Характеристика формирования документооборота
Характеристика
Первичная
документация
Бюджет
доходов и
расходов
Таблица
сравнения
Отчет
Количество
документов в год,
шт.
1
1
1
12
Количество
символов в
документе, шт.
1000
1000
5000
3000
Частота
возникновения в
год
12
12
1
12
Трудозатраты на
обработку в год,
чел-час
100
100
300
200
По результатам проведенных расчетов, трудозатраты на формирование
документооборота по существующей схеме составляют 600 человеко-часов в
год. Теперь нужно измерить трудозатраты по плановому варианту. Расчет
трудозатрат по плановому варианту будет основан на следующих проектных
решениях:
Перечень учетных данных будет загружаться в информационную
систему из системы «1С: Предприятие»;
Перечень плановых показателей будет храниться в
информационной системе;
29
Информационная система будет осуществлять расчет отклонений
учетных данных от фактических и рассчитывать их динамику;
На основании проведенных расчетов система будет формировать
отчетность по результатам анализа.
Характеристика документооборота после применения средств
вычислительной техники представлена в таблице 4.
Таблица 4
Характеристика формирования документооборота после
автоматизации
Характеристика
Первичная
документация
Бюджет
доходов и
расходов
Таблица
сравнения
Отчет
Количество
документов в год,
шт.
1
1
1
12
Количество
символов в
документе, шт.
1000
1000
5000
3000
Частота
возникновения в
год
12
12
1
12
Трудозатраты на
обработку в год,
чел-час
10
50
140
100
Согласно приведенным расчетам трудозатраты по плановому варианту
составят 300 человеко-часов в год. Разность в трудозатратах по базовому и
плановому варианту составляют 300 человеко-часов т.е. 50%. Такое снижение
трудозатрат является значимым основанием для дальнейшей автоматизации
процесса.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
Проанализируем систему обеспечения информационной безопасности в
организации. Политика безопасности компании реализована в рамках
рассматриваемой задачи следующим образом:
Доступ к каждому компьютеру организации осуществляется с
помощью авторизации, в ходе которой пользователь вводит уникальный логин и
пароль, созданный системным администратором.
30
Доступ к программному обеспечению ограничен функциональными
обязанностями сотрудников. Доступ к программному обеспечению
предоставляется только авторизованным пользователям.
Политика безопасности организации основана на принципе «что не
разрешено, то запрещено». В связи с чем у пользователей ПК есть разрешение на
открытие всех файлов, кроме системных, внесение изменений только в те
файлы, которые созданы членами группы пользователя.
Рассмотрим инженерно-технические средства защиты ресурсов
информационной инфраструктуры компании. В компании применяются
следующие инженерно-технические средства обеспечения информационной
безопасности:
антивирусное программное обеспечение «Kaspersky Total Security
18.0.0.405»;
программные брандмауэры, входящие в состав применяемых
коммутаторов.
Помимо этого, в качестве мер защиты ЛВС компании применяются
следующие организационные меры:
в системе назначен администратор безопасности;
за каждое устройство назначен ответственный за его эксплуатацию;
системный блок компьютера опечатывается печатями
ответственного и работника технического отдела;
установка любого программного обеспечения проводится только
сотрудником технического отдела;
запрещено использование неучтенных носителей информации. На
учтенных носителях выполнена маркировка, в том числе гриф хранимой
информации, номер, должность и фамилия сотрудника.
У компании есть сайт, на котором указана информация о компании,
предоставляемых услугах и возможностью составления заявки для обратной
связи. Для защиты сайта от внешних угроз используются следующие методы:
На сервере существует дополнительная аутентификация
пользователей.
31
Доступ к панели администратора сайта защищен надежным
паролем, который состоит из символов двух алфавитов, цифр и спецсимволов.
Для защиты информации сайта проводится ежеквартальное
сканирование PCI через сервис Trustwave.
Для обеспечения защиты информации сайта используются файлы
.htaccess.
Используется протокол SSL, который позволяет установить
безопасное соединение, при этом все данные передаются в закодированном виде
по протоколу HTTPS.
Сайт регулярно подвергается модерации и администрированию.
В качестве мер защиты от инсайдерских угроз в компании используется
видеонаблюдение. Доступ к помещению офиса компании ограничен. На входе
установлен домофон с видеонаблюдением. Пропуск в помещение офиса
осуществляется офис-менеджером, который выясняет цель визита.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Поскольку на рынке программного обеспечения существует множество
программных продуктов, необходимо проанализировать существующие
системы, автоматизирующие анализ учетных и плановых данных о
материальных потоках. Для этого будет рассмотрен ряд программных
продуктов, представленных на рынке.
На рынке программного обеспечения представлена система сведения
материального баланса «I-DRMS». Назначение этой системы заключается в [23]:
автоматизации расчѐта согласованных материальных балансов;
выявлении грубых ошибок в измерениях;
определении мест возникновения потерь.
В процессе разработки этой системы применялись развитые инструменты
моделирования, расчѐта и формирования отчѐтности. Это позволяет системе «I-
DRMS» стать незаменимой частью общей системы управления предприятием.
32
Система «I-DRMS» была включена в Единый реестр российских программ для
электронных вычислительных машин и баз данных.
К функциональным возможностям системы «I-DRMS» относятся:
создание математической модели материальных потоков
организации;
выявление ошибок в измерениях;
выявление топологических ошибок в схеме материальных потоков;
локализация и расчѐт возможных потерь;
расчѐт материальных балансов;
анализ эффективности измерительной системы и планирование еѐ
модернизации исходя из существующих приоритетов;
обеспечение непротиворечивым балансом сторонних приложений.
