65
не требует работы через интернет. При отключении электричества в
организации с электронным документооборотом останавливается весь
рабочий процесс;
безопасность. Электронные файлы могут быть заражены вирусами или
случайно удалены, возможны хакерские атаки, «бич» современных IT-
подразделений, и не только в Соединенных Штатах Америки.
Однако, при всех достоинствах бумажного документооборота,
придется признать, что в современный век информационных технологий,
всеобщей информатизации, такая система неизбежно устаревает и имеет ряд
существенных минусов. Вот некоторые из них:
Потеря документов, следовательно, и важной информации. Это может
быть очень критично, если не катастрофично;
Попадание информации и документов к постороннему лицу,
умышленно или по ошибке;
Документы, источник которых не определен, и которые крайне сложно
классифицировать и структурировать в общем документопотоке;
Подготовка и согласование документов руководителем занимает много
времени, следовательно, имеет место крайне малая скорость обработки
информации;
Избыток бумаги, потеря времени на поиск документа и обработку
входящей и исходящей документации, что может привести к ошибкам в
данных;
Медленная передача документов между подразделениями, замедление
общего документопотока;
Огромные затраты бумаги, а значит и траты средств на канцелярские
расходы.
Анализ документооборота в организации «Технодом» подтверждает,
что существующая система документооборота не соответствует современным
66
требованиям, не удовлетворяет современным тенденциям делопроизводства,
вынуждает руководство тратить время и средства на поддержку бумажного
документооборота. И это с учетом размеров штата организации, и объемов
информационных потоков. В связи с этим переход на электронный
документооборот является необходимым условием дальнейшего развития
предприятия, улучшения его документопотока, устранения прорех в сфере
информационной безопасности. Руководство организации, несмотря на ярко
выраженный консерватизм, приняло решение осуществить переход на
электронный документооборот.
3.1. Процесс внедрения системы PayDox на предприятии «Технодом»
Система электронного документооборота Paydox - простая в
использовании, настройке, и установке система, а значит, позволяет
осуществить более эффективное внедрение ее в организацию. Метод ее
внедрения позволяет избегать крайне затратного этапа разработки
технического задания, и вместо этого проводится предпроектный анализ
организации. В результате получается документ с требованиями организации,
в котором описываются автоматизируемые функции и документы. Затем эти
требования прилагаются к договору о внедрении PayDox.
Процесс внедрения, как правило, происходит в два этапа:
система внедряется для стандартного набора документов организации с
использованием только основных функций системы Paydox. В итоге
получается полностью функциональная система электронного
документооборота, способная работать с основным набором
документов, таких как договора, отчеты, счета. Как правило, для этого
этапа внедрения достаточно одного месяца, а иногда и недели, в
зависимости от размера организации и сложности ее структуры
документопотоков;
67
система внедряется для расширенного, полного набора документов, и
настраивается под все индивидуальные потребности организации. В
результате получается рабочая система электронного
документооборота, способная обрабатывать все документы организации
любого требуемого типа и специфики. Этот этап внедрения обычно
занимает от трех месяцев до полугода.
Такая методология внедрения имеет очевидно важное преимущество:
скорость внедрения и возможность начала эксплуатации в кратчайшие сроки.
Систему в ее базовом виде, для обработки ключевых документов организации,
можно использовать уже спустя месяц после подписания договора.
Так же, стоит отметить, что эта методология внедрения подразумевает
настройку системы на установившиеся бизнес-процессы организации, избегая
реинжиниринга в процессе внедрения. Это означает, что сам процесс
внедрения не требует существенного изменения порядка работы с
документами. А такой подход естественно минимизирует затраты,
сопротивление персонала организации, которому предстоит переходить на
использование внедряемой системы.
Разумеется, не получится полностью избежать сопротивления со
стороны персонала, однако есть шанс серьезно его снизить. Выбранная для
внедрения СЭД способствует постепенному реинжинирингу бизнес-
процессов сразу же после начала использования системы, и в процессе ее
эксплуатации. Это позволяет избежать резкой смены обстановки, задержкам в
ведении документооборота, а также серьезно снизить вероятность потери
важнейших данных и документов. Используя СЭД, сотрудники видят на
экране все документы, с которыми им необходимо работать, все приказы,
задания, предписания и поручения.
Руководители же получают возможность удобного мониторинга в
режиме реального времени всех бизнес-процессов, исполнения заказов,
68
поручений, договоров, взаимодействие между филиалами, прием новых
сотрудников.
Наличие указанных возможностей, обеспечивает оптимизацию бизнес-
процессов и документооборота после внедрения системы электронного
документооборота, в то время, как до внедрения СЭД, реинжиниринг сводится
только к небольшим и несущественным изменениям в кадровой структуре, или
структуре информационных потоков, при этом не затрагивая уже
существующие бизнес-процессы.
