38
Сочетание инновационных технологий разработки программного обеспечения,
признанных на мировом рынке, и лучших возможностей отечественного рынка СЭД,
делает решение для управления электронными документами и задачами СЭД МОТИВ
системой электронного документооборота нового поколения. Расширенная
функциональность системы предоставляет эффективные инструменты для
повышения производительности работы организации, прозрачности операций,
сокращения расходов и оптимизации рабочего времени сотрудников.
Широкие возможности типового решения без дополнительных затрат
Главный плюс системы электронного документооборота МОТИВ заключается
в том, что она является готовым решением с простой схемой лицензирования – нет
необходимости покупать дополнительные блоки или модули, вся функциональность
для автоматизации классического документооборота заложена в типовом решении:
Контроль исполнительской дисциплины
Автоматизация документооборота
Электронная канцелярия
Дизайнер бизнес-процессов, конструкторы отчетов и нумераторов и т.д.
В стандартной конфигурации системы предусмотрена возможность гибкой
настройки интерфейса и процессов без применения средств программирования.
Полноценная работа в любой точке мира и с любого устройства
Важным плюсом или преимуществом системы является также полноценный
веб-доступ, что позволяет пользоваться всеми функциями системы электронного
учета документов вне зависимости от места расположения пользователя. Для работы
в системе может использоваться любое доступное устройство с выходом в интернет.
Полнофункциональный веб-клиент
Работа в любой операционной системе – MacOS, Windows, Linux
Облегченный интерфейс для планшетов – только важная функциональность
Специальный интерфейс для мобильных устройств
Минимальные сроки внедрения и легкость освоения системы
39
Еще одним преимуществом системы электронного документооборота ТЕЗИС
является высокая скорость внедрения и настройки, достигаемая благодаря
следующим преимуществам:
Система готова к использованию сразу после установки и заведения
справочников
Простой и интуитивно понятный интерфейс, способствующий быстрому
освоению системы
Не требуется установка ПО на рабочие места, система устанавливается на
сервер Заказчика и запускается через браузер
Широкие возможности развития системы
Система МОТИВ позволяет автоматизировать широкий спектр задач -
специфические и уникальные бизнес-процессы, выходящие за рамки
документооборота, в том числе в распределенных компаниях с большим числом
пользователей.
Легкое масштабирование, за счет архитектуры системы (кластеризация,
трехзвенная архитектура)
Высокий уровень отказоустойчивости, даже при работе на распределенных
серверах и при большом количестве пользователей
Интеграция с любыми внешними приложениями (веб-сервисы, REST API,
обмен XML файлами, взаимодействие на уровне базы данных и др.)
Платформа уровня предприятия
В основе СЭД МОТИВ лежит универсальная платформа CUBA уровня
предприятия, позволяющая автоматизировать индивидуальные бизнес-процессы в
различных отраслях.
Уникальная технология создания проектов расширения, заложенная в
архитектуре системы, дает возможность легко перейти на новую версию системы без
отказа от модифицированных функций и модулей
Открытый исходный код гарантирует независимость от вендора и даёт
возможность самостоятельно развивать решение. Системы с открытым кодом
40
являются более прозрачными, что позволяет предотвратить или вовремя распознать
наличие в коде вредоносных компонентов
Актуальный язык программирования Java является одним из наиболее
популярных в мире, его используют крупнейшие ИТ-компании, поэтому заказчику
будет легко найти специалиста или компании, способные оказать услуги по
модификации системы
Кроссплатформенность системы позволяет работать под различными
серверными ОС и СУБД без необходимости приобретения дополнительного ПО и
переоборудования рабочего места
Мультиязычный интерфейс
Таблица 2
Сравнение систем электронного документооборота
Параметр
СЭД
МОТИВ
ДЕЛО» СЭД ТЕЗИС
Интеграция + + +
СУБД Oracle MS SQL
Отчеты и задачи + + +
Генерация по
шаблону
+ + +
Пакетное
формирование
+ - +
Web + + -
Работа Offline - + +
Работа с ЭЦП + + +
Графический
редактор бизнес-
процессов
+ - +
В таблице 2 представлено сравнение данных систем электронного
документооборота по функциональности.
Таким обоазом, можно говорить о том, что ни одна из проанализированных
систем не является подходящей для внедрения на данном учреждении. Главной
причиной данного заключения представляется слишком обширная функциональность
всех программных систем, которые были рассмотрены в работе. Вслучае внедрения,
это приведет в возникновению мноджества ненужных функций, или их повторение.
А поскольку стоимость внедрения программных систем составляет, в основном,
41
довольно весомую сумму, то это грозит также и неэффективными вложениями
денежных средств.
Поэтому самым логичным выходом из сложившейся ситуации представляется
формирование собственной системы, которая позволяет автоматизировать
необходимые задачи.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
В имеющейся схеме планирования задач выделяю несколько этапов.
Рассмотрим их подробнее. Первый этап – исследование стратегии бизнеса развития
[9, c. 139].
Вторым этапом в данном процессе представляется поиск и обработка всех
отчетных данных, полученных по телекоммуникационным средствам связи.
