15
принимать товар по накладным, расписываться во втором экземпляре и
передавать его администратору торгового зала; наблюдать за сохранностью
товара в отделе; выполнять разовые поручения администрации.
Функции управляющего директора и его должностная инструкция.
Должностные обязанности: определение постановка задач и целей,
связанных с маркетингом и сбытом продукции; организация проведения
маркетинговых исследований и продвижение магазина на рынке; заказ
товаров на оптовых базах; определение цен и ассортимента товаров; помощь
продавцам-консультантам в продаже товаров и разрешении спорных вопросов
с покупателями.
Менеджер подчиняется непосредственно директору магазина, получает
от него дополнительные инструкции по обмену или возврату товара.
Обязанности менеджера: продажа услуги доставки и установки;
организация и контроль работы водителя и экспедитора, мастера по установке
техники; ведение документооборота сопровождающего бизнес процессы
доставки и установки; обеспечение качества документооборота и качества
предоставляемых услуг; взаимодействовать с покупателями по вопросам
претензий к качеству товара; обеспечивать движение товара в сервисные
центры и обратно; соблюдать сроки отдельных требований покупателей;
продвигать продажи установки и подключения крупногабаритной техники.
Структура управления в организации линейна. Каждое подразделение
при этой структуре управления имеет только одного непосредственного
руководителя. Принятия различного рода решений возлагаются на одного
руководителя, который подчиняется лишь вышестоящему руководителю и т.д.
То есть, подчиненные при этой структуре управления зависят только от своего
руководителя. Ведение работы в таком режиме имеют свои преимущества и
недостатки.
16
Таблица 1.
Преимущества и недостатки линейной системы управления
Ключевым звеном данной системы является единственный канал
коммуникации – между руководителем и его подчиненными. Руководитель
решает вопросы лишь своего подразделения, и не должен согласовывать
прочие решения. На руководителе лежит большая ответственность за
результаты принятых им решений.
Но так же, к руководителю предъявляются высокие требования, так как
управление подразделением подразумевает собой высокую компетентность в
тех сферах деятельности, которую ведут подчиненные.
17
Рисунок 2. Линейная структура организации
Системы электронного документооборота играют важную роль в
оптимизации процессов. В дальнейшем, в работе будут рассмотрены
различные аспекты выбора, применения, внедрения различных систем
электронного документооборота, с целью выбора и внедрения такой системы
в компанию, для оптимизации ее документопотоков, а также оценки
экономической эффективности предложенного решения.
1.2. Основные принципы автоматизации документационного
обеспечения управления
Огромное увеличение объемов информации и большие изменения
спроса информации стали предъявлять новые требования к организации
информационно-документационного обслуживания в организации. Стали
меняться требования к службам, занимающимся информационно-
документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой
управления (или менеджмента) информационно-документационными
ресурсами, в нашей стране – службой документационного обеспечения
управления (ДОУ).
Сегодня состояние информационных технологий в ДОУ можно
охарактеризовать: наличием сравнительно большого объема баз данных,
18
содержащих информацию о деятельности организации; созданием
технологий, обес
ۛ
печ
ۛ
и
ۛ
в
ۛ
а
ۛ
ю
ۛ
щ
ۛ
и
ۛ
х интерактивный доступ пользователей к
информационным ресурсам; расширением функциональных возможностей
информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку
информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-
ориентированных информационных систем различного назначения;
включением в информационные системы элементов интеллектуализации
интерфейса пользователя, экспертных систем и других технологических
средств. [1]
Как правило, документы различаются по типам носителей информации,
и основные резервы повышения эффективности и работы с документами,
именно в типах носителей.
Электронные носители информации также могут быть подразделены на
ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и
т. д.). Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они
сохранены на электронном носителе информации.
Поскольку данная выпускная квалификационная работа подразумевает
использование информационных технологий в автоматизации отрасли
делопроизводства (а именно документооборота), необходимо вкратце
рассмотреть понятие информационных технологий, их классификацию, а
также описать их применение в документационном обеспечении управления.
Итак, классификация информационных технологий является
методологической основой выбора и ис
ۛ
по
ۛ
л
ۛ
ьзо
ۛ
в
ۛ
а
ۛ
н
ۛ
и
ۛ
я технологии при решении
документационного обеспечения управления.
Преобладающими информационными те
ۛ
х
ۛ
но
ۛ
ло
ۛ
г
ۛ
и
ۛ
я
ۛ
м
ۛ
и, начиная с
середины 80-х гг. являются компьютерные, поэтому можно говорить о
реализации деятельности в рамках автоматизированного (электронного)
офиса, которая имеет техническую, программную и организационно-
19
методическую основу. Автоматизация офиса призвана не заменить
существующую традиционную систему ко
ۛ
м
ۛ
му
ۛ
н
ۛ
и
ۛ
к
ۛ
а
ۛ
ц
ۛ
и
ۛ
и персонала, а лишь
дополнить и улучшить ее.
Техническую основу современных информационных технологий или
электронного офиса составляют средства компьютерной техники, средства
коммуникационной техники и средства организационной техники. Это
персональные компьютеры, электронные пишущие машинки, копировальные
машины; коммуникационные средства, телефонная техника; средства для
автоматизации ввода архивных документов и поиска информации.
Программные средства современных информационных технологий
подразделяются на системные и прикладные. Системные программные
средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных
систем: тестовые и диагностические программы, операционные системы,
антивирусные программы, командно-файловые процессоры (оболочки).
Прикладные программные средства классифицируются по системам
подготовки текстовых, табличных и других документов; подготовки
презентаций, обработки информации личных информационных систем,
систем управления проектами и прочими системами.