В предложенной для внедрения СЭД, документ состоит из карточки
документа и прикрепленных к нему источников внешних данных. Карточка
содержит полный набор стандартных реквизитов, а также несколько
дополнительных. Система позволяет оперативно корректировать
документацию, без серьезного риска нарушения структуры
документооборота, и потери данных.
Источник внешних данных являет собой одну или несколько таблиц
добавочных реквизитов.
В случае если документ имеет подчиненные документы, то для каждого
из них заводится отдельная карточка, которая соответствует типу документа.
В карточке подчиненного документа указывается индекс родительского.
3.2. Вычисление расходов на внедрение СЭД
При планировании перехода объекта исследования на электронный
документооборот, необходимо сначала выполнить подсчет всех расходов на
внедрение системы в эксплуатацию.
Стоимость одной лицензии программного обеспечения зависит от
количества рабочих мест и числа закупаемых лицензий. В среднем эта цифра
находится в диапазоне от 2500 до 25000 рублей на одно рабочее место. В
69
нашем случае количество рабочих мест равняется 45, а стоимость одной
лицензии программного обеспечения PayDox 5000 рублей. Итого стоимость
внедрения составит 225 000 рублей.
Также необходимо учесть и подсчитать стоимость дополнительной
техники, необходимой для внедрения. Величина соответствующих затрат
соразмерна количеству рабочих мест. Стоимость техники на одного
сотрудника = 35000. В рассматриваемом случае внедрения СЭД на
предприятии, требуется дооснащение техникой на 25%. Стоимость
оборудования в этом случае составит примерно:
0, 25*35000*45=393 750рублей.
Стоимость работ по внедрению системы
У компании «Технодом» есть собственный штат сотрудников,
способных организовать внедрение системы, и нужно только привлечь
консультанта для решения наиболее сложных проблем. С таким количеством
работы может справиться один сотрудник, оклад которого составляет 20000
рублей. Стоимость консультанта в зависимости от условий предоставления
услуг – от 50000 до 150000 рублей в месяц. Для определенности можно
предположить, что она равна 100000 рублей. В общей сложности оценка
стоимости работ по внедрению составляет 120000 рублей.
Таким образом, итоговые расходы по внедрению системы при
разумной организации процесса составляют:
100000+393750+120000=613750 рублей. Стоимость сопровождения
составит еще порядка 50000 рублей. Итого получаем расходы на сумму 663750
рублей.
70
3.3. Оценка эффективности внедрения СЭД в компании «Технодом»
Любой процесс автоматизации влечет за собой определенные
вложения. Разумеется, не только финансовые. Крупные компании почти
всегда имеют в своей структуре отдел, а иногда даже несколько,
занимающиеся именно учетом расходов на автоматизацию производства,
документооборота, и различных информационных процессов. Помимо всего
прочего, как уже было описано в предыдущих главах работы, всегда есть
препятствия на пути автоматизации, даже морально-психологические, у
сотрудников и (или) руководства. Поэтому мотивация играет не последнюю
роль в успешном осуществлении внедрения новых информационных
технологий в делопроизводство. Где же взять эту мотивацию? Производители
программного обеспечения почти всегда, рекламируя свои продукты, явно или
неявно дают понять потенциальным клиентам, что использование именно их
программного обеспечения повлечет за собой повышение «эффективности»
работы. Чем не мотивация? однако, реально оценить эту эффективность
можно лишь после приобретения, внедрения, и какого-то времени
эксплуатации системы, порой весьма продолжительного. И далеко не всегда
приобретение той или иной программы (а они порой весьма дорогие) влечет
за собой полное удовлетворение от сбывшихся ожиданий пользователей, и от
оправдавшихся рисках и затратах… Поэтому вопрос оценки эффективности
является одним из важнейших критериев для принятия решения о внедрении
той или иной информационной системы в процесс управления
делопроизводством.
Говоря об оценке эффективности внедрения системы электронного
документооборота в компанию «Технодом», необходимо начать с прямой
экономии средств. Она включает в себя только стоимость бумаги и стоимость
сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные затраты. Для
того, чтобы оценить сроки окупаемости, необходимо попробовать вычислить
71
ежемесячные затраты на различные составляющие процесса
документооборота организации.
Каждый сотрудник в течение своего рабочего дня, в среднем, может так
или иначе обработать не более 100 документов. При этом, можно считать, что
минимальный объем страниц, который может быть обработан или просмотрен
одним сотрудником организации, не может быть менее 4-5 страниц, в
противном случае, скорее всего, этот сотрудник не работает с документацией,
не влияет существенно на общий документопоток, а значит – не представляет
интереса с точки зрения внедрения системы электронного документооборота.
Таким образом, можно предположить, что на одного сотрудника компании в
среднем приходится около 25 страниц машинописного текста за один рабочий
день.
Средняя себестоимость одного напечатанного в организации листа
бумаги в среднем стоит около 1 рубля, таким образом:
Один напечатанный в организации лист стоит примерно 0,5 рублей. В
таком случае:
21*25*1.0*45 =23625 рублей ежемесячно.
