5
СОДЕРЖАНИЕ:
ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................................................. 7
ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И ПРЕДПРИЯТИЯ – ОБЪЕКТА
АВТОМАТИЗАЦИИ ................................................................................................................................. 10
1.1. Описание предприятия – объекта автоматизации документооборота .......................................... 10
1.2. Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления .................. 17
1.3. Системы электронного документооборота, и их особенности ...................................................... 20
1.4 Значимость СЭД для автоматизации бизнес-процессов предприятия ........................................... 26
ГЛАВА 2. КРАТКИЙ ОБЗОР СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ................... 29
2.1. Краткий обзор современных средств автоматизации документооборота на предприятиях ....... 30
Краткие характеристики системы «CompanyMedia» ............................................................................. 30
Краткие характеристики системы «LanDocs» ........................................................................................ 31
Краткая характеристика системы «Optima-Workflow».......................................................................... 33
Краткая характеристика системы «БОСС-Референт» ........................................................................... 34
Краткая характеристика системы «Дело» ............................................................................................... 35
Краткая характеристика системы «Евфрат-Документооборот» ........................................................... 37
Краткие характеристики системы «PayDox» .......................................................................................... 39
2.2. Обоснование необходимости внедрения системы электронного документооборота на
предприятие «Технодом» ......................................................................................................................... 43
Выбор версии системы PayDox для внедрения на предприятии .......................................................... 46
2.3. Архитектура системы PayDox ........................................................................................................... 48
Контроль поручений с помощью электронной почты ........................................................................... 50
Обеспечение полнофункциональной работы с СЭД PayDox на планшетах iPad и Android .............. 52
PayDox Service Desk - средство осуществления технической поддержки .......................................... 53
Параметры установки и настройки системы .......................................................................................... 55
Настройка связи системы с MS Word/ MS Excel .................................................................................... 57
Проблемы внедрения систем электронного документооборота ........................................................... 59
Эффективность автоматизации документооборота предприятия ........................................................ 61
6
ГЛАВА 3. ПЕРЕХОД НА СЭД, И ОЦЕНКА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДАННОГО
РЕШЕНИЯ ................................................................................................................................................. 63
Анализ внедряемой системы с учетом специфики организации .......................................................... 64
3.1. Процесс внедрения системы PayDox на предприятии «Технодом» .............................................. 66
3.2. Вычисление расходов на внедрение СЭД ........................................................................................ 68
Стоимость работ по внедрению системы ............................................................................................... 69
3.3. Оценка эффективности внедрения СЭД в компании «Технодом» ................................................ 70
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................................................... 74
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ЛИТЕРАТУРНЫХ ИСТОЧНИКОВ:.............................................. 76
7
ВВЕДЕНИЕ
В условиях современного роста информационных технологий,
информатизация стремительными темпами движется по всем сферам
деятельности человека. Производство, наука, образование, и многие другие
виды деятельности как никогда подвержены влиянию информационного бума.
Технологии, использующие вычислительную технику и информационные
ресурсы, позволяют в различной степени оптимизировать производственные
процессы, а также более удобно и эргономично организовать любой вид
человеческой деятельности.
Документированная информация составляет основу управления, его
эффективность в значительной степени базируется на производстве и
использовании информации, также как и других средств и способов
управления и наравне с ними.
Документооборот и делопроизводство – те виды деятельности, в
которых уже давно и активно развивается электронный документооборот.
Чаще всего переход на электронный документооборот обуславливается
мнимым (но не всегда) эффектом экономии, что в условиях современного
экономического состояния России, в условиях так называемых «санкций»,
представляет нешуточный интерес, в ожидании реальных эффектов от
использования средств автоматизации.
Большое повышение объемов информации, изменение спроса
информации стали предъявлять новые требования к организации
информационно-документационного обслуживания в компании.
Умелое использование информационных ресурсов организации
необходимо для успешного ведения производственного процесса.
Своевременное принятие решений, быстрая реакция на все изменения рынка
зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективная работа
8
организации зависит и от того, насколько разумно в ней организовано
управление документооборотом.
В последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой
улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение
бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания, оптимизация
рабочего времени, экономия трудозатрат, повышение производительности
труда и так далее. Наиболее адекватным, современным и технологичным
способом реализации подобных задач является внедрение
автоматизированной системы делопроизводства, и в частности -
документооборота. Однако в настоящее время попытка решения задачи
внедрения такой системы наталкивается на существенные сложности.
На рынке сложилась некоторая диспропорция: поставщики
программного обеспечения, пытаясь решить задачи, с которыми они
сталкиваются на практике, настолько усложняют программное обеспечение,
что порой для его освоения и качественного внедрения в эксплуатацию не
обойтись без проведения обязательных курсов обучения будущих
пользователей. Это приводит к дополнительным сложностям при его
внедрении и, соответственно, увеличивает стоимость проекта, иногда весьма
значительно. А покупатели систем, как правило, не готовые к такому уровню
сложности, стремятся получить более легкое решение за меньшую цену.
В любой организации, где ведется активная работа с документами
различного вида, существует проблема систематизации, обработки и
безопасного хранения значительных объемов информации. Поэтому
проблемная область, о которой идет речь, до сих пор является пространством
для бурной деятельности, с целью оптимизации труда, затрат, и определения
методик повышения эффективности труда и производства. Актуальность
данной темы не вызывает сомнения, учитывая огромное количество заказов от
различных предприятий, на реструктуризацию системы документооборота и
управления.
9
Целью данной выпускной квалификационной работы является
определение эффективности внедрения системы электронного
документооборота (СЭД) на предприятии «Технодом». Реализация
поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:
исследование понятия электронного документооборота, его
специфики и сфер эффективного применения;
анализ рынка современных систем электронного
документооборота, с целью определить наиболее подходящую для
предприятия;
постановка основных критериев выбора информационной
системы;
выработать предложение по внедрению выбранной системы
электронного документооборота на предприятие, с обоснованием
выбранного предложения;
хотя бы приблизительно оценить эффективность внедрения
системы на предприятие;
сделать соответствующие выводы.
10
ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И
ПРЕДПРИЯТИЯ – ОБЪЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ
1.1. Описание предприятия – объекта автоматизации документооборота
"Технодом" - это сеть магазинов бытовой техники и электроники.
Первые магазины под маркой "Технодом" открылись в 2002 году и на текущий
момент присутствуют по Иркутску и Иркутской области. Сеть развивается по
модели франчайзинга - это форма ведения бизнеса при которой одна компания
(франчайзор) предоставляет другой компании (франчайзи) проверенную и
успешную бизнес-идею, поддержку, обучение, снабжение, развитие,
маркетинг и рекламу.
Компания "Технодом" является официальным дилером таких
международных брендов, как Vitek, Philips, Samsung, Scarlett, HP, Sony, Bosh,
Indesit и многих других. Это сотрудничество подтверждено международными
сертификатами.
Основные направления деятельности предприятия – оптово-розничная
торговля.
Компания "Технодом" является одним из крупнейшим продавцом
бытовой техники и электроники. Она завоевала себе доброе имя и лояльность
потребителей. Постоянное развитие и совершенствование сервиса, логистики
и ценообразования, позволяет компании удерживать позиции на рынке, хотя с
каждым годом конкурентная борьба ужесточается.
Магазин "Технодом" – занимается оптовой и розничной торговлей,
ассортиментом продаваемых товаров является бытовая техника и электроника,
как отечественных производителей, так и зарубежных. Товар рассчитан на
людей с различным материальным достатком. У предприятия уже давно
сформировавшаяся база своих клиентов.
11
Доброжелательная атмосфера в коллективе отражается и на клиентах,
они практически никогда не уходят без покупки, тем более что и цена товара
доступная. При покупке за наличный расчет покупатели получают скидку от
5% и выше, так же есть дополнительные скидки владельцам карт постоянного
клиента (они даются при покупке свыше 5000 руб.). В магазине "Технодом"
есть возможность приобрести товар в кредит, оформить который можно тут
же у представителей банков-партнеров, таких как: Хоум Кредит, Банк Русский
Стандарт и Банк ОТП, которые регулярно проводят акции для выгодного
кредитования клиентов организации.
