21
Рис 1.3 Схема программной архитектуры
Для организации выделенного файлового сервера и сервера печати
используется Windows Storage Server 2003 R2, предназначенный для построения
высоконадежных, легко интегрируемых и экономичных сетевых устройств
хранения. Windows Storage Server 2003 R2 является идеальным решением для
консолидации файловых серверов, позволяющим организовать
централизованное управление устройствами хранения на основе политик и
значительно снизить эксплуатационные расходы.
22
Microsoft Exchange Server — программный продукт для обмена
сообщениями и совместной работы. Основные функции Microsoft Exchange:
Обработка и пересылка почтовых сообщений
Совместный доступ к календарям и задачам
Поддержка мобильных устройств и веб-доступ
Интеграция с системами голосовых сообщений
Поддержка систем обмена мгновенными сообщениями
В сети предусмотрено оборудование резервного копирования, в качестве
программного обеспечения, управляющее этим оборудованием и вообще
системой резервного копирования используется Tivoli Storage Manager -
полнофункциональный программный продукт для хранения данных, который
комплексно решает проблему управления хранением данных в распределенной
среде. С его помощью можно защищать информацию, а также управлять
хранением данных, начиная от рабочих станций и заканчивая корпоративными
серверами.
Для автоматизации деятельности отдела охраны в настоящее время
используется решение «Клиент-Коммуникатор CRM+», которое автоматизирует
универсальные функции CRM-управления:
клиентской базой: реестры клиентов и контактных лиц позволят
удобно хранить клиентскую информацию.
продажами: реестры договоров и заявок позволят фиксировать и
управлять коммерческими задачами.
работами: журналы задач позволят контролировать исполнение
поручений и вовремя принимать меры по просроченным работам.
финансами: реестры счетов и финансовых операций позволят
организовать и управлять движением денежных средств.
Каждая функция управления обеспечена основными аналитическими
отчетами, отражающими текущую «картину», структуру и состояние
взаимоотношений с клиентами.
Для автоматизации бухгалтерии на предприятии внедрена комплексная
информационная система «1С Предприятие и 1С Зарплата и кадры»
23
Для защиты от вирусов на предприятии используется Microsoft Security
Essentials.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Деятельность ООО «Транском» можно описать следующим образом:
1. Лицо, заинтересованное в услугах общества, обращается для
заключения договора.
2. Технические специалисты определяют возможность подключения
какого-либо вида охранной сигнализации, а специалисты охраны – условия
обеспечения охраны;
3. Между клиентом и администрацией общества составляется договор,
в котором в общем случае оговариваются следующие моменты: адрес объекта;
план расположения помещений; количество входов/выходов; расположение
окон; список лиц, отвечающих за имущество; ответственное лицо от клиента,
которое будет присутствовать в момент вскрытия помещения;
4. После оплаты договора технические специалисты производят
установку необходимого оборудования и постановку объекта на охрану;
5. В зависимости от вида сигнализации, владельцем объекта тем или
иным образом объект сдается под охрану диспетчерам;
6. При исчезновении необходимости охраны объект снимается с
охраны также через диспетчера;
7. При срабатывании сигнализации на объект отправляется
оперативная группа для определения причины срабатывания сигнализации,
определения степени целостности имущества, по возможности вместе с
доверенным лицом клиента;
8. По результатам каждого выезда составляется акт, в котором
указывается объект, дата, время, состояние, в котором был обнаружен объект
после прибытия оперативной группы, возможные причины срабатывания
сигнализации, оценивается степень целостности охраняемого имущества.
24
9. акты за определенный период деятельности в качестве отчетных
документов предоставляются в вышестоящую инстанцию.
Функциональная схема работы общества представлена на рис 1.4.
Основными видами информации при функционировании общества
являются следующие:
1. Информация о клиентской базе, включающая в себя фамилии,
имена и отчества клиентов, паспортные данные.
2. Информация о заключении договоров – дата начала, окончания
действия договоров, количество охраняемых объектов, стоимость указания
услуг.
3. Информация по используемой охранной сигнализации – тип, время
установки, время технического обслуживания;
4. Информация об охранных сменах, результатах несения дежурства;
5. Информация о количестве срабатываний сигнализации по каждому
объекту, количеству выездов оперативной группы и их результатах.
6. Учет договоров ведется в бухгалтерии. Учет срабатывания
сигнализации, который ведется дежурным ПЦО. Учет выполнения работ, в том
числе установки сигнализации, проведения технического обслуживания и так
далее ведется в журналах техническим персоналом.
7. Сигнал о срабатывании сигнализации передается по линиям связи с
помощью технических устройств охраны.
Подготовка отчетных документов, а также автоматизация охранных
мероприятий клиентов производится с использованием технического и
программного обеспечения.
Предметной областью исследования является учет материальных
ценностей, осуществляемых на предприятии.
