2
Содержание
Введение ......................................................................................................................... 3
Глава 1. Теоретико-методологические основы деятельности органов местного
самоуправления по внедрению электронного документооборота ........................... 6
1.1. Понятие электронного документооборота в муниципальных организациях
и учреждения .............................................................................................................. 6
1.2. Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота в
муниципальных организациях и учреждениях ..................................................... 23
Глава 2. Анализ деятельности органов местного самоуправления по внедрению
электронного документооборота ............................................................................... 30
2.1 Организационно-экономическая характеристика деятельности
Администрации Мотовилихинского района города Перми ................................ 30
2.2. Эффективность использования электронного документооборота в
муниципальных организациях и учреждениях ..................................................... 53
Глава 3. Направления совершенствования электронного документооборота в
Администрации Мотовилихинского района города Перми .................................... 63
3.1 Комплекс мероприятий по совершенствованию электронного
документооборота .................................................................................................... 63
3.2. Эффективность предложенных мероприятий по совершенствованию
электронного документооборота ............................................................................ 68
Заключение ................................................................................................................... 85
Список используемой литературы ............................................................................. 87
Приложения.................................................................................................................. 91
3
Введение
Проблема данного исследования заключается в анализе состояния
имеющейся системы документооборота в администрации Мотовилихинского
района города Перми с целью выявить ее слабые места и разработать меры по ее
совершенствованию.
В связи с большим объемом документации, принимаемой в работу
администрацией, имеющаяся система не справляется с объемом работы, что
приводит к сбою в системе отчетности и оперативности компании.
Актуальностью темы исследования является необходимость повышения
эффективности деятельности администрации Мотовилихинского района города
Перми. Тема исследования выражает интерес, как в практическом, так и
теоретическом плане, т.к. каждая функция предполагает ряд документов, состав
которых зависит от решаемых задач, обмен информации с другими
предприятиями и т.п. Усовершенствованию документационного обеспечения
управления нужно уделить большое внимание, т.к. недостатки в постановке этой
работы приводят к большим трудностям в работе предприятия. За счет более
совершенной системы документационного обеспечения управления получается
более быстрое движение и исполнение служебных документов.
Можно выделить цель данной работы – это разработка направлений по
улучшению имеющейся системы электронного документооборота. Необходимо
сделать ее более гибкой и адаптированной к нынешнему состоянию организации.
Объектом исследования является администрация Мотовилихинского
района города Перми.
Предметом исследования является анализ имеющейся системы
документооборота в администрации, наблюдение за ростом ее развития и
внедрение мер по ее модернизации.
Из группы описанных проблем вытекает следующий ряд вопросов:
«Существующие системы документооборота на предприятии на данный момент.
Какие их достоинства и недостатки?», «Как добиться эффективности в
совершенствовании документооборота?».
Цель определяет основные задачи исследования:
4
1. описать характеристику администрации Мотовилихинского района
города Перми
2. совершить анализ основных проблем, стоящих перед администрацией;
3. реализовать сбор информации на тему документооборота;
4. обосновать и разработать метода эффективности по
совершенствованию документооборота;
5. оценить эффективность предложенных мероприятий;
6. проанализировать дальнейшую работу администрации на будущее, на
основе предложенной системы документооборота.
Учение о методах, способах и стратегиях исследования предмета, иным
словом методология исследования опирается на применение следующих методов
научного познания:
метод включенного наблюдения;
метод исследования документов;
метод ситуационного анализа;
метод системного анализа;
метод экономико-математического анализа;
метод аналитического анализа;
метод анализа коэффициентов;
метод прогнозирования.
Все эти методы поддерживают более детальный анализ деятельности
предприятия, помогают подготовить теоретическую и практическую части
работы и могут поспособствовать выявлению основных направлений
усовершенствования системы документооборота в администрации.
Структура дипломной работы состоит из введения, трех глав и
заключения.
Во введении данной выпускной квалификационной работе раскрывается
обоснование выбранной темы, ее актуальность, предмет и объект исследования,
ее цели и задачи.
Первая глава работы посвящена некоторым теоретическим моментам,
рассматриваемого вопроса, а именно определение понятия системы
электронного документооборота, а также понятие электронного
5
документооборота в муниципальных организациях и учреждениях. Помимо
этого система электронного документооборота рассматривается вместе со всеми
ее особенностями.
