55
Параметры установки и настройки системы
Для установки системы PayDox желательно выделить отдельный IP-
адрес (в основном это адрес самого компьютера в корпоративной локальной
сети) – программа установки попросит его ввести. [11]
Можно отдельный IP-адрес для работы не выделять, а ввести в
процессе установки IP-адрес 127.0.0.1, в этом случае доступ к PayDox можно
получить с компьютера, на котором эта система установлена, однако с других
компьютеров этого сделать уже не получится.
Рисунок 21. Установка системы PayDox
Установка системы обязательно требует включения IIS (Internet
Information Services) на нашем компьютере.
Если IIS не запущен, то программа установки PayDox сообщит об
ошибке: Runtime Error (at 75:617):Please install Microsoft IIS first.
56
Для запуска IIS нужно произвести следующие действия: Пуск - Панель
управления - Программы и компоненты - Включение и отключение
компонентов Windows, далее отметить флажками компоненты Службы IIS и
нажать кнопку OK. Данные действия описаны в документации, поэтому у
пользователей средней квалификации, проблем с описанными процессами не
возникает.
Рисунок 22. Запуск IIS для работы с системой PayDox
База данных устанавливаемой версии PayDox содержит заполненные
примеры документов, справочников и бизнес-процессов для обеспечения
простоты ознакомления с системой. Данная особенность позволяет быстрее
ввести комплекс в эксплуатацию. Для работы с реальными документами и
справочниками, необходимо заменить файл базы данных системы на такой же
файл с пустой базой данных, чтобы примеры, содержащиеся в
устанавливаемой версии системы, не мешали работе с реальными
документами.
57
Для этого необходимо заменить файл базы данных системы
\PayDox\Database\PayDoxRUS.mdb, предварительно скопировав его из файла
\PayDox\Setup\PayDoxRUS.mdb. Также необходимо удалить все
демонстрационные файлы документов из папки PayDox\DocFiles. Для входа в
систему используется логин Admin и пароль Admin. Разумеется, в
дальнейшем, в целях обеспечения безопасности, логин и пароль необходимо
сменить.
Рисунок 23. Интерфейс системы PayDox
Настройка связи системы с MS Word/ MS Excel
Возможность обеспечения совместимости с файлами MS Word/ MS
Excel требует предварительной настройки. Если не произвести настройку
связи с MS Word, то при выдаче документов такого формата система будет
выдавать ошибку: ОШИБКА при обработке MS Word/ MS Excel. Необходимо
проверить наличие MS Word на сервере и настроить доступ с помощью
58
редактирования файла DCOMCNFG.EXE. Для этого необходимо произвести
команду Выполнить из меню кнопки Пуск и ввести DCOMCNFG.EXE.
Рисунок 24. DCOMCNFG.EXE
Далее необходимо выбрать Службы компонентов - Компьютеры - Мой
компьютер - Настройка DCOM.
В настройках Microsoft Word Document необходимо указать на вкладке
Удостоверение пользователя Администратор и его пароль. Далее добавить во
всех пунктах вкладки Безопасность всех пользователей.
59
Рисунок 25. Настройка DCOM
Необходимо отметить, что такие настройки доступа – предоставляют
избыточные права доступа к MS Word / MS Excel. Это может привести к
нарушению правил корпоративной безопасности. Крайне рекомендуется
провести работу по предоставлению прав доступа отдельным категориям
пользователей, в соответствии с правилами внутренней безопасности, с
учетом полномочий и обязанностей.
Проблемы внедрения систем электронного документооборота
Для того чтобы использование системы электронного
документооборота было максимально эффективно, она должна быть внедрена
повсеместно, у всех сотрудников, которые связаны с документами, их
60
созданием, редактированием и хранением. Как раз это и представляет
основную проблему: практически в каждой организации найдутся сотрудники,
которые стремятся избежать перемен, не желая обучаться чему-то новому, и
этот их консерватизм может задержать или даже вовсе привести в тупик все
планы по автоматизации документооборота, и не только его.
Еще одной распространенной проблемой, является то, что подчас
руководство организации считает вопросы документооборота вторичными, и
не уделяет должного внимания их решению и оптимизации процесса. И это –
одна из самых распространенных ошибок при переходе на СЭД,
обусловленная тем, что недостаточная проработка этого вопроса почти всегда
ведет за собой неоптимальную, а порой и безрезультатную работу системы. А
это может повлечь как временные, так и финансовые затраты.
