16
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
В процессе ознакомления с деятельностью была поставлена задача
автоматизации деятельности менеджера по работе с клиентами для повышения
эффективности работы фирмы, скорости обработки информации о клиентах,
контроля сроков оплаты, сокращения сроков формирования: отчетов работы
менеджера по продажам за месяц, актов выполненных работ, подготовки пакета
документов с данными клиента.
Рассмотрим назначение АРМ и основные функции, которые должна
выполнять:
Добавление и редактирование информации о клиентах;
Учет информации о контактах с клиентами;
Оперативное получение информации о клиентах с использованием
функции поиска;
Добавление и редактирование данных договоров;
Ведение реестра договоров;
Ведения реестра отправки и возврата актов выполненных работ;
Информационная система должна контролировать оплату клиентов
по договорам;
Выдача и формирование отчета в соответствии с требуемым
шаблоном;
Информационная система должна предоставлять возможность
печати необходимых документов: пакета договора, акта выполненных работ,
отчета о проделанной работе менеджера по продажам за месяц, что позволит
отказаться от рутинной работы менеджера по заполнения пакета договора в
17
ручную, по ручной корректировке данных и приведет к эффективности работы
компании.
С помощью автоматизации деятельности менеджера по работе с
клиентами можно будет определить текущее положение компании, вести
историю взаимоотношений с клиентами, получить аналитическую информацию
за необходимый период времени.
Все это позволит принимать верные управленческие решения, снизить
издержки, уменьшить временные затраты, тем самым увеличить прибыль
организации.
Автоматизированное рабочее место – программный продукт,
представляющий собой связь базы данных и интерфейса пользователя (рисунок
1).
Рисунок 1 - Схема реализации автоматизированного рабочего места
[22]
Входная информация. При решении задачи используется следующая
входная информация:
выписки с расчетного счета компании «РекламаМАМА»,
выгружаемые в формате *xls из системы «M – БАНК» Банка Москвы;
информация о входящих актах выполненных работ; дата
поступления; компания, от которой поступил акт;
информация о клиенте и этапе переговоров с ним.
Выходная информация. В результате выполнения задачи формируется
информация:
18
отчет о выполненных работах за месяц (отчет формируется один раз
в конце месяца менеджером по продажам);
реестр актов выполненных работ (реестр пополняется по мере
поступления актов выполненных работ от клиентов.
Поступают акты выполненных работ от клиентов письмами; информация
о поступивших письмах записывается в журнал «Входящая корреспонденция»;
из данного журнала и берется информация о поступивших актах выполненных
работ и заносится в реестр);
договор (договор формируется при заключении с клиентом сделки);
реестр договоров (пополняется по мере заключения менеджером
договоров);
акт выполненных работ (формируется один раз в месяц в течение
всего периода действия договора с клиентом);
счет на оплату (выставляется клиенту в момент заключения
договора один раз);
счет-фактура (выставляется клиенту при заключении договора один
раз либо один раз в месяц в течение периода действия договора).
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
Персоналу рекламного агентства «РекламаМАМА» в ходе
производственного процесса приходится решать целый комплекс
взаимосвязанных задач.
Целью разработки проекта является совершенствование существующей
или разработка новой информационной технологии обработки заказов и
формирования заданий на базе рационализации действующих бизнес-
процессов, внедрения современных ТС и ПО, и коммуникационных систем.
Подбор технических средств предполагает учет:
предполагаемого объема информации;
19
надежности работы ТС;
необходимой точности при выполнении вычислений;
требуемого объема памяти ТС (оперативной);
достаточного объема памяти (внешней).
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
В различных отраслях современного производства применяют
автоматизированные рабочие места (АРМ), которые существенно помогают
упростить процесс обработки входящей и исходящей информации на
предприятии, дают положительный экономический эффект.
Для реализации АРМ необходимы: ПК, принтеры, сканеры, устройства
для считывания штрих кода, дисковые накопители, внешние жесткие диски и
т.д., которые как правило объединяются в локальные сети [19].
На АРМ может работать специалист прошедший необходимую
подготовку по работе с вычислительной техникой. Применение АРМ позволяет
обрабатывать информацию на рабочих местах децентрализовано, входить в
локальную сеть как организации, так и в глобальные сети. При использовании
современных технологий локальные сети получили широкое распространение.
Различные отрасли народного хозяйства используют широко разветвленную
сеть.
Информация поступает как «сверху в низ», так и наоборот, что упрощает
процесс обмена информацией и улучшает качество управления и сокращает
сроки реализации принятых решений, при этом позволяя хранить информацию
в различных банках данных.
