28
в базовый комплект поставки включено бесплатное годовое техническое
сопровождение
автоматическое обновление продукта при выпуске новых программных
релизов
готовность к эксплуатации без необходимости ввода дополнительных настроек
предустановленные правила и фильтры для DHCP, сети Microsoft, режима
инициативных соединений
раздельная фильтрация сетевого трафика и контроль сетевой активности
программ для снижения рабочей нагрузки на компьютер
снижение бюджетов предприятия на оплату каналов связи
поддержка неограниченного количества сетевых адаптеров
поддержка работы SIP-пользователей
ViPNet Контроль - встроенный компонент для контроля работы приложений.
Системные требования:
процессор: 2-х ядерный и выше Intel Core 2 Duo /схожий по
производительности и x86-совместимый
объем оперативной памяти: 1 Гб
объем жесткого диска: от 300 Мб
поддержка ОС: Microsoft Windows XP (х32), Server 2003 (х32), Vista (х32/64),
Server 2008 (х32/64), Server 2008 R2 (х64), Windows 7 (х32/64), Windows 8 (х32/64),
Server 2012 (х64)
веб-браузер: Internet Explorer 6.0 и выше.
Функциональные возможности:
быстрая блокировка IP-трафика
обязательная авторизация при запуске ОС
регистрация данных о сетевой активности
задание расписания работы сетевых фильтров
гибкая настройка фильтрации трафика по множеству параметров
трансляция IP-адресов
ведение журналов регистрации IP-трафика, сетевой активности приложений,
событий, журнала статистики траффика в сети
29
режим администратора с возможностью ввода дополнительных настроек и
просмотра журнала событий
ввод настроек
поддержка TCP/IP, GPRS, 3G, 4G, Wi-Fi
поддержка технологии MSI для установки ПО ViPNet.
Фильтрация траффика
В соответствии с правилами антиспуфинга и сетевыми фильтрами ViPNet
Office Firewall фильтрует весь IP-трафик, проходящий через сетевой узел.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес процессов
К основным процессам ПУ:
- основные и обеспечивающие бизнес-процессы;
- основная деятельность;
- заключение договоров;
- ведение делопроизводства;
- административное обеспечение;
- получение и отправка почты;
- техническое обеспечение;
- ремонт и техническое обслуживание оборудования;
- проведение финансовых операций;
- мероприятия по автоматизации;
- информационное обеспечение;
- ведение электронных БД;
- обеспечение техническими средствами;
- обеспечение безопасности;
- охрана и безопасность деятельности;
- создание безопасных условий труда;
30
В настоящем дипломном проекте предлагается рассмотреть процесс,
документооборота.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
Характеристика процесса делопроизводства в разрезе IDEF0 представлена на
рисунке 4.
Цель процесса: Обеспечить выполнение процесса управления
документооборотом.
Рисунок 4. Контекстная диаграмма «Учет корреспонденции»
Взаимодействие системы с окружающей средой описывается с помощью
входов (Входящая корреспонденция, Исходящая корреспонденция), выходов
(Отчеты), управления (Правила документооборота) ресурсов (Делопроизводитель).
Исполнителями процесса являются Делопроизводитель
Выполняя декомпозицию этого процесса, получаем схему на рисунке 5.
31
Рисунок 5. Декомпозиция процесса учета документов
В результате исследования входящего документа, в основном, формируется
внутренний документ, исходящий документ, а поступивший документ отправляется
на хранение.
Документы , поступившие в отдел, принимаются сотрудником . Документы,
поступающие в подразделение, проходят:
- первичную обработку;
- регистрацию;
- оформление;
- передачу на исполнение.
В результате появляюся такие проблемы, как доставка недостоверной
информации, нарушение сроков ее доставки, потеря данных, что в свою очередь
приводит к задержкам в составлении отчетности и замедлению работы всей
организации, а также возникновении ошибках в ней.
Большой объем информации, обрабатываемых в ФТР, обеспечивает
возможность затрачивать соответствующее время и рабочие ресурсы на обработку,
контроль и исполнение документов. В этой связи необходимо снизить
затрачиваемые средства с целью оптимизации деятельности всей инспекции.
Помимо этого, внедрение системы обеспечивает возможность наиболее
оперативно и с высокой точностью следить за оборотом конкретного документа на
предпряитии.
