16
Также значительно видоизменяется процесс согласования проектов
документов, в рамках которого сотрудники, участвующие в процессе
согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями
согласуемых проектов. Такая технология позволяет сократить время,
затрачиваемое на передачу проектов в бумажном виде.
Система электронного документооборота обязательно включает текущий
электронный архив, который решает проблемы оперативного доступа к
информации и наличия возможности одновременного использования документа
несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно
снижает вероятность потери информации и повышает оперативность работы за
счет сокращения времени поиска нужного документа. Хранение текстов
документов в электронном виде позволяет реализовывать полнотекстовый
поиск, что открывает принципиально новые возможности при ведении
информационно-справочной работы, например, позволяет делать тематические
подборки документов по их содержанию. Использование электронного архива
избавляет от необходимости создавать фонд пользования архивных
документов, так как по запросу в любой момент может быть выдана
электронная копия документа.
Электронный документ – это документированная информация,
представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для
восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин,
а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или
обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от
27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о
защите информации").
Согласно определению, представленному в п. 3.1 "ГОСТ Р 7.0.8-2013.
Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от
17
17.10.2013 № 1185-ст), электронный документ - это документ, информация
которого представлена в электронной форме.
Электронному документы присущи следующие особенности:
• достоверность - свойство документа, при котором содержание
документа является полным и точным представлением подтверждаемых
операций
• аутентичность- свойство документа, гарантирующее
идентичность документа заявленному
• пригодность для использования- свойство документа,
говорящее об удобном использовании, позволяющем локально работать с
документами
• целостность- состояние документа, предполагающее, что у
него не вносились коррективы после его создания
Таким образом, можно сделать вывод, что электронный документ- это
любом документ, представленный в электронном виде, в том числе он может
быть в виде сканированного документа или файл, набранный в текстовой
редакторе.
Электронные документы подразделяются на формализованные и
неформализованные. Под формализованными документами рассматриваются
документы, составленные и электронном виде и позволяющие распознавать их
содержимое в программах. Неформализованными документами являются
документы, не поддающиеся распознаванию программами. Примером может
служить скан-копия документа.
В рамках электронного документа допускается использование обоих
видов документов, за исключением документов с утвержденной
законодательством формой, к примеру счет-фактура.
Система электронного документооборота- это система
автоматизированных процессов обработки электронных документов без
использования бумажных носителей.
18
У электронного документооборота существует большой ряд
преимуществ:
1. Прозрачность деятельности организации
Этот принцип говорит о том, что использование ЭД позволяет
обеспечивать возможность отслеживания всех бизнес-процессов,
происходящих в организации, а также контролировать их.
2. Повышение исполнительности
С внедрением ЭД в организацию руководство может полностью
контролировать исполнительность своих подчиненных.
3. Сокращение времени сотрудников и руководства
Несомненно, ЭД помогает сократить время на выполнение рутинных
действий (создание документа, печать, поиск). Вследствие этого происходит
ускорение документооборота и работы организации в целом.
4. Обеспечение конфиденциальности информации
В отличии от бумажного документооборота, работа с электронным
документооборотом происходит по определенным правилам. Вероятность
утечки информации очень маловероятно, поскольку доступ к документам
происходит строго в соответствии с пользовательскими правилами. Все
действие протоколируются.
5. Легкость внедрения инноваций и обучения
Благодаря системе электронного документооборота нововведения легко
доводятся до сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых работников,
поскольку появляется возможность быстро находить необходимую
информацию (положения, инструкции).
6. Развитие корпоративной культуры
Процесс внедрения системы- ЭСМ позволяет наладить и поддерживать
корпоративную культуру. Эффективное взаимодействие сотрудников приводит
к сплочению коллектива.
19
Любая организация, думающая о выборе системы электронного
документооборота руководствуется определенными критериями. На выбор то
или иной СЭД влияет тип организации и ее документооборот.
Рассмотрим следующие системы документооборота:
1. Системы делопроизводства
Эти системы предназначены для организаций с четко формализованными
документами и вертикальной управленческой системой. Они направлены на
поддержку управления организацией и накопление базы знаний. Такие системы
часто используются в государственных органах и крупных компаниях, где
четко прослеживается иерархия. С помощью такой системы выполняются
несколько задач: наладить работу с обращениями, организовать движение
внутренней документации, упорядочить работы с корреспонденцией.
2. Электронные архивы
Данные системы предназначены только для хранения и поиска данных.
