12
Рисунок 2. Схема системы межведомственного электронного документооборота
Ни в коем случае нельзя путать абсолютно разные по значению два
понятия – делопроизводство и документооборот. Делопроизводство – это
деятельность по созданию документов и организации работы с ними.
Организация работы с документами – это создание условий, обеспечивающих
движение, поиск и хранение документов. Под документооборотом понимается
движение документов между пунктами их обработки с момента их получения
или создания до завершения исполнения или отправки. На основе этого
разделения существует классификация электронных систем. Это системы
автоматизации делопроизводства – система автоматизации делопроизводства, и
системы электронного документооборота. Системы автоматизации
делопроизводства в первую очередь обеспечивают учет электронных
документов. В их функции входят регистрация входящих, исходящих,
внутренних и организационно-распорядительных документов, учет выданных
резолюций и полученных ответов об исполнении. В базах данных хранятся не
только реквизиты документов, но и их текстовый образ. Системы автоматизации
делопроизводства позволяют вести контроль исполнения, хранить данные о
13
делах и обеспечивают быстрый поиск документа по одному реквизиту или их
набору. Системы электронного документооборота ориентированы на работу с
электронными документами, их движением внутри организации или между
организациями. Важным здесь является процесс коллективной подготовки
документа, его многократное согласование, ведение версий документов.
Системы электронного документооборота сочетают в себе функции
автоматизации делопроизводства и управления электронными документами –
таким образом, эти системы охватывают все делопроизводственные процессы и
используются чаще в крупных организациях.
Довольно долгое время весь документооборот был бумажным. Но сейчас
он постепенно переходит в смешанную фазу. Однако же процессы
информатизации идут медленно.
Электронный документооборот может быть внутренним и внешним, и это
приносит свою особенность на обмен информации. Обмен информацией или
движение электронных документов в рамках организации характерен для
внутреннего электронного документооборота. А вот внешний электронный
документооборот занимается обменом информации между организациями.
Пример внутреннего и внешнего электронного документа оборота
представлено на рисунке 3.
14
Рисунок 3. Общий документооборот организации
Под системой электронного документооборота также понимается
программное обеспечение, такое как компьютерная программа или система,
которое позволяет совершать работу с электронными документами: создание,
изменение, поиск и их хранение. Также происходит взаимодействие между
сотрудниками: передача документов, выдача различных заданий, например,
распоряжений и поручений, идет контроль за ними, отправка уведомлений и т.п.
Если систему электронного документооборота рассмотреть более подробно, то
под ней можно понять организационно-технологическую структуру, которая
включает весь производственный процесс, также охватывает и программную, и
техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и
нормативно-правовые аспекты.
На данный момент электронный документооборот между организациями
способен заменить бумажный, поскольку на доставку бумажного документа
почтой или курьером может уходить несколько дней, а электронный документ
доставляется в течение нескольких секунд независимо от местонахождения
адресата. Перевод документооборота в электронный вид может сильно
сэкономить время на его обработку и доставку, сэкономить силы на его
создание, сэкономить денежные средства, необходимые для его передачи, а
также уменьшить занимаемый объем. Бумажные архивы, разрабатываемые за
15
многие годы, в большинстве организациях могут занимать огромные площади,
поэтому быстрый доступ к нужной информации невозможен. Это занимает
огромное количество времени, и работоспособность организации снижается. Но,
все же, электронный документооборот не может полностью заменить бумажный.
Электронная цифровая подпись – это реквизит электронного документа,
предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки,
полученный в результате криптографического преобразования информации с
использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и
позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также
установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Согласно российскому законодательству электронная цифровая подпись
признается равнозначной собственноручной подписи. В соответствии с нормой,
зафиксированной в Федеральном законе от 10.01.02 г. № 1-ФЗ «Об электронной
цифровой подписи», «электронный документ с электронной цифровой подписью
имеет юридическое значение при осуществлении отношений, указанных в
сертификате ключа подписи».
При разработке электронной цифровой подписи предполагалась надежная
сохранность отправляемого документа (файла). Чтобы использовать
электронную цифровую подпись, нужно на компьютер отправителя и
получателя установить специальную криптографическую программу. Для этого
нужно создать индивидуальный ключ электронной цифровой подписи для
каждого пользователя. Этот ключ представляет собой сложный
пользовательский пароль для доступа к зашифровке и расшифровке документов.