32
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Многие бизнес-процессы в ФТР автоматизированы, однако при этом их
сопровождают сопутствующие документы и договора в электронной и печатной
форме, которые не объединяются с прочими процессами и материальными потоками
в единую информационную систему.
Отсутствие интеграции между бизнес-процессами, документами и
материальными потоками приводит к ряду проблем, среди которых [2, c. 108]:
- несоответствие реального состояния материальных движений
документам;
- незафиксированные в документальном виде изменения в материальных
потоках и процессах;
- долгий поиск документов по различным подразделениям;
- дублирования и неточности, большая вероятность допущения ошибок и
различных несоответствий;
- отсутствие единого представляения состояния дел и сложность
прогнозирования и принятия решений в процессе управления;
- непрозрачность бизнес-процессов разработки, утверждения,
согласования и контроля исполнения договоров.
Сотрудник, в основном, затрачивает довольно много времени на поиск нужных
ему документов (как показывает статистика на это уходит около 40% рабочего
времени) или воссоздание заново документов, которые существуют «где-то в
университете» (такое происходит в 70% случаев). При такой сильной
«разбросанности» информации и документов довольно трудно обеспечить их
целостность, безопасность и непротиворечивость.
Далее проведем расчеты, с помощью которых можно оценить эффективность
внедрения автоматизированного систем для работы с клиентами.
Предположим, что на протяжении рабочего дня секретарь обрабатывает
примерно 30 документов.
Результаты расчета ожидаемого эффекта от внедрения систем автоматизации
представлены в таблице 1. Время представлено с учетом за рабочий день.
Таблица 1
33
Расчет эффекта внедрения автоматизационных систем
Действие работника
делопроизводства
Время, которые
затрачивается при
базовой
технологии/ мин.
Время, которе
затрачивается
по
предлагаемому
варианту/мин.
Оформление 30–40 5–10
Регистрация документа 35 3
Передача исполнителю 30 3
Исполнение документа 30 5
Проверка 10 7
Резолюция 20 10
Итого, минут: 145 31
Таким образом, при действующей системе на совершение представленных в
таблице действий нужно потратить примерно 3 часа. При внедрении данной системы
данное время уменьшится до 31 минуты, т.е., в несколько раз.
Схема документооборота представленв на рисунке 6.
Рисунок 6. Схема документооборота
Внедрение автоматизированной системы документооборота обеспечивает
возможность избежать многих ошибок, которые часто возникают при передаче,
хранении и обработке документов, а также существенно укорить данные процессы,
34
что в свою очередь приведет к значительной экономии рабочего времени работников,
а, значит, к повышению общей эффективности деятельности предприятия [4, c. 116].
Помимо этого, автоматизация электронного документооборота предоставляет
следующие преимущества:
- физическое освобождение места;
- сокращение расходов на копирование документов;
- снижение расходов на доставку информации в бумажной форме;
- снижение расходов на ресурсы: оборудование; и человеческий капитал
- снижение расходов на бумагу;
- увеличение продуктивности работы: быстрое проведение работ,
повышение общего числа выполняемых работ, улучшение работы с информацией /
записями (документами, которые имеют юридические обязательства), возможность
проведения новых видов работ или исполнения работ по другому.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
В ФТР имеются нормативные правовые и организационно-распорядительные
документы среди которых:
1. Регламент информационной безопасности: доступ работников к
служебной информации, которая составляет коммерческую тайну.
2. Регламенты использования Интернет сети, электронной почты.
Обеспечение информационной безопасности и защиты данных на следующих
уровнях:
- программный – Microsoft Windows Server 2008, Active Directory:
а) права доступа (к операционной системе Windows Server, Windows 7,
Терминальный доступ Windows Server);
б) права пользователя системы (разделены права доступа пользователей 1с
Бухгалтерия, файловый сервер, CRM Fresh Office);
в) защита паролем, доступ к базе данных (установлены пароли на
программное обеспечение, среди которых: 1С Бухгалтерия, Касперский, CRM Fresh
Office);
35
г) ведение логов и т.д. (проводится контроль логов, Windows Server
пользователи, контроль интернет трафика, контроль почты).
- аппаратный – бекапы серверов.
