38
- отсутствие избыточности данных;
- своевременность и достоверность информации;
- соответствие первичных документов с установленными шаблонами в
компании;
- логика построения документа.
Для организации информационной базы используется три способа:
файловый, интегрированный, смешанная технология
16
.
Файловая организация предполагает локальное размещение базы данных
на персональном компьютере, а доступ пользователей происходит на основе
стандартных правил в действующей операционной системе. Смешенная
технология обеспечивает наибольшую защиту, так как использует
распределенная база данных, которая расположенная на сервере или нескольких
серверах. Такой подход, так правило используется в системах ERP
17
.
В рамках данного исследования будем использовать интегрированную
модель информационной базы данных, так как ежедневно возможно добавление
до 600 новых записей.
В качестве логической модели данных можно использовать: сетевую,
иерархическую и табличную (реляционную). Иерархическая модель
предполагает соответствие одному исходному сегменту одну связь. Работа с
таким сегментов возможна только с корневого каталога, а пропуск сегментов не
допустим. Реализуется по типу «один ко многим». Недоставками является
трудность доступа, длительность и как следствие не эффективность работы.
Сетевая модель имеет структуру графа, где вершина – это единица
информации, а экземпляры записей образуют файлы. В данном типе может быть
реализована и иерархическая структура и связь типа «многие ко многим».
Недостатком является сложность организации и сложность навигации.
Наиболее оптимальной является реляционная модель, основанная на
математической логике и представлена в виде таблицы. Строка – запись, поле –
атрибут. Данная модель относительно проста в реализации, доступ
16
Палий В.Ф. Организация управленческого учета. - М.: Бератор-Пресс, 2014.
17
Информационные системы и технологии в экономике и управлении: уч.пособие/ Под ред. В.В.
Трофимова. - М.: Высшее образование, 2015.
39
осуществляется на основе связи через запись в отношениях, это обеспечивает
быстрый доступ и создание базы данных большого объема
18
.
В рамках данного исследования будем использовать реляционную модель,
так как добавление, доступ и обработка информации в такой системе будет
быстрой и простой
19
. В состав информационного обеспечения, реализованному
по данному типу будут входить следующие виды первичной информации:
заявки от сотрудников; заявки от клиентов; заявки от партнеров.
На основе первичных документов могут быть сформированы следующие
типы выходной информации - отчеты по заявке (любой тип).
Для решения задачи автоматизации делопроизводства в рамках данного
исследования будут использованы следующие классификаторы объектов,
представленные в таблице 1.2.
Таблица № 1.2
Описание используемых классификаторов
Наименование
кодируемого
множества
объектов
Значимость
кода
Система
кодирования
Система
классифи-
кации
Вид
классифи-
катора
Код заявки
3
Порядковая
Отсутствует
Локальный
Ответственный
исполнитель
5
Порядковая
Отсутствует
Локальный
Клиент
4
Порядковая
Отсутствует
Локальный
Статус реализации
5
Порядковая
Отсутствует
Локальный
По итогом анализа компании проведенного выше, можно сделать вывод,
что компания розничной торговли ООО «Восток Дон»» нуждается в
автоматизации снабженческо-сбытовой деятельности, потому что трудоемкий
процесс заполнения несвязных между собой документов приводит к нередким
ошибкам.
Начальным этапам для автоматизации данной компании ООО «Восток
Дон»»: необходимо настроить сеть между компьютерами, для более
эффективного способа обмена информацией и документами. На сегодняшний
день существует множество программ позволяющие настроить удаленную сеть,
18
Друри К. Введение в управленческий и производственный учет (пер. с англ.) / под ред. С.А. Табалиной.
- М.: Аудит, ЮНИТИ, 2015.
19
Вахрушина М.А. Управленческий анализ: объекты, методы, задачи // Современный бухучет. - 2013.
40
так как офисы находиться в разных районах и даже городах, это наиболее
эффективный способ передачи и хранения информации.