Все это требует создания АРМ на различных уровнях управления, но для
каждого уровня создается свое рабочее место, отвечающее специфике
управления конкретного уровня. Тем не менее, принцип создания АРМ везде
20
отвечает общим требованиям: эффективность, системность, гибкость,
устойчивость.
Под эффективностью следует понимать показатель реализации ниже
указанных требований, относительно капиталовложений на создание и
эксплуатацию АРМ:
функциональное назначение АРМ как системы;
гибкость: учитывая стандартизацию всех систем и их модульность,
АРМ можно легко перенастроить;
устойчивость системы должна быть реализована в надежности
работы всех основных функций, легкости устранения недостатков и поломок, а
также быстро восстанавливаться.
Положительный эффект от АРМ может быть достигнут при правильной
нагрузке на человека и технику, что повышает производительность труда,
уменьшает финансовые расходы и количество сотрудников, управление
производственным процессом, создание благоприятных условий труда. В
структуре АСУ предприятия АРМ является наиважнейшей частью и является
средством персонального планирования, обработки поступающих данных,
принятия решений и эффективностью управления. АРМ всегда ориентированно
на определенного специалиста: директор, администратор, секретарь, инженер,
организатор, дизайнер, оператор, и т.д. Для конкретного АРМ подбираются
технические средства и программное обеспечение, исходя из его цели и
назначения.
А множество различных АРМ выделяют единый подход к их созданию:
средства по обработке информации;
возможность работы в локальной сети;
единые требования эргономики: удобство конструкции и работы с
АРМ;
правильное распределение функций и комфортные условия для
работы: дизайн элементов АРМ и т.д.;
высокая надежность и производительность АРМ в системе АСУ;
21
соответствие рабочему месту ПО;
возможность самообслуживания оператора АРМ;
высокая степень адаптации и обучения любого неподготовленного
сотрудника к работе с АРМ и многое другое.
В структуру АРМ входит: техническая подсистема, информационная, ПО
и организационная подсистема. В перечисленном выше перечне технических
средств можно добавить: факс, телекс, телефон и другие средства связи. В
информационную подсистему входят базы данных (локальные) хранящиеся на
накопительных носителях, также надежное управление этой базой [28].
В ПО входят: операционные системы; стандартные, сервисные и
прикладные программы в виде модулей и направленные на выполнение
конкретных задач в соответствии с назначением АРМ. При необходимости
АРМ может модернизироваться дополнительными программами, например –
программа для работы с графической информацией.
В организационную часть АРМ входит: подготовка сотрудников для
работы с АРМ, администрирование, надежность функционирования и
постоянного развития АРМ, перечень обязанностей сотрудников АРМ и их
документальное подтверждение, планирование, контроль за работой и ее учет,
проведение анализа работы АРМ с последующим принятием необходимых
выводов и решений [29].
При подготовке сотрудников для работы с АРМ в некоторых случаях
имеет смысл подготовить специальные обучающие средства, позволяющие
пользователю поэтапно освоить систему конкретного рабочего места, где
необходимо учесть:
цели деятельности АРМ;
ее функционирование, информационные потребности и текущие
задачи с включением возможных действий (сценариев) при реализации АРМ,
описание процессов, происходящих при реализации данной программы АРМ.
При проектировании и реализации учитываются конкретные задачи
пользователя. ПО и ТС являются носителями реализации поставленной задачи,
22
при этом предполагается дальнейшее развитие АРМ непосредственно самим
пользователем и дает ему возможность реализовывать все стоящие задачи и
действия.
Вся основная информация, обработанная на АРМ специалистов и
руководителей подразделений, переходит к руководителю организации.
Соответственно руководитель на основе данной информации может с помощью
своего АРМ оперативно реагировать на изменения или отсутствие таковых.
Основными обобщенными функциями АРМ данного виды будет получение
своевременной информации об объекте управления, анализ работы
организации, координация деятельности всех сотрудников и принятие решений
стратегического характера. Благодаря своевременной и полной информации
любой специалист, а так же и руководитель могут значительно сократить время
на решение задач, а тем самым расширить и уделять время на перспективные
вопросы, касающиеся повышению эффективности работы и развитию
организации.
