27
Любая DFD-диаграмма может содержать работы, внешние сущности,
стрелки (потоки данных) и хранилища данных.
Далее моделировать систему будем, используя диаграммы потоков
данных (DFD).
Декомпозируем функциональный блок «Учет материально-
технического оборудования» на 4 действия (рис. 1.7):
Мониторинг МТО;
Инвентаризация МТО;
Списание МТО;
Составление отчетности.
И одно хранилище данных БД (база данных).
Рисунок 1.7 – Потоки данных
При автоматизации задачи «Учет материально-технических средств» с
начальника отдела ИТ, собирающего и обрабатывающего разрозненные
данные о приходе, движении, списании МТО, снимется обязанность
контролировать редактирование и достоверность полученных данных, затем
собирать их в единый отчет и обрабатывать.
28
Автоматизации позволит исключить появление возможных ошибок во
внутренней БД предприятия при редактировании ее начальником отдела ИТ.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
В процессе учета материально-технического оборудования участвуют
следующие документы: приходная накладная, инвентаризационная
ведомость, акт на списание.
Схема документооборота приходной накладной представлена в табл.
1.3.
Исполнитель
Действие
Поставщик
Начальник
отдела ИТ
Бухгалтер
Архив
Оформление накладной
Проверка данных
накладной
Подписание накладной
Обработка накладной,
внесение данных в книгу
учета
Получение подписанной
накладной
Схема документооборота инвентаризационной ведомости представлена
в табл. 1.4.
Исполнитель
Действие
Руководитель
Начальник
отдела ИТ
Бухгалтер
Архив
Заяв
ка на СМР
Приходная
накладная
Приходная
накладная
Приходная
накладная
Приходная
накладная
Приходная
накладная
Приходная
накладная
29
Оформление ведомости
Проверка данных
ведомости
Подписание ведомости
Обработка ведомости,
внесение данных в книгу
учета
Получение подписанной
ведомости
Схема документооборота акта на списание представлена в табл. 1.5.
Исполнитель
Действие
Руководитель
Начальник
отдела ИТ
Бухгалтер
Архив
Оформление акта
Проверка данных акта
Подписание акта
Обработка акта, внесение
данных в книгу учета
Получение подписанного
акта
В ходе реализации проекта предполагается устранить следующие,
существующие на текущий момент, недостатки деятельности ООО
«Анлимитед Продакшен»:
простои оборудования;
Инв.
ведомость
Инв.
ведомость
Инв.
ведомость
Инв.
ведомость
Инв.
ведомость
Инв.
ведомость
Заяв
ка на СМР
Акт
Акт
Акт
Акт
Акт
Акт
30
долгое оформление документов на передачу МТО;
потери документов в результате неэффективного хранения;
высокая трудоемкость обработки информации;
слабая защита информации и документов;
низкая оперативность, снижающая качество управления учетом
МТО;
сложности при оценке эффективности использования МТО;
сложности при оформлении отчетной документации по учету МТО;
несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения,
защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи
результатов расчетов конечному пользователю.
Оценка трудоемкости оформления и обработки документов до
внедрения автоматизированной системы учета МТО представлена в табл. 1.6.
Таблица 1.6 - Оценка трудоемкости оформления и обработки
документов до внедрения автоматизированной системы учета МТО
Действия
Частота
возникновения за
день
Временные
затраты в
минутах
Суммированные
временные затраты
в минутах
Оформление
инвентаризационной
ведомости
От 15 до 20
От 10 до 20
От 150 до 400
Обработка
инвентаризационной
ведомости
От 10 до 15
От 15 до 25
От 150 до 375
Оформление акта на
списание
От 5 до 12
От 20 до 30
От 100 до 360
Обработка акта на списание
От 5 до 12
От 15 до 25
От 75 до 300
Обработка приходной
накладной
От 5 до 12
От 15 до 20
От 75 до 240
Оформление отчета по
движению МТО
1
От 40 до 60
От 40 до 60
Итог
От 115 до 180
От 590 до 1735
После внедрения автоматизированной системы учета МТО
предполагается снижение трудоемкости оформления и обработки
документов (табл. 1.7).