Организационно-методическое обеспечение информационных
технологий включает нормативно-методические материалы по подготовке и
оформлению управленческих и иных документов в рамках конкретной
функции обеспечения управления; инструктивные и информативно-
методические материалы по ор
ۛ
г
ۛ
а
ۛ
н
ۛ
из
ۛ
а
ۛ
ц
ۛ
и
ۛ
и работы управленческого персонала
в рамках конкретной информационной технологии обеспечения
управленческой деятельности. [2]
В настоящее время большинство компьютеров в офисе используются не
изолированно друг от друга. Они постоянно или время от времени
подключаются к локальным или глобальным компьютерным сетям для
20
получения той или иной информации, посылки или получения сообщения и т.
п. Сети могут объединять информационные ресурсы как небольших
предприятий, так и крупных организаций, занимающих удаленные друг от
друга помещения. Это и определяет способ соединения компьютеров между
собой и, соответственно, вид сетей.
При централизованной обработке информации основная часть
вычислений и обработки информации производится на сервере, клиент
отвечает только за небольшую часть работы. При распределенной
(децентрализованной) обработке информации основная часть обработки
производится на рабочих станциях, а сервер выступает в роли хранилища
информации.
1.3. Системы электронного документооборота, и их особенности
Система электронного документооборота (в дальнейшем – СЭД), это
система, в которой происходит процесс создания, распространения
электронных документов различного вида. При помощи систем можно
контролировать потоки документов в организации. Несмотря на кажущуюся
узкоспециализированность, СЭД обычно включают в себя дополнительные
модули или подсистемы, позволяющие также решать некоторые задачи
управления, структуризации документарных отношений на предприятии, а
также, в особых случаях, принимать решения в условиях неопределенности. В
этой связи, системы электронного документооборота не теряют своей
популярности в организациях широкого профиля, в различных сферах науки,
производства, а также бизнеса различных масштабов.
Следствием широкого распространения в организациях является
становление таких систем неотъемлемым элементом IT-инфраструктуры.
21
Организация документооборота представляет собой некие четкие
правила, в соответствии с которыми происходит движение документации в
организации. Перемещение, получение, рассмотрение, передача на
исполнение, удостоверение, оформление и отправка документов – операции, с
которыми организация сталкивается каждый день, поэтому необходима
грамотная и четкая организация документооборота. [1]
Сегодня состояние информационных технологий в структуре
документационного обеспечения управления можно охарактеризовать:
наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о
деятельности организации; созданием технологий, обес
ۛ
печ
ۛ
и
ۛ
в
ۛ
а
ۛ
ю
ۛ
щ
ۛ
и
ۛ
х
интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;
расширением функциональных возможностей информационных систем и
технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных
многофункциональных проблемно-ориентированных информационных
систем различного назначения; включением в информационные системы
элементов интеллектуализации интерфейса пользователя, экспертных систем
и других технологических средств.
В документационной деятельности аппарата управления, с нечеткой
организацией движения документов на предприятии, на данный момент
связывают многие недостатки. Весь процесс документационного обеспечения,
принимаемых управленческих решений включает в себя три составляющие:
информационную поддержку решения (обеспечение
принимаемого решения достоверной и достаточной
информацией);
документирование решения (создание распорядительного
документа);
контроль за его выполнением (организация работы, выполнение
работы, соблюдение сроков, условий и т.д.).
22
Если рассматривать процесс по шагам, то можно выяснить, что он
состоит из сбора информации, подготовки, редактирования, согласования,
составления и удостоверения документа. При этом на каждом шаге, документ
перемещается из одного подразделения в другое, проходя определенные
стадии формирования и модификации, доходя до руководителя. При этом от
качества выполнения всех операций, а также от оперативности перемещения
документов между подразделениями напрямую зависит качество всего
процесса работы в целом.
Рисунок 3. Классический документооборот
Порядок движения документации в организации, если не учитывать
какие то специфические этапы подготовки документов, обычно следующий:
поступление документов в организацию, их обработка и сортировка;
рассмотрение документов службой документационного обеспечения;
начало движения документов в организации;
обработка исполненных и отправляемых документов.
Движение документов в аппарате управления, его подразделениях,
принято называть документопотоком. Поскольку документопоток –
явление весьма широкое, принято для каждого потока создавать свою
схему движения.
Документопотоки различаются:
по направлению движения:
горизонтальные потоки – связывают организации одного уровня;
23
вертикальные потоки – связывают организации разных уровней;
восходящие потоки – документы, которые получают вышестоящие
организации от подчиненных;
нисходящие потоки – документы, которые отправляют вышестоящие
организации подчиненным.
По отношению к процессу управления:
входящий документопоток состоит из четырех типов документов:
документы вышестоящих организаций - законы, указы, распоряжения;
постановления, письма, инструкции, методические указания;
документы от подведомственных организаций - отчеты, акты;
документы от не соподчиненных организаций с целью согласовать
совместные действия - письма, договора;
обращения граждан - жалобы, заявления, предложения.
Рисунок 4. Поток документов в организации
Входящие документы имеют три направления движения:
к руководящему аппарату организации;
к руководству структурных подразделений;
непосредственно к специалисту.
24
Рисунок 5. Схема движения маршрута входящих документов
Потоки документации почти всегда неравномерны. Руководители
получают избыток лишней информации, так как наибольшая часть документов
попадает именно к ним. Из-за этого избытка серьезно затрудняется задача
оперативного управления документопотоками, а это может привести к
задержкам и потерям информации.
Исходящий документопоток состоит из документов, которые
формируются внутри организации и отправляются за ее пределы. Документы
могут быть инициативными или же ответными. Движение этих документов
зависит от количества подразделений и структур, в которых необходимо
согласовать и подписать документ.
Рисунок 6. Схема движения исходящего документа