Стоимость сбереженного рабочего времени сотрудника оценить
намного сложнее. Она складывается из следующих факторов:
повторное использование уже существующих документов;
поиск нужных документов за счет систематизации хранения документов
и эффективных средств поиска информации;
ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации.
Вероятность повторного использования уже существующих
документов весьма велика, поскольку организация часто занимается
решением похожих друг на друга задач. Повторное использование документов
часто практикуется для договоров, писем, приглашений и т.д. Однако
72
документы типа коммерческих предложений, предварительных проектов и
аналитических обзоров используется в исключительно редких случаях. В
организациях, которые существуют уже давно, всегда есть образцы, шаблоны
документов. В среднем коэффициент повторного использования документа
равен 25%. Таким образом, если сотрудник расходует на создание новых
документов 30% своего рабочего времени, то экономия времени в целом
составит примерно 7.5%.
В компаниях, чей документопоток весьма велик, огромные временные
затраты идут на один только поиск нужной документации. Таким образом,
оптимизация методик и процессов поиска нужных документов – одна из
важнейших задач предприятия, а эффективность этой оптимизации – один из
важнейших показателей эффективности всего менеджмента организации.
За счет внедрения системы электронного документооборота
значительно экономится время на поиск документов. Многие предприятия, в
целях рекламы называют цифры, доходящие до 30% рабочего времени
сотрудника. Однако, в реальности эта цифра значительно меньше. Можно
взять для определенности значение 5.5%. Таким образом, исходя из этих двух
факторов, общая экономия времени сотрудника составит приблизительно
13%.
Самая очевидная выгода от внедрения системы электронного
документооборота – ускорение бизнес-процессов. Когда в организации
присутствует исключительно бумажный документооборот, то почта с которой
работают сотрудники, распространяется канцелярией два раза в день. В
зависимости от сложности структуры документопотока фирмы, документ
может проходить подразделения организации от нескольких суток, вплоть до
месяца, или даже более. Естественно, что невозможно вести контроль над
движением каждого документа.
73
В случае внедрения и использования в организации системы
электронного документооборота, затраты на отслеживание документов резко
сокращаются, а время на обработку существенно уменьшается, так как
документы передаются сразу же после исполнения. В среднем это может дать
еще около 10-20% экономии рабочего времени в трудовом периоде.
В результате наиболее пессимистическая оценка экономии трудозатрат
составляет 15%. Исходя из средних ежемесячных расходах на сотрудника в
15000 рублей, можно считать, что система электронного документооборота
дает возможность сэкономить:
15000*45*0,15= 101250 рублей.
Получается, общая экономия за месяц приблизительно 125000 рублей.
При расходах в 663750 рублей период окупаемости внедрения системы
электронного документооборота составит, приблизительно, около полугода.
Конечно, в вычислении можно выявить и недостатки. Цена внедрения
системы электронного документооборота может оказаться выше в несколько
раз. Во многом это зависит от выбора самой системы, способа и формы
внедрения, необходимости дополнительных затрат на настройку, обучение
персонала работе с системой и т.д.
Еще одним из недостатков является то, что эффективность от
внедрения может быть не столь очевидной, но экономия 15% времени и
усилий – достижимая величина для организаций, которые постоянно работают
с документами. Однако нужно учитывать, что если объем работы с
документами в организации недостаточен для существенной экономии
ресурсов, то и требования к системе будут более простыми, а значит и затраты
на внедрение могут оказаться существенно ниже.
74
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Организация, внутри которой оперативно проводится работа со всеми
выработанными документами, способна прийти к успеху.
Информационные технологии постоянно развиваются и совершенствуются. За
время своего существования они развились не только в области программного
обеспечения, но и в интеграции их в той или иной мере и в другие области.
Нельзя не заметить тенденции проникновения информационных технологий
уже даже в те области деятельности человека, в которых еще лет 10 назад,
применение IT-технологий считалось практически нереальным и
неэффективным, а значит и бессмысленным.
Однако, учитывая постоянный рост ассортимента различных
информационных систем, усложнение их функциональности и
комплексности, необходимо отметить сложность выбора подходящей системы
для внедрения в ту или иную сферу деятельности организации. Самое важное
при выборе – функциональность и возможность настройки под нужды
конкретного подразделения или предприятия в целом, если речь идет о
комплексных решениях для организации.
В результате спрос на такие продукты все время растет. Для решения
промышленных вопросов создаются системы с все более и более широким
функционалом. Но, не смотря на эту тенденцию, стандартный бумажный
документооборот все так же имеет популярность. А значит, происходит
смешение технологий, в частности – бумажного и электронного
делопроизводства.
На сегодняшний день организация документооборота в компании
«Технодом» несовершенна, документооборот не автоматизирован, и
ответственность за ведение документации размыта.