31
Таблица 1.7 - Оценка трудоемкости оформления и обработки
документов после внедрения автоматизированной системы учета МТО
Действия
Частота
возникновения за
день
Временные
затраты в
минутах
Суммированные
временные затраты
в минутах
Оформление
инвентаризационной
ведомости
От 15 до 20
От 5 до 10
От 75 до 200
Обработка
инвентаризационной
ведомости
От 10 до 15
От 3 до 5
От 30 до 75
Оформление акта на
списание
От 5 до 12
От 5 до 10
От 25 до 120
Обработка акта на списание
От 5 до 12
От 3 до 5
От 15 до 60
Обработка приходной
накладной
От 5 до 12
От 3 до 7
От 15 до 84
Оформление отчета по
движению МТО
1
От 10 до 20
От 10 до 20
Итог
От 29 до 57
От 170 до 559
Итоговая оценка снижения трудоемкости оформления и обработки
документов в результате внедрения автоматизированной системы учета МТО
представлена в табл. 1.8.
Таблица 1.8 - Оценка снижения трудоемкости оформления и обработки
документов в результате внедрения автоматизированной системы учета МТО
Действия
Частота
возникновения за
день
Экономия
временных
затрат в
минутах
Суммирование
экономии
временных затрат в
минутах
Оформление
инвентаризационной
ведомости
От 15 до 20
От 5 до 10
От 75 до 200
Обработка
инвентаризационной
ведомости
От 10 до 15
От 12 до 20
От 120 до 300
Продолжение таблицы 1.8
Оформление акта на
списание
От 5 до 12
От 15 до 20
От 75 до 240
32
Обработка акта на списание
От 5 до 12
От 12 до 20
От 60 до 240
Обработка приходной
накладной
От 5 до 12
От 12 до 13
От 60 до 156
Оформление отчета по
движению МТО
1
От 30 до 40
От 30 до 40
Итог
От 86 до 123
От 420 до 1176
Таким образом, общая экономия временных затрат на осуществление
учета МТО в ООО «Анлимитед Продакшен» после автоматизации составит
от 420 до 1176 мин., что позволит организации обрабатывать в день в 2-3 раза
больше документов.
В результате внедрения автоматизированной систему учета МТО
предполагается:
снижение трудоемкости оформления и обработки документов;
повышение эффективности учета;
повышение качества работы персонала компании;
рост эффективности защиты информации и документов;
возможность быстрого проведения оценки эффективности
использования МТО компании.
Таким образом, можно сделать вывод о целесообразности применения
вычислительной техники в целях решения задачи автоматизации учета МТО
в ООО «Анлимитед Продакшен».
33
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации документооборота материально-технического
оборудования
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Столкнувшись с объективной необходимостью проведения
автоматизации какого-либо подразделения, или предприятия в целом,
неизбежно возникает вопрос: подойдет ли для данного предприятие какое-
либо из предлагаемых на рынке готовых решений, или же необходимо
разрабатывать собственную систему. Этим обусловлена следующая
последовательность действий при принятии решений об автоматизации:
анализ требований предприятия (необходимо сформулировать
требования к будущей системе и максимально их формализовать);
анализ решений, предлагаемых на рынке (на данном этапе
определяется, насколько предлагаемые готовые решения соответствуют
предъявленным требованиям, возможно ли их внедрение без изменения
существующих процессов предприятия, сколько времени займет внедрение
того или иного решения, и какие ресурсы для этого необходимы, кроме того,
даже если тот или иной продукт соответствует требованиям заказчика, нужно
определить, не является ли его функциональность крайне избыточной, в
противном случае стоимость такого продукта и сроки его внедрения могут
быть неприемлемы для предприятия);
принятие окончательного решения о внедрении на предприятии
готовой системы, либо о разработке собственного проекта.
Рассмотрим некоторые из существующих готовых решений.
1С: Управление IT-отделом 8
Готовое решение для ИТ-подразделений и аутсорсинговых компаний.
Содержит полный комплекс средств для работы службы технической
34
поддержки: программистов, системных администраторов, техников
компьютерных сетей и ИТ-руководителей. Конфигурация предназначена для
ведения складского учета и учета по материальным лицам компьютерной
техники и оборудования. Кроме этого учитывает ремонты, позволит
заказывать оборудование и контролировать сроки поставок. Поможет в
организации эффективной службы технической поддержки пользователей
(Service Desk). Решение подходит как для небольшой организации, так и
крупному холдингу.
