75
Бумажный документооборот практически во всех своих свойствах
уступает электронному. При использовании его возникают риски полной
утраты информации из-за ненадежности и относительной недолговечности
носителя. Операции с бумажными носителями так же занимают намного
больше времени в сравнении с их электронными аналогами. К их минусам так
же можно отнести большие затраты на хранение; расходы на приобретение
бумаги; необходимость отдельной площади для хранения документов;
сложность в навигации и поиске нужного документа в архиве; сложная и
дорогостоящая реализация документооборота между филиалами и
электронной передачи данных.
Для организации качественного документопотока в компании
"Технодом" необходима автоматизация. Несомненно, каждая организация
требует отдельного подхода к автоматизации документооборота, так как
существуют такие преграды, как необходимость обучения персонала и
оснащение необходимым оборудованием.
Проблема выбора и внедрения СЭД очень актуальна, так как
организации необходимо единое документационное пространство при
оптимальном использовании трудовых ресурсов. Расчеты эффективности
внедрения электронного документооборота в организации "Технодом"
показали, что даже при худших обстоятельствах сроки окупаемости не
должны превысить двух лет.
Организация управления документооборотом в компании "Технодом"
очень сложная и комплексная задача, и если не найти решения ее, неизбежны
ситуации, тормозящие производство. К таким ситуациям можно отнести
потерю документов, задержку в обработке того или иного документа, и т.д.
Внедрение системы электронного документооборота позволит избежать этих
и других негативных последствий неорганизованного управления
документами.
76
Важным моментом является так же то, что не смотря на возможные
материальные затраты на внедрение, главным преимуществом электронной
документации является именно качество документооборота. Частным
организациям он позволяет более эффективно, оперативно, упорядоченно
производить работу с данными, а значит, повышает качество их работы в
целом, и является фактором выживания. В то время как для государственных
структур, система электронного документооборота - это залог более
эффективного выполнения государственных задач, более оперативного
взаимодействия между субъектами. Использование таких систем сделает
государственное управление более прозрачным и информативным. Поэтому,
среди всех технологий, необходимость внедрения которых в структуры
государственного управления уже назрела, системы электронного
документооборота - одни из ключевых.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ЛИТЕРАТУРНЫХ ИСТОЧНИКОВ:
1. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-
процессов компании / О. Подолина // Секретарское дело. – 2008.
2. Российский рынок документооборота. Материал с сайта
http://eos.ru/eos/104421
3. Company Media [Электронный ресурс]. 2016. Режим доступа:
http://www.intertrust.ru/products/companymedia/
4. О системе LanDocs [Электронный ресурс]. 2016. Режим доступа:
http://www.landocs.ru/system/index.php
5. Optima Workflow – Организация успеха [Электронный ресурс]. 2016.
Режим доступа:
http://subscribe.ru/archive/business.12apr81/200203/27080515.html
6. БОСС-Референт [Электронный ресурс]. 2016. Режим доступа:
http://www.boss-referent.ru/about/
77
7. Дело [Электронный ресурс]. 2016. Режим доступа:
http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/
8. ЕВФРАТ-Документооборот [Электронный ресурс]. 2016. Режим
доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/
9. Функциональные возможности PayDox. [Электронный ресурс]. 2016.
Режим доступа:
http://www.paydox.ru/Help/DoTour.asp?do=tour&page=1&l=ru#About
10. Проблемы электронного документооборота. Материал с сайта:
http://eos.ru/eos/63693
11. Установка и первичная настройка PayDox. [Электронный ресурс]. 2016.
Режим доступа:
http://www.paydox.ru/Help/AboutSystemPage.asp?do=instruction&l=ru
12. Деловой город – о системе PayDox.
http://novosibirsk.delovoigorod.ru/info/sistema-paydox-24216/
13. Версии системы PayDox https://ru.wikipedia.org/wiki/PayDox
14. PayDox. Корпоративная система управления документами бизнес-
процессами. http://www.paybot.com/Manuals/PayDoxPresentationRUS.pdf