Этот пароль состоит из уникального ряда символов длиной до 1000 знаков,
точнее два ряда, связанных между собой, т.к. каждый индивидуальный ключ
электронной цифровой подписи является двойным. Он состоит из открытого и
закрытого ключа. Первый необходимо сообщить своим адресатам по переписке,
а второй держится в секрете. Открытым ключом кодируется документ. Если
отправить документ нескольким собеседникам, то открытые ключи должны
кодироваться вместе для каждого адресата. При помощи личного закрытого
ключа каждый человек, принимающий сообщение может декодировать
документ. Из этого следует, что человек, знающий открытый ключ получателя,
16
может его закодировать и отправить, а вот декодировать документ может только
сам получатель. Когда подписывается документ, все становится совершенно
иначе – адресант при помощи личного закрытого ключа электронной цифровой
подписи подписывает документ. Этот ключ является тайным, поэтому подпись
адресанта подделать исключено. Чтобы удостовериться, верна ли подпись на
закодированном документе, действительно ли она принадлежит отправителю
проверить довольно просто. Для этого нужно всего лишь знать его открытый
ключ. Криптографическая программа проведет соответствие между открытым
ключом и закрытым, которые использовались при кодировке. Этой системой
кодирования документа при помощи открытых и закрытых ключей электронной
цифровой подписи является ассиметричная криптография. Пользователи при
установке криптографической программы объединяются в единую систему. Они
сообщают друг другу свои открытые ключи, а закрытый ключ все держат в
секрете. Ассиметричная криптография позволяет решать проблемы защиты
передаваемых документов, но не дает решать задачи юридической значимости
файлов. Из-за этого и были созданы удостоверяющие центры. Эти владеют
особенными полномочиями. Они выдают и учитывают сертификаты, которые
подтверждают, что владелец ключа электронной цифровой подписи – это
уполномоченное физическое лицо, которое представляет юридическое лицо.
Важно подчеркнуть, что у электронной цифровой подписи есть ряд других
преимуществ перед идеографом. Например, в подписанном бумажном
документе можно произвести изменения. Например, впечатать абзац в свободное
место или изменить сумму по договору. Но, к сожалению, если электронный
документ уже заверенный электронной цифровой подписью, то изменить, хотя
бы один символ в нем уже невозможно. Это свойство говорит о том, что
электронная цифровая подпись доказывает целостность электронного документа
навсегда.
Одним из чисто технических факторов, которые сдерживают
распространение систем электронного документооборота, является
несовершенство механизмов, однозначно идентифицирующих документы. Если
человек ставит свою личную подпись под текстом документа, он несет полную
ответственность за написанное выше. В электронном документе поставить
17
собственноручную подпись невозможно. Для этого нужен сильный и надежный
механизм распознавания, которым является электронная цифровая подпись.
Этот реквизит электронного документа, предназначен для распознавания
определенного лица и защиты от подделки. Проверка подлинности электронной
подписи человека под электронным документом проходит очень просто – нужно
открыть подписанный электронный документ, нажать соответствующую кнопку
и проверка происходит автоматически.
Электронная цифровая подпись полностью соответствует рукописной
подписи даже на законодательном уровне. Она исключает возможность
поддельной подписи на документах, что очень важно. По сути, электронная
цифровая подпись почти не подвергается процедурам декодирования с
предстоящим взломом. Во всяком случае, на данный момент нет достаточно
эффективных вычислительных мощностей, которые позволяют за короткое
время «взломать» электронную цифровую подпись методом перебора – другие
методы здесь невозможны.
Насчет характеристик, то классические функции российского
делопроизводства и документооборота известны. Они включают передачу
документов, их создание, рассмотрение и изменение решений, осведомление
исполнителей, наблюдение за движением и исполнением документов, их
уничтожение или занесение в архив. Но, если сравнивать с классическим
бумажным делопроизводством система электронного документооборота
содержит создание целого потока новых функций. Самыми важными из них
являются:
поддержка работы с файлами электронных документов, обеспечение их
разработки и изменения, сканирования и печати, передачи, хранения и поиска;
распространение технологий документооборота, отработанных для
проходящих через канцелярию или секретариат организационно-
распорядительных документов (приказов, распоряжений и т.п.), на более
широкий круг документов (в идеале – на все документы организации). Для этого
система должна обладать возможностью создания специфического набора
реквизитов для документов каждого вида (например, договоры должны
содержать информацию о контрагентах, этапах и т.д.);
18
создание и введение технологий внутри предприятия, связанных с
коллективной работой по разработке и введению документов в рамках
компьютерных сетей. Традиционно регламентированные технологии
делопроизводства, как правило, не распространялись на процесс подготовки
документа и работу с его проектами;
создание «единого офиса». Традиционный документооборот
локализован в рамках отдельного офиса. Взаимодействие между офисами одного
или различных предприятий осуществляется на уровне обмена
входящей/исходящей корреспонденцией. В результате практически исключается
возможность разработки единого документального пространства и сквозного
контроля за прохождением и исполнением документов как внутри одного
распределенного предприятия, так и между различными предприятиями.