Основной целью внедрения этой системы является автоматизация и
регламентация бизнес-процесса производственного учѐта. В результате работы
системы формируется единый согласованный материальный баланс, который
имеет однозначную связь с первичными измерениями.
В системе «Капитал CSE» есть модуль «Учет движения ТМЦ», в комплекс
функций которого, помимо прочих, входит [24]:
сбор данных о всем комплексе первичной, отчетной и
аналитической документации по движению материальных потоков организации;
учет движения материальных потоков;
анализ движений материальных потоков по ряду параметров;
автоматизация отражения движения материальных потоков в
бухгалтерском и управленческом учете;
связь складских документов с договорами;
гибкая система настроек;
возможность "мягкого" и "жесткого" резервирования;
мультивалютность;
неограниченное количество аналитических разрезов для складских
партий;
33
сбор и анализ информации о запасах и движении материальных
потоков, получаемой из внешних источников;
многомерный анализ по любой совокупности аналитических
разрезов.
В результате внедрения системы достигаются следующие преимущества:
эффективность управления материальными потоками предприятия;
получение достоверных оперативных данных о движении
материальных потоков;
снижение затрат, связанных с движением материальных потоков;
повышение контроля над целевым использованием материальных
потоков.
Модуль «Движение ТМЦ» «Банковского информационного комплекса
ЦФТ-Банк» может осуществлять автономную работу. Этот модуль
автоматизирует следующие функции [22]:
ввод, хранение и обработку данных о материальных потоках
организации;
планирование материальных потоков;
расчет плановых показателей материальных потоков на заданный
временной период;
проверка введенных данных;
формирование аналитических отчетов;
расчѐт материальных балансов.
Проанализируем соответствие рассмотренных выше систем выделенным
критериям. Результаты анализа проводились по пятибалльной шкале, где 1 балл
означал несоответствие критерию, а 5 – полное соответствие критерию. Анализ
программного обеспечения представлен в таблице 5.
Таблица 5
Сравнительный анализ программных продуктов
Критерий
I-DRMS
Учет движения
ТМЦ
Движение
ТМЦ
Функциональность
4
3
3
Сфера применения
3
3
3
Системные требования
4
5
5
Надежность
4
4
4
Качество интерфейса
4
4
5
34
Стоимость
3
3
3
Итого
22/30
22/30
23/30
По результатам анализа все системы набрали практически одинаковое
количество баллов. Однако модули «Учет движения ТМЦ» и «Движение ТМЦ»,
несмотря на то, что частично соответствуют поставленной задаче,
предназначены для автоматизации складского и управленческого учета. Поэтому
эти модули не подходят для автоматизации поставленной задачи. Система «I-
DRMS» показала наибольшее соответствие поставленной задаче, однако она
также направлена на автоматизацию планирования производства.
Две системы из рассмотренных полностью удовлетворяет критерию
системных требований, но их стоимость является не приемлемой для
организации. Оставшаяся система не обладает качественным пользовательским
интерфейсом, поэтому был сделан вывод о невозможности внедрения готового
программного обеспечения.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Стратегия автоматизации бизнес-процессов организации представляет
собой подход и набор методов, согласно которым будет осуществляться
автоматизация выбранной задачи.
Существует несколько видов стратегий автоматизации:
кусочная (хаотичная) автоматизация;
автоматизация по участкам;
автоматизация по направлениям;
комплексная автоматизация.
Первый вариант стратегии автоматизации включает в себя приобретение
отдельных модулей программного продукта без какого-либо стратегического
плана. Такой вариант стратегии обладает низкой эффективностью, поскольку
отдельные фрагменты информационной системы не способны оказать пользу
компании, а дальнейшая автоматизация приведет к значительным затратам.
Следующий вариант процесса автоматизации предполагает
автоматизацию отдельных бизнес-процессов, которые объединены по набору
выполняемых функций. Выбор этого способа оптимален в том случае, когда
35
существуют участки, в которых применение автоматизированных систем дает
значительный экономический эффект.
Способ автоматизации по направлениям предполагает автоматизацию
отдельных направлений деятельности компании. При этом достигается полная
автоматизация направления деятельности. Этот подход является оптимальным в
том случае, когда дальнейшая интеграция автоматизированных функций не
будет связана с серьезными препятствиями.
Комплексная автоматизация предполагает внедрение программного
продукта, автоматизирующего работу компании в целом.
Кусочная стратегия автоматизации не подходит для рассматриваемой
задачи, поскольку в рамках ее решения будет автоматизирована деятельность
всех сотрудников организации, при этом будут использованы несколько
составляющих информационной системы: СУБД и клиент-серверное
приложение.
Стратегии полной автоматизации также не является подходящей,
поскольку будет автоматизировано одно из направлений деятельности
компании.
В рамках рассматриваемой задачи, подходящей является стратегия
автоматизации по направлениям, поскольку будет автоматизирован процесс
анализа учетных и плановых данных о движении материальных потоков.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
Рассмотрим существующие способы приобретения информационных
систем для автоматизации бизнес-процесса. Приобретение информационных
систем может осуществляться одним из перечисленных способов:
1. Покупка готовой специализированной ИС.
2. Разработка ИС своими силами.
3. Разработка ИС сторонней фирмой.
4. Покупка системы и еѐ доработка.
Рассмотрим вариант покупки готовой информационной системы,
автоматизирующей бизнес-процесс управления сервисным обслуживанием.
Ранее были рассмотрены программные продукты, представленные на рынке, и