32
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Отсутствие автоматизации процесса учета выдачи карт и других
банковских продуктов мешает развиваться банку, так как данный процесс
является одним из ключевых и его правильная интерпретация работы с
клиентами очень важна для руководства банка. Подобная постановка
деятельности не позволяет достаточно оперативно реагировать на изменения
внешних факторов, не предоставляет информацию для заинтересованных лиц в
наглядном виде.
Схема документооборота в процессе взаимодействия банковского
сотрудника и клиента представлена на рисунке 1.8.
33
Участники процесса
ОформлениеВ архив Регистрация Обработка Учет
Клиент Банковский сотрудник
Заявка клиента
Заявка клиента
Заявка клиента
Исполнитель
Действие
Заявка клиента
Заявка клиента
Заявка клиента
Рисунок 1.8 Схема документооборота
Использование вычислительной техники для решения различных задач на
предприятии позволяет снизить административные накладные расходы,
повысить производительность труда, рационализировать ведение дел и повысить
эффективность управления.
Необходимость создания и внедрения системы обусловлена тем, что в
фирме недостаточно автоматизированы необходимые расчеты, и большинство из
34
них проделывается по известному алгоритму раз за разом вручную. Это требует
высоких трудовых затрат и зачастую приводит к ошибочным результатам.
Формирование отчётов по принятым заявлениям и расчёт основных
экономических показателей занимает продолжительное время и требует от
сотрудников внимательности и усидчивости. Использование вычислительной
техники для оптимизации процессов будет эффективным благодаря тому, что
значительная часть информации, участвующей в нем, поддается формализации.
Использование ЭВМ позволит значительно ускорить процессы составления
различных отчётов и повысить эффективность работы сотрудников в в целом.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В ходе деятельности банка информационная безопасность обеспечивается
по следующим направлениям:
правовая защита включает: Законодательство РФ, собственные
нормативно-правовые документы, в том числе: положение о сохранении
конфиденциальной информации, перечень сведений, составляющих
коммерческую тайну, инструкция о порядке допуска сотрудников к
конфиденциальной информации, положение о делопроизводстве и
документообороте, обязательство сотрудника о неразглашении
конфиденциальной информации, памятка сотруднику о сохранении
коммерческой тайны;
организационная защита включает режимно-административные и
организационные мероприятия. К ним относятся: организация службы
безопасности, организация внутриобъектового и пропускного режимов,
организация работы с сотрудниками по неразглашению сведений, составляющих
коммерческую и служебную тайну, организация работы с документами,
организация работы по анализу внешних и внутренних угроз;
инженерно-техническая защита – предусматривает применение
различных технических, электронных и программных средств, предназначенных
для защиты информации.
35
Защита информационной системы ООО КБ «Фьючер» необходима для
отражения следующих угроз:
вирусная активность;
потеря данных в результате технологических сбоев;
потери данных в результате нарушения пользовательских
полномочий;
компрометации ЭЦП и паролей;
утечки персональных данных;
несанкционированного копирования данных;
использования интернет -трафика не по назначению.
В целях сохранности данных информационной системы необходимо
выполнение мер технического и организационного характера. Работу по защите
информации в информационной системе предприятия курирует специалист по
информационным технологиям.
К техническим мерам защиты информации относятся:
наличие системы резервного копирования базы данных на внешний
носитель;
определение уровня доступа пользователей к информационным
ресурсам;
централизованное администрирование;
антивирусное программное средство Dr.Web Enterprise Security
Suite;
наличие системы разграничения доступа к сети Интернет, а также
файрвола;
использование криптосредств для шифрования особо ценной
информации.
средства идентификации и аутентификации пользователей (usb-
ключи eToken фирмы Алладин).
eToken - персональное средство аутентификации и защищённого хранения
данных, аппаратно поддерживающее работу с цифровыми сертификатами и
электронной цифровой подписью (ЭЦП). Модельный ряд eToken представлен
36
USB-ключами, смарт-картами, комбинированными устройствами и
автономными генераторами одноразовых паролей (OTP).
К организационным мерам защиты информации относятся:
запрещение использования неучтенных носителей информации
опечатывание серверов и рабочих станций с установленными
критосредствами
регламентация использования интернета.
наличие инструкции по внутриобъектовому режиму и ограничение
доступа в центры обработки информации (серверные, а также кабинетов, где
хранятся резервные копии баз данных)
определение приказом ответственности персонала за нарушение
правил защиты информации.