Выполняя все эти функции, программный продукт позволит
руководителю контролировать работу офисов, проверять наличии товаров в
конкретном офисе, а так же при необходимости проводить инвентаризацию.
Поскольку прикладной пакет 1С:Розница имеет ограниченный, но необходимый
функционал, было решено приобрести его совместно с пакетом 1С:Управление
торговлей и настроить между ними обмен данными
20
.
1С:Управление торговлей обладает широким спектром возможностей
который напрямую охватит и снабжение и сбыт компании. Типовая
конфигурация позволят работать от розничного магазина до оптового, широкие
возможности настройки.
Прикладное решение позволяет в комплексе автоматизировать задачи
оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых
операций, обеспечивая тем самым эффективное управление современным
торгово-розничным компанией
21
.
В информационной базе прикладного решения регистрируются как уже
совершенные, так и еще только планируемые хозяйственные операции.
1С:Управление торговлей автоматизирует оформление практически всех
первичных документов торгового и складского учета, а также документов
движения денежных средств. Внедрения двух пакетов повысит эффективность
работы компании за счет автоматизации рутинных операций, за счет ведения
учета в режиме реального времени, за счет быстрой и удобной подготовки
информации для принятия решений на разных уровнях. Задачи которые сможет
выполнить данная компания:
ведение оперативного учета, в том числе и по группам, например
разбить товар на партии (это особенно важно для товаром имеющих цветовые
решения, так как разные партии могут отличатся друг от друга по оттенку);
20
Информационные системы и технологии в экономике и управлении: уч.пособие/ Под ред. В.В.
Трофимова. - М.: Высшее образование, 2015.
21
Никитин, А.В. Управление предприятием (фирмой) с использованием информационных систем:
Учебное пособие / А.В. Никитин, И.А. Рачковская, И.В. Савченко. - М.: ИНФРА-М, 2015.
41
ведение учета товаров, принятых на ответственное
хранение. Например, образцы полученные от поставщиков либо завода;
ведение учета товаров без сопроводительных документов;
ведение гибкого ценообразования. Программный продукт позволяет
хранит цены контрагентов, автоматически обновлять цены поставщиков,
оформлять документально изменения цен и скидок;
проводить детализацию взаиморасчетов с контрагентами. Можно
детально оформить операции с одним контрагентом, имеющим несколько
юридических лиц, и наоборот – с одним юридическим лицом, относящимся к
разным контрагентам;
детализация взаиморасчетов по подразделениям. Позволяет легко
сравнить, какое подразделение организации работает более выгодно и
скорректировать работу организации.
Все эти функции позволят увеличить эффективность деятельности
компании ООО «Восток Дон»»
22
: вести учет по поступлению товаров на склад и
дальнейшем их расходовании, планирование закупок будет упрощено за счет
того, что менеджер по закупкам будет видеть напрямую остатки на складе и
исходя из этой информации планировать закупки всех типов позиций. Также
логист будет иметь возможность контролировать готовность заказов и
планировать доставку клиентам. Все данные по клиенту занесенные менеджером
по продажам после заключения договора будут занесены в базу и в любой
момент можно будет найти данного клиента и особенности его заказа либо
внести изменения в существующую информацию, например в случае если у
клиента изменился номер телефона.
Внедрение информационных технологий изменит ход деятельности
компании, поскольку упростит рутинную работу и позволит анализировать как
ситуацию в компании в целом, так и в каждом офисе отдельно. Благодаря этому
можно будет определить слабые места в работе компании, делать прогнозы на
22
Друри К. Введение в управленческий и производственный учет (пер. с англ.) / под ред. С.А. Табалиной.
- М.: Аудит, ЮНИТИ, 2015.
42
будущее и планировать развития фирмы не только на ближайшее время, но и на
долгосрочные перспективы
23
.
С внедрением программ автоматизации делопроизводства в компанию
ООО «Восток Дон»» станет возможным:
- планирование продаж, закупок, денежных платежей заблаговременно;
- оптимизировать запасы на складе с учетом ожидаемых товаров от
поставщика;
- контролировать соблюдения планов, доступности денежных средств,
дисциплины поставок и платежей;
- анализировать эффективность работы менеджеров;
- автоматически формирование отчет руководителю.