Все хозяйственные операции, проводимые ООО «Транском», согласно
Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 18.07.2017) "О
бухгалтерском учете", оформляются на основании первичных документов.
Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
25
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной
жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку,
операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование
должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося
события.
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их
фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих
лиц.
Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в
виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Хозяйственные операции, не оформленные первичными учетными
документами, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах
бухгалтерского учета.
На предприятии учет материальных ценностей ведется раздельно по
материально-ответственным лицам, материально-технического обеспечение
(МТО), драгметаллов (ДРГМ), учет расходных материалов.
Цели учета материальных ценностей заключаются в следующем:
• минимизация потери запасов в результате краж, злоупотреблений,
• порчи, непроизводительного расходования;
• обеспечение эффективного взаимодействия с другими отделами.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
Для анализа деятельности компании воспользуемся методологией IDEF.
Процесс учета материальных ценностей достаточно сложен, поэтому его
можно разделить на ряд элементов (рисунок 1.4 и 1.5):
- заказ материальных ценностей;
- учет поступающих материальных ценностей;
- учет выданных материальных ценностей;
- учет списанных материальных ценностей;
26
- подготовка отчетов по движению материальных ценностей.
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: ИС учета движения МТО
05.08.2017
10.08.2017
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
TOP
NODE: TITLE: NUMBER:
Учет движения материально- технического
оборудования в компании
A-0
Данные о
посту пающих
МТО
Приходные
накладные
Заявки на
выдачу
МТО
Требования к
у чету МТО
Сотру дник
Жу рнал дв ижения
МТО
Жу рнал актов списания
Указания
ру ководителя
предприятия
Накладные на
выдачу МТО
Накладные на
полу чение
МТО
MS Excel
00р.
Учет движения
материально-
технического
оборудования
в компании
27
Рисунок 1.4 Характеристика процесса учета движения материальных
ценностей
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: ИС учета движения МТО
05.08.2017
10.08.2017
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NUMBER:
Учет движения материально- технического
оборудования в компании
A0
Сотрудник
Требования к учету
МТО
Данные о
поступающих
МТО
Журнал движения
МТО
Приходные
накладные
Журнал актов списания
Заявки на выдачу
МТО
Сведения о списанных
МЦ
Указания
руководителя
предприятия
Накладные на
выдачу МТО
Накладные на
получение
МТО
Сведения о поступающих МЦ
Сведения о
выданных МЦ
MS Excel
10р.
Заказ МТО
20р.
Учет поступающих
МТО
30р.
Учет выдачи
МТО
40р.
Учет списания
МТО
50р.
Формирование отчетов
по движению
МТО
28
Рисунок 1.5 Декомпозиция процесса учета движения материальных
ценностей
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: ИС учета движения МТО
05.06.2016
10.08.2017
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A0
NODE: TITLE: NUMBER:
Формирование отчетов по движению МТО
A5
MS Excel
Сведения о списанных МЦ
Сотрудник
Требования к учету
МТО
Сведения о поступающих МЦ
Журнал движения
МТО
Сведения о
выданных МЦ
Выбранные документы
Список показател ей
10р.
Выбор документов
по движению
МЦ
20р.
Выписка необход имых
показателей
30р.
Формирование
отчетов
29
Рисунок 1.6 Декомпозиция процесса формирования отчетов
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: ИС учета движения МТО
05.08.2017
10.08.2017
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A0
NODE: TITLE: NUMBER:
Учет выдачи МТО
A3
Сотрудник
Требования к учету
МТО
MS Excel
Накладные на выдачу
МТО
Приходные накладные
Сведения о выданных МЦ
Сведения о размещени
Сведения о выдамаемых ТМЦ
10р.
Учет
размещенияТМЦ
20р.
Формирование
накладных
на выдачу ТМЦ
30р.
Учет выдачи
30
Рисунок 1.7 Декомпозиция процесса учета выдачи МТО
Оценка материальных ценностей осуществляется каждый раз при его
приеме на склад или выдачи со склада.
В результате деятельности лиц формируются следующие документы:
Накладная на выдачу МТО со склада;
Накладная на получение МТО со склада;
Журнал актов списания материальных ценностей;
Журнал движения материальных ценностей.
В настоящее время все данные документы заполняются вручную, без
использования средств автоматизации.
В результате от сотрудников предприятия требуются большие затраты
времени, имеет место нерациональное использование ресурсов, а также
отсутствие хорошо спроектированного информационного хранилища. Исходя из
этого, представляется целесообразным создание специализированной ИС,
которая позволит автоматизировать операции, выполняемые в рамках
рассмотренных бизнес-процессов. Ее внедрение будет способствовать созданию
единой базы МТО, стандартизации отчетности и экономии времени
сотрудников.
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Схема документооборота основных документов в процессе учета
материально-технического оборудования представлена на рис 1.8.
Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие
средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное
программное обеспечение.
Оценим временные затраты на выполнение повседневных операций
начальником отдела при учете МТО.