Так же зачастую руководство организации считает вопросы
документооборота вторичными и несущественными. Это одна из
распространенных ошибок при переходе на электронный документооборот,
ведь недостаточная проработка ведет за собой безрезультативную работу
системы.
Есть и еще одно распространенное препятствие на пути к оптимизации
процесса документооборота. Это стремление руководства свалить все работы
по обеспечению работоспособности системы, ее сопровождению, настройке и
т.д. на плечи IT-подразделения. Таким образом не только тормозится развитие
системы документооборота, но и возникновение существенных «неполадок» в
работе самой IT-системы предприятия, работники которой и так обычно
перегружены. Следствие – ненужное расходование времени и финансовых
средств, а также подрыв стабильной работу технологической части
организации.
61
Эффективность автоматизации документооборота предприятия
Результат от внедрения системы электронного документооборота
можно сформировать из двух частей:
К первой части относится:
Экономия средств на расходные материалы, оборудование, доставку и
хранение документации;
Экономия рабочего времени сотрудников на поиск и отбор необходимой
документации, обработку данных вручную, повторное использование
документов.
Ко второй части относятся:
способность адаптироваться к новым типам задач, повышение качества
обработки информации. У пользователя появляется больший спектр
возможностей работы с данными;
ускорение прохождения документов и предоставления услуг сопряжено
со своевременностью и оперативностью принятия решений в ситуациях,
когда все зависит от информации, содержащейся в документе;
совершенствование бизнес-процессов, повышение уровня контроля над
движением информации в организации;
создание полноценного информативного пространства в пределах всей
организации. Система электронного документооборота призвана
устранить рамки, разделяющие филиалы или дочерние организации,
позволяя им совместно функционировать в единой организации.
62
Рисунок 26. Рост эффективности. График внедрения СЭД
63
ГЛАВА 3. ПЕРЕХОД НА СЭД, И ОЦЕНКА
ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДАННОГО
РЕШЕНИЯ
Целью выпускной квалификационной работы является переход
организации «Технодом» на систему электронного документооборота.
Переходу с бумажного документооборота на электронный,
организации «Технодом» необходимо было определить те цели, которые
необходимо решить с помощью внедряемой системы. Эти цели прежде всего
обусловлены спецификой структуры документопотока предприятия,
количеством подразделений и сотрудников, участвующих в этом процессе, а
также объемом данных, участвующих в документообороте.
Основные цели могут быть обозначены следующим образом:
автоматизация процесса документирования;
обеспечение учета движения бумажных документов;
организация электронного документооборота предприятия.
От реализации внедрения СЭД ожидается:
ускорение движения документов внутри организации за счет
автоматизированной технологии рассылки документов;
улучшение процессов по контролю и исполнению документов;
обеспечение оперативного поиска и просмотра документации в
соответствии с правами доступа к данным;
уменьшение трудоемкости работы, связанных с копированием
документов;
повышение сохранности и безопасности документов, повышение уровня
общей информационной безопасности в сфере документооборота.
64
Анализ внедряемой системы с учетом специфики организации
Внедрение системы электронного документооборота для организации
является важным и значимым шагом. Он повлечет за собой оптимизацию
процессов документооборота, облегчение труда сотрудников и повышение
эффективности работы.
Существенным недостатком организации – объекта исследования,
является то, что в ней до сих пор используется бумажный документооборот.
На текущий момент времени основной информационной системы в
организации «Технодом» является 1С Предприятие.
Несмотря на всю консервативность и относительное «устаревание», не
всегда полный переход на электронный документооборот позволяет решить
все проблемы. Дело в том, что бумажный документооборот в большинстве
отраслей производства настолько отлажен, что порой кажется, что переход на
СЭД и вовсе является неоправданным, особенно учитывая современные цены
на программное обеспечение. Тем более это касается не слишком крупных
предприятий, сотрудники которых прекрасно справляются с ведением и
отслеживанием документопотоков, а введение в эксплуатацию СЭД может
привести к задержкам, а то и вовсе к коллапсу. Тем не менее, как уже
говорилось, прогресс не стоит на месте, и все больше фирм, предприятий,
начинают смотреть в сторону применения информационных технологий в
своей деятельности.
Таким образом, можно констатировать, что некоторые преимущества у
бумажного документооборота над электронным все-таки есть. А именно:
простота. Не требует обучения сотрудников, а значит – не влечет затрат
на спецкурсы для сотрудников;
доступность. Не требуется наличия лицензированных программ.
Средства расходуются только на бумагу и технику (принтер, сканер);