Во второй главе рассматривается основная характеристика администрации
Мотовилихинского района города Перми, а также ее организационная структура.
В этой же главе анализируются основные технико-экономические показатели
администрации, и раскрывается существующая проблема системы
документооборота в администрации. Кроме этого, рассматривается
эффективность использования электронного документооборота в
муниципальных организациях и учреждениях.
Третья глава посвящена комплексу мер по совершенствованию
электронного документооборота в администрации Мотовилихинского района
города Перми, приводятся предложения по оптимизации управленческого
документооборота в организации, проводится анализ эффективности
предложенных мероприятий по совершенствованию работы с документами.
В заключение сделаны выводы по проделанной работе, произведен анализ,
все ли задачи выполнены и достигнута ли цель дипломной работы.
Практическая значимость исследуемой проблемы заключается в
предложении практических мер по совершенствованию имеющейся системы
электронного документооборота в администрации Мотовилихинского района
города Перми, которые помогут наладить работу аналитического отдела и
корпоративных связей внутри организации.
6
Глава 1. Теоретико-методологические основы деятельности органов
местного самоуправления по внедрению электронного
документооборота
1.1. Понятие электронного документооборота в муниципальных
организациях и учреждениях
Роль и значение электронного документооборота в органах
муниципального управления
Прежде чем раскрыть понятие электронного документооборота в органах
муниципального учреждениях, необходимо внести ясность в понятие самого
электронного документооборота.
Система электронного документооборота – это организационно-
техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и
распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также
обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
В настоящее время системы электронного документооборота становятся
обязательным элементом инфраструктуры информационных технологий. С их
помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и
промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе
технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего
управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с
населением. Общепринятой аббревиатурой является системы электронного
документооборота системы электронного документооборота, хотя наравне с ней
также используются система автоматизации делопроизводства и система
автоматизации документооборота.
Схема системы электронного документооборота представлена на рисунке
1.
7
Рисунок 1. Структура системы электронного документооборота
С самого начала системы такого класса рассматривались лишь как
инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со
временем стали включать все более широкий спектр задач. Сегодня
разработчики направляют свои продукты на работу не только с
корреспонденцией и организационно-распорядительными документами, но и с
различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной
и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.).
Системы электронного документооборота также используются для решения
прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с
электронными документами: управление взаимодействием с клиентами,
обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы,
организация проектного документооборота и др. Фактически, системой
электронного документооборота является любая информационная система,
обеспечивающая работу с электронными документами.
Системы электронного документооборота, которые появились совсем
недавно, на данный момент прочно занимают свое место в информационной
8
структуре предприятия. Изначально в их задачу входила простая автоматизация
документооборота, т.е. помощь делопроизводителям, но не замена документных
потоков, протекающих на предприятии.
Но, когда производители систем электронного документооборота стали не
просто копировать процессы предприятий, предоставляющие движение
бумажных документов, а учитывать задачи, стоящие как перед этими
процессами в частности, так и перед всей документооборотом в целом, многое
изменилось.
Понимание того, что документооборот предприятия рассчитан на
поддержку его системы управления, пришло в системы электронного
документооборота, разумеется, не сразу. Более того, многие современные
федеральные и муниципальные органы власти и по настоящий момент
используют простейшие системы электронного документооборота, в задачи
которых входит лишь дублирование бумажного документооборота, но не замена
его и не оптимизация и поддержка структуры управления.
Когда во многих крупных промышленных предприятиях и органах власти
объемы документооборота стали подходить к критическим значениям, стало
ясно, что процессы документооборота требуется подвергнуть кардинальной
перестройке, в результате которой при сохранении общих требований к
результатам процессов сами процессы должны были быть оптимизированы. Как
следствие, их прохождение должно было занимать значительно меньше времени.
Следовательно, первые системы электронного документооборота были
полностью обособлены. Они разрабатывались непосредственно на
предприятиях, для которых создавались силами внутренних ресурсов.