Техническое обеспечение представляет собой совокупность
компьютерных средств, средств приема и передачи информации, которые
необходимы для организации информационной системы компании
24
.
Функционирование информационной системы в ООО «Восток Дон»»:
предполагает наличие следующих технических средств:
1. сервер, предназначенный для хранения распределенной базы данных,
обеспечивающей эффективное делопроизводство и учет вех входных потоков
информации. Представим характеристику сервера, функционирующего в данной
компании: процессор - Двуядерный X5260 с тактовой частотой 3,3 Гц;
количество процессоров – 8; оперативная память – 64 Гб; жесткий диск – 6
штук., типа SaS, объема 147 Гб.
При выборе сервера одним из главных критериев выступает платформа,
которая обеспечивает унификацию решения той или иной поставленной задачи в
системе, в нашем случае – это хранение базы данных
25
. Кроме того, следует
учитывать отказаустойчивость и пропускную способность. На основе анализа
загруженности сети (в компании она составляет на данный момент 30%), объема
памяти и скорости работы с адаптером (1Gbps), в рамках данного исследования
23
Информационные системы и технологии в экономике и управлении: уч.пособие/ Под ред. В.В.
Трофимова. - М.: Высшее образование, 2015.
24
ГрафоваГ.Ф. Критерии и показатели оценки финансово-экономического состояния предприятия //
Аудитор. - 2013.
25
Балдин, К.В. Информационные системы в экономике: Учебник / К.В. Балдин, В.Б. Уткин. - М.: Дашков
и К, 2013.
43
пришли к выводу, что сервер базы данных останется прежним без изменения.
Однако следует внести некоторые изменения в его архитектуру. Для более
надежного функционирования необходимо увеличить объем памяти и
установить ограниченный доступ для безопасности работы с итоговыми
документами. Для надежного хранения данных в формате
StructuredQueryLanguage (SQL) организован массив жестких дисков большего
объема 147Гб. Данного объема достаточно для внедрения нового функционала,
на данный момент объем занятого пространства занимает 53Гб, при условии
того что в БД храниться записи за 3 года.
Таблица № 1.3
Характеристика конфигурации ПК пользователя
Параметр
Характеристика
Корпус
Minitower IN-WIN "EMR-003", mATX, черно-серебр.
Процессор
Intel "Core 2 Duo E7500" (2.93ГГц, 3МБ, 1066МГц, EM64T)
Socket775 (oem)
Кулер
Socket775 Arctic Cooling "Alpine 7 GT" (ret)
Вентилятор
GlacialTech "SilentBlade II GT9225-EDLA1" d90мм,
1600об./мин.
Материнская плата
Socket775 ASUS "P5G41-M LE/C/SI" (iG41, 2xDDR2, U100,
SATA II, PCI-E, D-Sub, DVI, SB, 1Гбит LAN,
Оперативная памяти
2ГБDDR2SDRAM Kingston "ValueRAM" KVR800D2N6/2G
(PC6400, 800МГц, CL6) (ret)
Жесткий диск
320ГБ Seagate "Barracuda 7200.12 ST3320418AS" 7200об./мин.,
16МБ (SATA II)
2. компьютер пользователя – рабочая станция, предназначен для
получения заказа, его формирование и составление отчета. В таблице 1. 3
представлена характеристика компьютера.
Анализ сетевого трафика компании ООО «Восток Дон»»: показал, что в
настоящее время пропускная способность составляет 74% от общей пропускной
способности. Такая пропускная способность позволяет получать до 600 заявок в
день, что соответствует поставленным задачам автоматизации делопроизводства
в компании ООО «Восток Дон»». Для увеличения производительности системы
в целом следует в локальной сети установить свитч и коммутатор класса
CISCO(WS-C3560G-24TS и PIX-515E (FO)).