Следующим этапом выполняется конкретный подход к каждой отдельной
задаче для уменьшения нагрузки на работника. После чего результаты решения
данных задач направляются руководителю. На данной стадии возможна
корректировка работы.
Система должна иметь формы, которые могут производить следующие
функции:
– получение информации;
– обработка, сохранение, анализ и печать информации.
Известно 4 варианта стратегии автоматизации: хаотичная, автоматизация по
отдельным участкам, автоматизация по направлениям и системная автоматизация [7,
c. 265].
Хаотичная автоматизация предполагает получение организацией без
определенного стратегического плана отдельных элементов информационной
системы, которые не могут оказать действительной пользы организации в целом.
Последующее развитие информационной системы организации связано с новыми,
довольно большими расходами.
Автоматизация по участкам предполагает автоматизацию конкретных
производственных участков, которые объединяются по набору исполняемых задач.
Такой метод автоматизации выбирается в том случае, если имеются участки, в
которых применение автоматизированных систем дает большой экономический
эффект, к примеру за счет сокращения кадров.
42
Автоматизация по направлениям предполагает автоматизацию отдельных
направлений работы учрежедния.
В анализируемом нами случае будет выбрана стратегия автоматизации по
участкам. В результате этого банк сможет автоматизировать работу по ведении
делопроизводства, получив при этом значительный экономический эффект.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
Способы приобретения информационной системы представляют собой
дальнейшие действия от установления и формализации решения о необходимости
информационной системы до момента пока данная система не будет внедрена в
учреждении. Существуют несколько способов приобретения информационной
системы [5, c. 108]:
- разработка (заказная и самостоятельная);
- покупка информационной системы (покупка россиской или зарубежной
системы);
- приобретение + доработка (заказная или самостоятельная);
- аренда.
Приобретаемая ИС нам также не подходит в связи с имеющимися
недостатками, представленными в пункте 1.3.1, а также в связи с недостаточной
функциональностью, несколько хуже разработано направление будущего развития
ИС, долгий срок адаптации под требования организации, так же необходимо частое
обращение в службу технической поддержки. Приобретение и доработка может быть
осуществлена в том случае, если необходим небольшой объем доработки, такая
доработка возможна часто в рамках модели ядра информационной системы, что в
свою очередь нередко вызывает сложность в связи с отсутствием развернутой
документации. У варианта аренды информационной системы можно обнаружить
несколько следующих недостатков: информация хранится у третьего лица, зачастую
имеютсяминимальные возможности по настройки. ИС будет создаваться в компании
своими силами, поскольку компания иметт в своем составе квалифицированных
сотрудников для разработки и внедрения данной ИС. Разрабатываемая ИС будет
включать в себя весь спектр необходимых функций, и учитывать всю специфику
работы и пожелания работников данной организации, поскольку будет
43
представляться индивидуальным продуктом, что позволит быстро менять
функциональность с учетом требований внутреннего заказчика.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Информационное обеспечение подсистемы представляет информационную
модель работы специалистов организации. Различают внутримашинное и
внемашинное информационное обеспечение [3, c.44].
Информационное обеспечение включает состоит из: системы кодирования и
классификации; системы унифицированной документации, используемой в
информационном обеспечении, базу данных.
Система документации представляет собой общую совокупность
взаимосвязанных между собой форм документов, которые регулярно используются в
ходе управления экономическим объектом. Отличительной чертой системы
экономической документации представляется большое разнообразие документальных
видов.
Действующие системы документации, которые характерны для
неавтоматизированных электронной информационной системы, отличаются большим
числом различных типов форм документов; большим потоков документов и их
чрезмерной запутанностью; дублированием данных в документах и деятельности по
их обработке и, как результат, слабым уровнем достоверности получаемых
результатов. Обработка документации в таких системах занимает практически 50%
времени работников. В случае необходимости упростить документационную систему,
используют такие подходы [1, c. 53]:
- проведение стандартизации и унификации документов;
- использование электронной технологии, которая основывается на
использовании электронных документов и инновацилнных информационных
способов их обработки.
Входные документы желательно получать через сеть Интернет, в этой связи
они должны представляться в файлах заранее согласованной системы. Для упрощения
применения таких документов, они должны иметь табличный вид.
44
Классификаторы являются способом описания информации, обеспечивают
единство классификации и кодирования данных и необходимы для обеспечения
машинной обработки и предоставления данных в удобном виде потребителям при
решении разного рада задач.
В проектируемой задаче были применены следующие общероссийские
классификаторы:
- ОКУД – Общероссийский классификатор управленческой документации;
- ОКОПФ – Общероссийский классификатор организационно-правовых
форм.
При формировании системы применялась реляционная модель БД.
Реляционная модель базы данных некоторой предметной сферы представляет набор
отношений, которые подлежат изменению во времени. При разработки
информационной системы общая совокупность отношений обеспечивает
возможность хранить данные об объектах предметной сферы, формировать связи
между ними. Наряду с этим сама информация хранятся в табличной форме. Для более
удобной идентификации каждая таблица созданной базы наделена уникальным
кодом.
