56
- тип документа;
- дата подготовки или поступления;
- количество страниц;
- описание документа;
- электронная копия документа.
Источниками получения документов являются как другие организации,
так и отделы самого общества. Объем документов колеблется в очень широком
диапазоне.
В системе используются справочники, приведенные в таблице 2.5.
Таблица 0.5
Перечень используемых справочников
№
пп
Название
справочника
Ответственный
за ведение
Средний
объём
справочника
в записях
Средняя
частота
актуализации
Средний
объем
актуализации,
%
1
Отделы
Администратор
45
1 раз в месяц
10
2
Сотрудники
Администратор
10
1 раз в год
10
3
Клиенты
Администратор
2000
1 раз в год
10
4
Типы
документов
Администратор
50
1 раз в месяц
25
5
Категории
документов
Администратор
20
1 раз в месяц
25
Справочник Отделы имеет следующие реквизиты:
- код отдела;
- полное наименование отдела;
- сокращенное наименование отдела.
Справочник Сотрудники имеет следующие реквизиты:
- фамилия;
- имя;
- отчество;
- дата рождения
- пароль
- логин
- дата регистрации
Справочник Клиенты:
- полное наименование
57
- краткое наименование
- фактический адрес
- юридический адрес
- банковские реквизиты;
- контактное лицо;
- телефон
- e-mail;
- дата регистрации
Справочник Контрагенты:
- полное наименование;
- краткое наименование;
- регион;
- телефоны;
- сайт;
- номер лицензии;
- статус;
- активы- нетто;
- адрес фирмы и филиалов.
Справочник Типы документов включает в себя наименование типа
документа и код категории.
Справочник Категории содержит наименования категорий документов.
2.2.3. Характеристика результатной информации
Результатной информацией для задачи автоматизации делопроизводства
являются следующие документы:
список сотрудников;
список документов по категориям и типам;
список контрагентов;
список клиентов.
58
Описание результатных документов (информации) приведено в таблице
2.6.
Таблица 2.6
Описание выходных документов
№
п/п
Наименован
ие
Реквизиты
Таблицы, на
основе которых
формируется
Частота
формирова
ния
Способ
доставки
1
Список
сотрудников
ФИО
Дата рожденья
Пароль
Логин
Должность
отдел
Сотрудники
Отделы
При входе в
систему
Экранная
форма
2
Список
клиентов
Логин
Пароль
ФИО
Дата регистрации
Группа
Статус учетной
записи
Клиенты
По запросу
Экранная
форма
3
Список
контрагентов
полное
наименование;
краткое
наименование;
регион;
телефоны;
сайт;
номер лицензии;
статус;
активы- нетто;
адрес фирмы и
филиалов
Контрагенты
По запросу
3
4
Список
документов
наименование
документа;
дата регистрации;
краткое описание;
количество
страниц;
адресат;
ссылка на
электронную
версию
документа;
тип документа;
Типы
документов
Категории
документов
Клиенты
По запросу
4
59
категория
документа;
код клиента.
В списке сотрудников имеются следующие реквизиты:
фамилия, имя, отчество сотрудников;
дата регистрации;
должность;
отдел;
дата рождения;
логин и пароль для доступа в систему.
Данный документ формируется на основе справочников Отделы и
Сотрудники.
Списки документов имеют следующие реквизиты:
наименование документа;
дата регистрации;
краткое описание;
количество страниц;
адресат;
ссылка на электронную версию документа;
тип документа;
категория документа;
код клиента.
Список контрагентов содержит перечень контрагентов со всеми
реквизитами, так же, как и список клиентов.
2.1. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Разрабатываемый программный продукт автоматизирует функции
60
делопроизводства АО «ВПК «НПО машиностроения».
Выделяется два подмножества функций системы делопроизводства:
- служебные функции, к которым относятся вход в систему с учетной
записью пользователя, настройки, управление окнами;
- основные функции обработки данных: ведение справочников системы,
операции учета документов.
Система должна работать в многопользовательском режиме. При входе в
систему под определенной учетной записью, пользователь получит доступ к тем
функциям системы, которые ему доступны.
Для решаемой задачи не определена четкая последовательность действий
при обработке данных. Все операции, связанные с вводом информации, должны
выполняться в диалоговом режиме обработки в реальном масштабе времени.
Для такого взаимодействия пользователей с программой удобнее всего
использовать язык диалога. Программа реализует довольно большое количество
функций, и для реализации такого диалога удобно использовать меню.
В разработанной системе предусмотрено 2 вида пользователей;
Делопроизводитель;
Администратор.
Дерево функций для каждого из пользователей представлено на рисунках
2.3-2.4.
61
Рис. 0.3. Дерево функций системы для пользователя
62
Основные
Справочники
Функции
администратора
Служебные
Регистрация
документа
Сотрудники
Контрагенты
Клиенты
Категории
Удаление
Добавление
Редактирование
ВЫборка
Типы
Отделы
Выбор типа
Выбор категории
Ввод
наименования
Выбор клиента
Выбор
контрагента
Загрузка
электронной
копии
Ввод других
реквизитов
Ввод даты
Общие
настройки
Управление
окнами
Настройки
пользовательско
й части
Рис. 0.4. Дерево функций системы для администратора
Сценарии диалога для соответствующих пользователей системы
приведены на рисунках 2.5-2.6.
63
Рис. 0.5. Сценарий диалога для пользователя
Рис. 0.6. Сценарий диалога для администратора системы
64
2.3.2. Характеристика базы данных
ER-модель отображает состав и взаимосвязи таблиц, отражающих
содержание информационной модели в терминах конкретной СУБД. Перечень
сущностей и их соответствие информационной модели приведено в таблице 2.7..
Таблица 0.7
Перечень сущностей и их соответствие информационной модели
№
Название сущности в информационной
модели
Идентификатор таблицы
1.
Справочник «Отделы»
Otdel
2.
Справочник «Сотрудники»
Sotr
3.
Справочник «Клиенты»
Klient
4.
Справочник «Типы документов»
Tipi
5.
Справочник «Категории документов»
Kategorii
6.
Справочник «Контрагенты»
Kontragent
7.
Таблица «Документы»
Dok
ER-диаграмма базы данных представлена на рисунке 2.6.
Характеристика каждой таблицы базы данных приведена ниже, в таблицах
2.8-2.14.
Таблица 0.8
Таблица Документы
Идентификатор
Тип данных
Примечание
idd
int(11)
Код документа
ids
int(5)
Код сотрудника
named
varchar(45)
Наименование
idkd
int(5)
Код типа
datepod
varchar(45)
Дата подготовки
datez
timestamp
Дата и время регистрации
kolvostr
varchar(45)
Количество страниц
prim
varchar(45)
Примечание
otkuda
varchar(45)
Адресат
link
text
Ссылка на документ
status
int(1)
Статус
archiv
int(1)
Флаг помещения в архив
rnp
int(1)
Флаг резолюции начальника отдела
65
Рис. 0.7. ER-диаграмма базы данных
Таблица 0.9
Таблица Отделы
Идентификатор
Тип данных
Примечание
idOtd
int(11)
Код отдела
nameOtd
varchar(100)
Наименование отдела
KrNameOtd
varchar(10)
Краткое наименование отдела
Таблица 0.10
Таблица Сотрудники
Идентификатор
Тип данных
Примечание
idsotr
int(11)
Код сотрудника
name
varchar(45)
Фамилия