44
II ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ
2.1 Разработка проекта автоматизации делопроизводства и
документооборота компании ООО «Восток Дон»
Моделью жизненного цикла называется структура, включающая
процессы, этапы и задачи, осуществляемые в ходе разработки, проектирования,
внедрения, эксплуатации и вывода из эксплуатации информационной системы в
компании
26
. Разработано несколько стандартов и моделей жизненного цикла
информационных систем. Чаще всего они относятся к типу «заказных».
Рассмотрим несколько стандартов, распространяющихся на жизненный цикл.
ГОСТ 34.601-90 описывает стадии и этапы разработки
автоматизированных систем и предназначен для каскадной модели
27
.
ISO/IEC 12207:1995 относиться к типу «заказной», содержит описание
фаз, этапов и стадий создания информационной системы
28
.
CustomDevelopmentMethod, как и ISO/IEC 12207:1995 относиться к типу
«заказной» и реализует следующие модели: быстрая разработка, облегченный
подход и классическая форма. Основан на прототипировании объектов.
RationalUnifiedProcess – это интерактивная модель, стоящая из четырех
фаз: начло, исследование, построение и внедрение.
MicrosoftSolutionFramework (MSF) сходна с RUP, так же включает четыре
фазы: анализ, проектирование, разработка, стабилизация, является
итерационной, предполагает использование объектно-ориентированного
моделирования. MSF в сравнении с RUP в большей степени ориентирована на
разработку бизнес-приложений.
ExtremeProgramming (XP). В основе данной методологии положено
эффективное в взаимодействие меду заказчиком и клиентом, которое
заключается в последующем дополнении прототипов информационной системы.
Данный стандарт включает с себя: совместное планирование, что обеспечивает
корректировку в случае необходимости; быстрый выпуск новой версии;
простоту реализации; использование опережающего тестирования; возможность
26
Друри К. Введение в управленческий и производственный учет (пер. с англ.) / под ред. С.А. Табалиной.
- М.: Аудит, ЮНИТИ, 2015.
27
Ефремова А.А. Себестоимость: от управленческого учета затрат до бухгалтерского учета расходов -
Москва: Вершина, 2013
28
Коротков А.В. Интегрированные информационные системы в бизнесе. - М.: 2013.
45
добавления новых функций (рефакторинг); реализация парного
программирования; совместное владение кодом.
Стандарт ISO/IEC серии 15288. Данный стандарт описывает всю
структуру процессов, составляющих жизненной цикл системы автоматизации
деятельности компании. Центральное место в данном стандарте уделено
процессу оценки качества систем, контроля качества циркулирующей
информации, управления рисками, анализа рисков и оптимизации процессов на
всех стадиях разработки и эксплуатации систем
29
.
В рамках данного исследования выделим критерии, которые будут
определять выбор модели для разработки системы автоматизации
делопроизводства в компании:
- методика должна быть актуальной и современной;
- в модели должна иметься возможность анализировать риски;
- должны отсутствовать дополнительные требования на каждом из этапов
жизненного цикла.
На основе анализа следующих стандартов MSF, RUP, COBIT, XP нами в
рамках данного исследования выбран стандарт MicrosoftSolutionsFramework,
который позволит соединить каскадную и итерационную модель. Данный
стандарт предназначен для небольших проектов, он гибки для разработки или
простого внедрения программного обеспечения в действующую
информационную систему компании. Стандарт включает пять стадий
жизненного цикла
30
.
Первая фаза – выработка концепции. На данном этапе определены
ответственные сотрудники и выработан стратегия автоматизации
делопроизводства компании, которая заключается в создании единой базы
данных на основе распределенного доступа, а так же составлена смета и указан
временной период реализации проекта.
29
Попова Л.В. Формирование учетно-аналитической системы затрат на промышленных предприятиях:
учебное пособие - М.: Дело и Сервис, 2013
30
Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Информационные системы в экономике: 2-е издание. - М.: Вузовский
учебник, 2014.