Внедрение данной системы вызвано потребностью структурирования
электронной информации, независимо от типа документа- графический,
текстовый или мультимедийный. Использование данной системы позволяет
сократить время поиска документа, а также повысить уровень информационной
безопасности.
3. Системы workflow
Дословно «workflow» переводится как «поток работ». Данная система
обеспечивает автоматизацию не отдельных файлов, а бизнес-процессов
компании. Документы в этой системе движутся по определенному заданному
маршруту. Здесь происходит организация работы с документами по
направлениям, где заранее прописаны все алгоритмы.
4. ЕСМ-системы
Данная система подразумевает под собой комплекс управления
корпоративным контентом. Сюда можно отнести следующие подразделения:
• Управление документами
20
• Управление образами документов (Document Imaging)
• Управление записями
• Управление мультимедаконтентом(DAM)
• Управление веб-контентом (WCM)
• Управление знаниями (Knowledge Management)
• Управление коллективным взаимодействием(Collaboration)
1.3 Характеристика деятельности ООО «Компания Тензор».
Компания «Тензор» является российской компанией,
специализирующейся на юридическом документообороте, разработке
программного обеспечения для отправки отчетности в государственные
органы, а также на обмене первичными учетными документами.
Основным продуктом компании является система СБИС Электронная
отчетность и документооборот.
Данная организация была основана в 1996 году несколькими
выпускниками Ярославского государственного университет имени П.Г.
Демидова. Изначально компания занималась продажей компьютерной техники
такой как мониторы, флоппи-дискеты и факсы. Однако, в 1998 году
учредители решают заняться разработкой своего собственного продукта, а
именно комплекс программного обеспечения под названием СБИС.
В 1999 году появляется сервисный центр «Вирт», специализирующийся
на профессиональном ремонте техники. К началу 2000 года организации успела
расшириться и на ее базе была основана оптовая компания «Синто»,
занимающаяся оптовыми поставками компьютерной техники в крупные
организации. В следующем году было принято решение создать
самостоятельный отдел торгового оборудования, который занимался поставкой
торговой техники клиентам.
21
К 2004 года компания добилась значительных успехов, а программной
обеспечение СБИС++ было внедрено почти в каждую крупную организацию
города Ярославля. Наряду с этим в Костроме был открыт первый филиал
«Тензор». В связи с растущей популярностью учётных управленческих
программ принимается решение запустить собственное направление
финансового консалтинга- финансовую фирмы «Квеста».
К 2007 года количество филиалов возрастает. Компания охватывает всю
европейскую часть России, в том числе, крупные филиалы появляются в Санкт-
Петербурге, Москве и Екатеринбурге.
В 2008 года компания начинает свою работу в Восточной Сибири.
Немаловажным достижением также является открытие удостоверяющего
центра «Тензор».
«Компания «Тензор» — аккредитованный ФНС, ПФ и Росстатом
оператор электронного документооборота, сертифицированный EDI-провайдер.
На данный момент «Тензор» входит в тройку лидирующих компаний на
российском рынке электронного документооборота.
Количество пользователей превышает 1500000 человек. В компании
работает свыше 5000 человек, а также существует 87 офисов продаж. По
данным Фонда социального страхования, Тензор занимает 1 место в России по
количеству клиентов, использующих СБИС для электронного
документооборота с госорганами. И с каждым годом доля рынка, занимаемая
компанией, растёт.
Основное направление холдинга «Тензор» - это разработка программного
обеспечения. Основные продукты, предлагаемые компанией, предназначены
для электронного документооборота с госорганами, обмена первичными
бухгалтерскими документами между организациями, ведения бухгалтерской и
учетной деятельности предприятия.
В компании существуют два основных продукта- СБИС Электронная
отчетность и документооборот и СБИС Бухгалтерия.
22
Отделы
компании
" Тензор"
продвижение
СБИС
сервисн
ый центр
внедрени
е
О.копротавит
ных клиантов
Технологи
ческий
контроль
фед.центр
продаж
удостоверяю
щий центр
разработка
платформ
а
предприя
тие
отчетност
ь
налоговы
й учет
CRM
торговля
и склад
документ
ооборот
и УЦ
федеральн
ая
клиентска
я служба
техподдержка
и ЭДО
техподде
ржка
розницы
обработк
а обращений
поддерж
ка партнеров
фед.служба
техподдержк
и
служба
эксплуатац
ии
эксплуата
ция
отдел
ОПД
проектир
овщик
администрат
ивное ЦОД
прикладная
часть ЦОД
внедрени
е и
спорвожде
ние
внедрени
е online
документ
ация
сопровождение
СБИС
внутренние
бизнес-процессы
служба
персонала
разработ
ка
регион.се
ть
отдел
рекламы
спорт
отдел
кадров
учебный
центр
технологи
и и
маркетинг
SEO
дизайн
копирайт
инг
подготовка
продаж и
анализ
сопровожд
ение инф.с-
м
отдел
продаж
сопровож
дение
аудиторпск
ая с-ма
аудит и
бух.учет
отдел
продаж
сопровождение
СБИС ++
админист
рация
бухгалтер
ия
правлени
е
юр.отдел
служба
питания
СБИС Электронная отчётность и документооборот — единая система для
работы с отчётными данными и программный комплекс для автоматизации
потока внутренних и внешних организационных документов. Юридическая
значимость документов и отчётов обусловлена использованием электронной
цифровой подписи (ЭЦП) и средств криптографической защиты информации.