Также проводится защита информационного Web-портала, применяются
средства защиты от различных внешних угроз, средик которых:
- смена паролей на доступ к БД каждый квартал;
- смена паролей на доступ к FTP серверу каждый квартал;
- производится бекап (базы SQL, FTP файлов) раз в неделю.
В ВУЗе ведется постоянный мониторинг самых опасных угроз
информационной безопасности, среди которых:
1) утечка информации;
2) халатность работников;
3) вирусы;
4) хакеры;
5) хищение оборудования;
6) программные и аппаратные сбои.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим существующие разработки данного направления автоматизации.
ТЕЗИС — универсальная и гибкая платформа с современным интерфейсом для
создания высокопроизводительных решений по автоматизации документооборота и
бизнес-процессов компаний в различных сферах бизнеса. СЭД нового поколения.
Основные преимущества ТЕЗИС:
Высокая скорость работы - меньше секунды на все основные операции: система
оптимизирована для работы в современных условиях распределенных сетей, в том
числе на слабых каналах передачи данных
Современный интерактивный пользовательский интерфейс, разработанный с
применением самых современных технологий
Полнофункциональный мультиплатформенный веб-клиент
36
Широкие возможности настройки и разработки расширений для системы на
всех уровнях платформы, в том числе на уровне полей системных таблиц,
гармоничное сочетание визуальных настроек и программирования
Мощная подсистема ролевого доступа к объектам и функциям: иерархия
простых ролей, динамические вычисляемые и контекстные роли
Большие возможности в части представления данных: обычные представления,
зависимые представления, подмножества, программные представления
Возможность организации сложных бизнес-процессов с наглядной
визуализацией хода выполнения процесса
Широкие возможности по интеграции с другими информационными системами
Передача данных по защищенному протоколу https, возможность работы через
Интернет, в т.ч. поверх VPN
Наличие типовых решений
Невысокая стоимость владения системой, быстрая окупаемость проекта
внедрения
Платформа ТЕЗИС разработана на основе практического опыта реализации
более 150 проектов внедрения СЭД в организациях различного масштаба и различной
сферы деятельности
ДЕЛО
Основные возможности
Управление процессами (согласование договоров по схеме, менеджер
подготовил, юрист и бухгалтерия дали замечания, менеджер поправил, начальник
согласовал).
Управление документами (полный процесс ведения документа: кому расписан,
когда подготовлен ответ, кто подписал, когда отправили и т.д.)
Учет и планирование рабочего времени.
Инструменты совместной работы с разграничением прав доступа – каждому
сотруднику открыта только необходимая информация.
Интеграция с любыми типовыми конфигурациями, например, 1С: Бухгалтерия,
Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом, Комплексная
автоматизация, Управление предприятием.
37
ДЕЛО обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами,
позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять
контроль использования рабочего времени. Программа отличается большой
гибкостью и позволяет повысить эффективность управления рабочим временем,
стандартизировать процессы, обеспечить полный контроль и сохранность
документации.
Работа с документами включает в себя:
Просмотр и редактирование
Работа с документами на всех стадиях жизненного цикла (от черновиков до
утверждения или уничтожения)
Быстрый поиск, в том числе полнотекстовый
Возможность указывать связи между актами, создавать цепочки подчиненных
документов
Механизм резолюций
Возможность коллективной работы с одним и тем же файлом(согласование,
контроль исполнения, принятие и т. д.)
Настраиваемая маршрутизация для разных видов документов (привязка к
конкретным пользователям и их ролям)
Формирование задач исполнителям
СЭД МОТИВ - это современная, надежная и удобная система электронного
документооборота. Система представляет собой комплексное программное решение,
которое подходит для автоматизации документооборота, делопроизводства и
управления рабочими процессами в средних и крупных коммерческих компаниях, на
промышленных предприятиях, в государственных и научно-образовательных
учреждениях.
Система электронного документооборота МОТИВ позволяет решать различные
задачи по автоматизации управления бизнесом, включая работу с документами и
договорами, автоматизацию канцелярии и контроль исполнительской дисциплины.
СЭД МОТИВ учитывает классические особенности бумажного документооборота и, в
то же время, позволяет реализовывать в электронном виде уникальные бизнес-
процессы каждой организации.