Неоспоримые достоинства такого подхода – это четкое соответствие
построенной системы электронного документооборота фактическим
регламентированным процессам документооборота, общее объединение в
информационную инфраструктуру организации. Они были полностью
компенсированы одним принципиальным недостатком: такая система,
разработанная в самой организации, обычно была неизменяема, а изменить
структуру автоматизируемых процессов было практически невозможно, что
приводило к невозможности развития такой системы. А, т.к. полученная
9
подобным образом система электронного документооборота была неразрывно
связана с моделью управления организацией, то наступал момент, когда
развитие компании полностью останавливалось вследствие того, что
используемая система электронного документооборота сама тормозила то, что
должна была совершенствовать. Поэтому эффективность принятой в
организации системы управления начинала быстро падать, и компания была
вынуждена прикладывать усилия для того, чтобы создать адекватную систему
электронного документооборота, которая бы смогла поддержать управление и
сделать развитие компании более эффективным.
Решение таких задач приняли на себя одновременно несколько компаний,
созданных в середине 90-х годов. Они начали создавать универсальные системы
электронного документооборота, которые легко изменялись под нужды
практически любых заказчиков, а сама технология создания конечного решения
системы электронного документооборота стала двухэтапной. На первом этапе
компания создавала единообразное ядро систем электронного
документооборота. На втором этапе происходило внедрение – корректировка
процессов под нужды конкретного заказчика. Такой подход позволил снизить
стоимость конечных решений, т.к. стал значительно более функциональным.
Благодаря этому он обеспечивает возможность организационного и
функционального изменения системы.
Организация электронного документооборота в системе государственного
и муниципального руководство предполагает:
конструирование политики развития инфраструктуры электронного
документооборота в органах власти на федеральном, региональном и
муниципальном уровнях;
организационное, правовое, технологическое постановление
электронного документооборота в органах власти и управления;
оценку временных и ресурсных показателей развития инфраструктуры
электронного документооборота;
выбор нормы обмена информацией для систем электронного
документооборота;
10
предложения по координации применение стандартов
документооборота на федеральном, региональном и муниципальном уровне;
создание межведомственных организационно-административных
механизмов управления развитием инфраструктуры электронного
документооборота в органах власти;
обеспечения информационной сохранность электронного
документооборота в органах власти на всех уровнях управления.
Значимость распространения технологий электронного документооборота
определяется не только с целью повышения качества работы органов
муниципальной власти.
Без продуктивно функционирующих внутриведомственных систем работы
с документами невозможна автоматизация межведомственного обмена
документами и построение порталов для взаимодействия с гражданами и
хозяйствующими субъектами.
Таким образом, мы имеем спрос, приближающий электронный документ к
общепринятому официальному, юридически значимому документу – наличие
установленного набора реквизитов, наличие регистрационных данных, наличие
подписи. Причем Правила предусматривают использование именно усиленной
квалифицированной электронной подписи, т.е. того вида подписи, при
использовании которой документ «признается электронным документом,
равносильный документу в бумажном виде, подписанному собственноручной
подписью».
Установлено, что список видов документов, обмен которыми
производится в электронном виде, фиксируется отдельно Правительством
России.
Интересно, что в Правилах используется не понятие «электронный
документ», а более общее понятие документа в электронном виде, под которым
обычно понимают как собственно электронный документ, так и электронный
образ (скан) бумажного документа, подтвержденного электронной подписью.
Возможно, именно благодаря усилиям специалистам по работе с
документами, постоянно разъясняющих разность между понятиями
«делопроизводство» и «документооборот», в Правилах говорится именно о
11
системах автоматизации делопроизводства, хотя в скобках, однако,
упоминаются системы электронного документооборота.
Документы в электронной форме создаются организациями (участниками
информационного взаимодействия) в системах электронного документооборота
в сопутствие с требованиями законодательства России, а также внутренних
нормативных правовых актов, «фиксирующих правила (порядок)
документирования, документооборота и применения документов». Порядок
документирования и организации работы с документами в целом обычно
устанавливается инструкциями по делопроизводству определенной организации,
внесенными в действие приказом руководителя организации. Таким образом,
инструкция по делопроизводству должна детально регламентировать все
делопроизводственные процессы применительно как к традиционным
документам в бумажном виде, так и к документам в электронной форме.
Правила вводят понятие транспортной шины, то есть коммуникационной
системы, обеспечивающей передачу данных. В качестве транспортной шины
может выступать специализированная безопасная информационно-
телекоммуникационная инфраструктура, существующая в настоящее время в
виде системы межведомственного электронного документооборота, либо сеть
единого пользования (Интернет) при условии соблюдения требований
законодательства в области информационной безопасности.
Схема системы межведомственного электронного документооборота
представлена ниже на рисунке 2.