Программный комплекс СБИС сертифицирован ФГУП ГНИВЦ РФ,
соответствует государственным стандартам, и рекомендован ФНС и ПФР РФ к
использованию в качестве решения для специальных операторов связи и
налогоплательщиков.
СБИС Бухгалтерия — программный комплекс для автоматизации
бухгалтерской, налоговой и учетной деятельности на предприятиях различных
отраслей.
Удостоверяющий центр «Тензор» выпускает и обслуживает сертификаты
ключей электронной подписи, используемые физическими и юридическими
лицами при сдаче налоговой и бухгалтерской отчетности, при участии в
электронных торгах и при обмене электронными документами.
23
Рис.1 Схема отделов ООО «Компания Тензор».
1.4 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.
Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
Как упоминалось ранее, основной программой в компании является СБИС.
Система электронного документооборота “СБИС Электронный
документооборот” (СЭД) – корпоративная информационная система,
представляющая собой совокупность программного, аппаратного и
информационного обеспечения, созданного с целью обмена
электронными
документами между Абонентами.
Программа отчетности через Интернет «СБиС» предоставляет
пользователям более 450 электронных форм отчетов и деклараций. В этом
продукте есть все, что необходимо бухгалтеру для эффективного ведения учета
и достижения полного взаимопонимания с представителями государственных
служб: налоговой инспекции, ФСС, ПФР и т. д., поскольку система полностью
отражает результаты экономической деятельности организации, делая
прозрачным начисление налогов и сборов.
В теоретической части были рассмотрены разновидности документации.
Всю документация в организации подразделяется на входящую, исходящую и
внутреннюю. Рассмотрим данную классификацию на примере ООО
«Компания Тензор».
К входящим документам относятся:
1. Обращения
Запрос на решение какого-то вопроса или проблемы
2. Заявка на обратный звонок
На сайте компании существует функция заказа обратного звонка, клиент
заполняет форму, в которой описывает специфику вопроса и оправляет в
организацию.
3. Поступления
24
• Приобретение путевок
• Оприходование излишних товаров
• Импорт
• Поступление права аренды
4. Фактура
Счет-фактура — документ, удостоверяющий фактическую отгрузку
товаров или оказание услуг и их стоимость.
• Фактура на аванс
• Корректировочные счета-фактуры
• Исправленные счет-фактуры
5. Договоры
• Электронный договор
• Бумажный договор
• Договор материальной ответственности
• ЭДО внедрения
• Договор дарения
6. Акты сверки
Акт — сверки- это документ, отражающий состояние взаимных расчетов
между сторонами за определенный период.
К исходящим документам компании относятся следующие документы:
1. Счета
Счет- это документ, содержащий в себе все необходимые реквизиты для
оплаты по безналичному расчету.
2. Фактуры
Счет-фактура — документ, удостоверяющий фактическую отгрузку
товаров или оказание услуг и их стоимость.
• Корректировка фактур на аванс
• Фактура
25
• Фактура на аванс
• Исправленная фактура
• Корректировочные счета-фактуры
3. Реализация
• Реализация розницы
• Реализация услуг питания сотрудникам
• Отправка на согласование
• Реализация сотрудникам
• Реализация агента
• Реализация путевки, полная оплата
• Реализация для закрытия счетов
• Реализация агентского вознаграждения
4. Договоры
• Электронный договор
• Бумажный договор
• Договор материальной ответственности
• ЭДО внедрения
• Договор дарения
К внутренним документам организации относятся:
1. Поручения по отделам
Поручение- это запрос определенной информации
• Бухгалтерия
• Разработка ПО
• Продажи
• Отдел внедрения
• Внедрение Presto (программное обеспечение для кафе и
ресторанов)
• Внедрение СБИС аптекам