В ООО КБ «Фьючер» разработаны следующие нормативные документы в
области защиты информации:
«Инструкция о порядке обращения машинных носителей
информации» (регламентирует учет, хранение и использование носителей
информации внутри организации, запрещает использование неучтенных
носителей информации);
«Инструкция по использованию ресурсов внешней сети»
(регламентирует использование сети Интернет сотрудниками»);
«Инструкция по парольной защите » (регламентирует
использование парольной защиты, определяет правила использования паролей и
ведения документации).
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Как и в любом виде коммерции, сегодня существует целое множество
различных видов программного обеспечения, позволяющих решать
поставленную в данном дипломном проекте задачу – автоматизацию учета
37
банковского консультатнта. Как правило, для этого используются CRM-системы
(системы управления взаимоотношениями с клиентами).
Данное направление развития CRM-систем представляется нам наиболее
перспективным и удобным для использования в рассматриваемой компании,
поэтому рассмотрим существующие решения.
Ниже рассмотрим некоторые из наиболее ныне распространенных систем
автоматизации взаимоотношений с клиентами и сделаем вывод об их
пригодности к применению на рассматриваемом предприятии, а именно:
ASoft CRM
FreshOffice CRM Professional
Monitor CRM
Управление процессом продаж с помощью ASoft CRM, позволит добиться
прогнозируемости сбыта, сократить цикл продаж и избежать потери
потенциальных клиентов из-за организационных проблем [11]..
В системе ASoft CRM предусматривается единая база данных по всем
контрагентам компании. В качестве контрагентов могут выступать:
Клиенты (Потенциальные и существующие);
Конкуренты;
Партнеры;
Посредники.
Стоимость данной системы из расчета лицензий на 5 рабочих мест – 4500
рублей за лицензию, плюс около 25000 рублей за обучение одного сотрудника.
Система FreshOffice CRM Professional изначальна рассчитана на
использование пользователями самого FreshOffice CRM PRO является
дополнительно настраиваемым решением [10]. .В список возможных настроек
конфигурации Professional входит:
Добавление различных полей информации
Создание дополнительных справочников
Произвольное ведение существующих справочников
Создание дополнительных произвольных отчетов
Конфигуратор шаблонов документов
38
Как показывает практика, список данных функций является самым
востребованным и оптимальным, для осуществления дополнительных настроек
системы.
Стоимость одной лицензии данного продукта составляет 6500 рублей за
одну лицензию, а также 12000 рублей за серверную часть.
Monitor CRM – программный продукт, предназначенный для
оптимизации коммерческой и маркетинговой деятельности компаний [14]..
Основная задача, которую решает CRM-система Monitor, - автоматизация
управления лояльностью клиентов и, как следствие, увеличение количества
продаж.
CRM-система Monitor позволяет собирать в единой базе и совместно
анализировать различные виды маркетинговой информации. Это внутренняя
информация компании - данные о закупках, продажах, поступлениях денежных
средств; информация о клиентах; внешние факторы и события, влияющие на
деятельность компании; деятельность конкурентов и многое другое.
CRM-система Monitor может использоваться во всех подразделениях
компании, которые участвуют в коммерческой деятельности: в отделе продаж,
снабжения, маркетинга, логистики, в сервисных службах и т.д. Пользователями
Monitor CRM являются менеджеры всех уровней, принимающие решения по
коммерческим вопросам.
Monitor CRM является универсальным программным продуктом, который
может использоваться в подразделениях коммерческих предприятий различных
отраслей и масштаба деятельности.
Monitor CRM является целостным программным решением, в котором все
модули и функциональные блоки взаимосвязаны и работают в едином
комплексе.
Минимальная комплектация системы, включающая 3 рабочих места, стоит
15000 рублей.
Сравнение возможностей рассмотренных систем приведено в таблице 1.2.