46
Вторая фаза – фаза планирования, на данном этапе составляется план
проекта, включающий разработку дизайна, оценку проектных затрат, сроков
выполнения.
Третья фаза – процесс проектирования. Выводным документом данной
фазы является функциональная документация, описание возможных исков,
сводный план разработки, график-календарь работ по разработке и
тестированию системы
31
.
Четвертая фаза – фаза разработки. На данном этапе происходи или
разработка программного и аппаратного обеспечения, либо покупка нового.
Фаза стабилизации и внедрения – пятая фаза стандарт
MicrosoftSolutionsFramework жизненного цикла и включает в себя процесс
тестирования системы и исправление ошибок, то есть отладку. Результатом
данной фазы является готовый продукт и соответствующая документация на
него, характеризующая эксплуатацию в компании
32
.
Для внедрения системы существуют несколько стратегий:
«параллельная», «скачок», «пилотный проект», «узкое место».
Параллельная стратегия подразумевает одновременную работу
действующей системы и внедряемой, а далее сравниваются выходные
документы обоих систем и выбирается наиболее оптимальная.
«Скачок» отказ от действующей и резки переход на новую, внедряемую
систему, при этом снижается уровень риска и как следствие более надежный
сособ внедрения автоматизированной системы или ее части.
«Узкое место» - это малая часть производственного процесса. При
использовании подхода «узкое место» план внедрения выполняется только для
"узкого места" и для людей, работающих в нем.
В рамках данного исследования будем использовать стратегию «плотный
проект» это позволит не затрагивать всю систему в целом, а лишь только ту
часть, где необходима автоматизация.
31
Никитин, А.В. Управление предприятием (фирмой) с использованием информационных систем:
Учебное пособие / А.В. Никитин, И.А. Рачковская, И.В. Савченко. - М.: ИНФРА-М, 2015.
32
Друри К. Введение в управленческий и производственный учет (пер. с англ.) / под ред. С.А. Табалиной.
- М.: Аудит, ЮНИТИ, 2015.
47
При создании информационной системы чаще всего используются две
основные модели жизненного цикла. Каскадная модель предполагает поэтапное
совершение всех работ и переход к следующей стадии только лишь после
окончания предыдущей. Такой подход не всегда уместен, так как возможны
задержки во времени
33
.
Спиральная модель позволяет возвращаться к предыдущим этапам на
основе нарастания выполнения задач. В спиральной модели на начальном этапе
происходит разработка системы на основе высокого уровня абстракции, а затем
уже для каждого витка спирали данная разработка конкретизируется.
Каскадный метод хорошо подходит для построения систем, где в самом
начале разработки можно достаточно точно и полно сформулировать все
требования, с тем, чтобы предоставить разработчикам свободу реализовывать их
как можно лучше с технической точки зрения
34
. Однако в случае, если в
середине разработки вскрываются ошибки, допущенные в начале, то приходится
прибегать к энтраверсии проекта и реальная схема каскадной модели
приобретает другой вид.
В рамках данного исследования будем использовать спиральную модель,
так как при доработке уже существующей системе всегда возникают новые
замечания и необходимо возвращаться на предыдущие этапы жизненного цикла.
Стандарт MSF гарантирует минимум рисков, так как жизненный
циклразбит на этапы, на каждом из которых формулируется цель и задачи.
Однако, следует заметить, что риски все же могут возникнуть. Среди таких
рисков можно выделить следующие:
- на фазе разработки концепции, как правило, возникают риски, связанные
со сроками (неправильный срок проекта и бюджет). Для устранения данного
риска необходимо более точно формулировать цель и задачи автоматизации и
установить большее количество контрольных точек;
- на фазе планирования, могут возникнуть риски, связанные с неточной
концепцией архитектуры системы автоматизации. Для устранения данного риска
33
Информационные системы и технологии в экономике и управлении: уч.пособие/ Под ред. В.В.
Трофимова. - М.: Высшее образование, 2015.
34
Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Информационные системы в экономике: 2-е издание. - М.: Вузовский
учебник, 2014.