Огромный управленческий эффект – в самой ближайшей перспективе – сулит
переход от электронного документооборота в отдельных локальных офисных
сетях к единой системе документооборота территориально распределенной
системы предприятий, которую с точки зрения документооборота можно
рассматривать как один единый офис;
взаимодействие сотрудников и внешних пользователей с системой
документооборота предприятия или организации, основанное на веб-
технологиях. Речь идет о важном интерфейсном компоненте современной
системы электронного документооборота – так называемом документальном
портале;
обеспечение безопасности, гарантирующей подлинность электронного
документа и его защиту от несанкционированного доступа (например, средства
электронно-цифровой подписи и шифрования на основе криптоалгоритмов).
Электронный документооборот имеет несколько стадий движения:
собирается пакет документов;
пересылается пакет электронных документов;
поставляется пакет электронных документов;
проверяется целостность, подлинность и формат электронного
документа;
анализируется полученный пакет электронных документов;
19
заполняется архив электронных документов.
Высокая потребность бумажного документооборота к системам
электронного документооборота появилась уже давно. А теперь рассмотрим
некоторые преимущества, которые электронный документооборот внедряет.
Первое преимущество системы электронного документооборота – это
повышение производительности компании.
Благодаря системе электронного документооборота поиск необходимых
документов и информации занимает минимум времени, в отличие от бумажного
делопроизводства. Это объясняется тем, что у каждого сотрудника организации
есть свой персональный компьютер с доступом к системе электронного
документооборота.
Вторым преимуществом системы электронного документооборота
является мгновенный доступ к актуальной информации.
Превосходство в системе электронного документооборота в том, что
позволяет легко и быстро найти последние версии документов. Из этого следует,
что существуют документ в различных его версиях. Пользователь находит
актуальный документ без серьезных затрат сил и времени и продолжает работу с
ним.
Третье преимущество системы электронного документооборота – это
уменьшение ошибок, на подобии человеческого фактора.
Человеческий фактор подразумевает под собой потерю документа. И если
документ потерян в бумажном виде, то на его поиски уходят часы, а то и дни. А
поиск этого документа в электронном виде занимает несколько минут.
Четвертое преимущество системы электронного документооборота – это
уменьшение материальных издержек.
Система электронного документооборота значительно сокращает
денежные расходы организации, увеличивается производительность
сотрудников и снижается потребность в расходных материалах, которые
используются при бумажном документообороте.
Пятым преимуществом системы электронного документооборота является
улучшение взаимодействия.
20
Важнейшим преимуществом электронного документооборота – это
улучшение взаимной связи между отделами организации. Присутствие системы
электронного документооборота упрощает общение, обмен информацией, а
также помогает разрушить барьеры между различными подразделениями.
Шестым преимуществом системы электронного документооборота
является коллективная работа с документами.
Автоматизация документооборота позволяет одновременно нескольким
пользователям работать с одним и тем же файлом, а также осуществлять поиск
по единой базе данных документов.
Седьмое преимущество системы электронного документооборота – это
сокращение потребности в дополнительном персонале.
При электронном документообороте идет преумножение объемов
производства, поэтому расширение персонала не требуется. Хватит того, что
благодаря результативной системе управления можно улучшить работу
существующего персонала.
Восьмое преимущество системы электронного документооборота – это
снижение расходов на хранение документов.
Существует срок хранения документов на протяжении пяти лет,
предусматриваемый законодательством Российской Федерации. Благодаря
приобретению электронного документооборота можно уменьшить затраты на
хранение документов.
Девятым преимуществом системы электронного документооборота
является защита документов от повреждений.
При помощи системы электронного документооборота можно избежать
вероятности пожаров или других форс-мажорных обстоятельств.
Но полностью избавиться от бумажного документооборота, к сожалению,
не реализуемо, т.к. по законодательству Российской Федерации первоначальной
формой считается бумажный вариант документа. Хотя часть таких документов в
общем объеме сравнительно небольшой.
Десятое преимущество системы электронного документооборота – это
повышение корпоративного сознания.
21
Важным результатом от внедрения системы электронного
документооборота является увеличение коллективного сознания.
После внедрения сотрудники организации могут почувствовать себя
частью одной команды, четко осознавая общие цели и задачи.
Эффект от использования систем электронного документооборота
очевиден:
прямой экономический эффект (экономия трудовых и материальных
затрат на работу с документами: затрат на копирование, на доставку
информации в бумажном виде, на ресурсы (людей и оборудование), на бумагу);
эффект за счет унификации документационной деятельности
организации и уменьшения зависимости от индивидуального технологического
опыта персонала;
сокращение временных циклов работы с документами и создание
единого документального пространства;
полный контроль за документами, их движением и исполнительской
дисциплиной.
Ну а важнейшим результатом автоматизации документооборота считается
упорядочение работы с документами, уменьшение сроков принятия
управленческих решений и увеличение эффективности работы организации в
целом.
Главные преимущества системы электронного документооборота
показаны на рисунке 4.