Таблица 1.2
Сравнение возможностей рассмотренных CRM-систем
Возможность
ASoft CRM
FreshOffice CRM
Monitor CRM
39
Professional
Ведение клиентов
Да
Да
Да
Планирование
звонков и встреч
Да
Да
Да
Отчеты по
продажам
Да
Да
Да
Массовая рассылка
Да
Да
Да
Права доступа
нет
Да
Да
Экспорт и импорт
нет
нет
да
Одновременная
работа нескольких
пользователей
Да
Да
Да
Интеграция с 1С
нет
да
нет
Интеграция с
Outlook
Да
Нет
да
База знаний
Да
Да
Да
Воронка продаж
нет
да
нет
Планирование для
продавцов
различных
показателей
Да
Да
Да
Создание новых
полей и
справочников
нет
нет
Да
Для рассматриваемой задачи необходимо выполнение специфических
банковских функций, но рассмотренные системы таких функций не выполняют.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Целью выбора стратегии автоматизации задачи является снижение затрат
и минимизация бизнес - рисков при решении задач информационной поддержки
основных бизнесов компании.
В рамках проекта по созданию стратегии развития корпоративной
информационной системы необходимо реализовать следующие задачи:
1. Разработка IT-стратегии;
2. Формирование стратегического плана (проекты и ресурсы);
3. Описание технической архитектуры IT-системы.
Под стратегией автоматизации определяется формализованная система
правил, на основе которых будет создаваться проектируемая ИС.
40
В процессе создания IT-стратегии учитываются базовые параметры
разрабатываемой ИС, чтобы в дальнейшем она отвечала некоторым
требованиям:
• Расширяемость, то есть система должна обеспечивать растущие
потребности компании;
• Настраиваемость, то есть система должна быть проста в управлении
и изменении для внутренних бизнес-процессов и внешней среды;
• Совместимость, то есть все основные компоненты системы должны
быть взаимозаменяемы и соответствовать требованиям ИБ;
• Эффективность работы, то есть применение того или иного
решения должно быть экономически оправдано;
• Независимость, то есть заказчик не сможет попасть в зависимость
от поставщиков решений, при этом у него не возникнет необходимости в
содержании своего штата программистов.
Задача разработки стратегии автоматизации состоит из:
• Подготовительного этапа;
• Изучения, анализа и систематизации главных и вспомогательных
бизнес - процессов фирмы;
• Улучшения принципов управления компании.
Фазы разработки стратегии включают в себя:
• Описание существующих в компании ИС для отражения их
соответствия функциональным задачам бизнеса на всех уровнях управления,
пользовательского окружения, структуры потоков данных, организации их
хранения и доступа к ним;
• Проектирование и исследование главных и вспомогательных
процессов с учетом их информационной поддержки и взаимосвязи с структурой
управления;
• Утверждение целей и задач модернизации информационных
технологий в соответствии с целями и задачами бизнеса. Установка
первоочередных задач автоматизации и подготовка предложений по их
реализации;
41
• Создание системного проекта по реализации комплексной ИС,
предполагающего объединение действующих и разрабатываемых компонент (по
функциональности, структуре данных, их изменению и организации доступа);
• Технико-экономическое обоснование частей проекта
информатизации компании на базе выделяемых факторов эффективности.
Проект по созданию стратегии реализуется в тесном взаимодействии с
представителями подразделений бизнеса на каждом этапе его разработки. В
проектную команду входят не только IT-специалисты, но и управленческий
состав, руководящий соответствующими бизнес-процессами.
Для автоматизации задачи среди уже созданного множества стратегий
выбирается один из следующих видов автоматизации:
• Хаотичная;
• По участкам;
• По направлениям;
• Полная (комплексная).
К минусам хаотичной автоматизации можно отнести отсутствие полной
стратегии развития автоматизированных систем, что может привести к
разработке незаконченных фрагментов информационной инфраструктуры и
прикладных систем, которые нельзя будет эффективно применять в
повседневной деятельности компании. При этом сама фирма продолжит нести
убытки, связанные с задвоением функций, которые бы могла выполнять
комплексная ИС, и обслуживанием сложных процедур обмена данными.
Автоматизация по участкам включает в себя процесс автоматизации
некоторых производственных или управленческих подразделений предприятия,
сгруппированных по функциональному признаку (к примеру, бухгалтерия,
канцелярия и т.п.). Автоматизация по участкам включает в себя отбор одного
или нескольких участков работ, а точнее, задач, выполняемых одним или
несколькими сотрудниками конкретного отдела без привязки к установленным в
компании бизнес-процессам. Такой способ характерен для отдельных случаев:
объем инвестиций компании недостаточен для полной автоматизации; есть
участки, где использование ИС дает видимый экономический эффект, к
примеру, за счет сокращения сотрудников; технология работы или иные условия