Магазин производит продажу следующей продукции:
газовые и электроплиты;
климатическая техника;
компьютеры;
оргтехника;
СВЧ;
пылесосы;
холодильники;
сотовые телефоны;
стиральные машины;
автомобильное аудио;
телевизоры и т.д.
Ассортимент товаров, поступающих в продажу, составляет несколько
тысяч наименований, к ним предъявляются очень высокие требования в
области качества, т.к. их применение может принести вред жизни и здоровью
человека.
Продукция, поступающая от поставщиков, в обязательном порядке
проверяется на наличие всех необходимых документов, подтверждающих
12
уровень её качества и безопасности, сертификаты соответствия, лицензии,
паспорта и т.д. Продукция у поставщиков закупается централизовано.
Возглавляет Иркутский филиал магазина "Технодом" директор, в
непосредственном подчинении которого находятся главный бухгалтер, юрист,
старший продавец, менеджер, заведующий складом и экспедитор.
Магазин расположен в торговом центре и занимает весь первый этаж, в
котором находятся торговые, офисные, складские и вспомогательные
помещения.
Среднесписочная численность работников в магазине "Технодом" на 5
марта 2017 года составляет 45 человек.
Организационная структура организации отображена на рисунке 1.
Рисунок 1. Организационная структура компании «Технодом»
13
Функции кассира и его должностная инструкция.
Кассир, непосредственно подчиняется директору магазина и старшему
продавцу.
Кассир должен: уметь работать на кассовом аппарате и ПК; знать
правила заполнения документов бухгалтерской отчетности и кассовых
операций; знать правила приёма, выдачи, учёта и хранения денежных средств.
В своей деятельности кассир руководствуется: нормативными
документами, относящимися к выполняемой работе; правилами трудового
распорядка; приказами и распоряжениями директора предприятия;
должностной инструкцией.
Цели кассира состоят в осуществлении внутрифирменных расчётов,
ведении рублёвой кассы.
Кассир находится в торговом зале в течение всего рабочего дня, покидая
свое место только во время перерыва на обед и в случае необходимости.
Функции бухгалтера и его должностная инструкция.
Бухгалтер, непосредственно подчиняется директору.
Бухгалтер должен знать: законодательные акты, регламентирующие
предпринимательскую и коммерческую деятельность; формы и методы
бухгалтерского учета на предприятии; план счетов; организацию
документооборота по участкам бухгалтерского учета; порядок
документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета
операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных
ценностей и денежных средств; методы экономического анализа
хозяйственно-финансовой деятельности предприятия; правила и нормы
охраны труда.
14
В своей деятельности бухгалтер руководствуется: законодательными и
нормативными актами, касающимися выполняемой работы; правилами
внутреннего трудового распорядка; приказами и распоряжениями
непосредственного руководителя; должностной инструкцией.
Цели бухгалтера состоят в ведении всей бухгалтерской отчетности
предприятия, а также оптимизации налогообложения деятельности компании.
Функции продавца-консультанта и его должностная инструкция.
Продавец-консультант подчиняется непосредственно старшему
продавцу, дополнительные инструкции он может получать от директора
магазина.
Функции продавца розничного отдела: встречать клиентов магазина;
консультировать клиентов по ассортименту товаров, представленных в
магазине и дополнительных прайсах; показывать товары клиентам и
проверять рабочее состояние продаваемого товара; размещать товары в
торговом зале и на витринах по видам, моделям; оказывать помощь в разборе
товара из прихода; прикреплять ярлыки цен с указанием наименования,
модели, цены, технических характеристик, рекомендовать новые товары, при
отсутствии в продаже отдельных изделий предлагать другие, близкие по
свойствам товары; доводить до сведения администратора торгового зала
магазина о спросе покупателей на отдельные товары; следить за наличием
ценников, аккуратностью оформления витрин в торговом зале, чистотой и
порядком на рабочем месте; соблюдать правила трудовой дисциплины,
установленной в фирме; изучать новинки ассортимента бытовой техники и
электроники от различных изготовителей; осуществлять размещение
упаковки и товаров на складе магазина, поддерживать там чистоту и порядок;
при покупке товара клиентом производить выписку, где указывается текущая
дата, краткое наименование товара, количество единиц товара и цены,
проверить чек на купленный товар и вместе с выпиской отдать товар клиенту;