После внедрения АРМ происходит интеграция управленческих функций,
а каждое рабочее место становится интеллектуальным и
многофункциональным.[3]
Но достигается это благодаря организации технико-программной
информационной системе, организованной на рабочем месте специалиста. АРМ
управленческих специальностей:
«иметь достаточно развитую базу данных, постоянно пополняемую
оперативной и достоверной информацией, сведенной в определенные массивы;
обеспечивать свободный доступ к ней и наглядное представление;
иметь диалоговые программные средства обеспечения принятия
решений в режиме: «что будет, если...?»;
обеспечивать оперативную связь с другими источниками ин-
формации в пределах организационно структуры и для оперативного поиска
необходимой информации в базе данных;
23
давать возможность принимать оптимальные решения по заданному
критерию (на максимум прибыли и объем конечной продукции, на
минимальный расход или путь перевозок и др.);
обеспечивать простоту работы при повышении надежности
технических и программных средств, а также возможность накопления в
памяти опыта решений;
служить основой перевода делопроизводства на
автоматизированный режим (технические носители).
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Даже самым опытным IT-специалистам, в арсенале которых
актуальнейшие системы безопасности, далеко не всегда оказывается по силам
предотвратить кибер атаки. Лишь 20 % подобных угроз могут быть
остановлены службой виртуальной защиты. Причина заключается в том, что
огромная доля потерь данных происходит по вине некомпетентных
сотрудников компании. Бороться с этим можно при помощи постоянного
повышения компьютерной грамотности персонала и установки пакетов
антивирусного программного обеспечения с файерволом (защитой от сетевых
угроз) [15].
Зачастую для этого приходится привлекать внешних консультантов
(экспертов в IT-сфере, юристов), которые будут отслеживать соответствие
внедряемых проектов виртуальной безопасности формальным требованиям
закона и надзорных органов. Вот минимальный список компонентов,
необходимых для защиты компаний малого и среднего бизнеса: Межсетевой
экран (файервол), в задачи которого входит защита от взлома компьютера и от
несанкционированной передачи данных. Антивирусная защита. Антиспам для
электронной почты.
24
Система предотвращения вторжений (IPS) – программное или аппаратное
средство, защищающее от несанкционированного доступа к сетевой
инфраструктуре или конкретным сервисам.[4]
URL-фильтрация – средство, ограничивающее доступ к определенным
веб-ресурсам. Защита удаленного доступа (в том числе беспроводного) при
помощи создания защищенного канала подключения [18].
Система централизованного управления – комплекс программ, которые
позволяют из одной консоли управлять всеми сервисами, обеспечивающими
информационную безопасность. Даже этих стандартных инструментов и
способов защиты информации в сети Интернет достаточно для поддержания
необходимого уровня безопасности в головном офисе и в филиалах компании,
затраты при этом минимизируются.
Экономии можно достичь и при использовании услуг внешних
провайдеров, которые предлагают систему сетевой защиты за абонентскую
плату (иначе говоря, покупать ПО не нужно, им можно пользоваться удаленно).
Однако это не поможет избежать утечки информации по вине сотрудников.
Они могут действовать умышленно, продавая вашу клиентскую базу
конкурентам, или непреднамеренно, ненароком выдав коммерческую тайну во
время телефонного разговора с друзьями.
Чтобы минимизировать эту угрозу, необходимо постоянно проводить
работу с персоналов в двух направлениях:
разъяснение (объяснительная беседа на следующие темы:
специфика коммерческой тайны, деятельность информационных потоков
компании, меры предосторожности при работе за компьютером и т. д.);
повышение лояльности (различные мотивирующие мероприятия).
Даже если сотрудники компании знают о рисках утечки информации, но
при этом недостаточно лояльны, вероятность подобной угрозы возрастает.
Однако и высокая лояльность, сопряженная с плохой осведомленностью, может
привести к негативным последствиям, поскольку снижается эффективность
25
работы. Поэтому так важно учитывать все эти риски при налаживании бизнес-
процессов фирмы.
Основные виды защиты информации в интернете можно условно
разделить на несколько групп [6]:
Средства аппаратного (или технического) характера.
Программные меры защиты.
Средства, которые относятся к смешанному виду.
Меры организационного или административного характера.
Защита информации, которая содержится базе данных системы, от
случайных угроз должна осуществляться путем копирования информации
каждые сутки.
Доступ к файлам информационной системы (АРМ) должен быть
защищена паролями, которые устанавливаются системным администратором
для конкретных пользователей, что обеспечит защиту информации, которая
передается, или сохраняется, от изменения, копирования и уничтожения. Не
должны допускаться неавторизованные попытки доступа к файлам системы.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Существует целый ряд программных продуктов, в том числе и
российских производителей, которые позволяют автоматизировать процесс
Прикладные программы это такие программы, предназначение которых
направлено на решение определенных задач и непосредственно
взаимодействуют с пользователем. Компьютерные программы необходимы для
автоматизации каких-либо процессов, хранения и обработки данных,
моделирование, проектирование и т.п. сложных вычислительных процессов.
Программы обычно разделяют на два класса: это системные программы и