Помимо подсистемы Service Desk, есть возможность вести учет
компьютеров и оборудования. Все документы связаны в единый комплекс, а
работа с ними сделана максимально удобно.
заказы поставщикам, контроль их оплаты и поставки;
отражение всех операций на местах хранения (поступление,
перемещение, списание, инвентаризация, сборка (комплектация), разбиение
комплекта). Кроме оборудования можно работать так же и с сопутствующей
номенклатурой (телефоны, СИМ-карты, мебель ИТ-отдела и т.д.);
количественный и суммовой учет номенклатуры по материально-
ответственным лицам. За каждым местом хранения (не важно, что это склад,
или рабочее место) есть возможность закрепить ответственного сотрудника.
Кроме этого можно за каждым рабочим местом закрепить ответственного
сотрудника ИТ-отдела (когда в организации разные люди обслуживают
разные подразделения);
планирование собственных расходов и подсистема
«Бюджетирование». План-фактный анализ расходов по бюджетам;
работа с вспомогательным оборудованием (работа со сканером
штрих-кодов, ТСД);
групповой импорт данных о составе оборудования из Everest,
AIDA64, WMI;
35
поддержка схем сетей, кабинетов, зданий, а также привязка рабочих
мест на схемах;
учет серийных и инвентарных номеров, а также характеристик
номенклатуры;
автоматическая загрузка организаций, подразделений и сотрудников
из «Зарплата и Управление Персоналом»;
возможность вести учет сразу по нескольким организациям;
учет программного обеспечения и лицензий с возможностью
просмотра информации об истечении сроков их действий и срока их
обновлений;
учет логинов и паролей пользователей;
хранение прав доступа пользователей в программах;
загрузка изображений номенклатуры из интернета.
IT Invent
Программа IT Invent позволяет вести инвентаризационный учет
компьютеров, учет оборудования, учет офисной техники, принтеров,
оргтехники, программного обеспечения, комплектующих, расходных
материалов и любой другой техники, а также мебели и другого инвентаря.
Учет компьютерной техники ведется в рамках организаций и их
филиалов. Помимо этого, есть инструмент сканирования и инвентаризации
сети с автоматическим сбором данных. Программа поможет
администраторам, сотрудникам IT отделов и их руководителям, владельцам
компьютерных магазинов, заведующим складов и всем, кому необходимо
иметь четкую и актуальную картину состояния парка IT оборудования.
Ключевые особенности программы:
учет компьютеров, принтеров и любой другой сопутствующей
офисной техники;
инвентаризация компьютеров в сети online путём сканирования через
интерфейсы WMI и SNMP;
36
учет программного обеспечения как в ручном, так и в
автоматическом режиме сбора информации сканируя сеть;
поддержка базы данных MS Access и MS SQL Server. Работа с
большими объёмами данных;
высокая скорость работы даже если в базе сотни филиалов и сотни
тысяч единиц учитываемой техники;
многопользовательский режим работы - все филиалы работают с
единой базой с разграничением прав доступа;
геоданные. Отображение адреса объектов на онлайн карте;
графический модуль расписаний и графиков работы сотрудников;
возможность создания и настройки собственных дополнительных
свойств различных типов;
прикрепление изображений и файлов к любым объектам учёта;
учет заказов поставщикам на все виды учетных единиц;
учет выполнения работ любых видов внутри организации;
уникальная система создания и печати инвентарных этикеток;
Поддержка специальных принтеров штрих-кодов;
поддержка работы со сканером штрих-кодов. Поиск записей в базе
по штрих-коду;
модуль ручной инвентаризации оборудования с автоматической
обработкой результатов;
ведение истории изменений ключевых полей объектов учета;
учет ремонтов и профилактических обслуживаний оборудования и
компьютеров;
логическое связывание программ и комплектующих с
оборудованием;
учет расходных материалов, комплектующих запчастей, канцелярии;
учет инвентаря и хозяйственных принадлежностей;