Поэтому содержание экранных видов должно включать такие основные
реквизиты:
- название;
- количество;
- дата ввода;
- дополнительные реквизиты.
Перечисленные выше реквизиты должна содержать каждая форма, и также, в
зависимости от назначения определенной формы должны учитываться и уникальные
реквизиты.
Входная информация (справочники)
- должности
- подразделения;
- сотрудники
- документы;
- задачи.
45
Отчеты (выходная информацмя)
- создание;
- регистрация;
- исполнение.
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Программное обеспечение включает в себя совокупность программ, которые
осуществляют функции и задачи информауионной системы и обеспечивающих
стабильную работу систем технических средств. В состав ПО входят специальные и
общесистемные программы, а также инструктивно-методические материалы по
использованию средств ПО.
При выборе системытехнических средств для создания системы, одним из
важных показателей является правильный выбор операционной системы. ОС
управляет техническими компьютерными средствами, поддерживает запуск и
исполнение определенных программ и приложений, создает надежную защиту
данных, реализует разного рода сервисные функции. Каждая система пользуется
средствами, которые предоставляются операционной системой. Таким образом,
выбор операционной системы представляет особую важность, поскольку он
определяет программы и формат исполняемых файлов, а также их взаимодействие с
ОС.
На компьютерных средствах с архитектурой x86, применяемых в качестве
рабочих мест пользователей, наиболее часто используются следующие операционные
системы:
- ОС семейства Windows от компании Microsoft операционные системы
Linux/BSD семейства от разных фирм – разработчиков (Red Hat, Debian, Mandrake
soft, NetBSD, Novel, Gentoo, IBM, Slackware, Oracle, OpenBSD, FreeBSD).
В качестве ОС для разработки и использования программы была избрана
операционная система семейства Windows, в том числе операционная система
Windows 10. Такой выбор вызван тем, что в настоящее время Windows 10 является
одной из самых распространенных ОС. Операционная система Windows 10
обеспечивает устойчивую работу.
46
Одним из важнейших требований, которые предъявляются к разработки
информационных систем, применяемых совместно на технологической базе крайне
ограниченных возможностей, представляется большая их однородность, с помощью
которой можно обеспечить мобильность, совместимость, переносимость.
Самый легкийподход при выборе системы управления базами данных
основывается на оценке того, в какой мтепени действующие системы удовлетворяют
главным требованиям формируемого проекта ИС. Более дорогостоящим исложным
вариантом представляется разработка испытательного проекта на основании
нескольких систем управления базами данных и дальнейший выбор самого
подходящего из кандидатов. Однако и в таком случае нужно ограничивать спектр
возможных систем, основываясь на некие показатели отбора. В таком случае можно
отметить особенно несколько групп критериев, среди которых:
- моделирование информации;
- функциональные возможности и особенности архитектуры;
- контроль работы системы;
- специфика разработки приложений;
- надежность;
- производительность;
- требования к рабочей среде;
- смешанные показатели.
Главным принципом выбора системы управления базами данных считается
определение программного продукта, в наибольшей степени соответствующего
предъявляемым требованиям. Такую задачу решить довольно сложно. В первую
очередь, к системам управления базами данных предъявляется довольно много
требований, которые со временем претерпевают различные изменения, кроме того,
системы управления базами данных имеют много параметров, что усложняет их
сравнение. Помимо этого, информация о системах управления базами данных часто
имеет рекламный характер, из за которого сложно сделать правильное суждение.
Процедуру выбора системы управления базами данных необходимо
производить в 3 следующих этапа:
- на качественном уровне проводить оценку предлагаемых программных
продуктов на пригодность;
47
- оценка технических характеристик выбранных информационных систем;
- оценка производительности программных систем.
В таблице 3 представлена сравнительная таблица 3-х распространенных систем
управления БД, которые сегодня конкурируют на рынке программного обеспечения
по основным показателям.
Таблица 3
Сравнение СУБД
Показатели Microsoft SQL
Server 2008
MySQL 5.1 1 С
Предприятие
Поддерживаемые ОС
Windows
Desktop/Server
Windows
Desktop/Server,
Linux, Unix, Mac
Windows
Условии лицензирования
Коммерческий
продукт с
закрытым
исходным кодом.
Имеется
бесплатная
версия с
ограничением ОП
до 4 Гб
Коммерческая
лицензия и GNU
GPL.
Лицензия
Наличие
предустановленных
драйверов в ОС
семейства Windows
Да
Нет Нет
Поддержка репликации
Да, встроенная и
различных типов.
Но внесение
изменений после
начала
репликации –
довольно
сложный
процесс.
Да, включая
mater-master
репликацию.
Да, но при
помощи
сторонних
продуктов с
открытым
исходным кодом.
Репликация всех
типов.
Возможность писать
хранимые задачи на
различных языках
программирования
Да, теоретически
на любом языке,
поддерживающим
CLR.
Нет (кроме C и
Pl/SQL)
Да, полная
поддержка из
всех
рассматриваемых
.
Возможность создавать
пользовательские
аггрегированные функции
Да - любой.NET
язык, кроме
TRANSACT SQL.
Да, только на С Да –.